Bijlage 1 - overzicht participatietraject

Bijlage 1 PARTICIPATIETRAJECT 27 september 2022 – startbijeenkomst met gemeenschappelijke regelingen Op deze dag vond de startbijeenkomst met de aan het gezamenlijke traject deelnemende gemeenschappelijke regelingen plaats. Tijdens deze startbijeenkomst is uiteengezet op welke onderdelen de gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2024 gewijzigd moeten worden, welke instrumenten de gemeenschappelijke regelingen daartoe hebben en hoe het wijzigingsproces eruit zou kunnen zien. Van belang is immers dat een wijziging van een gemeenschappelijke regeling een proces is dat in samenspraak met de deelnemers dient plaats te vinden. De raden, colleges, GS, PS, het dagelijks en het algemeen bestuur van het waterschap besluiten namelijk uiteindelijk over de wijzigingsvoorstellen. 3 november 2022 – sessie raadsgriffiers Op deze dag zijn alle raadsgriffiers in de provincie Limburg voorgelicht over het gezamenlijke traject tot wijziging van de gemeenschappelijke regelingen. Samen met de griffiers is bekeken wat en wie ervoor nodig is om het proces in goede banen te leiden en is bezien hoe de input van de college- en raadsleden al in een vroegtijdig stadium in de wijzigingsvoorstellen kan worden verwerkt.

December-januari 2022 – opstellen toelichtend memo In deze periode is door Boels Zanders Advocaten en Cooperación een uitgebreid memo opgesteld waarin zij a) de achtergrond van de wetswijziging uiteenzetten, en b) een voorstel doen voor uniforme wijzigingsvoorstellen met toelichting. 17 januari 2023 – sessie gemeenschappelijke regelingen Op 17 januari 2023 zijn de gemeenschappelijke regelingen bijeengekomen voor een tweede sessie. Tijdens deze sessie zijn de door de adviseurs opgestelde wijzigingsvoorstellen met de gemeenschappelijke regelingen besproken en zijn de wijzigingsvoorstellen waar nodig aangescherpt. 30 januari en 1 februari 2023 - informatiebijeenkomsten Op 30 januari en 1 februari vonden de informatiesessies voor raden, colleges, PS, GS, het AB en DB van het waterschap plaats. De sessie van 30 januari vond plaats in het gemeentehuis van Maasgouw en de sessie van 1 februari vond plaats in het gemeentehuis van Sittard-Geleen (in Geleen). Beide sessies waren zeer druk bezocht (ongeveer 150 deelnemers). Van iedere gemeente, van het waterschap en van de provincie waren vertegenwoordigers aanwezig. De terugkijklink is via de griffiers met alle vertegenwoordigende organen gedeeld, zodat eenieder in de gelegenheid is gesteld om de sessie terug te kijken. Tijdens deze sessie zijn de wijzigingsvoorstellen sonderend met alle aanwezigen besproken.

De input die tijdens deze sessies naar voren kwam, is vervolgens verwerkt in de wijzigingsvoorstellen. 28 februari 2023 – sessie coördinerend juristen Op 28 februari zijn vervolgens de coördinerend juristen van alle deelnemers uitgenodigd voor een informatiesessie over de wijzigingsvoorstellen. De wijzigingsvoorstellen zijn met hen vanuit juridisch perspectief besproken. De input van de juristen is vervolgens verwerkt in de wijzigingsvoorstellen.

6 maart 2023 – sessie raadsgriffiers Op 6 maart 2023 zijn de wijzigingsvoorstellen, het te doorlopen vervolgtraject, alsmede de planning nader afgestemd met de raadsgriffiers. Tijdens deze sessie is door de raadsgriffiers ook geadviseerd om de gemeentesecretarissen bij het te doorlopen vervolgproces te betrekken. Dit advies is ter harte genomen. Maart-april 2023 – opstellen wijzigingsvoorstellen In deze periode zijn de concrete wijzigingsvoorstellen opgesteld verwerkt in de gemeenschappelijke regelingen. 17 april 2023 – afstemming archiefparagraaf Op deze datum heeft afstemming plaatsgevonden met de heren Luykx en Koch, gemeentewaterschaps- en rijksarchivaris over de voorgestelde archiefparagraaf. 18 april 2023 – overleg gemeenschappelijke regelingen Op 18 april jl. zijn de in de gemeenschappelijke regelingen verwerkte wijzigingsvoorstellen besproken met de gemeenschappelijke regelingen. Naar aanleiding van deze sessie zijn de laatste (aanvullende) wijzigingen aangebracht. 25 mei 2023 – afstemming klankbordgroep juristen Om het vervolgproces in goede banen te leiden en om ervoor te zorgen dat eenieder over dezelfde informatie en besluiten beschikt, zijn de concepten van deze brief, de brief met de nog doorgevoerde wijzigingen en de concept raads- en collegebesluiten voorbesproken met een ingestelde klankbordgroep van coördinerend juristen.

In deze klankbordgroep zijn juristen van de gemeenten Heerlen, Maastricht, Roermond, Sittard-Geleen en Venlo alsook het waterschap vertegenwoordigd. Met de provincie is apart de afstemming gezocht. Juni 2023 – afstemming griffiers en gemeentesecretarissen In juni heeft nogmaals afstemming plaatsgevonden met de griffiers en gemeentesecretarissen over het te doorlopen wijzigingsproces. De definitieve planningen van de AB en DB-vergaderingen van alle gemeenschappelijke regelingen die meedoen aan het gezamenlijke traject, zijn gecommuniceerd en de planningen zijn daarop aangepast.