Besluitenlijst overleg inzake evaluatie beeldvormemde Informatiuebjeenkomsten incl bijlagen

gemeente Roermond

Verslag/besluitenlijst overleg d.d. 6 september 2023 inzake evaluatie beeldvormende bijeenkomsten. Aanwezigen: Voorzitter overleg;

Onno Hoes College;

Dirk Franssen Raadsleden:

Jonathan Felix, VVD Michael Kalthoff, D66 Jos Tobben en Niek Geraedts, DS Mark Schlicher en Inge Hodselmans, L VR Carla de Groot en Patricia Vaessen, GL Ron Piepers, PvdA Kay Beek, CDA Ambtelijke organisatie:

Carolien van der Linden John van Putten John Slots Griffie:

Arno Vestjens Jos Vervuurt M.k.a.

Leon Coenen/Resi Coumans (beiden SPR). Inbreng is schriftelijk gegeven (zie bijlage). 1.0pening.

Voorzitter Onna Hoes opent de vergadering. 2. Presentatie griffie

In de praktijk van het afgelopen half jaar blijkt dat er minimaal 2 avonden per cyclus nodig zijn (2 keer was zelfs een 3° avond noodzakelijk) gegeven de verzoeken. Vergeleken met het aantal overleggen in eerdere jaren (commissies en raad zijn buiten beschouwing gelaten) is er feitelijk sprake van minder vergaderavonden voor raads- en commissieleden. Het aantal insprekers is beperkt. Griffie geeft in overweging om -als het nodig en mogelijk is- soms ook parallelle bijeenkomsten te organiseren. Zie verder de presentatiesheets (bijlage). 3. Opmerkingen raad-college-ambtelijke organisatie-griffie m.b.t. beeldvormende bijeenkomsten.

Opmerkingen vanuit raad (door 1 of meer raadsleden naar voren gebracht). Simultaan vergaderen wordt door aantal raadsleden als een goede optie beschouwd om mogelijkerwijs het aantal bijeenkomsten te beperken en vergaderavonden ook qua tijd enigszins te

www.roermond.nl

beperken. Brede en/of "politieke meer gevoelige" onderwerpen dienen wel altijd plenair geprogrammeerd worden. Verslaglegging is een aandachtspunt. Bij informeren zijn de presentatiesheets zinvol, maar bij "ophalen van informatie" is e.e.a. niet navolgbaar. Er is immers geen inhoudelijke schriftelijke verslaglegging. Onderwerpen voor Informatiebijeenkomsten dienen niet alleen vanuit het college c.q. de ambtelijke organisatie aangedragen te kunnen worden maar ook vanuit de raad (opmerking griffie: die mogelijkheid is reeds in de bestaande spelregels vastgelegd). Ook het karakter van de bijeenkomst is een aandachtspunt. Tot dusverre werden er relatief veel onderwerpen in de beslotenheid behandeld, mede vanwege het werksessie-karakter. Openbaarheid van bijeenkomsten dient wel het uitgangspunt te zijn. N.a.v. de geconstateerde workload voor raads- en commissieleden wordt (de eerder al geuite) idee van een "pool van commissieleden" naar voren gebracht, welke leden dan (wisselend) kunnen deelnemen aan vergaderingen. In de discussie word geopperd om als pilot per fractie twee fractievolgers aan te kunnen wijzen die dan de beeldvormende bijeenkomsten (ook indien besloten) kunnen bijwonen (in plaats van de vaste burger-commissieleden).

Spelregels van de Informatiebijeenkomsten zouden omschreven dienen te zijn in een reglement (opmerking griffie: er is geen formeel reglement van orde, maar de te hanteren spelregels zijn wel gecommuniceerd met de raad). Aantal insprekers is erg beperkt. In ieder geval is meer bekendheid te geven via sociale media.

Opmerkingen college College waardeert de mogelijkheden die de beeldvormende bijeenkomsten bieden om raad/commissies te informeren en ook input te verkrijgen. Ook de extra besluitvormingsmomenten acht men waardevol.

Opmerkingen Grif ie: Positief beeld t.a.v. de bijeenkomsten. Systematiek ook effectief i.r.t. de oorspronkelijke doelstelling van meer duidelijkheid (vooraf) m.b.t. de vergaderplanning en ook het aantal vergader-avonden is beperkter dan in het verleden. Totstandkoming concrete agenda's van de Informatiebijeenkomsten is soms complex (soms teveel aanvragen voor specifiek datum en ook individuele wensen niet altijd te honoreren).

Opmerkingen vanuit ambtelijke organisatie. Bijeenkomsten worden vanuit ambtelijke organisatie als positief beschouwd. Betrokkenheid van raadsen commissieleden wordt gewaardeerd. Bijeenkomsten zijn beeldvormend en dat karakter dient het ook te behouden: oordeelsvorming en besluitvorming later in traject.

2

Opmerkingen m.b.t. andere aspecten van de vergadersystematiek Een goede voorraadagenda van belang, mede ook om betere planning te realiseren van commissies (betere spreiding). Bij volle agenda's beroep doen om kort en krachtig woordvoering te doen. Bij versturen agenda's zouden de voorzitters daar al aandacht voor kunnen vragen. In BM ook al ervaring opgedaan met hanteren van spreektijden. T.z.t. noodzaak/opportuniteit van de extra vergadercyclus met elkaar beoordelen.

4.Conclusies/Afspraken Voorzitter Onno Hoes concludeert n.a.v. het overleg: • m.b.t. de planning van de agenda's van Informatiebijeenkomsten zal zowel ambtelijk als in het college meer afstemming plaatsvinden om overvolle agenda's trachten te voorkomen. • indien nodig (en mogelijk) worden Informatiebijeenkomsten ook parallel aan elkaar georganiseerd(Tuinzaal en Raadszaal}. • in beginsel zijn Informatiebijeenkomsten openbaar (tenzij karakter bijeenkomst zich ertegen verzet). • er wordt gestart met een pilot met de mogelijkheid voor het toelaten van desgewenst 2 fractievolgers (als alternatieve afvaardiging voor de bestaande burger-commissieleden) t.b.v. de besloten beeldvormend bijeenkomsten (opmerking griffie: details nog uit te werken en te bespreken in Presidium). • m.b.t. verslaglegging wordt geconstateerd dat verslaglegging c.q. notulering van Informatiebijeenkomsten niet opportuun is gegeven het beeldvormende- c.q. informele karakter van de bijeenkomsten. Besluiten worden in beeldvormende bijeenkomsten ook niet genomen. Presentatie-sheets zelf worden na afloop wel ter beschikking gesteld aan alle raads- en commissieleden. • meer bekendheid geven aan inspreekmogelijkheden: benutten van de mogelijkheden van sociale media. Griffie pakt e.e.a.

op met de afdeling communicatie • met elkaar strenger sturen op de planning (actuele voorraad agenda} en ook duur van de commissievergaderingen trachten te beperken. Beroep doen op korte en krachtige woordvoeringen. Bij agenda-verzending (zeker bij volle agenda's) kan de voorzitter de leden daarop al attent maken. Desgewenst kan een voorzitter -i.o.m. de commissie- spreektijden toepassen (richtlijnen aangeven voor spreektijd per fractie). • Het verslag/besluitenlijst van het evaluatie-overleg wordt teruggelegd bij de deelnemers. Daarna t.k.n. naar de leden van raad/commissies en college sturen. Over een half jaar nogmaals evalueren in zelfde setting c.q. dan ook in commissie BM agenderen. Dan ook de huidige spelregels erbij betrekken en bezien of formalisering van regels opportuun is.

3

SPR Fractie Schriftelijk kan ik jullie tav het BOB model het volgende meedelen: Losse opmerking: Als voorzitter van de cie Ruimte krijg ik sowieso te horen, dat de mutaties voorraadagenda beter inzichtelijk gemaakt moeten worden. Vwb de agenda's valt op dat er teveel gestuurd wordt op informatieavonden die vertrouwelijk en besloten zijn en buiten de burgers om gaan. Kaderstellende nota's zijn er amper of te weinig. Het idee bestaat, dat burgerinspraak (nog) weiniger aan bod komt dan bij het Sprekersplein in de vorige periode. Inhoudelijk: technische vragen stellen is en blijft een probleem, dat aandacht blijft verdienen. Als voorzitter kan ik daarop een beroep doen (en is herhaaldelijk gezegd), maar zelf voel ik er niets voor om spreektijden in te voeren in de toch al beperkt kaderstellende of meningsvormende vergaderingen. Volgens mij valt ook nog veel te leren van andere gemeenten die eerder dit model hebben ingevoerd. De beknotting van het woord, of aanvallen op de persoon door vnl coalitie valt zeer slecht. Léon Coenen Mede namens de SPR fractie

2-10-2023

gemeente Roermond

1

1}y

·J

:

,,. ·

· .·

·_r _t:_ •• .

.

, t

~

.

,

Raadsvoorstel / Doelstelling

Doel wïzi · stematiek: 1. meer besluitvormingsmomenten te realiseren voor raadsvoorstellen; 2. meer structuur en duidelijkheid te realiseren met betrekking tot de vergaderplanning van bijeenkomsten voor raads- en commissieleden; 3. meer ruimte te creëren voor beeldvormende informatiebijeenkomsten in de vergadercyclus.

2

1

2-10-2023

Aantal Informatiebijeenkomsten

In raadsvoorstel pleidooi voor 2 Informatiebijeenkomsten per vergadercyclus(+ 1 reserve-dag) . Amendement/besluit: 1 Informatiebijeenkomst (+1 reserve-dag) Praktijk 1° half jaar 2023: minimaal 2 volle avonden, 2 keer zelfs 3° avond.

3

Vergelijk met vorige raadsperiode

Informatiebijeenkomsten 1 e half jaar 2023: 12 avonden Informatiebijeenkomsten raadsleden/commissieleden vorige raadsperiode (inclusief Sprekerspleinbijeenkomsten): -Jaar 2019: 44 -Jaar 2020: 45 -Jaar: 2021: 42

4

2

2-10-2023

Onderwerpen 1e helft 2023 Ruimte: 9 items / BM: 9 items/ BS: 5 items Merendeel besloten karakter (18 besloten - 5 openbaar) lnsprekers: 3 items

5

Vooruitblik 2° helft 2023: oktober 11 en 12 september programma al gecommuniceerd (2 avonden). 10 oktober 19.00-22.30 -Begroting 2024 (Franssen). 45 minuten -Roerdelta (Franssen). 2 uur. -Keyport (Franssen). 45 minuten

11 oktober 19.00-22.30 uur -Toelichting onderzoek juridische control (RKC). 45 minuten -Wijk- en kernen beleid (van Ballegooij), 1 uur -Omgevingswet/delegatie (van Rey). 1 uur -IVP/veiligheid (Bgm.). 30-45 minuten 11° oktober 4 items: parallel vergaderen optie?222222

6

3