Bijlage 4 - Jaarverslag externe bezwaarcomm 2021
Tekst van het document
Jaarverslag 2021
Externe bezwaarschriftencommissie Gemeente Roermond
Gemeente Roermond
0
Voorwoord
Voor u ligt het jaarverslag over 2021 van de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Roermond. Deze commissie is een onafhankelijke commissie die tot taak heeft om advies uit te brengen over door burgers, bedrijven en instellingen bij de gemeente Roermond ingediende bezwaarschriften. In het onderhavige jaarverslag legt de commissie verantwoording af over haar werkzaamheden en zet zij haar bevindingen uiteen. Het is ieder jaar weer een bijzonder moment voor de commissie om, in het kader van haar verslaglegging terug te blikken op de afhandeling van de aan haar voorgelegde bezwaarschriften in het afgelopen (verslag) jaar. Enerzijds is het namelijk een moment van reflectie op het eigen functioneren van de commissie bezwaarschriften, anderzijds is het vooral ook een moment om terug te kijken op hoe de afhandeling van de aan de commissie voorgelegde bezwaarschriften in meer algemene zin is verlopen. Voorts merkt de commissie op dat ondanks dat ook het afgelopen jaar weer in het teken van de corona-pandemie heeft gestaan, zij haar weg heeft gevonden in het houden van digitaal georganiseerde hoorzittingen. Het “nieuwe normaal” is ook doorgedrongen in de behandeling van bezwaarschriften.
De commissie kijkt bijvoorbeeld naar de aantallen en onderwerpen van de ingekomen bezwaren, naar de uiteindelijke uitkomsten van de behandelde bezwaarschriften, of de afhandeling van de aan de commissie voorgelegde bezwaarschriften binnen een redelijke termijn (minimaal de wettelijke termijn) heeft plaatsgevonden en of er bijzonderheden zijn waargenomen die nadere bespreking behoeven. De bezwaarprocedure biedt immers niet alleen waarborgen voor een zorgvuldige afhandeling van bezwaren, maar biedt daarnaast ook handreikingen om de dienstverlening, regelgeving of het beleid van de gemeente te optimaliseren c.q. te verbeteren. Om die reden worden voor zover nodig ook aanbevelingen gedaan. De commissie kijkt in dat kader alvast vooruit naar 2022 waarin de informele afhandeling van bezwaarschriften zal worden geïmplementeerd in de organisatie De commissie hoopt dat zij haar adviserende taak, net als in de voorgaande jaren, ook in 2022 weer in goede samenspraak met het bestuursorgaan (en de betrokken clusters) kan verrichten. Wij wensen u veel leesplezier.
Dhr. mr. J.L.E. Laudy Voorzitter Externe commissie bezwaarschriften
Dhr. mr. L.M.A. Schrieder Plv. Voorzitter Externe commissie bezwaarschriften
1
Inhoudsopgave
1. De bezwaarschriftencommissie 1.1. De taak van de commissie 1.2. Samenstelling van de commissie 1.3. Werkwijze van de commissie
3 3 4 4
2. Cijfers 2.1. Aantal ingekomen bezwaarschriften 2.2. Ingekomen bezwaarschriften naar onderwerp 2.3. Ingekomen bezwaarschriften per cluster
6 6 7 8
3. Resultaten 3.1. Aantal adviezen 3.2. Soorten adviezen 3.2.1 Niet ontvankelijk 3.2.2 Ongegrond 3.2.3 Gegrond en gedeeltelijk gegrond 3.3 Besluiten bestuursorgaan 2021 3.4 Wettelijke termijnen
9 9 9 10 10 10 11 12
4. Beroepszaken 4.1 Voorlopige voorzieningen 4.2 Beroep en hoger beroep
14 14 14
5. Conclusies en aanbevelingen 5.1. Cijfermatige bevindingen 5.2. Evaluatie 2021 en aanbevelingen 2022
15 15 16
2
1. De bezwaarschriftencommissie 1.1. De taak van de commissie Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) kan tegen de meeste besluiten niet direct beroep worden ingesteld bij de rechtbank. Eerst moet bezwaar worden gemaakt bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen.1 Het bestuursorgaan heroverweegt het besluit op grondslag van het ingediende bezwaar. Om de bezwaarschriftenprocedure eenduidiger en meer gestructureerd te maken, kwalitatief te verbeteren en de acceptatie van de beslissing op bezwaar bij bezwaarmakers te vergroten, is een onafhankelijke bezwaarschriftencommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb ingesteld. De taak van de commissie is om het bestuursorgaan (dit betreft de raad, het college en de burgemeester) te adviseren over het te nemen besluit op het ingediende bezwaarschrift. De bezwaarschriften op het terrein van de gemeentelijke belastingen worden behandeld door de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). De bezwaarschriften op het terrein van sociale zaken worden behandeld door de ambtelijke hoorcommissie bezwaar. De externe commissie (Algemene Kamer) adviseert over bezwaarschriften in het kader van omgevingsrecht, subsidierecht, milieu, de Algemene Plaatselijke Verordening, planschade, handhaving en over alle overige bezwaarschriften.
Op verzoek van de Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond vond in 2021 een extern onderzoek (door BMC) plaats naar de behandeling van bezwaarschriften binnen de gehele organisatie. Hierbij is onderzocht hoe de gemeente Roermond stappen kan zetten om te komen tot een efficiënte en effectieve organisatie en behandeling van bezwaren. Daarbij is de informele aanpak het uitgangspunt. De commissie2 bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en twee onafhankelijke leden. Er zijn meerdere leden en een plaatsvervangend voorzitter benoemd, zodat een bezetting van drie personen is gegarandeerd. Om de werkzaamheden van de commissie gelijkmatig te verdelen, rouleert de bezetting van de commissieleden en de (plaatsvervangend) voorzitter. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De secretaris maakt geen deel uit van de commissie. De commissie is ingesteld om een transparante en objectieve heroverweging te kunnen doen. De commissie rekent het tot haar taak om: • een bijdrage te leveren aan een goede verhouding tussen burger en bestuur; • een luisterend oor te hebben voor de burger zodat de burger zich gehoord en begrepen voelt; • de kwaliteit van het handelen van het bestuursorgaan te bevorderen; • gebreken aan primaire besluiten te constateren zodat de besluitvorming in bezwaar kan worden hersteld.
1 Men kan het bestuursorgaan wel verzoeken om in te stemmen met een rechtstreeks beroep bij de bestuursrechter. Als het
bestuursorgaan hiermee instemt, kan men een beroepsprocedure starten. Op basis van de stukken oordeelt de rechter of hij hier ook mee instemt. Als hij dit doet, komt de bezwaarschriftenprocedure te vervallen. 2 Daar waar over commissie wordt gesproken in dit verslag, wordt de Algemene Kamer bedoeld.
3
1.2. Samenstelling van de commissie
Algemene Kamer Dhr. mr. J.L.E. Laudy – voorzitter Dhr. mr. L.M.A. Schrieder – plv. voorzitter Dhr. mr. R.T.B. Drummen – lid Dhr. mr. A.S.J.M. Jeurissen – lid Dhr. mr. drs. J.I.F. Kooijman – lid Mevr. mr. S. Philipsen – lid Dhr. mr. M.J.P. Stikkelman – lid Mevr. mr. E.J.S. Verjans – lid Secretariaat Mevr. mr. E.F.C. Bruns – secretaris Mevr. mr. H. Van Loo – secretaris vanaf februari 2021 Mevr. B.J.M. Vreuls– administratieve ondersteuning vanaf juli 2021 Bij besluit van 31 augustus 2021 zijn meerdere juridisch adviseurs en juridisch medewerkers sociale zaken aangewezen als plaatsvervangend secretaris van de commissie voor behandeling van bezwaarschriften. De secretarissen ondersteunen de commissie bij het opstellen van verslagen, adviezen en het jaarverslag. Het secretariaat zorgt daarnaast voor het samenstellen van de dossiers, het plannen van hoorzittingen en het registreren van gegevens over bezwaarschriften. 1.3. Werkwijze van de commissie
De bezwaarschriftenprocedure De bezwaarschriftenprocedure heeft tot doel het inhoudelijk heroverwegen van het primaire besluit en het herstellen van eventuele (juridische) gebreken van dat besluit. Het is daarmee een verplicht voorportaal voor toegang tot de bestuursrechter. Tevens heeft de bezwaarprocedure tot doel om zoveel mogelijk de gang naar de rechter te voorkomen (zeefwerking). Naar aanleiding van een ontvangen bezwaarschrift beoordeelt de commissie of het bestuursorgaan op grond van relevante wet- en regelgeving en beleidskaders tot het juiste besluit is gekomen. Hierbij volgt de commissie de procedure zoals vastgelegd in de Awb en de “Verordening behandeling bezwaarschriften gemeente Roermond 2018”. De bevindingen van de commissie worden neergelegd in een advies dat wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen waartegen de bezwaren zijn gericht. Het bestuursorgaan neemt vervolgens de beslissing op bezwaar. Na ontvangst van het bezwaarschrift toetst het secretariaat of het bezwaarschrift voldoet aan de vereisten van de Awb. Hierna wordt de ontvangst van het bezwaarschrift bevestigd aan bezwaarmaker en eventuele derde belanghebbende(n). Bij het cluster wordt vervolgens het dossier en een verweerschrift opgevraagd.
Het secretariaat zendt een uitnodiging en een kopie van het verweerschrift aan de bezwaarmaker, eventuele derde belanghebbende(n) en de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan (verweerder). Tot tien dagen voor de zitting kunnen partijen nadere stukken
4
indienen. Partijen krijgen bij de uitnodiging voor de hoorzitting ook een bijlage met informatie over de bezwaarprocedure. De hoorzittingen van de commissie zijn in principe openbaar, tenzij de commissie anders beslist. De commissie rekent het tot haar taak om tijdens een hoorzitting na te gaan of overleg tussen partijen mogelijk is om tot een gezamenlijke oplossing te komen. Soms leidt deze werkwijze tot een oplossing die voor alle betrokkenen aanvaardbaar is en uiteindelijk tot intrekking van het bezwaarschrift. Na het sluiten van de hoorzitting vergadert de commissie in beslotenheid verder en formuleert haar advies. De commissie vraagt soms nadere informatie op of laat aanvullend onderzoek verrichten. Partijen worden in deze gevallen, voordat de commissie advies uitbrengt, in de gelegenheid gesteld om te reageren op de eventuele nieuwe stukken. Het verslag en advies worden op papier gezet door de secretaris en ter goedkeuring aan de commissie voorgelegd. Nadat het verslag en advies zijn goedgekeurd, worden het advies en het verslag van de hoorzitting ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Nadat de commissie advies heeft uitgebracht, neemt het bevoegde bestuursorgaan een beslissing op het bezwaarschrift. Tezamen met de beslissing op het bezwaarschrift ontvangen partijen een kopie van het verslag en advies van de commissie.
Meestal wordt het commissieadvies gevolgd door het bestuursorgaan, maar het bestuursorgaan kan ook een afwijkend besluit nemen. Het afwijken van het advies van de commissie dient wel gemotiveerd te worden. Is een belanghebbende het niet eens met de beslissing op bezwaar, dan kan beroep worden ingesteld bij de rechtbank. Vergaderfrequentie De commissie vergadert in beginsel tweewekelijks op dinsdagavond om partijen te horen. Per vergadering worden in beginsel 3 zaken behandeld. Per zaak wordt afhankelijk van de complexiteit in beginsel tussen een half uur tot drie kwartier uitgetrokken. Bij een besluit waarbij meerdere belanghebbenden zijn betrokken, kan dit uiteraard langer zijn. In 2021 heeft de commissie 22 keer vergaderd. Dit aantal ligt iets lager dan de vergaderfrequentie in 2020, met dien verstande dat in 2020 een inhaalslag gemaakt diende te worden na de lockdown waarin tijdelijk geen hoorzittingen konden plaatsvinden. Bovendien hebben partijen in 2021 regelmatig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een hoorzitting digitaal bij te wonen.
5
2. Cijfers
Het secretariaat van de commissie registreert de ontvangst, de voortgang en de afhandeling van de bezwaarschriften. Op basis van deze gegevens wordt in dit hoofdstuk een beeld gegeven van de behandeling van de bezwaarschriften over het jaar 2021. In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoeveel bezwaarschriften er in 2021 zijn ontvangen (paragraaf 2.1) en op welke onderwerpen deze betrekking hebben gehad (paragraaf 2.2). Hierbij is ook een verdeling gemaakt naar cluster (paragraaf 2.3). 2.1 Aantal ingekomen bezwaarschriften
In het jaar 2021 zijn er in totaal 146 bezwaarschriften ontvangen. Zoals uit de onderstaande grafiek blijkt, is het aantal ontvangen bezwaarschriften ten opzichte van voorgaande jaren afgenomen.
Aantal Bezwaarschriften 250
200 195 174
150 151
146
136 100 68
50
0 2016
2017
2018
2019
2020
2021
Het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2020 was 195. In vergelijking met het aantal bezwaarschriften van 2021 is een daling zichtbaar ten opzichte van het voorgaande jaar, in tegenstelling tot eerdere jaren waarin een progressief stijgende lijn waarneembaar was. Opgemerkt dient te worden dat er, anders dan in 2018 en 2019, wederom niet veel bezwaarschriften zijn ingediend tegen een en hetzelfde besluit. De daling van het aantal bezwaarschriften kan niet eenduidig worden verklaard. Gelet op de stijging van de voorgaande jaren, kan er ook sprake zijn van een incidentele daling. De commissie merkt wel dat de genomen besluiten in de regel beter werden gemotiveerd. Volgens de commissie leidt het beter motiveren van besluiten tot meer begrip bij burgers en mogelijk dus ook tot minder bezwaarschriften. De commissie is verheugd dat deze aanbeveling door de clusters goed opgepakt is. De commissie benadrukt echter dat dit gegeven niet per se de reden hoeft te zijn voor de daling van het aantal ontvangen bezwaarschriften.
6
2.2 Ingekomen bezwaarschriften naar onderwerp Hieronder een overzicht van de ingekomen bezwaarschriften van 2021 naar onderwerp. Vakgebied
Onderwerp
Aantal 2021
Totaal 2021
Totaal 2020
Wabo
Omgevingsvergunning
54
63
105
Omgevingsvergunning weigering
9
Drank- en horecavergunning
-
7
6
Exploitatievergunning
7
Diverse APV vergunningen
-
2
-
Evenementenvergunning
2
HH Bouwen dwangsom
-
14
17
HH Invordering verbeurde dwangsom
-
HH Weigering handhaving
9
HH Milieu dwangsom
-
HH Horeca
-
HH Overige dwangsom
1
HH Bouwen bestuursdwang
-
HH Bestemmingsplan
-
HH Overige bestuursdwang
4
Wet bodembescherming
-
-
2
Maatwerkvoorschriften
-
Parkeerontheffing/vergunning
2
2
9
Gehandicaptenparkeerplaats
-
Wegsleepregeling
-
Nadeelcompensatie
Planschade
2
2
3
WOB
Wet openbaarheid van Bestuur
2
2
7
Wet hergebruik van overheidsinformatie
-
Marktvergunning
-
-
-
Jeugdwet
PGB
-
-
-
Subsidie
Subsidiebeschikking
4
4
8
50
503
38
Horeca APV Handhaving
Milieu Verkeer
Standplaatsen
Overige
3 6 Zaken zijn doorgezonden naar het bevoegde bestuursorgaan.
7
Grafisch kunnen de ingekomen bezwaarschriften als volgt worden weergegeven.
Bezwaren 2021 per vakgebied
Overige 34%
Wabovergunning 43%
Subsidie 3% WOB 1% Verkeer 1%
Nadeel compensatie Handhaving 1% 10%
APV Horeca 2% 5%
Uit bovenstaande figuren valt een aantal zaken op ten opzichte van de resultaten van 2020. 1. Er is een afname in het aantal bezwaarschriften tegen verleende omgevingsvergunningen. 2. Er is een stijging ten aanzien van de overige bezwaarschriften met een divers karakter, zoals zaken omtrent de Basisregistratie Personen en het Coronafonds. Daarnaast zijn er veel bezwaarschriften ontvangen die niet zijn gericht tegen een besluit in de zin van de Awb. In deze zaken is de commissie niet bevoegd om een advies uit te brengen over het ingediende bezwaar. Deze zaken worden intern beoordeeld en op een andere wijze dan via de formele bezwaarprocedure afgehandeld, bijvoorbeeld door via een telefonisch onderhoud tot een oplossing te komen met bezwaarmaker. 2.3 Ingekomen bezwaarschriften per cluster Het aantal bezwaarschriften verdeeld naar cluster kan als volgt worden weergegeven: 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bezwaarschriften per cluster
BOR
VTH
PO
OO
BVG
LV
BV
Puza
Overig
13
82
2
7
2
18
12
2
8
NB: de bezwaarschriften bedoeld onder ‘Overig’ hebben een divers karakter, zoals tegen een besluit gebaseerd op de Verordening Coronafonds.
8
3. Resultaten Dit hoofdstuk geeft inzicht in de afhandeling van de bezwaarschriften in 2021 en een korte terugblik op de ‘openstaande’ van 2020. Van de in 2021 ontvangen bezwaarschriften zijn er 32 ingetrokken door bezwaarmaker. Van de openstaande zaken van 2020 zijn er zes ingetrokken. Het intrekken van een bezwaarschrift kan meerdere redenen hebben. Zo kan de bezwaarmaker inzien dat het maken van bezwaar niet zal leiden tot wijziging van het betreffende besluit of kan er middels onderling overleg tot een compromis worden gekomen. Het intrekken van een bezwaarschrift kan op ieder moment tijdens de bezwaarprocedure plaatsvinden: voor, tijdens of zelfs nog ná de hoorzitting. Zo is er in 2021 ná het houden van een hoorzitting en nadat de commissie reeds advies had uitgebracht, alsnog een bezwaarschrift ingetrokken. In 2021 zijn regelmatig bezwaarschriften ontvangen waarbij een ander bestuursorgaan bevoegd is. Het doorzenden van onjuist geadresseerde bezwaarschriften vindt doorgaans plaats na intern overleg en na overleg met het bevoegde bestuursorgaan. In 2021 zijn in dit kader zes bezwaarschriften doorgezonden naar de BsGW. 3.1 Aantal adviezen in 2021 Afhandeling bezwaren ontvangen in 2020 In 2021 heeft de bezwarencommissie over 27 bezwaarschriften geadviseerd die reeds in 2020 waren ingekomen. Deze bezwaarschriften waren gericht tegen 27 separate besluiten.
Het bestuursorgaan heeft in alle zaken conform het advies van de commissie besloten. Er lopen nog 23 zaken waarbij de behandeling van meerdere bezwaarschriften is aangehouden vanwege het uitvoeren van nader onderzoek of vanwege minnelijke geschilbeslechting. Bovendien betreft dit meerdere bezwaren die zijn gericht tegen hetzelfde besluit. Afhandeling bezwaren ontvangen in 2021 Zoals eerder vermeld heeft de commissie in 2021 146 bezwaarschriften ontvangen. De commissie heeft over 54 bezwaarschriften advies uitgebracht.4 Ten tijde van het opstellen van het jaarverslag 20215 had de commissie nog 55 bezwaarschriften in behandeling. Er zit altijd enige overloop in de afhandeling van bezwaarschriften vanwege aan het eind van het jaar ontvangen bezwaarschriften waarover nog een advies moet worden uitgebracht.
3.2 Soorten adviezen De bezwarencommissie brengt een advies uit over het bezwaarschrift aan het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. In 2021 heeft de commissie in totaal 81 adviezen uitgebracht. Hiervan hadden 27 adviezen betrekking op een bezwaarschrift dat in 2020 werd ingediend. Daarnaast hadden 54 adviezen betrekking op bezwaarschriften die in 2021 zijn ingediend. In 9 zaken heeft de commissie reeds een advies uitgebracht, maar heeft het college op de peildatum nog geen beslissing op bezwaar
4 In 1 zaak is door de commissie advies uitgebracht waarna het bezwaarschrift is ingetrokken. 5 Peildatum van de verwerkte gegevens in dit verslag is 26 januari 2022.
9
genomen. De uitgebrachte adviezen zullen in de volgende paragrafen naar het resultaat worden toegelicht. 3.2.1. Niet ontvankelijk Het niet-ontvankelijk zijn van een bezwaarschrift betekent dat het bezwaarschrift niet inhoudelijk behandeld en beoordeeld wordt. Bij ontvangst van een bezwaarschrift is niet altijd meteen vast te stellen of een bezwaarschrift ontvankelijk is (bijvoorbeeld of bezwaarmaker een belanghebbende is ingevolge de Awb). Indien dit aan de orde is wordt dit kortgesloten met de voorzitter. Indien op voorhand duidelijk is dat er sprake is van kennelijk niet ontvankelijkheid beslist de voorzitter op grond van de verordening dat wordt afgezien van het horen van bezwaarmaker en de vertegenwoordiger van de gemeente. Vervolgens brengt de commissie advies uit dat het bezwaar niet-ontvankelijk is. Bij twijfel houdt de commissie toch een hoorzitting om zodoende te kunnen vaststellen of het bezwaarschrift inhoudelijk beoordeeld dient te worden of dat het niet-ontvankelijk is. In 2021 is bij 7 bezwaarschriften geadviseerd het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren. 3.2.2. Ongegrond en kennelijk ongegrond Het ongegrond zijn van een bezwaarschrift betekent dat de bezwarencommissie na beoordeling van de bezwaren tot de conclusie komt dat er geen (te herstellen) gebrek kleeft aan het bestreden besluit en zij adviseert het bestreden besluit te handhaven.
In 2021 is bij 59 bezwaarschriften geadviseerd de bezwaren ongegrond dan wel kennelijk ongegrond te verklaren. 3.2.3. Gegrond of gedeeltelijk gegrond Het gegrond zijn van een bezwaarschrift betekent dat de bezwarencommissie na beoordeling tot de conclusie komt dat er een gebrek kleeft aan het bestreden besluit. Het gedeeltelijk gegrond zijn van een bezwaarschrift betekent dat de bezwarencommissie tot de conclusie komt dat er deels een gebrek kleeft aan het bestreden besluit. In 2021 is bij 7 bezwaarschriften geadviseerd de bezwaren gegrond te verklaren. Redenen voor het gegrond dan wel gedeeltelijk gegrond adviseren zijn onder andere: ▪ Het op onjuiste gronden weigeren of verlenen van een vergunning; ▪ Het niet zorgvuldig voorbereiden en/of onvoldoende motiveren van een besluit; ▪ Het toepassen van foutieve wet- en regelgeving; ▪ Het onbevoegd nemen van een besluit; ▪ Het ontbreken van een deugdelijke grondslag en het ontbreken van een overgangsregeling, alsmede het schenden van het rechtszekerheids- en/of zorgvuldigheidsbeginsel. Het (gedeeltelijk) gegrond verklaren van een bezwaarschrift betekent niet per definitie dat het besluit moet worden herroepen. Vaak kan het gebrek hersteld worden bij de beslissing op bezwaar door het besluit beter te motiveren, bijvoorbeeld door middel van een aanvullend rapport zodat het besluit inhoudelijk in stand blijven.
10
In 2021 is bij 8 bezwaarschriften geadviseerd de bezwaren deels gegrond en deels ongegrond te verklaren. Samengevat zien voornoemde cijfers over de uitgebrachte adviezen in 2021 er als volgt uit in een tabel: Uitkomst adviezen
Ingekomen 2020
Ingekomen 2021
Totaal
Niet ontvankelijk (kennelijk) ongegrond Deels gegrond, deels ongegrond
2 18 5
5 41 3
7 59 8
Gegrond
2
5
7
Totaal
27
54
81
3.3 Besluiten bestuursorgaan 2021 Deze paragraaf geeft inzicht in de in 2021 door de desbetreffende bestuursorganen genomen beslissingen op bezwaar. Bezwaarschriften die zijn ingediend in 2020, maar waar vorig jaar ten tijde van het opstellen van het jaarverslag 2020 nog géén beslissing op bezwaar was genomen, zijn meegenomen in onderstaande tabel.
4
4
8 1
-
10
1
3
5
1
17
54 8
1 2
1 21
4 71
2
-
1
2
1 1
-
-
TOTAAL
1
Overige
Subsidies
Jeugdwet (PGB)
Standplaatsen
WOB
Nadeelcompensatie
1 30
Verkeer
23 5
Milieu
1
Handhaving
APV
Horeca
Wabovergunning Niet ontvankelijk Ongegrond Deels gegrond, deels ongegrond Gegrond TOTAAL
Tabel 3: stand van zaken afhandeling van bezwaarschriften door het bestuursorgaan per 26 januari 2022.
Het bestuursorgaan heeft in alle zaken het advies van de commissie overgenomen in het besluit op bezwaar. Hierin zijn ook besluiten opgenomen die voortkomen uit bezwaarschriften uit 2020 waarop pas in 2021 besloten is. Er zijn daarnaast 9 adviezen uitgebracht door de commissie waarop nog niet is besloten door het bevoegde bestuursorgaan.
11
3.4 Wettelijke termijnen Artikel 7:10 van de Awb bepaalt hoeveel tijd de behandeling van een ingediend bezwaar in beslag mag nemen. Wanneer een commissie van advies is ingeschakeld geldt een beslistermijn van twaalf weken. Er bestaan verschillende mogelijkheden om de beslistermijn te verlengen. In de eerste plaats kan de beslistermijn worden opgeschort. Dit gebeurt wanneer het bezwaarschrift niet compleet is en er moet worden gewacht totdat de bezwaarmaker dit verzuim heeft hersteld. Daarnaast kan de beslistermijn met zes weken worden verdaagd. Tot slot kan in overleg met bezwaarmaker worden afgesproken dat de beslissing wordt uitgesteld. Onderstaand schema geeft de tijdigheid van de genomen besluiten aan. Het gaat hierbij om het aantal bezwaarschriften dat binnen de afgesproken tijd is afgehandeld, eventueel nadat de beslistermijn is verlengd. Bezwaarschriften die zijn ingediend in 2020, maar waar vorig jaar ten tijde van het opstellen van het jaarverslag 2020 nog géén beslissing op bezwaar was genomen, zijn meegenomen in onderstaande tabel. Besluiten op bezwaar
Afgehandeld
Tijdig besluit
Niet tijdig besluit
Percentage tijdig BOB
71
19
52
27%
Tabel 4: besluiten op bezwaarschriften per 26 januari 2022.
De zorg voor een tijdige beslissing op een bezwaarschrift berust gedeeltelijk bij de commissie en gedeeltelijk bij het bestuursorgaan. Het secretariaat stuurt een bericht van ontvangst en zorgt ervoor dat het bezwaarschrift ter advisering aan de commissie wordt voorgelegd. Het is de taak van de commissie om na ontvangst van het bezwaarschrift met de achterliggende stukken ervoor te zorgen dat binnen een redelijke termijn advies wordt uitgebracht. Het is vervolgens de taak van de afdeling ervoor te zorgen dat het bezwaarschrift met het advies voor besluitvorming wordt voorgelegd aan het bestuursorgaan. Aan het overschrijden van de wettelijke beslistermijn van 18 weken liggen meerdere oorzaken ten grondslag: • De commissie adviseert in een aantal zaken dat er aanvullend advies dient te worden ingewonnen dan wel nader onderzoek dient te worden verricht door het bestuursorgaan alvorens de beslissing op bezwaar kan worden genomen. Hierdoor komt de beslistermijn onder druk te staan. • De personele bezetting bij het secretariaat van de commissie heeft wijzigingen doorgemaakt en is pas medio 2021 op volle sterkte gebracht. Zowel de personele bezetting van het secretariaat als die van de diverse clusters zijn van invloed geweest. • Tot slot speelt mee dat de meeste in 2021 ontvangen bezwaarschriften zijn gericht tegen separate besluiten.
Deze dienen individueel behandeld te worden, hetgeen voor een hogere werkdruk zorgt. In de voorgaande jaren werd vaker een collectief van bezwaarschriften ingediend dat is gericht tegen hetzelfde besluit, waardoor bezwaarschriften samengevoegd en efficiënter konden worden behandeld.
12
Naast de inhoudelijke kwaliteit van de bezwaarprocedure is ook een tijdige afdoening een kwaliteitsaspect. Gezien bovenstaande is de tijdige afhandeling van bezwaarschriften een aandachtspunt. Ingebrekestellingen Wanneer het bestuursorgaan niet tijdig beslist op een bezwaar kan bezwaarmaker het bestuursorgaan in gebreke stellen. Het bestuursorgaan heeft vervolgens twee weken de tijd om alsnog een besluit te nemen. Doet het bestuursorgaan dat niet dan is het een dwangsom verschuldigd. In 2021 is het bestuursorgaan 12 keer in gebreke gesteld, omdat er niet tijdig was beslist. Van deze 12 zijn er nog 5 in behandeling. Van de overige 7 zijn er 6 afgewezen en is er 1 toegekend waarbij een dwangsom is uitgekeerd. Het totaalbedrag aan uitgekeerde dwangsommen bedraagt € 1.442,-
13
4. Beroepszaken 4.1. Voorlopige voorziening
Wanneer een burger een spoedeisend belang heeft dat een besluit wordt uitgevoerd, of juist niet, kan hij bij de rechtbank een voorlopige voorziening aanvragen. Voorwaarde is wel dat er ook een bezwaarschrift of beroepschrift is ingediend. In 2021 werd er in negen bezwaarprocedures een voorlopige voorziening aangevraagd. Hiervan zijn er twee toegewezen en twee afgewezen, is er één niet ontvankelijk verklaard en zijn vier zaken ingetrokken. Ten tijde van de peildatum waren er geen zaken meer in behandeling. 4.2. Beroep en hoger beroep
Indien het bestuursorgaan een beslissing op bezwaar heeft genomen en de bezwaarmaker of een belanghebbende is het daarmee niet eens, dan kan er beroep worden ingesteld. Hoewel de commissie niet meer betrokken is bij deze procedure wordt in dit jaarverslag wel inzicht gegeven in de beroepsprocedures die zijn gevoerd na de bezwaarprocedure. De kwaliteit en de effectiviteit van de advisering door de commissie, en de besluitvorming van het bestuur naar aanleiding daarvan, kunnen daaruit worden afgeleid. In 2021 werd er in 23 bezwaarprocedures beroep ingesteld tegen het besluit op bezwaar. Van deze 23 beroepsprocedures zijn er nog 16 in behandeling. In vier beroepsprocedures is het beroep ingetrokken. In twee procedures is het beroep gegrond verklaard en in de overige procedure is het beroep ongegrond verklaard. In 2021 werd er in drie zaken hoger beroep ingesteld. Deze drie hoger beroepsprocedures zijn allen nog in behandeling ten tijde van de peildatum.
2021 Afgewezen/ongegrond Toegewezen/gegrond Ingetrokken Niet-ontvankelijk In behandeling Totaal
Voorlopige Voorziening 2 2 4 1 9
Beroep 1 2 4 16 23
Hoger Beroep 3 3
Totaal
%
3 4 8 1 19 35
9 11 23 3 54 100
14
5. Conclusies en aanbevelingen Vanuit haar positie heeft de commissie zicht op mogelijke knelpunten bij (de uitvoering en toepassing van) regelgeving en beleid en de organisatie van de bezwaarbehandeling. Naast haar kerntaak – het formuleren van adviezen naar aanleiding van bezwaren – heeft de commissie daarom de mogelijkheid om opvallende zaken onder de aandacht te brengen en aanbevelingen te doen. Hieronder volgen de cijfermatige bevindingen van het jaar 2021. Daarna volgen de aanbevelingen met de evaluatie over 2021, gevolgd door de aanbevelingen voor het jaar 2022. 5.1 Cijfermatige bevindingen De commissie constateert op het gebied van de cijfermatige bevindingen over 2021 dat: •
•
• •
in vergelijking met 2020 in 2021 het totaal aantal ontvangen bezwaarschriften is afgenomen van 195 naar 146. In tegenstelling tot voorgaande jaren heeft de progressieve stijging niet doorgezet. Het betreft veel separate besluiten waartegen de bezwaarschriften zijn gericht, aangezien weinig bezwaarschriften zijn gericht tegen hetzelfde besluit. In voorgaande jaren betrof het vaker een collectief van bezwaarschriften die zijn gericht tegen hetzelfde besluit. het aantal afgehandelde bezwaarschriften in 2021 lager is dan in 2020: 71 in 2021 tegenover 142 in 2020. De commissie merkt hierbij op dat over de in 2020 afgehandelde bezwaarschriften 38 bezwaarschriften over één en hetzelfde besluit gaan. Voorts is in 2021 in 9 zaken reeds een advies uitgebracht, maar nog geen beslissing op bezwaar genomen. van de 71 genomen beslissingen op bezwaar in 59 gevallen het oorspronkelijke besluit in stand is gebleven (83%) en in 12 gevallen (deels) herroepen (17%. van de 71 genomen beslissingen op bezwaar in 19 gevallen tijdig is beslist (27%).
Tot slot constateert de commissie dat het aantal door de commissie ontvangen bezwaarschriften dat niet is gericht tegen een besluit in de zin van de Awb is toegenomen. In deze zaken is de commissie niet bevoegd om een advies uit te brengen over het ingediende bezwaar. Deze zaken worden buiten de formele bezwaarprocedure afgehandeld. Dit zorgt voor een toenemende werkdruk van het secretariaat, doordat het positioneren van een dergelijk binnengekomen bezwaarschrift vaak meer omvat dan het enkel doorzenden naar het juiste cluster.
5.2 Evaluatie 2021 en aanbevelingen 2022 De commissie hecht er waarde aan om niet ieder verslagjaar te ‘zoeken’ naar nieuwe aanbevelingen, maar een focus aan te brengen op die aanbevelingen die ertoe doen. Dit betekent dat sommige aanbevelingen uit het voorgaande jaarverslag voor zover deze ook nu nog relevant zijn hierbij worden herhaald. Aanbevelingen voor 2021 •
De commissie adviseert uw college nadrukkelijk de verbetermogelijkheden voor de tijdigheid van beslissen op bezwaar overeenkomstig de wettelijke afhandelingstermijnen te onderzoeken;
15
• •
• •
De commissie verzoekt uw college de focus te blijven houden op de kwaliteitsverbetering van de primaire besluitvorming en heldere communicatie over de besluitvorming; De commissie adviseert uw college het implementeren van het antwoordkaart-systeem door te voeren. Dit houdt in dat bezwaarmakers door middel van het terugzenden van een antwoordkaart moeten laten weten dat zij gehoord willen worden, waarna er alsdan een hoorzitting wordt ingepland; De commissie adviseert uw college om het gebruik van ‘duidelijke taal’ door te voeren in de correspondentie (bijv. uitnodigingen) naar bezwaarmaker en belanghebbende(n); De commissie adviseert uw college om de mogelijkheden van informele afhandeling van bezwaarschriften te onderzoeken.
Evaluatie 2021 en aanbevelingen voor 2022 De commissie constateert dat uit de cijfers blijkt dat zij in het grootste gedeelte van de bezwaarschriften adviseerde de bezwaren (kennelijk) ongegrond te verklaren. Voor de commissie staat daarmee vast dat de kwaliteit van de besluitvorming voldoende tot goed is. Uiteraard dient het bestuursorgaan hier altijd oog voor te hebben. In de lerende organisatie is de doorontwikkeling van medewerkers een thema dat onder de aandacht is en ook in 2022 zal blijven. Ten opzichte van 2020 is er in 2021 een kleine verbeterslag gemaakt wat betreft tijdigheid. De commissie constateert dat tijdig afhandelen binnen de wettelijke termijn nog steeds een punt van aandacht blijft. Naast het feit dat de personele bezetting bij het secretariaat van de commissie medio 2021 op orde is gebracht, is de continuïteit binnen het secretariaat gewaarborgd doordat met het besluit van 31 augustus 2021 meerdere plaatsvervangend secretarissen zijn aangewezen als plaatsvervangend secretaris. De commissie constateert dat er onderzoek is gedaan naar het invoeren van een antwoordkaartsysteem om de bezettingsgraad van de hoorzittingen efficiënter te maken. In de afgelopen periode zijn partijen zelden zonder bericht van afmelding niet verschenen bij een hoorzitting.
Het invoeren van een antwoordkaart heeft daarom naar mening van de commissie geen meerwaarde in de huidige werkwijze. Gelet op het feit dat er meerdere belanghebbenden kunnen zijn zal een antwoordkaartsysteem niet altijd tot een meer efficiënte werkwijze leiden. Onderzocht wordt of dit mogelijk anders zou kunnen zijn met de informele aanpak. Tenslotte en niet in de laatste plaats merkt de commissie op dat er in 2021 een extern onderzoek heeft plaatsgevonden door BMC naar de behandeling van bezwaarschriften binnen de gehele organisatie naar aanleiding van het rapport van de Rekenkamercommissie van januari 2020. Hierbij is onderzocht hoe de gemeente Roermond stappen kan zetten om te komen tot een efficiënte en effectieve organisatie en behandeling van bezwaren. Daarbij is de informele aanpak het uitgangspunt. In 2022 zal de informele aanpak van bezwaarschriften geïmplementeerd worden, hetgeen de nodige inspanningen zal vragen van de betrokken clusters, maar ook voor de bezwarencommissie.
16