Bijlage 2a - Ongevraagd Advies BOR 20250619

NUD

Aan : WOR-bestuurder Van : BOR RUD Limburg Noord

Umbury Noord

Datum :L9juni2O25 Betreft : ongevraagd advies van de BOR

i.a.a. : Algemeen Bestuur, Dagelijks Bestuur RUD

Geachte WOR-bestuurder, De BOR heeft het concept Bedrijfsplan op hoofdlijnen van 27 mei2O25 om te komen tot een robuuste omgevingsdienst Noord- en Midden Limburg (ODNML) in goede orde ontvangen. Met deze

brief ontvangt u de adviezen van de BOR over dit bedrijfsplan. Hierbij houdt de BOR de hoofdstukindeling van het bedrijfsplan aan en zal ingaan op de volgende punten:

1. lnleiding. 2. Ambitie. 3. Takenpakket

4. HRM. 5. Bedrijfsvoering. 6. Financiën. 7. Juridisch. 8. Vervolgstappen.

Per onderwerp geeft de BOR eerst een korte samenvatting van het bedrijfsplan, waarna de BOR

telkens zijn adviezen zal geven.

1-. lnleiding

ln het bedrijfsplan schetst u de richtingsfase die als basis dient voor de volgende fase, de

inrichtingsfase, waarna de verrichtingsfase begint per 1 april 2026. U start met het formuleren van de missie en visie van de nieuwe ODNML: "De ODNML is een dienstverlenende organisatie dichtbij. We werken met passie en'vak-mens-schap'aan een gezonde, duurzame en veilige leefomgeving. Daarbij zijn verbinding, verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen belangrijke kernwaarden voor ons eigen handelen én voor de mensen voor wíe we het doen. We ontwikkelen onszelf continu, met

elkaar en met onze buitenwereld. Wij zijn er voor onze omgeving en dragen in verbinding met

inwoners en ondernemers bij een gezonde, duurzame en veilige leefomgeving. Dat is wat wij noemen: samen werken dichtbij".

Advies BOR over de inleiding De BOR kan zich vinden in deze visie en missie; de BOR adviseert (1) dan ook deze concreet en

zichtbaar terug te laten komen in de inrichtings- en verrichtingsfase.

2. Ambitie De huidige uitvoering van de milieutaken wil de ODNML brengen naar een verantwoord

uitvoeringsnivea u. Meer concreet:

o De ODNML gaat voor resultaatsturing. Het jaarlijkse uitvoeringsprogramma wordt vertaald naar team- en individuele werkplannen en de ODNML gaat individuele werk- en ontwikkelplan gesprekken organiseren.

r Medewerkers komen uitsluitend in dienst van de ODNML. . U gaat een monitor ontwikkelen zodat we elk kwartaal bestuurlijk kunnen rapporteren over de voortgang van de jaarplanning en de inzet van middelen.

r Voor alle deskundigheidsgebieden gaat u gekwalificeerde medewerkers inzetten, werven en ontwikkelen.

o Er komt een kwaliteitssysteem zodat de ODNML continu de dienstverlening kan verbeteren. o De begroting van de ODNML kent een balans tussen doelen, planning en middelen. o De ODNML zet in op goed hedendaags werkgeverschap. Medewerkers krijgen bij de ODNML vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Het aantal managementlagen is beperkt.

r De ODNML staan voor een grote ontwikkelopgave. ln de begroting is een opleidings- en ontwikkelbudget opgenomen voor medewerkers.

o ln het uitvoeringsprogramma van de ODNML worden gezamenlijke milieuthema's benoemd. Bij de ODNML worden de milieudeskundigen vanuit een gezamenlijke planning ingezet.

r Het versterken van de bestuurlijke verbinding en het organiseren van ambtelijke en bestuurlijke nabijheid bij de deelnemers is opgenomen in de missie van de ODNML.

Advies BOR over de ambitie De BOR constateert dat het de ambitie is om één ODNML op te richten waarbij alle medewerkers in

dienst komen van de ODMNL. De BOR ziet de voordelen in van één ODNML en kan zich vinden in

deze ambitie. De BOR adviseert (2) dan ook om toe te werken naar één ODNML waarbij alle

medewerkers in dienst komen van de ODNML.

Tegelijkertijd constateert de BOR dat alternatieven scenario's niet worden genoemd. Om de

uiteindelijke politiek-bestuurlijke besluitvorming binnen de gemeenten en de provincie te versnellen, adviseert de BOR (3) om ook alternatieve scenario's met voor- en nadelen kort uit te werken, inclusief de bijbehorende kosten.

Ten aanzien van de ambitie constateert de BOR verder dat deze nog algemeen omschreven is. Daarom adviseert de BOR (4) om deze ambitie concreet te maken in de volgende fases en hierbij de

volgende adviezen in acht te nemen:

r Ten aanzien van het vertalen van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma in team- en individuele werkplannen adviseert de BOR (5) om dit voorafgaand aan de het begin van elk nieuw kalenderjaar gereed te hebben, wat betekent dat het uitvoeringsprogramma (gekoppeld aan de begrotingen) in de maand mei voorafgaand aan het nieuwe kalanderjaar gereed moet zijn.

r Ten aanzien van het organiseren van de individuele werk- en ontwikkelplangesprekken met medewerkers adviseert de BOR (6) om deze gesprekken direct vanaf de start in te plannen en om deze gesprekken minimaal twee keer per jaar met elke medewerker te houden.

o De BOR adviseert (7) om medewerkers uitsluitend in dienst te hebben van de ODNML. r De BOR adviseert (8) om de genoemde monitor voor 1 april2026 gereed te hebben. o Aanvullend adviseert de BOR (9) om bij afwijkingen op de planning niet alleen de bestuurlijke afspraken leidend te laten zijn, maar ook de werkbalans van medewerkers.

r De BOR adviseert (L0) om vóór eind 2025 te starten met het werven van gekwalificeerde medewerkers. Zie ook advies 15 en 16.

o De BOR adviseert (LL) om vóór 1 april 2026 het genoemde kwaliteitssysteem gereed te hebben. o Ten aanzien van de begroting adviseert de BOR (12) om bij het opstellen van de jaarlijkse

begroting rekening te houden met de beschikbare capaciteit aan medewerkers en om in de begroting een ruim voldoende opleidings- en ontwikkelbudget op te nemen.

r De BOR adviseert (L3) om het werkgeverschap van de ODNML uit te werken in een modern HRbeleid en hierbij de medezeggenschap te betrekken.

o De BOR adviseert (14) om het uitvoeringsprogramma van de ODNML zodanig vast te stellen dat hierin de gezamenlijk en eenheid van de ODMNL als zelfstandige organisatie terugkomt.

3. Takenpakket U geeft aan dat met alleen het inbrengen van basistaken de ODNML onvoldoende robuust blijft (69

i.p.v. minimaal L\4 FTE). Daarnaast lukt het momenteel al vrijwel alle organisaties niet om de resterende wettelijke milieutaken zelfstandig kwalitatief robuust te organiseren, zodat voldaan

wordt aan de kwaliteitscriteria. Daarom wilt u dat de ODNML het uniform regionale milieutakenpakket en de onlosmakelijk daaraan gerelateerde wettelijke milieutaken gaat verrichten

Advies BOR over het takenpakket De BOR is het er volledig mee eens dat de ODNML alleen dan robuust kan worden als de ODNML het

uniform regionale milieutakenpakket en de onlosmakelijk daaraan gerelateerde wettelijke milieutaken gaat uitvoeren. De BOR adviseert (15) dan ook zoals voorgenomen om het totale uniforme milÍeutakenpakket door de ODNML te laten verrichten.

Tegelijkertijd constateert de BOR dat niet voor elke gemeente éénduidig is wat hieronder wordt verstaan. Bijvoorbeeld: bodemonderzoek is niet altijd een milieutaak. Soms wordt bodemonderzoek uitgevoerd bij de ontwikkeling van projecten in het kader van arbeidshygiëne. Daarom adviseert de BOR (16) om een éénduidige definitie dan wel overzicht van taken op te stellen waaruit blijk welke taken behoren tot het uniforme milieutakenpakket die overgaan naar de ODNML. Dit maakt het voor de gemeenten niet alleen helder maar is tevens de basis om te bepalen welke formatie vanuit de gemeenten mee over gaat naar de ODNML en welke vacatures er zullen ontstaan bij de ODNML.

4. HRM De werkgroep HRM heeft de conclusie getrokken dat bij de ontwikkelopgave van de ODNML een

hiërarchisch model minder goed past. Het aantal managementlagen wordt beperkt. Er wordt

gelijktijdig ingezet op meer resultaatsturing. Er wordt vanuit een samenspel van rollen gestuurd op organisatie-, team- en individuele doelen. Er wordt meer vríjheid, vertrouwen en vera ntwoordelijkheid aa n de toe komstige medewerkers gegeven.

Het HRM stappenplan beschrijft het intensief besluitvormingstraject voor de inrichten fase. Nadat het bedrijfsplan is vastgesteld wordt in nauwe samenwerking met de medezeggenschap en de

vakbonden gewerkt aan het functieboek, het sociaal statuut en het uiteindelijk het plaatsingsproces. Advies BORover HRM De BOR kan zich vinden in de geformuleerde HRM-ambities. De BOR adviseert (17) dan ook om

zowel in het ontwerp van de organisatiestructuur, als in het management- en sturingsconcept van de ODNML, als in het te ontwikkelen HR-beleid de ambitie concreet uit te werken en bij de uitwerking de medezeggenschap actief te betrekken.

5. Bedrijfsvoering Door de werkgroep bedrijfsvoeringondersteuning wordt voorgesteld om voor de circa 150 medewerkers vanuit twee dislocaties en één hoofdlocatie te gaan werken. Hierbij denkt u aan een

hoofdlocatie centraal in de regio en aan twee dislocaties die ervoor zorgen dat er altijd een werkplek nabij is in de regio. Hierbij is het ontwikkelen van één gezamenlijke |CT-omgeving een belangrijke basisvoorwaarde.

Advies BOR over de bedrijfsvoering De BOR kan zich vinden in één hoofdlocatie en twee dislocaties. Tegelijkertijd constateert de BOR

dat er nog veel moet gebeuren voordat deze locaties in gebruik zijn. De BOR adviseert (18) dan ook om direct na de formele besluitvorming door het AB over het bedrijfsplan te starten met het zoeken en gebruiksklaar maken van de locaties, waaronder het gereed hebben van één gezamenlijke ICT-

omgeving en om afspraken te maken met deelnemende organisaties over het verzorgen van de sa la risad m inistratie en i nformatiseri

ngsta ken voor de O DN M L.

6. Financiën Bij het opstellen van de meerjarenbegroting heeft u een aantal uitgangspunten gehanteerd. Gemakshalve verwijst de BOR naar het bedrijfsplan. De begroting laat zien dat vanaf 2030 jaarlijks

circa22,8 miljoen euro begroot is. De bedrijfsvoeringondersteuning van de ODNML gaat u nagenoeg vanaf nul opbouwen. U wilt vanaf de start op 1 april 2026 met 80% van de benodigde begroting beginnen.

Verder wilt u een kostenverdeelsleutel hanteren die beter aansluit bij de werkelijke inzet voor elke deelnemer, waarbij de begrotingsbijdrage (voorcalculatie) de eindafrekening (nacalculatie) is. Dit heeft een gunstig effect op de administratieve lasten bij zowelde ODNML als bij de deelnemende gemeenten. Advies BOR over de financiën

De BOR kan zich vinden in het vanaf nul opbouwen van de bedríjfsondersteuning. Omdat er nog veel

dient te gebeuren en de tijd tot 1 april 2026 kort is, adviseert

BOR (19) om direct na

besluitvorming door het AB over het bedrijfsplan te starten met het organiseren van de bed rijfsvoering-ondersteu ning.

Verder adviseert de BOR (20) om de voorgenomen kostenverdeelsleutel en de voorgenomen calculatie te gaan hanteren. Tot slot constateert de BOR dat er een budget is vastgesteld voor de transitie naar en de inrichting van de ODNML. De BOR kan niet beoordelen of dit budget voldoende is. Omdat de start van de ODNML zeer bepalend is voor het uiteindelijke succes van de ODNML adviseert de BOR (21) om,

indien nodig, aanvullend budget te reserveren voor de transitie naar de ODNML en de inrichting van de nieuwe organisatie.

7. Juridisch Voor de uitwerking van een nieuwe mandaatregeling wilt u aansluiten bij het landelijk IBP-WH voorkeursmodel. Voor de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling wilt u komen tot een nieuwe verdeling van de stemverhoudingen.

Advies BOR over jurldlsche zaken De BOR vindt het voor de hand liggen om aan te sluiten bij de landelijke mandaatregeling en

adviseert (22) dan ook om deze regeling te hanteren. Ook kan de BOR zich vinden in een nieuwe verdeling van de stemverhouding en adviseert (23) dan ook om dc voorgcnomcn vcrdcling van stemverhoudingen te gaan hanteren.

8. Vervolgproces Op dit moment wordt nog door de werkgroep HRM het gedetailleerd HRM stappenplan uitgewerkt.

De BOR adviseert (24) om de BOR te betrekken bij de totstandkoming van dit stappenplan, in die zin

dat de BOR nog gelegenheid krijgt om vóór de vaststelling van dit stappenplan de BOR te laten reageren op het concept plan.

Vooruitlopend hierop adviseert de BOR (25) om de gesprekken met de bonden / BLO snel te starten zodat er snel duidelijkheid kan komen over een sociaal plan dan wel herplaatsingsplan voor medewerkers en om het plan ook van toepassing laten zijn voor de medewerkers die nu al in dienst ziin van RUD LN. Dit zal duidelijkheid en rust geven voor de betrokken medewerkers.

Aanvullend op de gewenste duidelijkheid voor medewerkers adviseert de BOR (26) om het bedrijfsplan niet alleen als link in een nieuwsbrief aan medewerkers kenbaar te maken, maar om het plan als pdf naar de medewerkers te versturen.

Verder adviseert de BOR (27) om in het stappenplan ook de verkiezingen van een nieuwe OR voor de ODNML mee te nemen en hierbij de BOR te betrekken.

Er zullen in de komende periode nog veel besluiten genomen worden ten aanzien van de vorming

van de ODNML alsmede de consequenties hiervan op de achterblijvende organisaties. Daarbij zullen

ook besluiten zijn die advies- of instemmingsplichtig zijn volgens de WOR. Om tot zorgvuldige afwegingen te komen die ons enerzijds in staat stelt om de zorgvuldÍgheid in acht te houden en anderzijds in lijn zijn met het strakke tijdspad adviseert de BOR (27) u om een planning op te stellen en actueelte houden met de advies- en instemmingsmomenten die voorzien zijn.

Tot slot

De BOR is ervan overtuigd dat bovenstaande adviezen, gericht op de verdere uitwerking van het

bedrijfsplan op hoofdlijnen, de kans op een succesvolle ontwikkeling naar een regionale en robuuste ODNML vergroten.

Heeft u naar aanleiding van bovenstaande adviezen nog vragen of behoefte aan een toelichting, dan horen wij dat graag tijdens het overleg van 19 juni aanstaande. Volgend op dit overleg zal de BOR dit

memo met ongevraagde adviezen aan het AB sturen ten behoeve van de vergadering van het AB op 26 juni2O25.

Met vriendelijke groet,

Namens de Bijzondere Ondernemingsraad RUD Limburg-Noord,

en mede namens de Ondernemingsraad van de gemeente Venlo,

Theo HuÍjbers,

Vi ncent Tabbers,

Voorzitter BOR

Voorzitter OR Venlo