Bijlage Technische vragen - jaarstukken 2023: vrijval onderhoudsvoorziening

Deze bijlage betreft een aanvulling op de beantwoording van vraag 36 en 43 van de technische vragen – jaarstukken 2023.

B&W vergadering publicatie Dossiernummer

12188

Extern Zaak ID

55740-2024

Vertrouwelijk

Nee

Vergaderdatum

21 mei 2024

Agendapunt

1 .4

Titel

Vrijval onderhoudsvoorzieningen

Gerelateerde zaaknummers

n.v.t

Geagendeerd

Vergaderdatum

B& vergadering publicatie

21 mei 2024

B&W vergadering openbaar

21 mei 2024

Voorgesteld besluit Het college heeft besloten: 1. Kennis te nemen van de vrijval van de onderhoudsvoorzieningen gemeentelijke gebouwen en sport; 2. De raad voor te stellen de vrijgevallen bedragen via resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 te storten in een tweetal nieuw te vormen egalisatiereserves; 1. Eigenaarsonderhoud gemeentelijke gebouwen en 2. Gebruikersonderhoud gemeentelijke sportaccommodaties. Besluit Het college heeft besloten: 1. kennis te nemen van de vrijval van de onderhoudsvoorzieningen gemeentelijke gebouwen en sport; 2. de raad voor te stellen de vrijgevallen bedragen via resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 te storten in een tweetal nieuw te vormen egalisatiereserves; 1. Eigenaarsonderhoud gemeentelijke gebouwen en 2. Gebruikersonderhoud gemeentelijke sportaccommodaties.

.»* •

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN HET COLLEGE VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Vrijval onderhoudsvoorzieningen Zaaknummer: 55740-2024 Datum: 15-05-2024

Inleiding De gemeenteraad heeft een tweetal voorzieningen ingesteld voor de toekomstige onderhoudsverplichtingen aan de gemeentelijke gebouwen en voor de gemeentelijke sportaccommodaties. Deze zogenaamde voorziening eigenaarsonderhoud gebouwen en de voorziening gebruikersonderhoud sportaccommodaties worden jaarlijks gevoed door een storting ten laste van de exploitatie. De voorzieningen gelden beide voor de kosten van groot onderhoud. Regulier onderhoud komt ten laste van de exploitatie en grootschalige renovaties moeten worden geactiveerd op de gemeentelijk balans. Voor de vorming en instandhouding van een dergelijke voorziening gelden in de begrotings- en verantwoordingsvoorschriften (BBV) specifieke regels. In het kader van de controle van de jaarrekening 2023 is met de accountant een verschil van inzicht ontstaan over de instandhouding van de voorziening eigenaarsonderhoud gebouwen en de voorziening gebruikersonderhoud sportaccommodaties. Het ambtelijk standpunt is dat op basis van de begrotingsvoorschriften (BBV) handhaving van de voorziening is te rechtvaardigen. Dit onderstreept de accountant, maar vanuit de accountants controle standaarden (COS) is hij van mening dat beide voorzieningen hieraan niet voldoen en daarom vrij moeten vallen ten gunste van het resultaat 2023.

Er zijn (ambtelijk en bestuurlijk) overleggen gevoerd met de accountant, maar deze leiden niet tot andere inzichten bij beide partijen. Om uit deze impasse te geraken is bijgaand voorstel inzake 'vrijval onderhoudsvoorzieningen' opgesteld. Voorstel Aan het college wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van de vrijval van de onderhoudsvoorzieningen gemeentelijke gebouwen en sport; 2. De raad voor te stellen de vrijgevallen bedragen via resultaatbestemming bij de jaarrekening 2023 te storten in een tweetal nieuw te vormen egalisatiereserves; 1. Eigenaarsonderhoud gemeentelijke gebouwen en 2. Gebruikersonderhoud gemeentelijke sportaccommodaties. Argumenten 1.1 Actueel onderhoudsplan Eén van die voorschriften uit het BBV betreft de onderbouwing van de hoogte van de voorziening op basis van een actueel beheerplan. Actueel betekent in termen van het BBV, niet ouder dan vijf jaar. Onze Nota Reserves en voorzieningen (2023) hanteert eenzelfde criterium. Minimaal eenmaal in de vijf jaar dient de gemeenteraad een nieuw beheerplan voor het onderhoud aan gebouwen (inclusief sportaccommodaties) vast te stellen. Het laatst door de gemeenteraad vastgestelde beheerplan dateert van 8 april 2021. Het onderhoudsniveau is daarbij voor de volledige vastgoedportefeuille vastgesteld op niveau 3 conform de NEN 2767 (voldoende - redelijke/aanvaardbare conditie).

Daarmee beschikken we over een actueel onderhoudsplan.

Pagina 2 Onderwerp: Vrijval onderhoudsvoorzieningen

1.2 Tussentijdse bijstelling beheerplan De Notitie Materiële Vaste Activa 2020 van de landelijke commissie BBV bevat bepalingen over het (groot) onderhoud aan materiële vaste activa (waaronder gebouwen). Een van de stellige uitspraken van de commissie, die verplicht gevolgd moeten worden, gaat over tussentijdse bijstelling van het beheerplan. Dit is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in het staat van het onderhoud (ten opzichte van het vastgestelde beheerplan). Naar ons oordeel is dit echter niet het geval. 1.3 Geconstateerde afwijkingen worden ingehaald Over de jaren 2021 tot en met 2023 was binnen het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) een bedrag voor beide voorzieningen aan onderhoud geraamd van totaal€ 5,5 miljoen. Van dit geplande onderhoud is daadwerkelijk voor een bedrag van€ 1,0 miljoen uitgevoerd (en € 4,5 miljoen dus niet). De totale kosten, die over die jaren ten laste van de voorzieningen werden gebracht, bedroegen€ 2,7 miljoen, voornamelijk vanwege onderhoud dat gepland stond in de toekomst, maar vanwege efficiency naar voren is gehaald. Een aantal onderhoudswerkzaamheden konden niet worden uitgevoerd of zijn uitgesteld.

Daar zijn goede redenen voor geweest, die allen aan de accountant zijn gemeld: • Onderbezetting van personeel binnen het cluster Beheer Vastgoed: vacatures die ontstonden als gevolg van het vertrek van medewerkers konden gedurende langere tijd niet worden ingevuld. Ook was er geen inhuur beschikbaar; • Vanwege krapte op in de bouw- en technieksector konden opdrachten niet worden weggezet; • Inhuur van specialisten voor de voorbereiding van aanbestedingspakketten was problematisch; • De samenloop met gewenste duurzaamheidsmaatregelen vereist een meer maatwerkgerichte aanpak. Inmiddels is de personele bezetting van het cluster Beheer Vastgoed nagenoeg op orde. In 2022 en 2023 is onder andere gestart met het op orde brengen van planningen, starten van voorbereidingen, zoeken naar combinaties met o.a. het aspect verduurzaming en de aanbestedingen. In 2023, 2024 en 2025 is en wordt gewerkt aan het fysiek uitvoeren van maatregelen en daarmee inhalen van uitgesteld onderhoud. Ook is voor de accountant is in kaart gebracht welke aanbestedingen in voorbereiding zijn, lopend dan wel afgerond zijn tot en met maart van dit jaar. 1.4 Verschil van inzicht De accountant heeft geconstateerd dat de afwijkingen ten opzichte van het MJOP zodanig materieel van betekenis zijn dat de onderbouwing van de voorziening onvoldoende is.

Eerder is in de managementletter 2023 door de accountant aandacht gevraagd voor een analyse van deze afwijkingen en verwerking van eventuele financiële consequenties in de jaarrekening. De accountant heeft niet alleen te maken met de begrotingsvoorschriften uit de BBV, maar is ook gehouden aan controlestandaarden. Voor de accountant is de onderhoudsvoorziening een "schattingspost". Hiervoor geldt een afzonderlijke controlestandaard (540). Relevant daarbij is de inschatting van het risico van een afwijking van materieel belang. De accountant is van mening, dat gegeven alle omstandigheden, niet kan worden gesproken van een adequate onderbouwing van de voorziening en dat deze moet vrijvallen ten gunste van het resultaat. Het ambtelijk standpunt is, dat op basis van de begrotingsvoorschriften handhaving van de voorziening te rechtvaardigen is, zeker gezien argument 1.3.

Pagina 3 Onderwerp: Vrijval onderhoudsvoorzieningen

Kanttekeningen en risico's 1. 1 Planning van het jaarrekeningtraject Er wordt gekozen om voor de collegebehandeling van de jaarrekening in definitieve vorm, uit de impasse te geraken omtrent dit verschil van inzicht. Het laten vrijvallen van de voorzieningen leidt tot mutaties in het boekwerk (concept) jaarrekening en het resultaat. Mochten we dit in een later stadium pas laten besluiten, dan komt de planning in gevaar. 1.2 Incidentele dekking van onderhoudslasten uit een reserve Na vrijval van de voorziening worden de onderhoudslasten onderdeel van de reguliere exploitatie (begroting). Zodra in de nieuwe situatie ook onderhoudskosten worden gedekt uit een reserve, kan dit gevolgen hebben voor het structurele begrotingsevenwicht. Zoals bekend dient onze begroting structureel en reëel in evenwicht te zijn. Onttrekkingen aan reserves worden in beginsel als een incidentele baat gezien, die gecorrigeerd wordt op het begrotingsevenwicht. Onttrekkingen uit de reserve dienen een incidenteel karakter te hebben. Gedeputeerde Staten zien daar op toe. Historisch overzicht Het huidige beheerplan en de daarom gebaseerde jaarlijkse storting in de voorziening is door de gemeenteraad vastgesteld op 8 april 2021; Bij raadsbesluit van 10 november 2022 heeft de gemeenteraad een voorziening getroffen voor gebruikersonderhoud aan sportaccommodaties.

Financiële gevolgen De stand van de voorziening eigenaarsonderhoud gebouwen en de voorziening gebruikersonderhoud sportaccommodaties bedraagt samen per 31 december 2023 € 9,3 miljoen. Een vrijval van deze voorzieningen betekent dat dit bedrag als een incidentele opbrengst ten gunste van het resultaat 2023 zal worden gebracht. Geadviseerd wordt dit bedrag via de resultaatbestemming 2023 in twee reserves eigenaarsonderhoud gemeentelijke gebouwen en gebruikersonderhoud gemeentelijke sportaccommodaties. We dienen voor de toekomst een afweging te maken of we verder willen gaan met het werken met een onderhoudsvoorziening of dat dit ook anders kan. Totdat de gemeenteraad daarover een besluit heeft genomen dient de jaarlijkse storting in beide voorzieningen (ca € 1,5 miljoen) achterwege te blijven en daarvoor in de plaats de geraamde onderhoudskosten ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Deze zijn in 2024 geraamd op ca € 1,4 miljoen. De extra lasten die ontstaan door inhaal van werkzaamheden komen dan ten laste van de nieuw in te stellen reserves. Communicatie en participatie Dit wordt als onderdeel meegenomen in de communicatie van het jaarrekeningtraject. Uitvoering en evaluatie Dit wordt als onderdeel meegenomen in de communicatie van het jaarrekeningtraject.

Advies bedrijfsvoering (Communicatie, Financiën, HR, l&S, Juridisch) Bedrijfsvoering en financiën heeft meerdere malen overleg gevoerd met de accountant omtrent het handhaven van de voorzieningen. Bedrijfsvoering en financiën is van mening dat o.b.v. begrotingsvoorschriften handhaving van de voorzieningen te rechtvaardigen is, terwijl de accountant o.b.v. controlestandaarden hier niet in meegaat. Om uit deze impasse te geraken en de gevolgen voor de planning van de jaarrekening zo minimaal mogelijk te houden, wordt middels dit voorstel aan het college voorgesteld om de middelen die per 31-12-2023 in de voorzieningen zitten in een tweetal nieuw te vormen bestemmingsreserves te storten, om hiermee ook voor 2024 een werkbare situatie te creëren voor inhaalwerkzaamheden te dekken.

Pagina 4 Onderwerp: Vrijval onderhoudsvoorzieningen

Publicatiedatum voorstel Conform reguliere proces.