A097 RKC-brief kaderstellende en controlerende rol raad bij instelling en uitkeringen uit Coronafonds en Energiearmoedefonds

GEMEENTE ROERMOND Voorstel behan delwijze.\

raad a@:

3/C/D

Ki 2O

Sect.:

1 Afd.:

1

1

Gezien dir.: NR.:

Datum

1 6 MEI 2023

chand. ambtenaar: 1

Kopie aan: Opmerking:

Ons nummer RKC/2023/60 onze datum 16 mei 2023 verzonden 16 mei 2023 inlichtingen bij A. Vestjens sector/afdeling reken kamercommissie doorkiesnr. (0475) 35 94 60

@@ @ @@@@ @@@@ @@@o

AAN Gemeenteraad Roermond

cc College van B&W gemeente Roermond

bijlage(n) betreffende

Rekenkamercommissie-brief inzake Kaderstellende en controlerende rol gemeenteraad bij instelling en uitkeringen uit het Coronafonds en Energiearmoedefonds

Geachte leden van de gemeenteraad, De gemeente Roermond heeft naar aanleiding van de Coronacrisis een fonds in het leven geroepen om inwoners en bedrijven van Roermond, die financieel hard getroffen waren door het Covid virus, financieel tegemoet te komen. Daarnaast is er recent een Energiearmoedefonds in het leven geroepen. De Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond heeft een globale analyse gedaan naar de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij de instelling en uitkeringen uit het Coronafonds en het Energiearmoedefonds. De Rekenkamercommissie heeft zich de volgende vraag gesteld: Hoe heeft de gemeenteraad haar kaderstellende rol bij de instelling van beide fondsen kunnen uitoefenen en hoe kan zij de controlerende taak uitoefenen in relatie tot beide fondsen en de uitkeringen die door beide fondsen worden gefinancierd? De doelstelling is te komen tot aanbevelingen m.b.t. de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij de instelling van eventuele toekomstige fondsen. De Rekenkamercommissie heeft voor deze analyse de volgende informatie opgevraagd bij de gemeente: 1. De belangrijkste documenten met betrekking tot de besluitvorming tot instelling van de fondsen; 2. De belangrijkste documenten met betrekking tot de eisen die gesteld worden om aanvragen tot uitkering uit de fondsen te doen; 3.

De belangrijkste documenten met betrekking tot de controle en verantwoording achteraf van de uitkeringen uit de fondsen.

1

' :+,' }

In de bijlage bij deze brief staan de belangrijkste documenten die bij dit onderzoek zijn gebruikt. Naast deze documenten heeft de Rekenkamercommissie een gesprek gevoerd met de verantwoordelijk ambtenaar voor het Coronafonds en het Energiearmoedefonds. De inhoud van deze Rekenkamerbrief is (zonder de aanbevelingen) ook voor ambtelijk wederhoor teruggelegd voor eventuele reactie op de feiten. Voor zover van toepassing is de brief met de opmerkingen naar aanleiding van dit ambtelijk wederhoor aangepast. De Rekenkamercommissie constateert naar aanleiding van de analyse de volgende punten:

1. Kaderstellende rol gemeenteraad Coronafonds Met betrekking tot de kaderstellende rol van de gemeenteraad heeft de raad op 2 juni 2020 een Verordening 'Coronafonds' vastgesteld welke tot 1 april 2022 van kracht is. Aanvragen voor een uitkering uit het Coronafonds dienen getoetst te worden aan deze verordening. Artikel 5 van de Verordening geeft de voorwaarden en criteria aan waaraan getoetst dient te worden. Naast de verordening was het ook mogelijk aanvragen op basis van 'Maatregelen 1,5 samenleving en innovatie' te doen. Ondersteuning uit het Coronafonds kan uitsluitend worden verstrekt indien: a. De ontstane situatie voortkomt uit, of het gevolg is van de Corona-pandemie; b. Acuut is: een situatie zich plotseling aandient en waarbij op zeer korte termijn maatregelen nodig zijn; c. Niet in een andere bijdrage en/of voorziening kan worden voorzien: er kan enkel beroep worden gedaan op het Coronafonds wanneer bestaande compensatie geen oplossing biedt (tegemoetkomingen van o.a. Rijksoverheid); d. Reeds door aanvrager zelf maximale inspanning is gedaan om de nadelige gevolgen van de Coronapandemie binnen de organisatie te beperken; e. De nadelige gevolgen van de Coronapandemie oplosbaar zijn met incidentele ondersteuning uit het Coronafonds: bij structurele situaties wordt geen ondersteuning uit het Coronafonds geboden; f.

De situatie niet is ontstaan door verwijtbaar en/of onrechtmatig gedrag van de aanvrager; g. Door de aanvrager nog niet eerder een beroep is gedaan op het Coronafonds. Er kan slechts 1 maal een beroep op het Coronafonds worden gedaan per aanvrager. Een ambtelijke werkgroep waar financiële en juridische expertise, alsmede beleidsadviseurs in zijn ondergebracht, beoordeelt iedere week of de ingediende aanvragen voldoen aan bovenvermelde voorwaarden. Deze werkgroep was verantwoordelijk om binnen twee weken de aanvragen integraal te beoordelen en de actuele ontwikkelingen te monitoren. Indien een aanvraag wordt goedgekeurd, wordt een collegebesluit door deze werkgroep voorbereid en neemt het college vervolgens een besluit. Om aanvragen eenduidig en objectief te kunnen beoordelen heeft het college een aantal gedragslijnen vastgesteld. De Rekenkamercommissie is niet in bezit van deze gedragslijnen en heeft deze dus ook niet beoordeeld. De eenmalige ondersteuning bedraagt maximaal een bedrag van € 50.000. Het Coronafonds is als volgt samengesteld: • Maatregelen 1,5 meter samenleving en innovatie • Corona noodverordening • Gederfde inkomsten begroting 2020 Totaal

€ 1.950.000 € 1.950.000 €1.100.000 € 5.000.000

2

Het Coronafonds is als volgt gevoed: •

Saldo jaarrekening na bestemming

•

Vrijval reserves

•

Vrijval reserve sociaal domein

€ 1.000.000 € 1.000.000 € 3.000.000

Totaal

€ 5.000.000

In artikel 12 van de Verordening wordt benoemd dat de raad door middel van een raadsinformatiebrief per kwartaal wordt geïnformeerd over de besluitvorming die naar aanleiding van deze verordening is genomen. De verordening is vastgesteld op 2 juni 2020 en is van kracht tot 1 april 2022. De Rekenkamercommissie stelt vast dat: 1. 2.

De voorwaarden genoemd onder b, d, e en f moeilijk objectief vast te stellen zijn; De raad heeft vooraf geen zichtbare eisen met betrekking tot de informatiebehoefte gesteld aan de raadsinformatiebrief die ieder kwartaal wordt opgestuurd naar de raad.

Aanbevelingen aan de raad: 1.

2.

De Rekenkamercommissie adviseert om criteria en voorwaarden voor subsidieverlening zo objectief mogelijk te formuleren en subjectieve criteria achterwege te laten omdat anders de criteria weinig kaderstellend zijn en daarmee de controlerende rol van de raad belemmeren. De Rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad om bij dergelijke crisissituaties waarbij subsidieaanvragers snel geholpen dienen te worden duidelijk haar informatiebehoefte te formuleren met betrekking tot de tussentijdse voortgangsrapportages. De jaarstukken en de begroting zijn niet bruikbaar omdat deze primair als verantwoording achteraf dienen en niet als sturingsinformatie gedurende het proces.

2. Controlerende rol gemeenteraad Coronafonds Middels het verkrijgen van o.a. de periodieke raadsinformatiebrief (artikel 12 verordening) kan de raad haar controlerende functie uitoefenen. De Rekenkamercommissie heeft alleen deze raadsinformatiebrieven als controle-instrument geanalyseerd en heeft geen andere controle-instrumenten nader geanalyseerd. Naar aanleiding van de beoordeling van de raadsinformatiebrieven (RIB's) stelt de Rekenkamercommissie het volgende vast. a. b.

c. d. e. f. g. h.

Er wordt geen vast format gehanteerd in de RIB's om de uitkeringen uit het Coronafonds in de tijd te volgen; Er is geen structureel verloopoverzicht in de tijd van goedgekeurde en afgekeurde aanvragen inclusief financieel belang. Pas in de RIB 4e kwartaal 2021 wordt een financieel verloopoverzicht gepresenteerd; Er wordt geen toelichting in de RIB's gegeven over de aard van de subsidie-aanvragen; Met betrekking tot aanvragen in onderzoek wordt het financiële belang niet altijd aangegeven; Er is geen detailoverzicht van uitkeringen per aanvrager; Indien een aanvraag is afgewezen is niet altijd een toelichting opgenomen waarom deze is afgewezen; Er is niet altijd een consequente opvolging in de RIB's van openstaande zaken; In de voortgangsrapportages wordt niet vermeld of gebruik is gemaakt van de hardheidsclausule en zo niet, met welke argumenten dat is gebeurd;

3

i.

De voortgang in aanvragen en uitkeringen uit het fonds is moeilijk af te leiden uit de RIB's. Het zijn met name kwalitatieve toelichtingen zonder duidelijk gestructureerd financieel verloopoverzicht met toelichting in de tijd.

Naar aanleiding van bovenstaande bevindingen heeft de Rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen.

Aanbevelingen aan het College van B&W 1. Hanteer een vast format (schema) in RIB' s om de voortgang in de tijd van het aantal aanvragen en de uitgaven uit een fonds te volgen; als voorbeeld kan het gehanteerde schema in de RIB 4e kwartaal 2021 dienen; 2. Het verdient aanbeveling in het schema iedere uitkering te specificeren naar aard van de uitgaven. Uiteraard kan dit geanonimiseerd; 3. Bewaak de aansluiting tussen de verschillende opvolgende voortgangsrapportages; 4. Uitgaande van het feit dat de aanvragers serieus problemen hebben, geef duidelijker aan waarom een aanvraag is afgewezen en of de aanvrager alsnog geholpen wordt; 5. Vermeld duidelijk in de voortgangsrapportages waarom er geen gebruik is gemaakt van de hardheidsclausule daar we hier hebben te maken met een crisissituatie. Aanbeveling aan de raad 1. Beoordeel periodiek op basis van de voortgangsrapportages of de verordening nog wel voldoet aan het doel waarvoor deze is opgesteld of dat deze bijgesteld dient te worden.

3. Kaderstellende en controlerende rol gemeenteraad Lokaal Fonds Aanpak Energiearmoede Naar aanleiding van de fors gestegen kosten voor levensonderhoud is, als aanvulling vanuit het Rijk geboden ondersteuning, een Lokaal Fonds Aanpak Energiearmoede op 10 november 2022 ingesteld ten bedrage van€ 1.500.000. Middels dit fonds wordt ondersteuning geboden aan inwoners, lokale ondernemers en maatschappelijke organisaties. De inzet van de middelen uit het fonds kent een aantal uitgangspunten: • • • •

Laagdrempelig en toegankelijk; Ruimte voor maatwerk; Bestedingsruimte inwoners als uitgangspunt; Aansluiting bij bestaande regelingen en lokale initiatieven.

De Rekenkamercommissie stelt vast dat bovenvermelde uitgangspunten niet verder zijn uitgewerkt in een kaderstellende verordening waarin de criteria en de voorwaarden, waaraan voldaan moet worden om een uitkering uit het fonds te mogen ontvangen, zijn uitgewerkt. Er zijn wel 'beleidsregels' vastgesteld met betrekking tot het doen van een uitkering uit het fonds. Deze beleidsregels zijn echter niet door de raad formeel besloten. Als gevolg van het ontbreken van concrete kaders met objectieve criteria en voorwaarden waaraan voldaan moet worden, is het nagenoeg niet mogelijk om de controlerende rol van de raad goed uit te kunnen voeren. Aanbevelingen aan de raad 1. De Rekenkamercommissie adviseert om criteria en voorwaarden voor subsidieverlening zo objectief mogelijk te formuleren omdat anders de criteria weinig kaderstellend zijn en daarmee de controlerende rol van de raad belemmeren. 2.

De Rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad om bij dergelijke crisissituaties waarbij subsidieaanvragers snel geholpen dienen te worden duidelijk haar informatiebehoefte te formuleren met betrekking tot de tussentijdse voortgangsrapportages.

4

Tot slot De Rekenkamercommissie constateert dat er periodiek informatie aan de raad is verstrekt met betrekking tot de uitkeringen uit het Coronafonds. De kwaliteit van deze informatie is mede afhankelijk van de informatiebehoefte van de Raad en hoe het College van B&W invulling wil geven aan haar actieve informatieplicht. De Rekenkamercommissie constateert echter wel dat de voortgangsrapportages voor verbetering vatbaar zijn. Met betrekking tot het Lokaal Fonds Aanpak Energiearmoede is het zeer gewenst om ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol van de raad de voorwaarden en criteria, waaraan voldaan dienen te worden om een uitkering uit het fonds toe te kennen, nader concreet uit te werken. Wij verwachten u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en zijn vanzelfsprekend tot een toelichting graag bereid.

Met vriendelijke groet, namens de Rekenkamercommissie Roermond,

Geraadpleegde documenten. 1. Raadsvoorstel Gemeenteraad van 28 mei 2020; instellen Coronafonds; 2. Raadsinformatiebrief d.d. 9 juli 2020 inzake Coronafonds; 3. Raadsinformatiebrief d.d. 15 oktober 2020 inzake rapportage Coronafonds 3° kwartaal 2020; 4. Commissie BS van 1 december 2020: evaluatie Coronafonds; 5. Raadsvoorstel - Gemeenteraad van 21 december 2020: verlenging Verordening Coronafonds; 6. Raadsinformatiebrief d.d. 9 februari 2021 inzake rapportage Coronafonds 4° kwartaal 2020; 7. Commissie BS van 16 maart 2021: Coronafonds vierde kwartaal 2020; 8. Raadsinformatiebrief d.d. 1 juni 2021 inzake rapportage Coronafonds 1° kwartaal 2021; 9. Raadsinformatiebrief d.d. 12 oktober 2021 inzake rapportage Coronafonds 2° kwartaal 2021; 10. Raadsinformatiebrief d.d. 7 december 2021 inzake rapportage Coronafonds 3° kwartaal 2021; 11. Raadsinformatiebrief d.d. 22 februari 2022 inzake rapportage Coronafonds 4° kwartaal 2021; 12. Raadsinformatiebrief d.d. 27 september 2022 inzake rapportage Coronafonds 2022-laatste. 13. Raadsinformatiebrief d.d. 8 november 2022 inzake lokaal fonds aanpak energiearmoede; 14. Raadsvoorstel - Gemeenteraad van 10 november 2022; Vorming fonds; 15. Raadsvoorstel- Gemeenteraad van 15 december 2022; Lokaal fonds aanpak energiearmoede; 16. Presentatie bijeenkomst 15 december 2022; Lokaal fonds; 17. Raadsinformatiebrief d.d.

17 april 2023 inzake verantwoording fonds Energiearmoede 1e kwartaal 2023.

5