Bijlage 10. presentatie CMT aan college 15-12-2020

Gemeente Roermond Op weg naar een WEERBARE & WENDBARE organisatie

Waar werken we naar toe? We willen binnen 2 jaar ‘in control’ komen en een Weerbare organisatie zijn. Dit doen we om daarna door te ontwikkelen naar een Wendbare organisatie. Zo kunnen we sneller én effectiever inspelen op ontwikkelingen en behoeften in de samenleving

Stap voor stap ontwikkelen; fase 1

Stap 1 - Cluster- & opgaveplannen Opdracht cluster- & opgaveplannen.

• Clustermanagers werken samen met de medewerkers aan plannen. • Beschrijven toegevoegde waarde van het cluster. • Beoordeling huidige situatie cluster (A) • Eerste kwalitatieve assessment medewerkers. • Waar staat het cluster eind 2022 (B) • Hoe kom je van A naar B • Bijdrage cluster aan organisatie-brede taakstelling

Stap 2 - Begroting: uitvoeringstoets Naast de clusterplannen is start gemaakt met uitvoeringstoets die inzicht verschaft in: • Wat kunnen we in 2021 aan? • En wat niet? • Welke inzet plegen we zonder “basis”? • Effect Corona, Organisatieontwikkeling e.d?

Uitgangspunten stap 1 en 2 Context • • • • • •

Corona en thuiswerken Geen basis jaarplan 2020 1 juli nieuw management 1 september nieuwe gemeentesecretaris 15 september vertrek concernmanager Vertrek en vervanging 3 clustermanagers

Traject met bedrijfsvoeringsadviseurs ter ondersteuning

• Advisering CMT / tweewekelijkse dialoog • Advisering & facilitering managers via BMO (Breed Management Overleg) sessies en individuele ondersteuning

Richtinggevende uitspraken stap 1 en 2 Richtinggevende uitspraken

• Zwaartepunt taakstelling in ontwerpclusters • VVV eerst nader onderzoeken bij Sport en Cultuur • Werkcoördinator in een aantal operationele werkeenheden noodzakelijk.

Conclusies clusterplannen en uitvoeringstoets 1. Organisatie is qua wijze van werken in brede zin niet op orde - Investering in bedrijfsvoering is noodzakelijk 2. Begroting 2021 niet volledig uitvoerbaar 3. Als we zo doorgaan komt begroting meerjarig niet in balans

Conclusie 1 – investering bedrijfsvoering a)

Plan- en projectmatig werken breed in de organisatie ontwikkelen. b) Onvoldoende in en overzicht en grip op mensen en middelen. c) Investeren in processen en systemen van bedrijfsvoering. d) Investeren in kwaliteit van ondersteuning van de bedrijfsvoering. e) Investeren in mensen: opzetten, ondersteunen en uitvoeren goede gesprekscyclus.

Conclusie 2 – Uitvoering begroting 2021 (1/3) • • • • • • • • •

Onvoldoende of geen tijd voor uitvoeren moties Onvoldoende tijd voor uitvoeren wettelijke taken Veel tijd en middelen voor uitvoeren NIET-wettelijke taken Veel inzet op taken “buiten Begroting” of zonder grondslag Wegingskader voor maken van keuzes ontbreekt Keten-denken ontbreekt 9 miljoen aan investeringen (projecten omgeving) in 2021 niet uitvoerbaar Consequenties van ontwikkelingen zoals corona krijgen nauwelijks doorvertaling We dweilen met de kraan open

Meer dan genoeg mogelijkheden voor heroverweging

Conclusie 2 – Uitvoering begroting 2021 (2/3) • Geen grondslag begroting 40.000 uur = • Keuze niet doen

28.400 uur = 21 fte

• Heroverwegen

22.100 uur = 16 fte

29 fte

Conclusie 2 – Uitvoering begroting 2021 (3/3) Enkele concrete voorbeelden: • Doorontwikkeling Participatiewet pakken we in 2021 niet op • Zwembad gaat (deels) dicht • Reguliere taken Stadstoezicht zoals handhaving op parkeren en afvaldumpingen, cameratoezicht e.d. worden niet meer uitgevoerd (Corona-gerelateerd) • We gaan de klachtafhandeling BOR versoberen; 50% afhandelen met gestandaardiseerde mail • Adviseren aan en onderhouden contacten met bedrijven en ondernemers stopt • Geen secretariaatsfuncties meer voor adviesorganen • Geen erfgoedvisie en erfgoedverordening niet actualiseren • Termijn voor beslissen op principeverzoeken van 8 naar 16 weken • Geen onderzoek zonneweides, gratis energiescan en klimaatbegroting

Conclusie 3 – Onbalans begroting (1/3) 1. Onbalans in vraag naar capaciteit van mensen en middelen. • Begroting 2021 niet volledig uitvoerbaar. • Als we zo doorgaan komt begroting meerjarig niet in balans! 2. Onvoldoende in en overzicht en grip op mensen en middelen. 3. Onvoldoende ondersteuning

Conclusie 3 – Onbalans begroting (2/3) Structureel

Personele taakstelling € Subsidies € 1.700.000 Investering bedrijfsvoering € Septembercirculaire € Totale uitdaging €

2.700.000 600.000 500.000 5.500.000

Incidenteel

Algemene reserve daalt weer onder het minimum van € 9.000.000

We worden financieel onder de loep genomen: • •

4 jaarlijks verdiepingsonderzoek provincie De rekenkamercommissie gaat in 2021 onderzoek doen naar onze reserve

• Tussentijdse rapportage: doorgeschoven initiatieven naar 2021 2019 ± 90 acties 2020 ± 30 acties

Conclusie 3 – Onbalans begroting (3/3) Risico’s en onzekerheden • Consequenties corona (financieel en beleidsmatig; korte en lange termijn)

• Herijking gemeentefonds • Realisatie taakstellingen / oplossingsrichtingen – Algemeen (personeel – subsidies) – Beter met minder

• Financiële positie structureel / incidenteel (solvabiliteit)

We gaan concrete stappen zetten Stap 1 –investeren in de bedrijfsvoering Stap 2 – verdere verbeterstappen uitvoeringstoets t.b.v. begroting 2021 – wordt college bij betrokken

Planning - vervolgproces 2020 December • 15-12-2020 • 22-12-2020

College College

Uitvoeringstoets Uitbreiding bedrijfsvoering

2021 Januari • Week 2-3 • Week 4

Organisatie College

Kwaliteitsslag uitvoeringstoets Voortgang

Februari • Week 6 • Week 6-7 • Week 8

College Organisatie College

Voorbereiding besluitvorming Opmaken begrotingswijziging Besluitvorming

Maart • Week 9-10

Tuinzaalsessie (geen commissie(?))

April • Week 13 • Week 17

Raadsvergadering College

Besluitvorming Voortgangsmonitor

Informatievoorziening - Discussie