Beantwoording commissievragen LVR nav rapport RKC over digitale dienstverlening (ter informatie)

Van: LVR T. Celebi. Betreft: (Technische) vragen stellen mbt het RKC rapport onderzoek digitale dienstverlening. Vraag 1 Heeft betrekking op vraag 1 significante aandachtspunten: Welke kaders heeft de gemeente vastgesteld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen omtrent digitale dienstverlening? En op welk termijn kunnen we de kaders actualiseren indien mogelijk? Antwoord: Op dit moment zijn hiervoor geen specifieke kaders vastgesteld (vandaar ook dat het als aandachtspunt is benoemd in het Rekenkamercommissie rapport). Om, onder andere, de aanbevelingen en aandachtspunten uit het RKC rapport digitale dienstverlening op te volgen, is ambtelijk een meerjarige ambitie (Opgave Informatiesamenleving) opgesteld. Een van de 3 pijlers daarin is Digitale Dienstverlening. Via een raadsinformatiebrief is uw commissie en de raad hierover recent geïnformeerd. Een van de prioriteit projecten daarin is een impact analyse van deze wettelijke verplichtingen en benodigde activiteiten om aan de verplichtingen te voldoen. Bredere kaders op het gebied van Digitale Dienstverlening beogen we de raad voor te leggen in juni 2023, zoals ook verwoord in ons bestuurlijk wederhoor bij het RKC rapport Digitale Dienstverlening.

Vraag 2 Heeft betrekking op vraag 2 significante aandachtspunten: Heeft het College van B&W inmiddels in kaart gebracht welke (landelijke) voorzieningen nog gebruikt kunnen worden? Als het goed is zal de accountant een IT audit uitvoeren op de organisatie. Wellicht dat de IT auditor hier ook een overzicht van kan geven. Antwoord: Hiernaar is geen specifieke inventarisatie gedaan. Wel hebben we het uitgangspunt ‘standaard, tenzij’ en een ‘slimme volger’ strategie vastgesteld met de Opgave Informatiesamenleving. Van de door de RKC genoemde voorzieningen gebruiken we de meeste ook al (GIBIT, DROP, PLOOI) en ook de Common Ground principes omarmen we ook. Daarnaast gaan we nog nadrukkelijk kijken naar het gebruiken van meer standaardproducten uit het VNG portfolio in het kader van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) en ook werken we met andere gemeentes samen via de ICT-NML regio en landelijke vereniging Dimpact. Vraag 3: Heeft betrekking op vraag 4 significante aandachtspunten: Op welk termijn kunnen we kaders vaststellen omtrent digitale dienstverlening met de BsGW en andere gemeenschappelijke regelingen die zichtbaar zijn voor burgers? Antwoord: Dit kunnen we (nog) niet precies aangeven. Wel vind op korte termijn een eerste afstemming over dit onderwerp plaats met onze accountmanager BsGW.

Vraag 4: Heeft betrekking op vraag 13 significante aandachtspunten: Is een chatfunctie op de gemeentelijke website wenselijk volgens het College van B&W? Antwoord: Als onderdeel van de Opgave Informatiesamenleving zal een herijking en concretiseringsslag plaatsvinden op de gemeentelijke visie op Digitale Dienstverlening. Als onderdeel hiervan zal ook naar de kanaalstrategie gekeken worden. Momenteel kunnen burgers met ons chatten via een Whatsapp kanaal. We gaan op termijn ook mogelijkheden bekijken om een chatkanaal/chatbot op de site te plaatsen. Hiermee kunnen digitaal zelfredzame burgers snel en 24/7 worden geholpen en zorgt mogelijk voor ontlasting van het 1e-lijns telefoon kanaal. Vraag 5: Kan het ontwikkelen en onderhouden van betere digitale dienstverlening worden weggelegd bij ICT NML als separaat project binnen de organisatie? Is de portefeuillehouder bereid hierover in gesprek te gaan met ICT NML?

Antwoord: Dit behoort nu niet tot de scope van de dienstverlening van ICT-NML en ze zijn hier ook niet op toegerust. We achten dit ook niet de meest slimme route om te bewandelen. Voor de samenwerking op het gebied van (de ontwikkeling van) digitale dienstverlening zijn we als Roermond lid van de landelijke coöperatieve vereniging Dimpact voor welke dit juist de kernambitie is: “oplossingen initiëren en realiseren voor de publieke dienstverlening van morgen”. Qua ervaring en omvang is Dimpact ook van een hele andere schaal dan ICT-NML. Dimpact heeft inmiddels 16 jaar ervaring op dit vlak en er zijn 40 gemeenten lid die samen 3 miljoen inwoners vertegenwoordigen. Daar zitten ook gemeenten bij als Rotterdam, Groningen, Zwolle en Enschede. Vraag 6 6. Is het College van B&W voornemens om geavanceerde technologieën (zoals big data en data analytics) in te zetten waarmee bijvoorbeeld hetgeen een burger naar op zoek is kan worden voorspeld? Dit in het kader van effectievere en efficiëntere dienstverlening. Antwoord: Dit behoort wel tot onze ambities. Deze is ook verwoord in ons coalitieakkoord (onder ‘Publieke dienstverlening en organisatie’) de Opgave Informatiesamenleving (onder de ambitie Digitale Stad). Prescriptieve/voorspellende inzet van data zal wel pas in de verdere toekomst mogelijk.

We hebben eerst nog veel stappen te zetten en het breder en beter opzetten van Datagedreven werken (DGW) in onze organisatie. Daarbij zullen we eerst betere grip en regie moeten krijgen op goede beschrijvende data. Ook die kan overigens al nuttig zijn voor verbetering van onze dienstverlening. Vraag: 7. Is de portefeuillehouder het met mij eens dat alle formulieren online invulbaar moeten zijn? Voorbeeld: formulier evenementenkalender is nog altijd een pdf bestand. Antwoord: Ja, ons voornemen is om alle (pdf) aanvraagformulieren om te gaan bouwen naar e-formulieren. We werken hier ook reeds aan. Inmiddels zijn ongeveer 50 van onze producten en diensten met een e-formulier aan te vragen. Hier blijven we aan doorwerken. Daarbij zullen we oog houden voor minder digitaal vaardige inwoners en laaggeletterden en (alternatieven) mogelijkheden voor hen. Ik kijk uit naar de antwoorden en de goede discussie die gevoerd zal worden in de commissie over dit belangrijk onderwerp. T. Celebi