Commissie advies BM6 Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Roermond 2023

Naam commissie:

Commissie Bestuur en Middelen

Datum commissievergadering:

15 mei 2023

Fracties afwezig bij commissiebehandeling: LVR GL CDA DS SPR Onderwerp:

VVD

D66

PvdA

SP

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Roermond 2023

Advies commissie: Is dit onderwerp rijp voor behandeling in de gemeenteraad? Wijze van agendering voor de raad: hamerstuk bespreekstuk

Ja

Nee

n.v.t.

n.v.t.

Toelichting: Woordvoering vindt plaats door LVR, PvdA, GL, VVD, D66 en DS. Partijen zijn op zich wel positief over het geactualiseerde inkoopbeleid maar hebben ook nog diverse vragen. Wethouder Zwijnenberg reageert op de gestelde vragen en de gemaakte opmerkingen. De mandaatregeling wordt nog nader bekeken. Gemeenten hebben te maken met een dalend aantal inschrijvingen op aanbestedingen. Zijn wellicht de eisen te zwaar die aan aanbieders gesteld worden? Beantwoording van de gestelde technische vragen is inderdaad aan de late kant geweest. Vanuit de commissie zijn enkele interessante aanbevelingen gedaan die nader zullen worden bekeken. Wethouder Zwijnenberg zegt toe op het commissie-advies nader te zullen ingaan op enkele gestelde vragen. De commissie acht dit onderwerp rijp voor behandeling in de raad, agendering als bespreekstuk. ________________________________________________________________________________ Standpunt college: In de toelichting is reeds het standpunt van wethouder Zwijnenberg verwoord. Op de volgende punten zullen wij nog verduidelijking geven: 1. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid en is toegespitst op de Roermondse situatie. Waaruit bestaan de aanpassingen? Antwoord: In het model beleid van de VNG staat bij een aantal paragrafen expliciet aangegeven dat dit specifiek moet worden gemaakt.

Daarbij valt te denken aan verwijzingen naar Roermondse documenten en beleidskaders welke raakvlak hebben met het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast zijn een aantal specifieke onderwerpen extra benadrukt zoals de positie van het lokale en regionale MKB. Een compleet overzicht is in bijlage toegevoegd. 2. Uitvoeringskader social return dateert uit 2016, wordt dit ook geactualiseerd? Antwoord: Dit betreft een regionaal document op het niveau van de Arbeidsmarktregio Midden

3.

4.

5.

6.

Limburg. Met de regionaal coördinator is afgestemd dat dit uitvoeringskader wordt geactualiseerd. De planning is dat dit in kwartaal 1 van 2024 wordt afgerond. Goed dat in dit beleid maatschappelijk verantwoord inkopen wordt meegenomen maar wordt balans tussen alle deelaspecten en economische aspecten bewaakt. Antwoord: In de inkoopstrategie wordt een zorgvuldige afweging gemaakt tussen de diverse aspecten en worden er gemotiveerde keuzes gemaakt. Zijn de eisen die aan aanbieders gesteld worden te zwaar? In de inkoopstrategie wordt een afweging gemaakt waarbij maatschappelijk verantwoord inkopen, social return maar ook economische afwegingen worden meegenomen. Waar nodig wordt een marktconsultatie georganiseerd. Dit alles om uiteindelijke een afgewogen keuze te maken en een balans te vinden tussen wat de eigenlijke vraag van de gemeente is en wat de marktpartijen in staat zijn om te leveren. Aan het college wordt meegegeven om de resultaten met betrekking tot maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI), maar ook de bestedingen bij het MKB te meten en te evalueren. Antwoord: Op dit moment is sprake van een handmatige registratie achteraf bij de verantwoording van een procedure. Dit wordt eenmaal per jaar door de ambtelijke organisatie aan het college aangereikt. Op dit moment is gestart met de implementatie van een nieuw financieel systeem.

Daarbij wordt bekeken welke informatie daarin kan worden vastgelegd om sneller betere rapportages te genereren. Hoe gaat het college om met mogelijke frictie tussen ambtenaar en portefeuillehouder als het gaat om de inkoopstrategie, het programma van eisen en / of het gunningsbesluit. Antwoord: Als ambtenaar en portefeuillehouder op één of meerdere van deze onderdelen van mening verschillen kan er geen besluit in mandaat worden genomen en wordt het besluit middels een voorstel aan het college voorgelegd voor besluitvorming

Bijlage 1 Overzicht aanvulling Roermond op model inkoop- een aanbestedingsbeleid VNG 1. Inleiding In het model is deze paragraaf niet genummerd. Wij doen dit wel waardoor de hele nummering in het document met 1 verschuift ten opzichte van het model. De volgende documenten zijn specifiek voor de gemeente Roermond toegevoegd. - Het coalitieakkoord 2022 - 2026; - Strategische Visie Roermond 2020; - Duurzaamheidsvisie 2017; - Economische Visie 2017; - Uitvoeringsafspraken social return d.d. 8 november 2016 - Mandaat regeling; - Budgethoudersregeling. Schema met uitgangspunten vanuit het model is verwijderd omdat dit geen uitgangspunten zijn maar vragen. 2. Definities De definitie voor MKB is toegevoegd. 3. Gemeentelijke doelstellingen bij punt e is de toelichting eenvoudiger opgeschreven 4. Juridische uitgangspunten 4.1. Juridisch kader algemene beginselen van behoorlijk bestuur en Algemene wet bestuursrecht toegevoegd 4.3. Uniforme documenten volgende documenten worden voor de gemeente van toepassing veklaard - Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten; - GIBIT (gemeentelijk inkoop bij IT Toolbox); - UAV (Uniforme administratieve voorwaarden); - Uniform Europees aanbestedingsdocument. 4.5. Klachtenregeling specifieke verwijzing naar het klachtenmeldpunt voor de gemeente Roermond toegevoegd. 5. Ethische en ideële uitgangspunten 5.1.

Integriteit aan 5.1.2 is volgende tekst toegevoegd Als gedurende de looptijd van de overeenkomst twijfels ontstaan met betrekking tot de integriteit van de opdrachtnemer wordt hier nader onderzoek naar verricht. Indien inderdaad blijkt dat sprake is van integriteitsschending wordt de overeenkomst voortijdig beëindigd 5.2. Maatschappelijk verantwoord inkopen Bij paragraaf 5.2.1 zijn die onderdelen overgenomen die voor de gemeente Roermond van toepassing zijn. Bij paragraaf 5.2.2 is de verwijzing naar de regionale Uitvoeringsafspraken toegevoegd. 6. Economische uitgangspunten 6.5. Samenwerkingsverbanden Hier is toegevoegd dat gemeente lid is van Vereniging Inkoopcentrum Zuid. Waar het mogelijkheden biedt sluit de gemeente aan bij de gezamenlijke aanbestedingen welke door Inkoopcentrum Zuid worden geïnitieerd en uitgevoerd 6.6. Bepalen inkoopprocedure Hier is de keuze gemaakt voor het bepalen van de inkoopprocedure op basis van een vooraf

vast te stellen inkoopstrategie. Toegevoegd is dat voordat inkoopstrategie wordt vastgesteld conform mandaatregeling deze eerst wordt besproken met portefeuillehouder. Tevens is toegevoegd dat de portefeuillehouder het programma van eisen van iedere inkoop- en aanbesteding ter kennisgeving ontvangt en dat ook alle gunningsbesluiten vooraf met de portefeuillehouder worden besproken. 7. Organisatorische uitgangspunten 7.2. Inkopen in de organisatie Hier is de Roermondse situatie ingevoegd. 7.3. Verantwoordelijken (is in model 6.3) Deze paragraaf is komen te vervallen.