Bijlage 2 - voortgang plan voor inrichting

Pagina 1 van 6

Voortgang plan voor inrichting Inleiding De inrichtingsfase van deze businesscase is voortgezet met de bestaande stuurgroep, kernteam en adviesteam. De kernteamleden bestaan uit vertegenwoordigers van het Sociaal domein, Ruimte/BOR en leiding van de huidige Westrom Groen bv. De keuze voor deze personen is gemaakt omdat juist zij in staat zijn om hier gezamenlijk onder begeleiding van een kwartiermaker een succes van te maken. Net zoals de richtingsfase wordt afgesloten met een plan voor inrichting wordt de inrichtingsfase afgesloten met een plan voor uitvoering inclusief de werving en selectie van de operationeel directeur. Bij het inrichten onderscheiden we drie aspecten: 1. 2. 3.

Structuur; Werkwijze; Cultuur.

Ad.1. De structuur van de vennootschap wordt lean (slank, wendbaar en doelgericht) ingericht met de focus op de kernactiviteiten. Voor de inrichting maken we onderscheid tussen de organisatie van het werk en de organisatie van de ontwikkeling van haar medewerkers. Van deze functies en rollen worden functieen rolomschrijvingen gemaakt ten behoeve van het werkplekleren. Ad.2. Bij werkwijze maken we onderscheid in de volgende processen: -

Operationeel → samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, dagelijkse en wekelijkse planning en uitvoering, bijhouden van de administratie en het signaleren van meerwerk Tactisch → samenwerking met de partners zoals BOR en Westrom, analyse van de cijfers en toetsen aan de jaarplannen op basis van operationeel control Strategisch → wat is de verwachte uitstroom en is er voldoende instroom te verwachten, management review op de belangrijkste thema’s en de effecten daarvan voor de toekomst

Ad.3. Bij cultuur gaat het om het gewenste gedrag. De kernwaarden van de organisatie worden door de leiding doorleefd en opgeschreven. De leiding is zich bewust van de kracht van haar voorbeeldgedrag. De uitkomst hiervan wordt gebruikt als input voor trainingsprogramma’s voor de teamontwikkeling en de persoonlijk ontwikkeling van de medewerkers. Bij de aanvang van de inrichtingsfase is een projectsheet opgesteld waarin de rolverdeling, doelen en voortgangsevaluatie zijn beschreven. Gedurende 2021 heeft er een regelmatige voortgangsevaluatie plaatsgevonden met de opdrachtgever, stuurgroep en kernteam. Tijdens aansluitende kwartaalbijeenkomsten zijn alle adviesteamleden geïnformeerd over de voortgang en stand van zaken.

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging

Pagina 2 van 6 Voortgang plan voor inrichting – revisie 19 juli 2021 Per onderwerp zijn werkgroepen samengesteld die samen invulling hebben gegeven aan het plan voor inrichting. Uit het totaaloverzicht kan met behulp van de kleurcode worden uitgelezen of de voortgang op schema ligt.

No.

Onderwerp

Plan

Start

Afgerond

01

Oprichting vennootschap

Akte, Governance, aandelenkapitaal

Nov-2020

Dec-2021

02

Regieorganisatie en partnership

DVO, overleg en overgang van werk afstemmen

Nov-2020

Okt-2021

03

Regieorganisatie en partnership

Opstellen begroting 2021 en investeringsplan Westrom groen

Nov-2020

Dec-2020

04

Materieel

Bepalen overname materieel en inventaris

Nov-2020

Jun-2021

05

Communicatie

Info-uitwisseling stakeholders Naamstelling vennootschap Profilering werk- en ontwikkelorganisatie

Nov-2020

Mrt-2022

06

Personeel en organisatie

HRM beleid gericht op werken en ontwikkeling

Nov – 2020

Mei-2021

07

Personeel en organisatie

In- door en uitstoom proces, werken ontwikkelorganisatie inrichten

08

Personeel en organisatie

Werving operationeel directeur

Mei-21

Jan-2022

09

Huisvesting

Acties conform vooronderzoek

Dec-20

Nov-2021

10

Ondersteunende diensten

-Behoeftebepaling administratie / financiën en IT (slank en doelgericht) Inkoopbeleid en voorwaarden opstellen in verlengde van inkoopbeleid van de gemeente Roermond Overeenkomsten afsluiten financiën en IT

Feb-21

Sep-2021

11

Personeel en organisatie

Afsluiten overeenkomsten

Jan-21

Jan-22

12

Personeel en organisatie

Borgen en organiseren VCA en BHV

Jan-21

Nov-21

Op schema

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging

Pagina 3 van 6

Voortgang en stand van zaken 01 – Oprichting vennootschap De gemeente treedt op als 100% aandeelhouder. De statuten van de vennootschap zijn dusdanig ingericht dat de gemeente via de bevoegdheden van de algemene vergadering van aandeelhouders op de vennootschap toezicht kan uitoefenen zoals op haar eigen diensten [criterium (i)]. Tevens is voldaan aan de andere genoemde criteria (ii) en (iii), zodat de gemeente gebruik kan maken van de mogelijkheid om opdrachten zonder aanbestedingsprocedure aan de vennootschap te verstrekken. Artikel 2.24a Aanbestedingswet 2012 heeft betrekking op de situatie waarin één aanbestedende dienst een gelieerde rechtspersoon controleert. Dit artikel bepaalt - kort gezegd - dat geen aanbestedingsplicht bestaat voor overheidsopdrachten die door een aanbestedende dienst aan een andere rechtspersoon worden gegund indien is voldaan aan de volgende (cumulatieve) criteria: (i)

de aanbestedende dienst over de betrokken rechtspersoon toezicht uitoefent zoals op zijn eigen diensten

(toezicht-criterium), (ii)

meer dan 80% van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon wordt uitgeoefend in de vorm van

taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende dienst (activiteiten-criterium), en (iii)

er – eventuele wettelijke uitzonderingen daargelaten – geen directe participatie van privékapitaal is in de

gecontroleerde rechtspersoon (privékapitaal-criterium).

De oprichting zal via een notariële akte van oprichting geschieden. Oprichting van de vennootschap is een bevoegdheid van het college. De raad wordt van tevoren in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Ter uitvoering van het collegebesluit volgt notarieel passeren van de akte en inschrijving in het handelsregister Kamer van Koophandel. Het door de gemeente vol te storten aandelenkapitaal zal op de derdengeldrekening van de notaris moeten worden gestort. Hiervoor wordt een nota van afrekening opgemaakt. De hoogte van het aandelenkapitaal is een beslissing van de gemeente. Algemene Vergadering van Aandeelhouders AVA wordt ingenomen door één portefeuillehouder, die gebaseerd op volmacht van burgemeester handelt nadat aan de hand van AVA agenda en aan de hand van ambtelijke annotatie sondering in het college heeft plaatsgevonden. De concept akte van oprichting is afgerond.

02 – Regie en Partnership – opdrachtgever en opdrachtnemer De gemeente Roermond ontwikkelt zich steeds meer naar een regie-organisatie, waarbij er een scheiding is tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. De rollen zijn in de nieuwe situatie als volgt te definiëren: - de opdrachtgever: team Beheer Openbare Ruimte (BOR), als eigenaar en beheerder van de openbare ruimte namens de Gemeente Roermond; - de opdrachtnemer: de vennootschap als uitvoerende eenheid voor de uitvoering van het onderhoud van de openbare ruimte. De reële kosten van de vennootschap met betrekking tot de drie percelen zijn geverifieerd en middels inschrijfstaten uitgewerkt. Het onderhoud van perceel 3 wordt met ingang van januari 2022 overgedragen aan de vennootschap. Begin september ’21 gaan we met vertegenwoordigers van de opdrachtgever en opdrachtnemer middels een workshop de nieuwe manier van samenwerken in het kader van Partnership bespreken en borgen.

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging

Pagina 4 van 6 03 – Regie en Partnership De begroting 2021 is vastgesteld en de prognose uit de businesscase is daarbij geactualiseerd. Deze actualisatie is in lijn met de prognose van de businesscase. Tevens is het investeringsplan behorende bij de activiteiten opgesteld en doorgerekend.

2021

Financiele prognose overheidsbv

2022

2023

2024

2025

Omzet Perceel 1 Omzet Perceel 2 Omzet Perceel 3 Omzet Begraafplaatsen Omzet Sportvelden Overig Subtotaal Omzet

€ € € € € € €

1.556.555 913.577 241.000 113.000 136.374 2.960.506

€ € € € € € €

1.519.358 1.136.200 1.130.914 245.820 115.825 251.783 4.399.900

€ € € € € € €

1.549.745 1.158.924 1.153.532 250.736 118.142 256.778 4.487.857

€ € € € € € €

1.580.740 1.182.102 1.176.603 255.751 120.504 261.897 4.577.598

€ € € € € € €

1.612.355 1.205.745 1.200.135 260.866 122.914 267.145 4.669.159

Kosten: Detacheringskosten Westrom Loonkosten Regulier Personeel Directe Kosten Indirecte Kosten Subtotaal Kosten

€ € € € €

-840.105 -885.183 -1.405.484 -192.438 -3.323.209

€ € € € €

-1.002.730 -1.457.518 -1.501.570 -213.706 -4.175.523

€ € € € €

-1.027.798 -1.494.241 -1.486.883 -219.048 -4.227.970

€ € € € €

-1.053.493 -1.531.882 -1.525.630 -224.524 -4.335.530

€ € € € €

-1.079.831 -1.570.464 -1.549.548 -230.137 -4.429.980

242.068 € 5,3%

239.179 5,1%

Operationeel Resultaat Operationeel Resultaat in % Omzet

€

-362.703 € -12,3%

224.377 € 5,1%

259.887 € 5,8%

04 – Materieel Voor de uitvoering van de werkzaamheden maakt de huidige organisatie Westrom Groen bv gebruik van diverse machines, gereedschappen en auto’s. Dit materieel kan worden overgenomen tegen balansboekwaarde (grootmaterieel) of economische waarde (klein-materieel). In verband met de beëindiging van de samenwerking (Prio Verve) is er de laatste jaren niet of nauwelijks geïnvesteerd in vervanging dan wel verbetering van het materieel. In de loop van 2021 is geïnvesteerd in de vervanging van een veegwagen en twee maaimachines. De vervanging van machinale handgereedschappen is in verband met ontvreemding eerder in gang gezet. Op dit moment worden accu-gedreven handgereedschappen uitgeprobeerd tijdens het werk. Het benodigde startkapitaal in relatie tot het noodzakelijk materieel is nader gespecificeerd, doorgerekend en sluit aan op het oorspronkelijke bedrag van € 500.000,- Dit bedrag wordt middels agio reserve door aandeelhouder beschikbaar gesteld.

05 – Communicatie In april van dit jaar hebben we de diverse ploegen van de huidige organisatie (Westrom Groen) gevraagd om suggesties aan te leveren voor de naamstelling van de vennootschap. Deze uitvraag heeft 16 namen opgeleverd en 10 creatieve logo tekeningen. De stuurgroep heeft hieruit een keuze gemaakt. De bekendmaking van de naam van vennootschap zal allereerst via de medewerkers teruggekoppeld worden voordat de publicatie hiervan extern wordt uitgedragen

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging

Pagina 5 van 6 06 – Personeel en organisatie Het werk van deze vennootschap is merendeel mensenwerk. De kern van het werk is handmatig en wordt uitgevoerd door medewerkers met zeer uiteenlopende achtergronden. De verhouding van medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt versus medewerkers met reguliere contracten was per juli 2020 84 % / 16%. De vennootschap heeft met ingang van 2022 verantwoordelijkheden op twee vlakken. ➢ het onderhouden van de openbare ruimte; ➢ het werk bieden aan mensen met afstand tot arbeid. In de nieuwe organisatie beogen we een bezetting waarbij ongeveer 70% van de medewerkers bestaat uit kwetsbaren (waaronder WSW, P-Wet) en 30% reguliere vakkrachten met affiniteit voor begeleiden en ontwikkelen van mensen. Deze mensenorganisatie vraagt een directe ondersteuning op het gebied van P&O en detacheringsbegeleiding. Deze ondersteuning van de kwetsbaren wordt in de huidige situatie geboden door de Westrom. Voor de P&O ondersteuning van de reguliere medewerkers en uitvoering van bedrijfs-administratieve taken is inmiddels een wervingsactie uitgezet. Daarnaast is de werving gestart voor de functie van Uitvoerder & Projectleider.

07 – Personeel en organisatie Om het natuurlijk verloop (uitstroom WSW) op te vangen zal deze vennootschap haar instroom verkrijgen via de Westrom (WSW en P-Wet) en via de gemeente Roermond (P-Wet). De uitstroom van de huidige werkorganisatie gebaseerd op natuurlijk verloop bedraagt ± 5 medewerkers per jaar. Met de werkgroep hebben we het totaalproces in kaart gebracht en specifiek de potentiële instroomgroepen benoemd. Vanuit de gemeente is één coördinator benoemd als aanspreekpunt voor de overheidsvennootschap. Tevens is contact gelegd met de diverse onderwijsinstellingen van Roermond in relatie tot stage, in- en doorstroommogelijkheden. Zoals benoemd in de businesscase is voldoen instroom cruciaal voor het succesvol invulling kunnen geven aan de arbeidsmarktdoelen en de uitvoering van het werk. Het aansporen en verleiden van voldoende kandidaat-medewerkers zal vanuit een gezamenlijke inspanning georganiseerd worden.

08 – Personeel en organisatie In het plan voor inrichting beginnen we de inrichting van de Werk- en Ontwikkel organisatie vanuit de werkvloer. Uitganspunt zijn sterke teams die samen met een ploegcoördinator invulling geven aan het werken en leren. Daarbij ook de directe meldingencommunicatie richting opdrachtgever verzorgen. Deze ploegen worden aangestuurd en ondersteund door de te werven Uitvoerder & Projectleider en HR Officer. In het 4e kwartaal zal via het plan voor uitvoering input gegeven worden in relatie tot de werving en selectie van de operationeel directeur.

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging

Pagina 6 van 6 09 – Huisvesting De huidige huisvesting (de Straat, Geuljanslaan en Keulsebaan) is decentraal en er is onvoldoende ruimte voor de stalling van machines. Daarnaast vermoeilijkt de decentrale aard de praktische aansturing van de medewerkers. Mijnheerkensweg blijkt na onderzoek geen alternatief. De zoekopdracht voor alternatieve huisvesting is breed uitgezet, echter is de beschikbaarheid van panden met buiten- en binnenruimte laag gebleken. Er wordt nu gekeken naar twee panden die onlangs in de markt zijn gezet. Op dit moment zijn dus nog geen concrete opties voorhanden, vandaar de oranje arcering in het plan voor inrichting omdat we op dit onderwerp achterlopen ten opzichte van de voorgenomen planning.

10 – Ondersteunende diensten Op dit moment wordt gebruik gemaakt van de Westrom systemen en administratieve support. Voor de ITinrichting hebben we de toekomstige behoefte gedefinieerd en contact gezocht met een branche specialist. Er zijn diverse gesprekken gevoerd met de leverancier welke geïntegreerde software levert voor de groenvoorziener. Inmiddels is de offerte lean uitgewerkt in relatie tot de modules projecten, HRM, Mobiel CRM, en boekhouding. We hebben ons voorgenomen om de inrichting van deze basismodules in kwartaal vier van dit jaar vorm te geven zodat we in januari ’22 klaar zijn voor de start. De salarisverwerking zullen we extern gaan organiseren en inkopen.

11 – Personeel en organisatie Alle huidige SW medewerkers behouden hun SW- status en de daarbij behorende arbeidsvoorwaarden. Zij gaan op basis van ‘mens volgt werk’ middels een groepsdetachering mee naar de nieuwe overheidsvennootschap en blijven zich inzetten voor de stad. Nieuwe (Participatiewet) medewerkers worden aangenomen via een marktconforme CAO, waardoor uitwisseling met of terugkeer naar de markt eenvoudiger is voor deze medewerkers. Er is een overzicht opgesteld van de diverse overeenkomsten die afgesloten dienen te worden in verband met de oprichting van de nieuwe vennootschap. De werkgroep is hier nauw bij betrokken.

12 – Personeel en organisatie Met het herinrichten van de werkorganisatie zal ook de organisatie en borging van veilig werken langs de weg en BHV meegenomen worden. Deze actie staat gepland vanaf het 4 e kwartaal van dit jaar.

Revisie 19 juli 2021 voortgang plan voor inrichting – overheidsvennootschap groen en reiniging