Brief auditcommissie inzake accountantsverslag

uw nummer uw datum ons nummer onze datum verzonden inlichtingen bij sector/afdeling doorkiesnr. bijlage(n) betreffende

3 juli 2024

AAN de leden van de gemeenteraad

J. Vervuurt Audit Commissie 0475 – 359 568

Raadsinformatiebrief van de Audit Commissie: accountantsverslag en accountantsverklaring bij de jaarrekening 2023

Geachte leden van de raad, Met deze informatiebrief ontvangt u het advies van de Auditcommissie naar aanleiding van het definitieve verslag van bevindingen en de goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening 2023 van onze accountant Deloitte, welke op pas in de namiddag van 3 juli 2024 aan de raad en de Auditcommissie zijn verstrekt. Wij betreuren deze situatie, die ertoe heeft geleid dat we het verslag slechts op hoofdlijnen hebben kunnen bespreken. In het verslag van bevindingen heeft Deloitte aandachtspunten en opmerkingen opgenomen naar aanleiding van de controle op de jaarrekening 2023 die in de afgelopen maanden heeft plaatsgevonden. In een vergadering van de Auditcommissie op 11 juni 2024 heeft de accountant een concept van het verslag van bevindingen toegelicht. Vervolgens heeft hierover discussie plaatsgevonden en is een aantal gestelde vragen beantwoord. Vorig jaar was de accountant nog positief over het vlot lopende proces rond de totstandkoming van de jaarrekening en de prettige samenwerking met de organisatie. Dit jaar is het -helaas- anders. De accountant merkt op dat de basis bij de gemeente nog steeds niet op orde is. Het gaat om (het ontbreken van) kennis en verantwoordelijkheid nemen. De accountant constateert dat bij het inboeken onvoldoende gelet wordt op volledigheid van de benodigde informatie.

Bovendien heeft de accountant de indruk dat bij de jaarrekening vooral wordt gestuurd op het proces en minder op de kwaliteit, welke in hun ogen nog te weinig diepgang heeft. De accountant is van mening dat er onvoldoende verbetering is en dat de opgaande lijn van vorig jaar was ingezet dit jaar ontbrak. Vanuit de organisatie wordt dit, in elk geval deels, erkend. Er wordt een “aanjager” aangesteld en de organisatie wil overgaan tot afsluiting van de administratie één keer per kwartaal in plaats van één keer per jaar. Dat zal naar verwachting tot een soepeler jaarafsluiting leiden. Er wordt naartoe gewerkt dat medewerkers meer taakvolwassenheid gaan tonen. De voorziene aanstelling van een vaste (geen interim) en materiedeskundige leidinggevende zal hier zeker aan bijdragen. In de discussie met de accountant en de organisatie zijn verder nog aan de orde gekomen: • de rechtmatigheidsverantwoording door het college is acceptabel d.w.z. conform de financiële verordening; • ten aanzien van de voorziening onderhoud gebouwen is een forse achterstand ontstaan in de uitvoering van het 5-jarig uitvoeringsplan. De accountant geeft aan dat weliswaar wordt

Ons nummer 47494-2020 Pagina 2

• • •

voldaan aan de basisnormen voor een onderhoudsvoorziening volgens het BBV, maar door het meerjarig achterlopen in de uitvoering van onderhoudsplannen, de onderbouwing van de voorziening niet meer op orde is conform de auditstandaards; de tussenrekeningen, o.a. voor overlopende posten verdient meer aandacht en een regelmatigere analyse dan één maal per jaar bij het opstellen van de jaarrekening; er zijn nog steeds te veel memoriaalboekingen, in 2023 zowel procentueel als in absolute zin zelfs aanzienlijk meer dan in 2022; aandachtspunt: jeugdzorginstellingen hebben het zwaar.

Na ontvangst van het definitieve accountantsverslag: •

de accountant heeft een gesprek gevoerd met de interne integriteit coördinator waaruit gebleken is dat er een aantal (niet concrete) integriteitsmeldingen bestonden, welke niet geleid hebben tot onjuistheden of onrechtmatigheden in de jaarrekening.

De Auditcommissie constateert dat de accountant van mening is dat de organisatie onvoldoende voortgang boekt. Het proces voor het afgeven van de accountantsverklaring is dit jaar erg moeizaam verlopen. Dat de accountantsverklaring pas één dag vóór de raadsvergadering is afgegeven, illustreert dat er is gewerkt onder grote tijdsdruk. In 2023 werd de goedkeurende accountantsverklaring op 16 juni verstrekt. Daarbij werd de ambitie uitgesproken om dit jaar nóg eerder te zijn. Dat dit niet gelukt is, acht de Auditcommissie, hoewel deels verklaarbaar door een strakker tijdsschema, zorgelijk. Positief is dat er: 1. ondanks de verschillen in inzichten die er zijn geweest tussen organisatie en accountant toch een goedkeurende accountantsverklaring voor het getrouwe beeld van de jaarrekening 2023 is verstrekt; 2. overeenstemming is tussen accountant en organisatie over het feit dat er verbeteringen nodig zijn om de basis op orde te krijgen. Advies De Auditcommissie adviseert de raad kennis te nemen van het accountantsverslag 2023 en de jaarrekening 2023 vast te stellen.

In de overleggen die de Auditcommissie komend jaar zal voeren met organisatie en accountant zal er specifiek aandacht worden geschonken aan evaluatie van het veranderingsproces en het analyseren en opvolgen van de aanbevelingen welke door de accountant werden gedaan in zowel de managementletter als het verslag bij de jaarrekening. Graag zou ik via deze weg tevens kenbaar willen maken dat ik, ook in overleg met de Auditcommissie, het voorzitterschap neerleg. De Auditcommissie zal in haar volgend overleg een nieuwe voorzitter benoemen. Mede namens de andere leden van de Audit Commissie: Niek Geraedts, Carla de Groot en Ernest Oele, met vriendelijke groet,

Turgut Celebi voorzitter

2