Commissie advies BM5 - Kredietrapportage 2020

Naam commissie:

Commissie Bestuur en Middelen

Datum commissievergadering:

15 maart 2021

Fracties afwezig bij commissiebehandeling: LVR GL CDA DS VVD

D66

SP

SPR

DENK

Advies commissie: Is dit onderwerp rijp voor behandeling in de gemeenteraad?

Ja

Nee

n.v.t.

Onderwerp:

Kredietrapportage 2020

Wijze van agendering voor de raad: hamerstuk bespreekstuk

n.v.t.

Toelichting: Woordvoering vindt plaats door GL, CDA, SPR, SPR, VVD, D66, SP en LVR. De opmerkingen van de woordvoerders komen voor een groot deel met elkaar overeen: 1. investeringen lopen al jaren lang achter bij de planning, dit leidt telkens tot het doorschuiven van bedragen; 2. er wordt in de rapportage niet altijd duidelijk gemaakt waarom bepaalde zaken niet gehaald zijn; 3. tijdschrijfsysteem in relatie tot voorwaarden op grond van de BBV, is tijdschrijven nodig voor iedere werknemer? 4. zijn er vanwege de voorliggende rapportage consequenties voor de rechtmatigheid van de jaarrekeningen van de jaren vóór 2020? 5. er komt 1,1 mln. vrij te vallen, is dat ten gunste van de algemene reserve? 6. wat is de status van implementatie van de Centric-software e-HRM? Wethouder Schreurs concentreert zijn beantwoording op twee thema's: de investeringsplanning + het schrijven van uren op grond van de BBV. De problemen met betrekking tot de investeringsplanning komen zeker ook aan de orde in de extra gezamenlijke commissievergadering van 15 april 2021. Er wordt zeker niet voor alle medewerkers tijdschrijven ingevoerd. Niet het investeringsbedrag komt vrij maar de jaarlijkse kapitaallasten die daarmee gemoeid zijn. Bij de kadernota zal duidelijk worden welke financiële ruimte er is.

De wethouder deelt nog mede dat de accountant over een door de raad vastgestelde kredietrapportage dient te beschikken, alvorens met zijn controle van de jaarrekening 2020 te kunnen starten. Daarom is het belangrijk dat de kredietrapportage op 8 april 2021 door de raad wordt vastgesteld. Op de groene flap zal het college van B&W nog ingaan op: 1. de vraag over de rechtmatigheid van voorgaande jaren; 2. meer info over het geschil met Centric, dat met e-HRM meer heeft beloofd dan kon worden waargemaakt. _________________________________________________________________________________

Standpunt college: 1. Rechtmatigheid van voorgaande jaren De beantwoording van deze vraag is afgestemd met de accountant. Hieruit blijkt dat toerekenen van interne uren aan projecten met ingang van 2020 geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de jaarrekeningen van de jaren vóór 2020. Deze jaarrekeningen zijn al vastgesteld. De accountant kijkt daar niet meer op terug. 2. Implementatie van de Centric-software e-HRM Wat is de status van implementatie van de Centric-software e-HRM? De implementatie is stopgezet medio 2019. Er is – na aanbesteding en gunning - een geschil ontstaan over hetgeen geleverd zou worden en waar dit aan moest voldoen. De E-HRM SaaS (Software as a Service) oplossing (“Motion”) voldeed op essentiële punten niet aan de door de gemeente Roermond geëiste en door Centric toegezegde mogelijkheden. Op 24 juni 2020 is er een vaststellingsovereenkomst gesloten tussen partijen, waarin vastgesteld is dat de overeenkomst per 1 januari 2020 is beëindigd. De huidige HRM systemen, ook van Centric, zijn op dit moment nog in gebruik (raamovereenkomst) tot een nieuwe aanbesteding en implementatie zijn afgerond. Naar verwachting start de implementatie uiterlijk begin kwartaal 4. Meer info over het geschil met Centric, dat met e-HRM meer heeft beloofd dan kon worden waargemaakt.

De E-HRM oplossing voldeed niet aan de eisen welke de gemeente op grond van de overeenkomst mocht stellen. De oplossing voldeed niet aan de uitgevraagde oplossingen voor:  Eenmalige invoer: o Automatische doorleiding van door een nieuwe medewerker geüploade documenten naar het digitaal personeelsdossier; o Het handmatig nog door moeten voeren van informatie uit e-formulieren (op 27 plaatsen in diverse processen) naar de applicatie; o Mutaties uit het indiensttreding, doorstroom, uitstroom proces moeten handmatig omgezet worden van de ene (Motion) naar de andere (Motion-Pro) applicatie, elke keer als een leidinggevende informatie daar invoert. Dit leidt tot een fors aantal niet geplande extra mutaties en een onderbreking van procesflows, waardoor de acceptatie van een self-service systeem beïnvloed wordt.  Koppelingen en systeemintegratie: o Rechtstreekse tweezijdige realtime benadering van documenten; o Moderne, web-based koppeltechnieken Er zijn 36 generieke en specifieke eisen gesteld door de gemeente op dit gebied, welke – op 3 na – Centric volmondig met “ja” heeft beantwoord, maar waar zij niet aan kon voldoen. Naar aanleiding van de commissie BM heeft de LVR-fractie nog aanvullende vragen m.b.t. het geschil met Centric.

De commissie heeft vernomen dat er een nieuwe aanbesteding is geplaatst maar dat de overeenkomst met Centric voor de overige diensten in ieder geval nog loopt tot 2022. Is het college van B&W voornemens om in (de nabije) toekomst nog te werken met Centric?

Er vanuit gaande dat u doelt op de aanbesteding met betrekking tot e-HRM: het geschil met Centric is opgelost en afgehandeld. In een nationale of Europese aanbesteding staat het alle partijen - dus ook Centric - vrij om in te schrijven en zal op basis van de uitgezette criteria beoordeeld worden welke partij het beste aan de voorwaarden voldoet. Ook in een onderhandse (enkelvoudig of meervoudig) – waar de gemeente zelf bepaalt wie ze uitnodigt - zal ook altijd gekeken worden welke partij het beste voldoet aan de opgestelde criteria c.q. specificaties, in het belang van de organisatie. In alle aanbestedingen geldt proportionaliteit, gelijke behandeling, transparantie en objectiviteit, wat in theorie betekent dat Centric ook 1 van de partijen kan zijn die deelneemt. Of Centric dat ook daadwerkelijk doet is niet bekend.