Bijlage 1 - concept Raadsbesluit vaststellen verordening met toelichting

Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 Zaaknummer 72961-2022

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 mei 2022; gezien het advies van de commissie Bestuur en Middelen (BM) van 5 september 2022; overwegende dat een nieuwe regeling nodig is voor de externe commissie voor de behandeling van bezwaarschriften in verband met de uitbreiding van de behandeling door de externe commissie van bezwaarschriften voor het sociaal domein; gelet op het bepaalde in de artikelen 84 en 149 van de Gemeentewet en artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluit: Vast te stellen de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Awb: Algemene wet bestuursrecht; bestreden besluit: het besluit waartegen het bezwaarschrift is gericht; bestuursorgaan: bestuursorgaan van de gemeente Roermond dat het bestreden besluit heeft genomen; bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift; college: burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond; commissie: adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb; voorzitter: voorzitter van de commissie. Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift 1. Het bestuursorgaan registreert het ingediende bezwaarschrift met de datum van ontvangst. 2. Daarna wordt zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Hierbij geeft het bestuursorgaan een uitleg over het vervolg van de procedure en de duur van de behandeling van het bezwaarschrift.

Hoofdstuk 2. Informele afhandeling Artikel 3. Vooronderzoek en informele afhandeling 1. Het bestuursorgaan onderzoekt of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld alvorens het verder in behandeling te nemen. 2. De informele aanpak start door kort na binnenkomst van een bezwaarschrift hierover contact op te nemen met de bezwaarmaker en de voorbereider van het primaire besluit. 3. Als de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden instemmen met informele behandeling, kan de beslistermijn voor de formele behandeling van het bezwaarschrift worden opgeschort. 4. Als het bezwaar in der minne wordt geschikt, legt het bestuursorgaan de gemaakte afspraken schriftelijk vast en neemt het zo nodig een nieuw besluit. Hoofdstuk 3. Commissie Artikel 4. Horen en adviseren door de commissie 1. Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften. 2. De commissie is belast met het horen en adviseren over de volledige heroverweging van bestreden besluiten. 3. De commissie is niet belast met de behandeling van bezwaarschriften ten aanzien van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken. Artikel 5. Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden. 2.

De voorzitter, leden en plaatsvervangende voorzitter en leden worden door het college benoemd, geschorst en ontslagen. 3. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter, indien de plaatsvervangende voorzitter ook verhinderd zou zijn. Artikel 6. Instelling kamers 1. De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften. 2. De commissie bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie of categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld. 3. Elke kamer bestaat uit ten minste drie leden: a. een voorzitter overeenkomstig artikel 7:13 Awb, zijnde de voorzitter of een van de leden van de commissie, uit haar midden aangewezen; b. ten minste twee andere leden, door de commissie aangewezen uit haar midden. Artikel 7. Secretaris 1. De secretaris van de commissie wordt door het college aangewezen. 2. Het college wijst ook een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan. Artikel 8. Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de commissie en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk om een keer herbenoemd te worden. 2. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het college. 3.

De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden 1. De voorzitter oefent de volgende bevoegdheden van de hierna genoemde artikelen van de Awb zelfstandig uit: a. verzoeken om een schriftelijke machtiging aan een gemachtigde, (artikel 2:1, tweede lid); b. stellen van een termijn aan de bezwaarmaker (artikel 6:6); c. verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie (artikel 6:17); d. ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken, dan wel toezenden daarvan aan een belanghebbende (artikel 7:4, tweede lid); e. al dan niet op verzoek van een belanghebbende afzien van het op de hoogte stellen van het verhandelde tijdens een hoorzitting van een andere belanghebbende, voor zover geheimhouding om gewichtige reden is geboden (artikel 7:6, vierde lid). 2. De voorzitter kan deze bevoegdheden mandateren aan de secretaris van de commissie. Artikel 10. Voorbereiding hoorzitting 1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de belanghebbenden en het bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De voorzitter nodigt de belanghebbenden en het bestuursorgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit. 3.

Binnen drie werkdagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. 4. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt binnen drie werkdagen na ontvangst van dit verzoek aan de belanghebbenden en het bestuursorgaan meegedeeld. 5. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het tweede tot en met het vierde lid. 6. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Als daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van het college vereist. Artikel 11. Onpartijdigheid commissieleden De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen. Artikel 12. Openbaarheid hoorzitting 1. De hoorzitting van de commissie is openbaar. 2. In afwijking van het eerste lid is de hoorzitting niet openbaar voor wat betreft de zaken van het Sociaal Domein. 3. De deuren kunnen voorts worden gesloten als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet. 4.

Als de commissie naar aanleiding van het derde lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren. Artikel 13. Verslaglegging 1. Het verslag, bedoeld in artikel 7:7 Awb, bevat: a. namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid; b. zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder ter hoorzitting is voorgevallen; c. vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of als belanghebbenden of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord;

d. verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 2. Van de hoorzitting kan een geluidsopname worden gemaakt ten behoeve van de verslaglegging. Nadat het verslag gereed is en ondertekend wordt die geluidsopname gewist. 3. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie. Artikel 14. Nader onderzoek 1. De commissie is bevoegd nader onderzoek te doen als zij dit na afloop van de hoorzitting wenselijk acht. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de belanghebbenden en het bestuursorgaan toegezonden. 3. De belanghebbenden en het bestuursorgaan kunnen binnen een nader te stellen termijn na verzending van de nadere informatie schriftelijk reageren. Zij kunnen indien gewenst aan de voorzitter van de commissie vragen om een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op dit verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 15. Raadkamer en advies 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 3. Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. 4.

Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt als die minderheid dat verlangt. 5. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 6. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend. Artikel 16. Uitbrengen advies en verdaging 1. Het advies wordt met het verslag, en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Als naar het oordeel van de voorzitter de termijn van twaalf weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het bestuursorgaan tijdig de beslissing te verdagen. 3. Van een besluit tot verdaging ontvangen de belanghebbenden een afschrift. Artikel 17. Jaarverslag De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Hoofdstuk 4. Slotbepalingen Artikel 18. Intrekking De Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2018 wordt ingetrokken. Artikel 19. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst. Artikel 20.

Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 september 2022.

De griffier,

De voorzitter,

J. Vervuurt

M.J.D. Donders – de Leest

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders op 31 mei 2022. Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris (a.i.), De burgemeester,

drs. J.W.A. Kradolfer

M.J.D. Donders – de Leest

Aldus vastgesteld door de burgemeester op …………….. 2022, De burgemeester van Roermond,

M.J.D. Donders – de Leest

Toelichting Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022

Algemeen Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met de burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak en het horen door een commissie. Het uitgangspunt is informele behandeling waar het kan en formele juridische behandeling van bezwaren waar het moet.

Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Definities Bestuursorgaan is gedefinieerd in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Onder bestuursorgaan wordt hier verstaan een orgaan van de gemeente dat een besluit heeft genomen waartegen bezwaar wordt gemaakt. De raad, burgemeester en wethouders en de burgemeester en de leerplichtambtenaar zijn bestuursorganen die besluiten kunnen nemen waartegen bezwaar kan worden ingediend. Deze verordening geldt dus voor al deze gemeentelijke bestuursorganen. Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift Eerste lid De registratie van het bezwaarschrift met datum van ontvangst is van belang. Artikel 6:14 van de Awb bepaalt dat de ontvangst schriftelijk dient te worden bevestigd. De Awb bepaalt dat de termijn voor het indienen van een bezwaar-of beroepschrift zes weken bedraagt. Deze termijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het (bestreden) besluit op voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (zie artikel 6.7 en 6.8, eerste lid, van de Awb). Tweede lid Het spoedig na de ontvangst van het bezwaarschift contact leggen met de bezwaarmaker is zeer zinvol. Er kan dan aan bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden inzicht in en uitleg over de vervolgprocedure worden gegeven.

Op welke wijze contact wordt opgenomen wordt niet in de Awb geregeld. Dit is aan het bestuursorgaan zelf. De keuze die gemaakt wordt kan afhangen van de inschatting wat het beste in het concrete geval zal zijn. Tijdens dit contact kan worden aangegeven dat door een adviescommissie zal worden gehoord maar kan ook worden gewezen op de (eventuele) mogelijkheid van informele behandeling van het bezwaarschrift. Het kan zijn dat tijdens dit eerste contact al een passende informele oplossing op het bezwaarschrift wordt gevonden. Maar het is goed mogelijk dat hiervoor nog nader onderzoek en contact met de voorbereider(s) van het bestreden besluit is vereist. Dit wordt nader uitgewerkt in artikel 3. Van belang is dat eventuele afspraken over de informele oplossing die bij dit contact al is verkregen schriftelijk worden vastgelegd. Het leggen van contact is ook van belang als (de verwachting is dat) het bezwaar kennelijk ongegrond of kennelijk niet ontvankelijk wordt verklaard. De helderheid over de afhandeling van deze bezwaren kan bijdragen aan het begrip voor de beslissing op het bezwaar. Hiernaast kan het contact met de indiener van het kennelijk niet ontvankelijke of kennelijk ongegronde bezwaar leiden tot ambtshalve herziening van het besluit. Dit kan (uiteraard) ook uit de informele afhandeling van ontvankelijke bezwaren voorvloeien.

Zie over informele afhandeling verder de toelichting op artikel 3. Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling Eerste en tweede lid

Na het eerste contact met de bezwaarmaker (zie artikel 2), zal vaak nadere informatie moeten worden ingewonnen over de achtergronden van het besluit en de reden waarom bezwaar is gemaakt. Hierbij wordt met zowel de bezwaarmaker als de voorbereider van het bestreden besluit contact opgenomen en wordt de mogelijkheid van een minnelijke oplossing van het bezwaar (verder) verkend. Het is van belang dat dit contact kort na binnenkomst van het bezwaarschrift wordt gelegd. Als al bij het eerste contact (zie artikel 2) een oplossing op het bezwaarschrift is gevonden dan hoeft (uiteraard) niet nog een keer contact te worden gezocht met de bezwaarmaker. Als een oplossing kan worden gevonden voor het probleem dat aanleiding was voor het bezwaarschrift dan hoeft het bezwaarschrift niet verder in behandeling te worden genomen en kan het informeel worden afgedaan. Indien er eventuele andere belanghebbenden zijn, dan wordt ook met hen in contact getreden als dit gewenst is voor de informele afhandeling Omdat de heroverweging van het bestreden besluit in bezwaar onbevooroordeeld moet gebeuren, is het wenselijk dat dit (ambtelijke) contact niet wordt gelegd door iemand die direct bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest.

Derde lid Als tijdens het informele contact blijkt dat een nieuw besluit wenselijk is, dan worden hierbij de belangen van derde belanghebbenden in acht genomen. Beslistermijnen Het bestuursorgaan moet op het bezwaarschrift beslissen binnen zes weken na het einde van de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift (artikel 7:10, eerste lid, van de Awb). Als een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, is de beslistermijn twaalf weken. De beslistermijn kan worden verdaagd (=uitgesteld) als de termijn voor de behandeling van het bezwaar niet kan worden gehaald. Ook als wordt gestart met een informele behandeling van een bezwaar kan de beslistermijn worden verdaagd. De beslistermijn kan maximaal zes weken worden verdaagd, maar verdere verdaging van de beslistermijn is mogelijk als alle belanghebbenden daarmee hebben ingestemd of als (enkel) de bezwaarmaker hiermee heeft ingestemd en de belangen van (overige) belanghebbenden niet worden geschaad. De beslistermijn kan ook worden verdaagd als de naleving van een wettelijk procedurevoorschrift dit vergt (artikel 7:10, derde en vierde lid, van de Awb). Het verdagingsbesluit moet aan de belanghebbenden worden bekendgemaakt, maar het is niet mogelijk om hiertegen een bezwaar- of beroepschrift in te dienen. Zie ook de artikelen 3:40 en 6:3 van de Awb. Artikel 4.

Horen en adviseren door de commissie Het horen en adviseren door een commissie wordt in artikel 7:13 van de Awb geregeld. De commissie moet aan bepaalde (cumulatieve) vereisten voldoen. Deze zien op de samenstelling, mededeling dat de commissie zal adviseren aan bezwaarmaker, wijze van horen, uitnodiging bestuursorgaan en uitbrengen van het advies. Derde lid Hier zijn specifieke bezwaarschriften uitgezonderd van horen en adviseren door de commissie. Artikel 5. Samenstelling van de commissie Raadsleden en burgemeester en wethouders mogen geen lid zijn van de commissie. Zie artikel 84, tweede lid, in samenhang met artikel 83, tweede lid, van de Gemeentewet. Eerste lid De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb). De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb). Het aantal leden dat naast de voorzitter

deel uitmaakt van de commissie moet tenminste twee zijn, maar dit kunnen er ook meer zijn. De Awb laat het aan het bestuursorgaan zelf of de leden deel uitmaken van en werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan of dat een of meerdere leden uit externen bestaan. Tweede lid Het college is bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Het college mag niet te lichtvaardig met de ontslagbevoegdheid omspringen omdat anders de schijn zou kunnen ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal moeten ondernemen. De voorzitter zal hierbij een belangrijke rol spelen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door het college) mogelijk. Derde lid Als de voorzitter verhinderd is, dan vervangt de plaatsvervangend voorzitter en is deze verhinderd dan kan de commissie zelf beslissen wie de voorzitter op dat moment vervangt. Artikel 6. Instelling kamers Als daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers. Dit kan bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen geschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp.

Het gaat hier om een facultatieve bepaling waarbij de instelling van kamers door de commissie zelf gebeurt. Het is echter ook mogelijk dat de raad zelf (bijvoorbeeld) bij verordening de kamers instelt of dat de raad burgemeester en wethouders deze bevoegdheid geeft. Zie voor toelichting over de samenstelling ook de toelichting bij artikel 5. Artikel 7. Secretaris Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris (en plaatsvervangers) ter ondersteuning van de werkzaamheden. Er kan uiteraard ook voor worden gekozen om meerdere secretarissen aan te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als de commissie uit meerdere kamers bestaat. Artikel 8. Zittingsduur Derde lid Het is voor de continuïteit van het horen en adviseren wenselijk om aan te blijven als lid of voorzitter totdat in de opvolging is voorzien. Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden Eerste lid Dit lid regelt bevoegdheden die zelfstandig door de voorzitter kunnen worden uitgeoefend. Tweede lid De bevoegdheden, genoemd in het eerste lid, kan de voorzitter mandateren aan de secretaris. Mandateren betekent het in naam van de mandaatgever (de voorzitter) uitoefenen van de bevoegdheden. De voorzitter is verantwoordelijk voor de in mandaat verrichte handelingen van de secretaris en blijft ook bevoegd om deze bevoegdheden zelf uit te oefenen.

Artikel 11. Onpartijdigheid leden Hoewel artikel 2:4 van de Awb een gebod van onpartijdigheid bevat voor bestuursorganen is in dit artikel nog uitdrukkelijk bepaald dat dit (ook) voor de commissie geldt. Dit biedt bijvoorbeeld

duidelijkheid als de onafhankelijke voorzitter of een extern lid inhoudelijk niet onbevangen kan adviseren. Artikel 12. Openbaarheid hoorzitting Eerste lid Hier is vastgelegd dat het uitgangspunt is dat de hoorzitting openbaar is. Niet is vereist dat de gehele commissie hoort. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt en niet werkzaam is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Zie artikel 7:13, derde lid, van de Awb. Tweede lid De raad kan bij verordening bepaalde zaken van de openbaarheid van de hoorzitting uitzonderen. Voor het Sociaal Domein spelen vaak privacy gevoelige kwesties en geldt in beginsel deze openbaarheid niet. Derde en vierde lid Hier wordt geregeld dat als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of als een belanghebbende daartoe een verzoek doet, de hoorzitting (in aanvulling op het tweede lid) mogelijk achter gesloten deuren zal kunnen plaatsvinden. De Awb bepaalt dat de (gehele) commissie over de openbaarheid van de hoorzitting beslist, en hiermee samenhangend ook de geheimhouding van stukken (zie de artikelen 7:13, vierde lid, in samenhang met 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid, van de Awb). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door (enkel) de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend (Kamerstukken 21 221, nr.

3, p. 155). Artikel 13. Verslaglegging Eerste en derde lid Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen. Het bepaalde in het eerste lid strekt niet zo ver dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Dit is ook niet wenselijk gelet op de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming. Enkel de noodzakelijk persoonsgegevens mogen in het verslag worden opgenomen. Noodzakelijk is in ieder geval dat uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Artikel 7:13, zesde lid, van de Awb bepaalt dat het schriftelijke advies van de commissie het verslag van het horen bevat. Hieruit volgt dat het verslag uiterlijk bij het uitbrengen van het advies moet zijn opgesteld. Niet is vereist dat het verslag schriftelijk is opgesteld. De Awb bepaalt ook niet dat het verslag aan de betrokkenen moet worden toegezonden. Dit is echter wel wenselijk. Tweede lid Voor het uitwerken van het verslag wordt een geluidsopname gemaakt, die nadat dit verslag klaar is en ondertekend, weer wordt gewist. Artikel 14.

Nader onderzoek Eerste lid Na de hoorzitting kan de commissie constateren dat nader onderzoek nodig is alvorens een advies te kunnen opstellen. In het eerste lid is niet voorgeschreven hoe dit onderzoek moet plaatsvinden, het is aan de commissie zelf hoe dit onderzoek vorm te geven. Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om de belanghebbenden en het bestuursorgaan opnieuw te horen.

Derde lid Deze bepaling voorziet naast de mogelijkheid om binnen nader te stellen termijn een schriftelijke reactie te geven, in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 van de Awb is bepaald dat als het feiten of omstandigheden betreft die voor de beslissing op bezwaar van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). Artikel 15. Raadkamer en advies Omdat het van belang is dat de commissie in alle vrijheid kan beraadslagen en beslissen, is in het eerste lid bepaald dat dit achter gesloten deuren zal plaatsvinden. De advisering (en vaak logischerwijs ook de beraadslaging) moet plaatsvinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb. Als de commissie is opgesplitst in kamers dan kan iedere kamer afzonderlijk advies uitbrengen. Voor de advisering hanteert de Awb striktere voorwaarden dan bij het horen, waarbij het is niet vereist dat de gehele commissie hoort. Hoe het advies tot stand komt, wordt verder niet in de Awb voorgeschreven. In het vijfde lid is omwille van zorgvuldigheid bepaald dat het advies is gemotiveerd en een voorstel voor de te nemen beslissing bevat. Artikel 16.

Uitbrengen advies en verdaging Eerste lid In de bezwaarschriftprocedure maakt het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht (artikel 7:13, zesde lid, van de Awb). Tweede en derde lid De termijn waarop op het bezwaarschrift moet zijn beslist, bedraagt twaalf weken gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken (artikel 7:10 van de Awb). Zie ook de toelichting bij artikel 3 onder “beslistermijnen”. Het tweede lid van artikel 16 schrijft voor dat de voorzitter tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen, als hij voorziet dat de termijn van twaalf weken niet wordt gehaald. Mocht de commissie ondanks de verdaging door het bestuursorgaan niet tijdig een advies (kunnen) uitbrengen en er geen verder uitstel mogelijk is, dan moet het bestuursorgaan beslissen zonder het advies van de commissie en alsnog zelf horen. Het besluit moet aan zowel de commissie als belanghebbenden worden bekendgemaakt. Artikel 17. Jaarverslag De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten.

Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond, enz.), of het bestuursorgaan al dan niet overeenkomstig het advies heeft besloten, in welke gevallen beroep is ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.