Bijlage 2 - bw voorstel 21-02-2021 inz beleidsregel evenementen & aanmeldingsformulier evenementenkalender (digitaal ter inzage)

VOORSTEL AAN HET COLLEGE VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp:

Beleidsregel Evenementen Gemeente Roermond 2021 en Aanmeldingsformulier Evenementenkalender Zaaknummer: 3153-2021 Datum: 2 februari 2021

Inleiding Op 25 augustus 2020 heeft uw college het Integraal Uitvoeringskader Evenementen (IUE) vastgesteld. Dit uitvoeringskader is een nadere uitwerking van de in 2016 door de Raad vastgesteld nota Evenementen in Roermond (beleidskader). In de Nota van 2016 is de visie beschreven hoe wij met evenementen in Roermond willen omgaan. In het IUE zijn uitgangspunten geregeld omtrent het organiseren van evenementen in Roermond. Het doel van het IUE is om ruimte te bieden aan bestaande en nieuwe evenementen, maar er tegelijkertijd voor te zorgen dat de evenementen een maatschappelijke waarde hebben en georganiseerd worden met respect voor de omgeving. Het IUE is nog niet gepubliceerd, aangezien de “Beleidsregel Evenementen gemeente Roermond 2021” en het aanmeldformulier voor de evenementenkalender nog uitgewerkt moesten worden. Daarnaast moest ook de APV van Roermond aangepast worden. Dit laatste is inmiddels gebeurd en de huidige APV sluit aan op het IUE. Na vaststelling van de “Beleidsregel Evenementen gemeente Roermond 2021”en het aanmeldformulier voor de evenementenkalender worden deze op de voorgeschreven wijze gepubliceerd middels het Gemeenteblad. Het IUE en bijbehorende bijlagen worden integraal met voornoemde beleidsregel gepubliceerd. .

Na publicatie is het “nieuwe” aanvraagproces geformaliseerd, dat wil zeggen dat aanvragen voor evenementen voor het jaar 2022 vanaf 15 juli 2021 moeten worden aangemeld voor plaatsing op de evenementenkalender. Beleidsregel Het vaststellen van een beleidsregel is een bevoegdheid dat aan uw college toekomt. Deze beleidsregel bevat namelijk geen algemeen verbindend voorschriften (kaders) wat anders een bevoegdheid van de gemeenteraad zou zijn. De kaders voor evenementen heeft de Raad namelijk in 2016 reeds vastgesteld. De voorliggende Beleidsregel Evenementen gemeente Roermond 2021 is nodig voor de formalisering van en in lijn met het eerder door U vastgestelde IUE. Uw college heeft eerder besloten om te gaan werken met een evenementenkalender. Deze werkwijze is nieuw en dient formeel vastgelegd te worden in een beleidsregel. Naast de formalisatie van de evenementenkalender worden ook de aspecten met betrekking tot de aanvraag van een evenementenvergunning vastgelegd. Daarbij is ook de verruiming van de meldingsplichtige activiteiten opgenomen. Deze verruiming is inmiddels ook verankerd in de nieuw vastgesteld Algemene Plaatselijke Verordening van 17 december 2020. Om alle betrokken partijen goed te informeren over de strekking van de beleidsregels is er een toelichting geschreven die onlosmakelijk met de beleidsregel zal worden gepubliceerd.

Pagina 1 van 2

Pagina 2

Onderwerp: Beleidsregel Evenementen

Aanmeldformulier voor evenementenkalender Gezien het feit dat wij de verzoeken voor plaatsing op de evenementenkalender willen uniformeren dient het format van het aanmeddingsformulier voor plaatsing op de evenementenkalender vastgesteld te worden. Dit formulier is nieuw. Een analoge variant is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Op het aanmeldformulier geeft een evenementenorganisator de voorkeur aan voor een locatie, datum en tijdstip van het evenement en dienen verschillende vragen die voortvloeien uit de reeds vastgestelde evenementenmonitor worden beantwoord.. Het formulier wordt digitaal beschikbaar gesteld op de website van de gemeente Roermond in de vorm van een e-formulier. Wanneer een organisatie verzoekt om een fysiek aanmeldformulier zal de evenementencoördinator dit ter beschikking stellen. Andere elementen nog ter uitwerking van het Integraal Uitvoeringskader Evenementen Het onderwerp duurzaamheid en het aspect inclusie maken reeds deel uit van het IUE. Het IUE is de onderlegger voor het gesprek tussen de evenementencoördinator en de evenementenorganisatie. Dit laat echter onverlet dat duurzaamheid formeel geen onderdeel uitmaakt van het toetsingskader voor het aanvragen van een evenementenvergunning, daar duurzaamheid geen weigeringsgrond is op basis van de APV.

Dit neemt niet weg dat duurzaamheid wel een belangrijk aspect vormt voor het gesprek tussen de evenementencoördinator en evenementenorganisatie. Derhalve wordt op dit moment gewerkt aan duurzaamheidsbeleid voor evenementen en daarnaast ook nog een nieuw subsidie- en faciliteringsbeleid. Het streven is erop gericht dat genoemde elementen uiterlijk in het tweede kwartaal van 2021 aan uw college worden voorgelegd. Voor de uitwerking van deze elementen is nog voldoende tijd daar het nieuwe beleid voorziet op evenementen vanaf 2022. Deze elementen staan los van het aanmeldformulier en het aanvraagproces voor evenementen. Wachten totdat genoemde onderdelen zijn uitgewerkt kan betekenen dat de gemeente niet in 2021/2022 kan aanvangen met de uitvoering van het nieuwe evenementenbeleid, maar dat uitvoering een jaar opschuift. Dit omdat aanmelding voor evenementen middels het aanmeldformulier voor plaatsing op de evenementenkalender moet geschieden in het tijdvak van 15 juli tot 1 september van het jaar voorafgaande aan de uitvoeringsdatum van het evenement. Publicatie Het besluit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd in het gemeenteblad en treed in werking de dag na bekendmaking. Tevens worden naast onderhavige beleidsregel en aanmeldformulier het Integraal Uitvoeringskader Evenementen (inclusief bijlagen) gepubliceerd.

Communicatie Op donderdag 21 januari 2021 is een webinar voor evenementenorganisaties georganiseerd waarin de voorgestelde wijzigingen en werkwijze zijn uitgedragen. De sessie is positief verlopen en de informatie over de nieuwe werkwijze is door de organisaties goed ontvangen. Naast het webinar zal ook de informatie over het nieuwe aanvraagproces op de evenementenpagina van de gemeentelijke website worden geplaatst. Denk hierbij aan alle vastgestelde (beleids)documenten, de opname van de webinar en een animatiefilmpje die in een paar minuten de nieuwe werkwijze duidelijk uitlegt. Het proces is in nauwe samenwerking met de interne betrokken partijen tot stand gekomen. Daarnaast zullen zij ook betrokken worden bij het digitale aanvraagproces.