Beleidsnota omgevingsdialoog gemeente Roermond - vastgesteld 20220217

Omgevingsdialoog Gemeente Roermond

Vastgesteld: 17 februari 2022 Ingangsdatum: inwerkingtreding Omgevingswet

Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. De omgevingsdialoog 3. Rollen 4. Leidraad 5. Evaluatie

1. Inleiding De komst van de Omgevingswet vraagt om een nadere invulling van het onderdeel participatie bij ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving. Participatie is een actueel onderwerp, op verschillende vlakken verwacht men dat de samenleving eerder bij beleidsvorming en uitvoering worden betrokken. Deze nota gaat specifiek over participatie in relatie tot de Omgevingswet, daarom spreken we in Roermond in relatie tot participatie binnen de Omgevingswet liever over de omgevingsdialoog. Deze omgevingsdialoog is een belangrijk onderdeel van de nieuwe Omgevingswet. De Omgevingswet stimuleert vroegtijdige participatie om tijdig belangen, meningen en creativiteit op tafel te krijgen. In de Omgevingswet is opgenomen dat participatie moet, maar niet hoe. De Omgevingswet heeft als uitgangspunt dat je de strikte grenzen niet hoeft voor te schrijven, als je samen maar een beeld hebt van welk soort gebied je wil zijn. De gemeente legt dit vast in een omgevingsvisie. De omgevingsvisie is het strategische plan voor de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving, hierin staat welke kant de gemeente op wil en welke ontwikkelingen wel/niet wenselijk zijn. De omgevingsvisie wordt opgesteld door de gemeenteraad. Het omgevingsplan is de vertaling van de omgevingsvisie in regels op het terrein van de fysieke leefomgeving en wordt ook opgesteld door de gemeenteraad.

De omgevingsvergunning wordt vervolgens aan het omgevingsplan getoetst. Zo hangen deze drie instrumenten samen. De rolverdeling tussen overheid en gemeenschap verandert. Steeds meer inwoners, ondernemers en organisaties willen invloed hebben op en een bijdrage leveren aan de kwaliteit van hun fysieke (of sociale) leefomgeving. De veranderende rolverhoudingen vragen ook aanpassing in processen en werkwijzen van de gemeente. Het vraagt om flexibiliteit, maar ook om duidelijkheid en heldere afspraken over wat van wie verwacht mag worden. Door de komst van Omgevingswet en de landelijke communicatie die hiermee gepaard gaat, is de indruk ontstaan dat onder de nieuwe Omgevingswet bij elk initiatief een hoge mate van participatie noodzakelijk. Ook bestaat de indruk dat tegenstanders ongewenste initiatieven de kop in kunnen drukken. Dat is echter niet zo, daarom is het belangrijk om als gemeente een houvast te ontwikkelen voor initiatiefnemers. Binnen de gemeente Roermond zijn we aan de slag gegaan met het ontwikkelen van deze beleidsnota en een leidraad voor de omgevingsdialoog. Deze leidraad geldt bij concrete initiatieven in de fysieke leefomgeving en kan ook toegepast worden bij de totstandkoming van de omgevingsplannen, toekomstige visies en programma’s. Dit is de basis waarmee de gemeente Roermond de komende periode de omgevingsdialoog vorm gaat geven.

Roermond gaat ervaring opdoen en experimenteren om initiatieven voor ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving te verrijken en te verbeteren. De omgevingsdialoog blijft maatwerk, de leidraad geeft hierbij houvast en spelregels en is bedoeld om flexibel te gebruiken en door te ontwikkelen. Iedere omgevingsdialoog kent zijn eigen aanpak, het gaat niet om het afvinken van lijstjes maar om het geven van houvast aan initiatiefnemers van plannen in de fysieke leefomgeving.

2. Omgevingsdialoog Waarom vinden we het belangrijk? De Omgevingswet zegt over participatie: ‘het vroegtijdig betrekken van belanghebbenden (inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere bestuursorganen). Het gaat dan vooral om het ophalen van verschillende belangen of het meedenken en meedoen van anderen aan plannen en initiatieven in de fysieke leefomgeving. Wat als je nu als inwoner of ondernemer een plan hebt, bijvoorbeeld het bouwen van een garage bij een woning, het starten van een horecabedrijf of het bouwen van een appartementencomplex. Of het nu kleine of grote plannen zijn, bij het maken van die plannen hoort vanzelfsprekend dat de initiatiefnemer ook in gesprek gaat met de omgeving. Een goed plan houdt ook rekening met belangen van omwonenden en andere belanghebbenden. Wat vinden ze van het idee? Wat betekent het initiatief voor de omgeving en op welke wijze kan het bijdragen aan de kwaliteit van de gezamenlijke leefomgeving? Heeft het plan invloed op de leefomgeving van omwonenden? We noemen dit de omgevingsdialoog, het vroegtijdig bij elkaar brengen van perspectieven, belangen, kennis en ervaringen van alle belanghebbenden. Ook wanneer de gemeente zelf initiatiefnemer is en inwoners betrekt bij projecten waar wij eigenaar van zijn, spreken we van een omgevingsdialoog.

Doel van de omgevingsdialoog Het doel van de omgevingsdialoog is niet om het met elkaar eens te worden, het doel is volwaardige deelname van alle belanghebbenden en de dialoog aangaan met elkaar. Op deze manier creëer je betrokkenheid en eigenaarschap. Het doel is vroegtijdig informatie boven tafel krijgen, inspelen op wat er leeft in een gebied en zoveel als mogelijk rekening houden met ideeën en wensen van belanghebbenden en daardoor de kwaliteit van besluiten verbeteren. Belangen en uitgangsposities kunnen verschillend zijn. De dialoog aangaan met elkaar betekent niet dat er voor iedereen een wenselijke oplossing uitkomt. Het creëren van draagvlak kan het resultaat zijn van de omgevingsdialoog, maar dat is niet het doel. Er zullen altijd besluiten zijn die niet of nauwelijks draagvlak zullen krijgen, maar toch genomen moeten worden omdat het algemeen belang voorop staat. Het is dan van belang dat we als gemeente goed geïnformeerd zijn over de verschillende belangen en op basis daarvan, met een algemeen belang in het achterhoofd, een besluit kunnen nemen. De omgevingsdialoog is iets anders dan draagvlak en vervangt niet het formele zienswijze-en bezwaarproces. Wanneer een omgevingsdialoog We willen in Roermond de omgevingsdialoog in alle gevallen stimuleren en adviseren. Het maakt niet uit of het om grote of kleine plannen gaat.

De omgevingsdialoog levert namelijk rijkere plannen op en maakt besluitvorming krachtiger. Binnen de Omgevingswet is de omgevingsdialoog een aanvraagvereiste bij vergunningen, maar geen grond voor weigering dan wel buiten behandeling laten. Bij de indiening van de aanvraag dient de initiatiefnemer aan te geven of anderen bij de voorbereiding van de aanvraag zijn betrokken. Indien het antwoord ja is, dan dient hij ook gegevens te verstrekken over hoe ze zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om zelf een passende vorm voor de omgevingsdialoog te kiezen. Daarbij is het niet verplicht. Als een initiatiefnemer ‘nee’ aangeeft bij de aanvraag van een vergunning, of er een matige omgevingsdialoog

heeft plaatsgevonden, dan is dat geen grond voor weigering van de aanvraag. Indien de omgevingsdialoog goed is uitgevoerd, krijgt het een plek in de belangenafweging. Binnen de gemeente Roermond is de omgevingsdialoog verplicht bij een lijst van door de raad aangewezen buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. Het gaat hierbij om vergunningen bij afwijkingen van het omgevingsplan (zie bijlage 1). Bij aanvragen die onder deze lijst vallen is er sprake van een indieningsvereiste en is een initiatiefnemer verplicht om aan te geven hoe de omgevingsdialoog is aangegaan en wat daarvan de resultaten zijn. Voert de initiatiefnemer de omgevingsdialoog niet uit, dan moet het bevoegd gezag de behandeling van deze aanvraag buiten behandeling laten (niet ontvankelijk). Voert de initiatiefnemer de omgevingsdialoog onvoldoende/onvolledig uit, dan kan dit een formele reden zijn om de omgevingsvergunning te weigeren of buiten behandeling te laten. Hierbij zal de leidraad als basis dienen voor beoordeling, zijn de stappen zorgvuldig doorlopen? Zijn alle belangen opgehaald? Is er iets mee gedaan? Wat staat in het verslag? De omgevingsdialoog krijgt in dit geval altijd een plek in de belangenafweging. Met name bij de vraag of belangen naar voren komen, die de gemeente nog niet (voldoende) scherp had.

Bij aanvragen waarop het aanvullend (niet-ruimtelijk) afwegingskader duurzame energie initiatieven in de gemeente Roermond van toepassing is, zal de afweging behorende bij dit aanvullende (nietruimtelijke) afwegingskader altijd voorrang hebben op de hierboven genoemde afweging. De wijze waarop de belangenafweging plaats mag vinden, zal waarschijnlijk in de rechtspraak verder vorm krijgen. Wat verstaan we onder een goede omgevingsdialoog? Een goede omgevingsdialoog betekent van te voren zorgvuldig nadenken over hoe invulling hieraan te geven. Deze invulling zorgvuldig in stappen beschrijven, bespreken met de gemeente en hier uitvoering aan geven zoals afgesproken. Een goede omgevingsdialoog zal zich uiteindelijk in de praktijk moeten bewijzen en is dus behalve van goede spelregels en procedures ook afhankelijk van de manier waarop mensen hieraan invulling geven. De omgevingsdialoog is maatwerk. Dat betekent dat er geen kant-en-klaar recept voor is. Een goede omgevingsdialoog betekent tijdigheid en zorgvuldigheid in de kennisgeving en motivering van de stappen die worden gezet, zodat voor iedereen vooraf en achteraf duidelijk is op welke wijze geparticipeerd wordt/is. Een goede omgevingsdialoog betekent ook dat wie een mening, belang of idee heeft over een visie op of plan voor de leefomgeving daadwerkelijk de kans krijgt mee te denken en mee te doen.

Een goede omgevingsdialoog zorgt voor een brede vertegenwoordiging van belangen, representativiteit en sociale inclusie. Voorkomen moet worden dat een participatieproces wordt gedomineerd door een bepaalde groep of een bepaald deelbelang. Hoe de initiatiefnemer participatie vormgeeft is in de Omgevingswet bewust opengelaten. Dit om ruimte te laten voor vormen van participatie die aansluiten bij de aard van het initiatief. De gemeente Roermond heeft een leidraad omgevingsdialoog opgesteld die behulpzaam kan zijn voor initiatiefnemers. De leidraad beschrijft welke stappen je kunt doorlopen in het proces. In hoofdstuk 4 wordt dit nader toegelicht.

Start van de omgevingsdialoog Het proces van de omgevingsdialoog start vanaf het moment dat een initiatiefnemer een idee heeft en dit verder gaat uitwerken. Een initiatiefnemer kan op de website van de gemeente vóór indiening van zijn plannen de leidraad omgevingsdialoog raadplegen. Plan In de fase van planvorming kan de initiatiefnemer informatie van de gemeente krijgen over de aanpak van de omgevingsdialoog. De initiatiefnemer kan op die manier de planvorming van de omgevingsdialoog tijdig afstemmen. Het plan beschrijft duidelijk van begin tot eind de voorgenomen aanpak van de omgevingsdialoog en maakt duidelijk wat de doelen, keuzes, rollen en verwachtingen zijn. De volgende onderdelen zijn hierbij van belang: • keuze participatieniveau inclusief onderbouwing; • stappen die gezet gaan worden; • belanghebbenden die betrokken gaan worden en op welke manier. Verslag Vervolgens wordt de aanpak van de omgevingsdialoog uitgevoerd en het verslag hiervan zal uiteindelijk worden gewogen. Hierbij zal de leidraad als basis dienen. Deze weging vindt plaats door de ambtelijk verantwoordelijke voor het initiatief. Bij de definitieve aanvraag van het initiatief wordt dit verslag aangeleverd. De volgende onderdelen zijn hierbij van belang: • keuze participatieniveau; • stappen die zijn gezet; • belanghebbenden die zijn betrokken; • ingebrachte meningen.

Wat is gedaan met deze meningen, verwerkt of niet en zo nee, waarom niet; • gemaakte afspraken van terugkoppeling aan deelnemers.

3. Rollen van de gemeente Roermond bij de omgevingsdialoog De gemeente Roermond kan verschillende rollen vervullen bij ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving: • Gemeente als bevoegd gezag Het college van B&W van de gemeente Roermond is het bevoegd gezag voor een omgevingsvergunning. Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de omgevingsdialoog. De gemeente is dan vaak een eerste aanspreekpunt. Als het gaat om de invulling van het proces van de omgevingsdialoog, heeft de gemeente een informerende rol. De initiatiefnemer is en blijft zelf verantwoordelijk voor het proces en het resultaat daarvan. Uiteindelijk heeft de gemeente daarnaast een toetsende rol als het gaat om het afgeven van de omgevingsvergunning. • Gemeente als initiatiefnemer De gemeente Roermond kan zelf initiatiefnemer zijn van beleid. Denk aan totstandkoming van het omgevingsplan, toekomstige visies en programma’s. De gemeente Roermond is dan zelf de organiserende partij van de omgevingsdialoog. Bij de totstandkoming van de omgevingsvisie is er sprake van een motiveringsplicht (achteraf). Bij vaststelling van de visie dient het bevoegd gezag aan te geven hoe belanghebbenden zijn betrokken en wat daarvan de resultaten zijn. Hoe zijn partijen benaderd, wie zijn betrokken, wat is met hun inbreng gedaan.

Is rechtgedaan aan gelijkwaardigheid met andere partijen? Bij de totstandkoming van het omgevingsplan is er sprake van een motiveringsplicht (bij vaststelling) en een kennisgevingsplicht (in de voorfase). Voor de start van het formele traject van het omgevingsplan dient het bevoegd gezag in te gaan op wie worden er betrokken, waarover worden ze betrokken, wanneer en wat is de rol van het bevoegd gezag. Er komt daarbij ook uitleg over waar aanvullende informatie beschikbaar is. Bevoegd gezag bepaalt zelf op welke manier informatie beschikbaar is, maar dient er wel voor te zorgen dat het voor iedereen toegankelijk is. De gemeente Roermond kan ook zelf initiatiefnemer zijn van projecten in de openbare ruimte en is dan ook zelf de organiserende partij van de omgevingsdialoog. In dit geval is er sprake van een aanvraagvereiste (bij vergunningen). • Gemeente als belanghebbende De gemeente Roermond kan ook belanghebbende zijn in de omgevingsdialoog van anderen. Om ons heen worden namelijk veel initiatieven ontplooid en plannen geschreven. Als het een van onze maatschappelijke belangen betreft, denken we graag mee met onze omgeving. Een bewoner, maatschappelijke organisatie of bedrijf kan ons vragen mee te denken over of mee te doen met een project. Maar ook een medeoverheid kan ons vragen te participeren in een beleidstraject of een project.

De ander is dus initiatiefnemer en verantwoordelijk voor de omgevingsdialoog.

4. Leidraad omgevingsdialoog Roermond Wil de omgevingsdialoog echt van toegevoegde waarde zijn, dan is dat in die gevallen waarbij de initiatiefnemer daar zelf de waarde van inziet. Het is daarom van belang om de initiatiefnemers tot een goede omgevingsdialoog te stimuleren. Hiervoor heeft de gemeente Roermond een leidraad omgevingsdialoog Roermond opgesteld (zie bijlage 2). Deze leidraad beschrijft met welke stappen de initiatiefnemer het proces rondom de omgevingsdialoog het beste vorm kan geven. Stappen in het proces 1. Keuze maken in niveau van participatie De eerste stap is een keuze maken in niveau van participatie. In Roermond stellen we 4 participatieniveaus vast voor plannen in de fysieke leefomgeving: Informeren – minimaal plan Raadplegen – basis plan Adviseren – uitvoerig plan Co-produceren – zeer uitvoerig plan De initiatiefnemer bepaalt zelf welk participatieniveau hij gaat toepassen. Het gekozen niveau moet passend zijn bij het initiatief en is maatwerk. Hoe groter de invloed op de omgeving en/of belanghebbenden is, hoe hoger het gekozen participatieniveau is. Wanneer er sprake is van vergunningsvrije initiatieven, dan wel enkel een meldingsplicht, dan is niveau 1 vrijwel altijd van toepassing. Voor de weging door de gemeente of het participatieniveau passend is, kunnen we gebruik maken van de Think!-Consistent tool van de VPNG.

Hiermee kan een scan gemaakt worden van het initiatief en kan worden beoordeeld welk participatieniveau passend is aan de hand van een aantal criteria: • Categorie • Maatschappelijke aandacht • Versterkt de samenleving • Hinder 2. Plan maken De tweede stap is het maken van een plan voor de omgevingsdialoog. Dit maakt de initiatiefnemer zo vroeg mogelijk in het proces en moet worden toegevoegd bij indiening van de omgevingsvergunning. In dit plan staat beschreven hoe het proces van de omgevingsdialoog ingericht gaat worden. Minimale eisen van een plan: • Motivering voor keuze participatieniveau • Benoemen van belanghebbenden en ieders rol ((stakeholder) analyse) • Hoe en wanneer worden belanghebbenden betrokken • Hoe wordt de inbreng van belanghebbenden verwerkt (niet bij niveau 1) • Manier van verslaglegging (niet bij niveau 1) 3. Omgevingsdialoog uitvoeren De derde stap is het uitvoeren van de omgevingsdialoog. De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het plan. De gemeente kan extra aanvullingen vragen op het plan indien de omgevingsdialoog verplicht is. Gedurende de uitvoering van het plan moet er ruimte zijn om af te wijken, wel altijd in overleg met belanghebbenden.

4. Verslag maken De vierde stap is verslaglegging van alle gedane acties en de resultaten. De initiatiefnemer maakt het verslag en stuurt dit naar alle betrokkenen. Uit het verslag blijkt welke afspraken zijn gemaakt over terugkoppeling en wat is gedaan met ingebrachte belangen, meningen en suggesties. Het verslag van de omgevingsdialoog is onderdeel van de vergunningsaanvraag.

5. Evaluatie Voorgesteld wordt om deze beleidsnota een jaar na inwerkingtreding Omgevingswet te evalueren. Mocht na de evaluatie blijken dat het om bepaalde redenen wenselijk is om de lijst met verplichte omgevingsdialoog aan te passen, dan kan dat dan alsnog gebeuren. Ook zal geëvalueerd worden hoe de leidraad omgevingsdialoog in de praktijk werkt en of er voldoende handvatten zijn om te beoordelen of het proces goed is doorlopen.

Bijlage 1 Lijst met categorieën voor verplichte participatie

-

-

-

het toevoegen van meer dan 10 zelfstandige dan wel onzelfstandige woningen (inclusief nieuwbouw, functiewijziging of transformatie); de realisatie van of functiewijziging naar een hotel of B&B (inclusief hieraan gerelateerde voorzieningen); de realisatie van infrastructurele, openbare voorzieningen of (andere) nutsvoorzieningen; zonneweides en installaties voor het opwekken van duurzame energie, buiten een bedrijfsbestemming en niet aangebracht op een dak; de realisatie van minimaal één windmolen, ongeacht de hoogte; het opwekken en/of opslag van andere vormen van energie door middel van een biomassa-installatie; de realisatie van nieuwe bedrijfsgebouwen/ terreinen of de uitbreiding van bestaande bedrijfsgebouwen (inclusief hieraan gerelateerde voorzieningen), indien dit niet plaatsvindt op een bestaand bedrijventerrein; de realisatie van of functiewijziging naar maatschappelijke voorzieningen, kantoren, horeca, detailhandel, sporthallen of recreatieve voorzieningen (inclusief hieraan gerelateerde voorzieningen) met een bebouwd oppervlak of bruto-vloeroppervlakte van meer dan 1.500 m2; activiteiten die verband houden met tijdelijke opvang, beschermd wonen en/of 24 uurs zorg; activiteiten die tevens vergunningplichtig zijn op grond van de Algemene plaatselijke verordening, en waarbij op grond van die verordening artikel 1:9 Verdeling schaarse vergunning of ontheffing (of een

daarvoor in de plaats tredende bepaling) van toepassing is.

Bijlage 2

Leidraad omgevingsdialoog Roermond Inleiding Wil je een aanbouw aan je huis bouwen, een horecazaak starten, of ben je beroepsmatig bezig met een groter plan, zoals de bouw van een groot aantal woningen? Weet dan dat in de gemeente Roermond in alle gevallen het aangaan van de omgevingsdialoog wordt gestimuleerd. Een goed plan vraagt namelijk om samenwerking en afstemming met inwoners, ondernemers, overheid en andere organisaties. Dit noemen we in Roermond de omgevingsdialoog. Tijdens het gehele proces, van idee tot concreet plan, gaat de omgevingsdialoog een rol spelen. Dit geldt bij zowel kleine als grote plannen. Het doel van de omgevingsdialoog is niet om het met elkaar eens te worden, het doel is volwaardige deelname van alle belanghebbenden en de dialoog met elkaar aangaan. Op deze manier creëer je betrokkenheid en eigenaarschap. Het doel is vroegtijdig informatie boven tafel krijgen, inspelen op wat er leeft in een gebied en zoveel als mogelijk rekening houden met ideeën en wensen van belanghebbenden en daardoor de kwaliteit van besluiten verbeteren. Belangen en uitgangsposities kunnen verschillend zijn. De dialoog aangaan met elkaar betekent niet dat er voor iedereen een wenselijke oplossing uitkomt. Het creëren van draagvlak kan het resultaat zijn van de omgevingsdialoog, maar dat is niet het doel.

Er zullen altijd besluiten zijn die niet of nauwelijks draagvlak zullen krijgen, maar toch genomen moeten worden omdat het algemeen belang voorop staat. Het is dan van belang dat we als gemeente goed geïnformeerd zijn over de verschillende belangen en op basis daarvan, met een algemeen belang in het achterhoofd, een besluit kunnen nemen. Volgens de Omgevingswet ben jij als initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor het betrekken van belanghebbenden. In de Omgevingswet is de manier waarop je dit doet open gelaten, ‘vormvrij’. Deze leidraad omgevingsdialoog biedt handvatten voor initiatiefnemers bij de invulling van de omgevingsdialoog in hun plannen. Daarnaast borgt de leidraad een mate van kwaliteit van de omgevingsdialoog. De gemeente Roermond werkt bij haar eigen plannen ook met deze leidraad. De leidraad hoort bij de invoering van de Omgevingswet. De leidraad dient niet als afvinklijstje of een vast kader, maar als houvast voor initiatiefnemers bij het vormen van een doordachte omgevingsdialoog. Iedere omgevingsdialoog heeft zijn eigen aanpak. De omgevingsdialoog is een gelegenheid om belanghebbenden te betrekken bij de planvorming. Om tot een zorgvuldig en transparant proces te komen is deze leidraad opgesteld. In het proces zijn vier stappen te onderscheiden die hieronder toegelicht worden.

NB: overal waar Omgevingsplan staat, gaat het zo lang de Omgevingswet nog niet in werking is om Bestemmingsplannen.

Is de omgevingsdialoog altijd verplicht? Participatie is in een aantal gevallen verplicht. Dan is het vastgelegd in gemeentelijk beleid1. Kom je bij de gemeente met een plan waarbij participatie verplicht is? Dan wijzen wij je hierop. In de gemeente Roermond wordt het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij je plan altijd gestimuleerd en geadviseerd, ook als dat niet verplicht is. De praktijk wijst namelijk uit dat dit leidt tot betere plannen 1 Link naar de beleidsnota omgevingsdialoog, inclusief de lijst van aangewezen buitenplanse

omgevingsplanactiviteiten waarbij de omgevingsdialoog verplicht is

en minder klachten en bezwaar. Als de gemeente moet afwegen of ze meewerkt aan je plan, kan participatie een rol spelen. Goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning.

Stap 1 Keuze maken in niveau van participatie De eerste stap is het bepalen van het niveau van participatie. In Roermond kennen we vier participatieniveaus voor de omgevingsdialoog: Informeren – minimaal plan De initiatiefnemer brengt belanghebbenden zo snel mogelijk op de hoogte van het initiatief. Dit kan via een brief, een informatieavond, een e-mail en/of sociale media. Bij dit laagste niveau van participatie gaat het over het informeren, over luisteren en reageren. Belanghebbenden hebben verder geen formele invloed. Raadplegen – basis plan De initiatiefnemer gaat op basis van zijn eigen planvoornemen in gesprek met belanghebbenden over hun mening en ideeën. Het gaat hierbij vooral om het luisteren naar elkaar. De initiatiefnemer bepaalt zelf of en wat hij/zij doet met de inbreng van belanghebbenden en motiveert deze keuze. Adviseren – uitvoerig plan De initiatiefnemer vraagt belanghebbenden om actief mee te denken en gaat hierover het gesprek aan. Belanghebbenden kunnen hun mening geven en voor problemen of bezwaren met een oplossing komen. De initiatiefnemer verwerkt dit bij de verdere uitwerking van zijn initiatief. Wanneer de initiatiefnemer niets doet met de inbreng dan bespreekt hij met belanghebbenden waarom niet.

Co-produceren – zeer uitvoerig plan In dit hoogste niveau van participatie staat de initiatiefnemer open voor een actieve inbreng van belanghebbenden bij de ontwikkeling van het initiatief. Ze bepalen samen de agenda en de uitgangspunten. Ze zoeken samen naar oplossingen en maken samen keuzes. De initiatiefnemer gebruikt de gekozen oplossingen bij de verdere uitwerking van het initiatief. Als initiatiefnemer bepaal je zelf welk participatieniveau je gaat toepassen. Het gekozen niveau is passend bij het initiatief en is maatwerk. De niveaus in participatie suggereren dat hoger beter is, maar dat is niet het geval. Hoe groter de invloed op de omgeving en/of belanghebbenden is, hoe hoger het gekozen participatieniveau is. Wanneer er sprake is van vergunningsvrije initiatieven, dan wel enkel een meldingsplicht, dan is het laagste niveau van participatie ‘infomeren’ vrijwel altijd van toepassing.

Stap 2 Plan maken De tweede stap is het maken van een plan voor de omgevingsdialoog. Dit maak je als initiatiefnemer zo vroeg mogelijk in het proces2. In dit plan staat beschreven hoe het proces van de omgevingsdialoog ingericht gaat worden. Onderstaande onderdelen zijn de minimale eisen van het plan: • Motivering voor keuze participatieniveau Het is belangrijk om bij de motivering uit te leggen waarom voor een bepaald participatieniveau is gekozen. 2 nadere toelichting voor initiatiefnemer volgt zodra het proces van de intaketafel/omgevingstafel

helder is.

• Benoemen van belanghebbenden Belanghebbenden zijn personen of organisaties die impact gaan ervaren door je initiatief. De hoeveelheid belanghebbenden is afhankelijk van het initiatief. Het gaat hier om direct betrokkenen/omwonenden, maar ook om andere bedrijven/personen/organisaties die door het initiatief impact kunnen ervaren of een klankbordfunctie in de wijk hebben. Stel jezelf de vraag wie iets van je initiatief gaat merken, wie heb je nodig voor de realisatie? Denk ook aan geluid tijdens de uitvoering, parkeeroverlast, geurhinder of bijvoorbeeld vermindering van lichtinval of privacy. Ga ook eens na welke expertises en ideeën je initiatief zouden kunnen verbeteren? Voorbeelden van belanghebbende die je zou kunnen betrekken zijn: buurtbewoners, vertegenwoordiging van inwoners (wijkraden), bedrijven, belangenorganisaties, jongeren en kinderen, kennisinstituten, natuurverenigingen, waterschap, brandweer, politie en GGD. • Hoe en wanneer worden belanghebbenden betrokken Geef aan welke activiteiten je wil gaan organiseren om participatie mogelijk te maken. Geef hierbij dan aan op welke manier en wanneer belanghebbenden worden betrokken. Hoe hoger het gekozen participatieniveau hoe eerder belanghebbenden worden betrokken. Geef ook aan op welke manier je met belanghebbenden gaat communiceren.

• Hoe wordt de inbreng van belanghebbenden verwerkt (niet van toepassing bij niveau 1) Geef aan wat je wil gaan doen met de inbreng van belanghebbenden. • Manier van verslaglegging (niet van toepassing bij niveau 1) Geef aan hoe je een verslag wil gaan maken van de acties binnen je participatieproces en van de resultaten hiervan.

Stap 3 Omgevingsdialoog uitvoeren De derde stap is het uitvoeren van de omgevingsdialoog. Je bent als initiatiefnemer zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van het participatieplan. De gemeente kan extra aanvullingen vragen op het plan indien de omgevingsdialoog verplicht is. Gedurende de uitvoering van het participatieplan moet er ruimte zijn om af te wijken, doe dit wel altijd in overleg met belanghebbenden. Bij de uitvoering van het participatieplan is het goed om stil te staan bij een aantal dingen: - Ga zo vroeg mogelijk een open gesprek aan met belanghebbenden en denk goed na over wie belanghebbenden zijn, daardoor ontstaat meer vertrouwen in het gezamenlijk proces en de resultaten. - Zorg dat de belangen helder op tafel komen en vraag door. - Maak vanaf het begin duidelijk over wat wel en niet kan, waar hebben belanghebbenden wel of geen invloed op, wees eerlijk daarin. Het is ook belangrijk om de stappen van het proces, ieders rol daarin en de communicatie helder te maken. - Geef ruimte, zodat alle belangen en perspectieven worden besproken en dat er goed naar wordt geluisterd. Zoek hierin naar de overeenstemming en gebruik dit om je plan te verbeteren. Wees niet bang voor conflicten; beter uitspreken en elkaar horen dan lastige kwesties en frustraties die onbesproken blijven.

- Geef duidelijk aan wat er met de input van de deelnemers gebeurt en hoe deze in besluitvorming wordt meegenomen. Koppel terug en laat daarbij zien wat is gedaan met de geleverde inbreng en welke rol deze heeft gespeeld in de besluitvorming. - Reserveer budget voor het traject van de omgevingsdialoog (indien van toepassing). - Reserveer voldoende tijd voor de omgevingsdialoog en de verwerking van de resultaten.

-

-

Participatie vraagt om constante terugkoppeling (zie ook transparantie), reflectie, bijsturing en evaluatie. Er is pas echt sprake van kwaliteit als alle deelnemers het proces als goed ervaren. Zorg voor een balans in de machtsverhouding tussen deelnemers. Voorkom dominantie van een klein aantal deelnemers. Organiseer bijvoorbeeld werkvormen waarin iedereen kan worden gehoord. 1 op 1 gesprek kan dominantie verminderen. Erken diversiteit en geef gelijke kansen aan inwoners om deel te kunnen nemen. Jongeren en mensen met een migratieachtergrond of mensen met een beperking zijn vaak lastiger te bereiken. Toch kun je deze groepen bereiken door in te zetten op een bezoek aan plekken waar bepaalde groepen komen zoals de basisschool, het buurthuis of de sportclub. Verdiep je in de leefwereld van (beoogde) deelnemers: houd rekening in de participatieaanpak met sociale en culturele normen en maak weloverwogen keuzes.

Stap 4 Verslag maken De vierde stap is verslaglegging van alle gedane acties en de resultaten. Het verslag dient minimaal te omvatten: • keuze participatieniveau, inclusief motivering; • stappen die zijn gezet in welke fase van de omgevingsdialoog (waar en wanneer heeft de omgevingsdialoog plaatsgevonden); • belanghebbenden die zijn betrokken (wie heeft deelgenomen als eigenaar/gebruiker van welk object of namens welke instantie / wie was aanwezig en wie heeft zich afgemeld); • een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat is ingebracht door de deelnemers en wat er is gedaan met deze inbreng. Als je je plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als je ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest; • gemaakte afspraken van terugkoppeling aan deelnemers. Je dient het verslag ter kennisname te sturen naar alle betrokkenen. Voeg bij je aanvraag het verslag toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een verantwoord besluit.

Hoe weegt de gemeente de omgevingsdialoog? Het verslag van de omgevingsdialoog is onderdeel van de vergunningsaanvraag en zal worden meegenomen in de algehele belangenafweging van je initiatief. Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van je initiatief. De gemeente kijkt naar wie je betrokken hebt, hoe je hen betrokken hebt en wat je gedaan hebt met de resultaten van het gesprek. De basis van de weging is de leidraad. De gemeente neemt een beslissing op je aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Maar, zoals al eerder aangegeven, door het voeren van een goed gesprek met je omgeving, kun je je plan beter maken en is er meer kans op draagvlak. De wettelijke zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure komt door het participatieproces niet te vervallen. Het blijft dus mogelijk dat zienswijze/bezwaar kan worden ingediend tegen een besluit (omgevingsplan of omgevingsvergunning).

Heb je een vraag? Bij de frontoffice van het cluster vergunning, toezicht en handhaving (VTH) van de gemeente kun je terecht met al je vragen over de omgevingsdialoog en het betrekken van de omgeving. Neem contact op via e-mail mail@roermond.nl of telefoonnummer 140475. Uiteindelijk gaat het erom dat je als initiatiefnemer met belanghebbenden en gemeente het gesprek voert en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden.