Commissie advies RU6a RKC Voorstel RKC Kaderstellen en controleren hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau

Naam commissie:

Commissie Ruimte

Datum commissievergadering:

1 december 2021

Fracties afwezig bij commissiebehandeling: LVR GL CDA DS VVD

Onderwerp:

D66

SP

SPR

DENK

LL

Voorstel RKC: Kaderstellen en controleren: hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau?

Advies commissie: Is dit onderwerp rijp voor behandeling in de gemeenteraad? Wijze van agendering voor de raad: hamerstuk bespreekstuk

Ja

Nee

n.v.t.

n.v.t.

Woordvoering vindt plaats door de vertegenwoordiger van LVR, GL, CDA, DS, VVD, D66 en SPR. Enkele door de verschillende fracties gemaakte opmerkingen zijn: CDA merkt op dat het over het brede proces gaat en niet over de casussen. CDA informeert op welk wijze de uitkomsten van dit onderzoek moeten landen, op welke wijze kan procesmatig de kaderstellende en controlerende rol van de raad worden versterkt, wat is daarvoor nodig. Dit kan bijvoorbeeld worden verwerkt in de P&C-cyclus (waarbij het ook van belang is om afwijkingen te delen), maar uitgangspunt is dat een stapeling van rapporten vermeden moet worden. CDA informeert of het realistisch is om conform punt 3 van het besluit in het eerste kwartaal van 2022 een uitvoeringsplan te bespreken. Het is ook mogelijk om alvast in gesprek te gaan en het over te dragen naar een volgende raad. DS merkt op dat het lastig is om een scheidslijn aan te brengen in hetgeen je als raad nodig hebt om goed te functioneren. Momenteel wordt de raad de ene keer zeer uitgebreid geïnformeerd en de andere keer, bij projecten, zou het meer mogen zijn. DS informeert naar het verschil tussen visie en uitvoeringsbeleid. DS is van mening dat niet standaard elke twee jaar een integrale voortgangsrapportage betreffende visiedocumenten dient te worden voorgelegd, maar pas als er aanleiding voor is. DS twijfelt aan het onderschrijven van alle aanbevelingen.

VVD gaat in op de 12 knooppunten, de voortgangsrapportage betreffende toekomstvisie 2030, de reactie van het college en de archivering op het gebied van de ruimtelijke ordening. VVD merkt op dat het abstractieniveau van het rapport hoog is en de meningen verdeeld zijn. VVD vraagt zich af hoe ver je moet gaan in het afleggen van integrale verantwoording. Er dient met elkaar in gesprek te worden gegaan over de verbindingslijnen, de knooppunten, prioriteitstellingen en personele capaciteit. De vraag is of dit rapport in deze fase al tot een besluit moet leiden. Het rapport moet breed worden opgepakt, waarbij de omgevingswet als voorbeeld kan worden genoemd. D66 merkt op dat bij dit onderzoek ook interviews zijn gedaan en informeert of het niet raadzaam is om ook raadsleden te bevragen in de toekomst. Verder merkt D66 op dat in het nawoord staat

vermeld dat de raad onvoldoende in de gelegenheid wordt gesteld de voortgang van projecten onder meer in samenhang met oorspronkelijke visiedocumenten te volgen en dat dit in het oorspronkelijke rapport zelf milder is genoteerd. SPR informeert of het ooit goed komt met het kaderstellen en controleren door de raad in Roermond. De raad is goed in het maken van beleid maar slecht in het evalueren ervan. SPR merkt op dat informatie en antwoorden van het college vaak lang op zich laten wachten. SPR informeert of geconcludeerd mag worden dat de archivering nog steeds niet op orde is. LVR merkt op dat de controlerende taak misschien wel de belangrijkste taak is van de raad van Roermond. Het is aan de raad om te beoordelen of verstrekte informatie nodig was of niet, de raad wordt nu onvoldoende in stelling gebracht. Het verbeteren van de processen is niet iets van de korte termijn, dit dient ook met de nieuwe raad besproken te worden. LVR plaatst derhalve ook vraagtekens bij punt 3 van het besluit. GL onderstreept het belang van het smart maken, het vastleggen van een tijdpad en keuzes die navolgbaar zijn. Daarbij dienen niet alleen de financiële gevolgen in kaart te worden gebracht, maar ook bijvoorbeeld de gevolgen voor de leefruimte.

GL omarmt de aanbevelingen en wil graag op korte termijn het gesprek aangaan op welke wijze deze kunnen worden verankerd, GL is dan ook voorstander van het vaststellen van punt 3 van het besluit. Als voorbeeld wordt het toevoegen van majeure projecten als vast punt op de agenda van een commissie gegeven. De heer Op de Laak gaat in op de diverse vragen en antwoorden. Hij merkt onder andere op dat in het verleden, nu en in de toekomst altijd integrale verantwoording nodig is om de controlerende taak uit te kunnen oefenen. Het is aan de raad om te bepalen op welke wijze (wat zijn de set van afspraken) dit dient plaats te vinden, zodat de raad in de toekomst op een adequate wijze wordt geïnformeerd en daarmee wordt beantwoord aan de doelstelling. Wethouder Waajen onderschrijft het doel om vooruit te kijken, kijk naar jezelf, kijk naar de processen, ga in overleg met elkaar en ga na of er verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Wethouder Waajen merkt op dat het belangrijk is om helder te hebben welke opdracht er precies wordt weggezet naar het college, het is van belang om daar met elkaar over in gesprek te gaan. Het is tevens aan de raad om te beslissen of het aanleveren van een uitvoeringsplan in het eerste kwartaal prioriteit heeft of dat het doorgeschoven wordt naar een later tijdstip.

Wethouder Waajen heeft de voorkeur om dit serieus en zorgvuldig op te pakken en daar tijd voor te nemen. De commissie acht dit stuk rijp voor behandeling in de raad. Agendering als bespreekstuk.

Standpunt RKC: De RKC heeft kennisgenomen van de discussie in de Commissie Ruimte op 1 december over het onderzoeksrapport “Kaderstellen en controleren: Hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau”. Die discussie, mede in combinatie met de bespreking tijdens het Sprekersplein op 23 november, geeft volgens de RKC aan dat de raad duidelijk werk wil maken van de twee belangrijke taken van de raad: kaderstellen en controleren. De RKC heeft het beeld dat in de Commissie Ruimte één van de belangrijkste vragen is: hoe geven wij de controlerende rol vorm en welk instrumentarium zetten wij daarvoor in. Enkele commissieleden stelden de vraag naar aanleiding van de afbeelding op het voorblad van de onderzoek rapportage (afkomstig uit het coalitieakkoord “2018 – 2022 Roermond maken wij samen”) in hoeverre het mogelijk

is “alle knooppunten te bedienen”. Dat werd als probleem gezien: gezien het aantal knooppunten zou dit te complex en te arbeidsintensief zijn. De RKC merkt voor de volledigheid op dat de kaderstellende én de controlerende rol zich uitstrekt over alle beleidsterreinen waar de raad over gaat. De RKC heeft aangegeven dat het aan de raad zelf is om de belangrijke keuzes te maken over vorm en frequentie van voortgangsrapportages die de controlerende rol ondersteunen. Wel is door de RKC nadrukkelijk aangegeven dat het om integrale rapportages dient te gaan die het volledige beeld geven ten opzichte van de oorspronkelijke (integrale) besluitvorming. Het in het rapport aangedragen voorbeeld betrof de (komende) omgevingsvisie. Ter completering van de aanbevelingen wil de RKC de monitoring noemen die onder de Omgevingswet straks een belangrijk instrument voor de raad zal zijn. Door een aantal commissieleden is aangegeven dat de documenten (waaronder jaarstukken, kadernota, begroting) in het kader van de P&C-cyclus, al dan niet uitgebreid/aangevuld met meer inhoudelijke elementen, een goede invulling kunnen zijn van de door de RKC bedoelde integrale voortgangsrapportages. De lopende organisatieontwikkeling waarbij integraal werken één van de speerpunten is, kan dit volgens een aantal sprekers goed ondersteunen.

De RKC blijft echter de voorkeur geven aan aparte voortgangsrapportages voor complexe projecten en programma’s, zoals reeds eerder aangegeven. De combinatie van enkele integrale voortgangsrapportages met de gebruikelijke documenten in het kader van de P&C-cyclus maakt dat wel degelijk “alle knooppunten bediend kunnen worden”. In samenhang met de organisatieontwikkeling moet dit ertoe leiden dat de raad de controlerende rol goed kan invullen zonder dat er meteen het stempel “te complex en te arbeidsintensief” aan gekoppeld kan worden. Tot slot wil de RKC, net zoals in 2014 toen het in een RKC advies aan de raad specifiek over de techniek van kaderstellen ging, de raad graag adviseren over de verschillende mogelijke methodes van controleren als logische opvolging van kaderstellen. Standpunt college: