Bijlage 3 - Raadsbesluit Gemeente Asten toetreding ICT-NML (digitaal ter inzage)

/

Gemeente

r.

Vi’s ten

RAADSBESLUIT Dagtekening:

Agendanummer:

8 december 2020

20.12.08

Onderwerp:

Toetreding Gemeenschappelijke regeling ICT NML

De raad van de gemeente Asten;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 27 oktober 2020 met zaaknummer 2020063957;

gehoord het advies van de commissie Algemene zaken en Control van 25 november 2020;

besluit:

toestemming te verlenen aan het college van B&W om als gemeente Asten toe te treden als deelnemer tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 8 december 2020.

De raad voornoemd,

^riffjjbr, r.

voorzitter, mr. H.G. Vos

.B.W. van Erp-Sonnemans

i

Nieuwe toetreders aan de GR ICT NML betalen een zogeheten toetreding fee ter hoogte van € 2,per inwoner. Voor de gemeente Asten betekent dat een bedrag van € 33.468,- (€2,00 * 16.734 inwoners) wordt gerekend. Dit bedrag is al opgenomen in de berekening van de eenmalige kosten. In voorbereiding op deze besluitvorming is al een berekening gemaakt van de te verwachten kosten voor de aansluiting (eenmalig) en de exploitatiekosten (jaarlijks). Beide berekeningen vallen binnen de gestelde kaders van het budget dat is goedgekeurd door de Gemeenteraad.

Bijlage(n)/ter inzage (inch Document-nr) 1. 2020054139 Gemeenschappelijke Regeling ICT NML

m.sanderstgiasten.nl

■^/4

/

Gemeente

Kisten

RAADSVOORSTEL BIJ ZAAKNUMMER: 2020063957

Onderwerp: Toetreding Gemeenschappelijke regeling ICT NML

Bijlage(n):

-2-

Vergadering van:

08 december 2020

Agendanummer:

20.12.08

p.h.:

HV

de raad van de gemeente Asten

Samenvatting De gemeenten Asten en Someren hebben besloten de samenwerking op het gebied van Informatisering en Automatisering (hierna: I&A) te beëindigen. Deze ontvlechting, inclusief het inrichten van een nieuwe ICT-omgeving en de daarvoor benodigde organisatie, is beschreven in het Projectplan beëindiging I&A-samenwerking Asten - Someren. Het College van B&W heeft u reeds geïnformeerd over de gekozen strategische richting ten aanzien van het uitbesteden van de I&A dienstverlening. In deze informatie hebben wij toegelicht dat kiezen voor een samenwerking met andere gemeenten, in de vorm van Gemeenschappelijke Regeling (GR) het meest aansluit bij de wensen en de volwassenheid van de gemeente Asten.

Op basis van het uitgevoerde marktonderzoek is gebleken dat er in de regio twee mogelijke samenwerkingsverbanden zijn voor de gemeente Asten. Deze opties zijn met elkaar vergeleken en ook zijn gesprekken gevoerd tussen de stuurgroep en de vertegenwoordiging van deze partijen. Het MT en het College hebben op 20 augustus 2020 de opdracht gegeven aan het projectteam om de procedure op te starten tot aansluiten bij de GR ICT NML. Beslispunten 1. Toestemming te verlenen aan het college van B&W om als gemeente Asten toe te treden als deelnemer tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML.

Inleiding De ICT van de (lokale) overheid wordt door ontwikkelingen als de decentralisaties, digitale overheid, veiligheid en de verplichtingen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) steeds complexer. Dit vraagt om het blijven ontwikkelen en innoveren van de dienstverlening, informatievoorziening en bedrijfsvoering. Ook worden steeds hogere eisen gesteld aan de beschikbaarheid van informatiesystemen en gegevensbronnen zowel intern als voorde medewerkers die buiten het gemeentehuis werken. Een betrouwbare en vooral veilige dienstverlening kan alleen worden gegarandeerd als de informatisering, informatiebeveiliging en automatisering goed op elkaar afgestemd zijn.

Een andere belangrijke conclusie uit eerdere onderzoeken is dat het beheer van dergelijke voorzieningen tot aanzienlijke investeringen in personeel leiden vanwege toegenomen complexiteit en eisen aan beveiliging, beschikbaarheid en continuïteit.

2020063994*

Op basis van de gegeven adviezen is toen besloten om: de techniek onder te brengen bij een externe partij (outsourcing), gebruikersapplicaties zoveel mogelijk onder te brengen in de cloud (SAAS-applicaties), een kleine maar sterke regie- en functionele beheersfunctie in eigen huis te behouden, het gegevensbeheer te versterken om te voldoen aan de wettelijke vereisten van o.a. de basisregistraties en om te gebruiken voor data gedreven werken. Dit heeft geleid tot de projectopdracht zoals vastgelegd in het Projectplan beëindiging I&Asamenwerking Asten - Someren. Wat willen we bereiken Het eerdergenoemde advies is nu als blauwdruk gebruikt voor de zelfstandig in te richten I&Avoorzieningen. In het project is een onderzoek uitgevoerd naar de verschillende mogelijkheden om de I&A-voorzieningen onder te brengen en te organiseren. Eindconclusie van het onderzoek is dat de visie van ICT NML het meest in lijn ligt met de visie van gemeente Asten.

ICT NML is een organisatie die zich richt op en specialiseert in het leveren van automatiseringsdiensten voor gemeenten. Op dit moment levert ICT NML deze diensten aan de gemeenten Roermond, Venlo, Weert en Nederweert. Het uitgangspunt is hierbij dat ICT NML gestandaardiseerde diensten levert op het gebied van netwerk- en serverinfrastructuur. Op deze standaarden zijn maatregelen en processen van toepassing voor de juiste beveiliging, modernisering en het beheer van de omgeving. De verdere invulling van het applicatie- en informatielandschap is aan de individuele deelnemers, waarbij het mogelijk is om een bestaande dienst van ICT NML af te nemen. Juist deze combinatie van standaardisatie en individuele invulling en de mate van volwassenheid van ICT NML maakt dat deze GR de voorkeur geniet boven de andere gesproken partijen.

Op 20 augustus 2020 heeft het College middels een formele brief aan het bestuur van ICT NML aangegeven aan te willen sluiten bij de Gemeenschappelijke Regeling. In de bestuursvergadering van 3 september jl. heeft het bestuur van ICT NML hierop positief besloten en aangegeven open te staan voor toetreding van de gemeente Asten en de hiervoor noodzakelijke vervolgstappen te starten.

Wat gaan we daarvoor doen Dit voorgenomen besluit betekent dat een formeel traject wordt opgestart voor de daadwerkelijke toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling. De Gemeenschappelijke Regeling ICT NML is een bedrijfsvoeringsorganisatie met ongeleed bestuur, wat inhoudt dat uitsluitend het College van B&W formeel deelneemt.

Als eerste dient de gemeente Asten, met toestemming van de Gemeenteraad, de toetreding tot de GR te formaliseren, daarna moeten de zittende deelnemers de toetreding bevestigen. Dit voorstel dient als officieel verzoek tot toestemming voor de voorgenomen toetreding. Wat mag het kosten Voor de ontvlechting en het inrichten van een nieuwe ICT-omgeving met de daarvoor benodigde organisatie zijn projectkosten berekend. Deze kosten (a €341.700) zijn eerder voorgelegd aan en akkoord bevonden door de Commissie AZ&C en de Gemeenteraad. De aansluiting bij de GR, inclusief de technische migratie van de huidige I&A-omgeving worden bekostigd vanuit dit budget.

7M