Bijlage Concept RvO Roermond 2024 dd 14 september 2023

CONCEPT (versie 14 september 2023)

Reglement van Orde (RvO) van de Rekenkamer gemeente Roermond).

Inleiding De Rekenkamer Roermond (hierna: de rekenkamer) doet onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Met de onderzoeken laat de rekenkamer niet alleen zien wat er goed of eventueel fout gegaan is, maar doet zij ook aanbevelingen hoe het gemeentebestuur beter (doelmatiger en doeltreffender) kan werken. Daarvoor worden op basis van de conclusies uit een onderzoek zo concreet mogelijke aanbevelingen aan de gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders gedaan. De rapporten van de rekenkamer zijn openbaar en worden gepubliceerd op de website van de gemeente. Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen1 Artikel 1: Begripsomschrijvingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Roermond); b. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer; c. secretaris: de secretaris van de rekenkamer; d. leden: de leden van de rekenkamer; e. raad: de gemeenteraad van Roermond; f. college: het college van burgemeester en wethouders van Roermond; g. verordening: Verordening op de rekenkamer, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van Roermond in zijn openbare vergadering van 12 oktober 2023; h. vergadering: vergadering van de rekenkamer; i. Klankbordgroep: een door de raad vastgestelde groep van raadsleden die de rekenkamer als klankbord kan betrekken bij haar werkzaamheden.

Artikel 2: De voorzitter, leden en secretaris 1. De voorzitter is verantwoordelijk voor: a. het leiden van de vergadering; b. de externe communicatie; c. het binnen de taakstelling van de rekenkamer aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamer; d. de functionele aansturing van de secretaris; e. het doen naleven van de Verordening op de Rekenkamer en het Reglement van Orde; f. hetgeen de Gemeentewet, de verordening of dit reglement hem verder opdraagt. 2. De leden zijn verantwoordelijk voor: a. het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van de werkzaamheden van de rekenkamer; b. het (mede) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek door derden (adoptie van een onderzoek) of het zelfstandig uitvoeren van onderzoek; 1 Daar waar in dit Reglement van Orde de mannelijke vorm (hij, hem, zijn) is opgenomen, kan ook de

vrouwelijke vorm (zij, haar) worden gelezen.

2

c. De secretaris is verantwoordelijk voor het voeren van het secretariaat van de rekenkamer en ondersteunt de commissie bij de uitvoering van haar taken. Hoofdstuk 2: Vergaderingen Artikel 3: Vergaderfrequentie De rekenkamer vergadert zo dikwijls als de leden dit nodig achten. Artikel 4: Oproep 1. De voorzitter zendt tijdig (in beginsel ten minste 5 dagen) vóór een vergadering een oproep aan de leden onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden gezonden. 3. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de rekenkamer bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 4. Leden maken bij de secretaris melding van verhindering om een vergadering bij te wonen, zo mogelijk 24 uur vóór de vergadering. Artikel 5: Beslotenheid en geheimhouding 1. De vergaderingen worden in principe in beslotenheid gehouden. 2. Al hetgeen in bijeenkomsten van de rekenkamer in het kader van onderzoeken wordt besproken, behandeld of ter tafel komt, valt onder geheimhouding. 3. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de rekenkamer haar expliciet opheft. 4.

Betreft het stukken waarover door andere organen geheimhouding is opgelegd dan blijft de geheimhouding gehandhaafd totdat het betreffende orgaan deze opheft. Artikel 6: Overige deelnemers De voorzitter kan een of meer derden uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. Artikel 7: Klankbordgroep 1. De rekenkamer kan, met inachtneming van haar onafhankelijke positie, leden van de door raad ingestelde klankbordgroep (Verordening artikel…….) raadplegen in het kader van haar werkzaamheden. 2. De rekenkamer is onafhankelijk en de leden van de klankbordgroep worden dan ook niet betrokken bij de besluitvorming door de rekenkamer en zij nemen niet deel aan de vergaderingen van de rekenkamer. 3. De rekenkamer kan de klankbordgroep: a. raadplegen in het kader van het opstellen van haar onderzoeksprogramma en/of de afweging om een concreet onderzoek te starten; b. raadplegen in de fase waarin de onderzoeksvraagstelling door de rekenkamer wordt vastgesteld; c. evaluatie van onderzoekstrajecten; d. overige zaken waarvan de rekenkamer-met inachtneming van haar onafhankelijke positiehet opportuun acht de klankbordgroep te raadplegen.

3

Artikel 8: Verslag 1. Het verslag van de vergaderingen, in de vorm van een besluitenlijst bevat: a. de namen van de voorzitter, de leden, de secretaris en eventueel andere ter vergadering aanwezigen; b. de namen van de afwezige leden; c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; d. de zakelijke conclusie(s) van het besprokene. 2. De procedure rond het verslag verloopt als volgt: a. het ontwerpverslag van elke vergadering wordt door de secretaris ter beschikking gesteld aan de leden; b. de leden hebben het recht een voorstel tot wijziging van het ontwerpverslag te doen; c. aan het begin van de volgende vergadering wordt het verslag vastgesteld. Artikel 9: Inkomende en uitgaande post 1. Bij de rekenkamer ingekomen post wordt in de eerstvolgende vergadering op de agenda geplaatst. 2. De rekenkamer neemt een besluit over de afhandeling van de ingekomen post. 3. Van de rekenkamer uitgaande brieven worden ondertekend door: a. de voorzitter en de secretaris; b. de secretaris, in opdracht van of na overleg met de voorzitter. Artikel 10: Besluitvorming 1. Bij de besluitvorming in de vergaderingen van de rekenkamer wordt steeds gestreefd naar unanimiteit. 2. Mocht desondanks toch tot stemming worden overgegaan, dan wordt een voorstel geacht te zijn aangenomen als de meerderheid van de aanwezige leden voor het voorstel stemt. 3.

Indien de stemmen staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Hoofdstuk 3: Werkwijze Artikel 11: Onderzoeken en onderzoeksprogramma 1. De rekenkamer beslist over het starten van een onderzoek. 2. De rekenkamer stelt elk jaar een onderzoeksprogramma vast met betrekking tot voorgenomen onderzoeken voor dat jaar inclusief een vooruitblik naar het daaropvolgende jaar. 3. De rekenkamer kan te allen tijde afwijken van het voorgenomen onderzoeksprogramma en een niet in het voorgenomen onderzoeksprogramma opgenomen onderzoek bij voorrang uitvoeren. 4. De rekenkamer raadpleegt periodiek (minmaal 2 maal per raadsperiode) raadsfracties die daarbij gelegenheid krijgen mogelijke onderzoeksonderwerpen aan te dragen. 5. De rekenkamer kan tevens overleggen met de klankbordgroep (artikel 6 Verordening) over het voorgenomen onderzoeksprogramma en/of het starten van een specifiek onderzoek. 6. De rekenkamer stuurt het actuele onderzoeksprogramma telkens ter kennisneming naar de gemeenteraad, het college en de organisatie. De commissie maakt dit programma openbaar door plaatsing op de gemeentelijke website. 7. De rekenkamer stelt de gemeenteraad, het college en de organisatie tijdig in kennis van het starten van een concreet onderzoek.

4

Artikel 12: Criteria voor bepaling onderzoeksonderwerpen De rekenkamer bepaalt haar keuze van in onderzoek te nemen onderwerpen aan de hand van de volgende criteria: 1.

Maatschappelijk belang

2.

Gerede twijfel over doeltreffendheid Gerede twijfel over doelmatigheid Gerede twijfel over rechtmatigheid Beleidsrisico

3. 4. 5.

6. 7. 8. 9.

Financieel belang en risico Nieuwe / toegevoegde waarde raad Praktische uitvoerbaarheid Variatie

De vraag of een zaak het functioneren van de samenleving sterk raakt Beleid dat niet het beoogde effect oplevert Beleid dat mogelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd Geld dat mogelijk niet wordt besteed aan het doel waarvoor het (volgens afspraken in de begroting) bestemd is Beleid waarvoor de burger de gemeentelijke overheid verantwoordelijk acht en / of waarvan de uitvoerbaarheid, bijvoorbeeld door de afhankelijkheid van andere partijen, veel onzekerheden kent Beleid waarin veel gemeentegeld omgaat en de gemeente grote financiële risico’s loopt Onderwerpen die informatie opleveren op gebieden waar de raad in zijn nieuwe rol nog geen of onvoldoende kaders stelt of controle heeft Kan de rekenkamercommissie het onderzoek uitvoeren? (capaciteit / rendement investering / doorlooptijd etc.) Niet elk jaar dezelfde beleidssector in onderzoek nemen

Artikel 13: Kwaliteitseisen De rekenkamer hanteert de volgende kwaliteitseisen op voor de uitvoering van haar onderzoeken: 1. objectiviteit; 2. onderbouwing; 3. consistentie; 4. controleerbaarheid; 5. zorgvuldigheid; 6. onafhankelijkheid; 7. doelmatigheid; 8. bruikbaarheid.

5

Artikel 14 : Onafhankelijkheid 1. Elk lid dient onafhankelijk te zijn in het kader van de werkzaamheden die worden verricht voor de rekenkamer. Deze onafhankelijkheid geldt in het bijzonder bij betrokkenheid bij uitvoering van onderzoeken. 2. Onafhankelijkheid in deze moet gelezen worden als het ontbreken per heden c.q. ten aanzien van het verleden van: a. directe (financiële) persoonlijke belangen; b. indirecte (financiële) persoonlijke belangen; c. directe (financiële) belangen c.q. indirecte (financiële) belangen door naaste familieleden en nauwe persoonlijke relaties. 3. Eventuele relaties c.q. contacten van de leden per heden, dan wel in het verleden, met (mogelijk) bij het onderzoek betrokken personen, afdelingen, instanties, bedrijven en instellingen, c.q. met deze verbonden partijen, welke de schijn van het ontbreken van onafhankelijkheid zouden kunnen oproepen, dienen terstond in de rekenkamer gemeld te worden. De rekenkamer zal bepalen of in dat geval deelname aan een onderzoek c.q. onderdelen van een onderzoek mogelijk is. E.e.a. wordt vastgelegd in het verslag van de vergadering van de rekenkamer. Artikel 15: Uitvoeren onderzoek 1. De rekenkamer stelt een onderzoekprotocol vast welke de richtlijnen bevat voor uitvoering van onderzoeken. 2. De rekenkamer maakt onderscheid tussen reguliere onderzoeken, quick scans en rekenkamerbrieven.

Afhankelijk van het type onderzoek kunnen bepaalde onderzoeksfasen zoals hierna opgenomen in lid 6 worden overgeslagen of beperkt. 3. Bij het bepalen van de aard van het onderzoek gaat de rekenkamer na of het betreffende onderzoek uitgevoerd kan worden door een of meer leden van de rekenkamer of dat externe onderzoekers ingeschakeld worden. 4. Per onderzoek stelt de rekenkamer een onderzoeksplan op. In dit plan worden de volgende aandachtspunten in elk geval beschreven: a. aanleiding; b. doelstelling onderzoek; c. probleemstelling; d. onderzoeksvragen; e. onderzoeksmethode(n); f. aanpak; g. planning; 5. In geval van externe onderzoekers zullen deze worden gevraagd offerte uit te brengen op basis van een door de rekenkamer opgestelde offerte-uitvraag gebaseerd op het onderzoeksplan. De rekenkamer hanteert in het kader van de gunning de aanbestedingsrichtlijnen van de gemeente. 6. Indien gekozen wordt voor eigen uitvoering zal de rekenkamer het betreffende lid/leden verzoeken een offerte op te stellen waarbij bij het ramen van het benodigde onderzoeksbudget wordt uitgegaan van de in artikel 10 van de Verordening vermelde uurtarief en reiskostenvergoeding. 7. Bij akkoordbevinding door de rekenkamer van een offerte zoals in lid 3 of lid 4 vermeld, zal de voorzitter formeel opdracht verlenen tot de uitvoering ervan.

In geval de voorzitter een onderzoek (mede) uitvoert zal bij akkoordbevinding door de rekenkamer een ander lid de opdracht formeel verlenen. 8. Een onderzoek kent in principe de volgende fasen : a. formulering vraagstelling; b. bij uitbesteding: selectie externen; 6

c. informeren betrokkenen over start onderzoek; d. vaststellen normenkader; e. opstellen nota van bevindingen; f. wederhoor nota van bevindingen (ambtelijk wederhoor); g. definitieve rapportage met conclusies en aanbevelingen ; h. wederhoor definitieve rapportage (bestuurlijk wederhoor) ; i. eventueel reactie rekenkamer op bestuurlijke reactie; j. toelichting op rapport door rekenkamer; k. publicatie en persbericht; l. behandeling in commissie en raad. 7. De rekenkamer kan één lid of meer leden lid aanwijzen dat/die belast is/zijn met de begeleiding van een extern onderzoek. Artikel 16: Externe Communicatie 1. Samenstelling, werkwijze en functie van de rekenkamer worden op de binnen de gemeente gebruikelijke wijze bekend gemaakt; tevens zullen deze gegevens vermeld worden op de gemeentelijke website. 2. Het vast te stellen onderzoeksprogramma alsmede de uit te brengen onderzoeksrapporten worden openbaar gemaakt door publicatie op de website en via persberichten. 3. Mededelingen over lopende onderzoeken dan wel vragen over de resultaten van onderzoeken worden uitsluitend door leden gedaan in overleg met de voorzitter en/of de secretaris na overleg met de voorzitter. 4. Het uitbrengen van een onderzoeksrapport door de rekenkamer zal actief gecommuniceerd worden. .

Hoofdstuk 4: Vergoedingen Artikel 17: Vergoedingen 1.Uitbetaling van de op grond van artikel 10 van de Verordening aan de leden toekomende onkostenvergoeding vindt plaats na declaratie door het lid. De secretaris stelt hiervoor een declaratieformulier ter beschikking. Voor vergoeding komen in aanmerking reguliere vergaderingen van de rekenkamer en overige overleggen die belegd worden door de secretaris in het kader van de werkzaamheden van de rekenkamer. 2. Uitbetaling van de overeengekomen kosten van een door een lid uitgevoerd onderzoek, tegen het in de Verordening in artikel 10 opgenomen uurtarief, worden door deze op basis van de vastgestelde kostenraming voor het betreffende onderzoek bij de commissie gedeclareerd. 3. De rekenkamer stelt een interne instructie vast met betrekking tot de voor vergoeding in aanmerking komende vergaderingen en overleggen zoals vermeld in lid 1 en de vergoeding voor een door een lid uitgevoerd onderzoek. Hoofdstuk 5: Verantwoording Artikel 18: Budget 1. De secretaris houdt een overzicht bij van de uitgaven ten laste van het budget van de rekenkamer. 2. Het overzicht bevat in elk geval een specificatie van de uitgavencategorieën: a. Vergoedingen/uitbetalingen aan leden; b. vergoedingen aan externe onderzoekers die door de rekenkamer zijn ingeschakeld; 7

c. overige uitgaven. 3. Op het moment dat blijkt dat het budget van de rekenkamer ontoereikend is om de haar opgedragen taken goed en volledig te kunnen vervullen, zal aan de raad een gemotiveerd verzoek worden gericht om beschikbaarstelling van aanvullend budget. Artikel 19: Jaarverslag De rekenkamer stelt conform de Verordening op de rekenkamer elk kalenderjaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande kalenderjaar. Dit verslag gaat vergezeld van een financiële verantwoording. Het jaarverslag wordt gezonden aan de raad. Hoofdstuk 6: Slotbepalingen Artikel 20: Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de rekenkamer op voorstel van de voorzitter. Artikel 21: Naam en inwerkingtreding Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van Orde (RvO) van de rekenkamer gemeente Roermond – als bedoeld in artikel 5 van de verordening – en treedt in werking op< … 2024>. Aldus vastgesteld door de rekenkamer in zijn vergadering van < ….. 2024>. De secretaris,

De voorzitter,

8