2020 Bijlage 1 Overzicht verantwoording uitgevoerde aanbestedingen 2020

Bijlage 1 Rapportage uitgevoerde aanbestedingen in 2020 Het totaalbedrag dat in 2020 is aanbesteed door de gemeente Roermond bedraagt € 55.830.225,Hiervan is inhuur personeel in 2020 (dit is 14,1% van de totale loonsom) € 7.000.200,Ter vergelijking in 2019 was dit 16,4%. De kostendaling van de inhuur is toe te schrijven aan het beëindigen van een aantal inhuurcontracten. Daarnaast zijn in 2020 vacatures die bewust tijdelijk d.m.v. inhuur waren ingevuld met het oog op de organisatieontwikkeling inmiddels definitief ingevuld.

Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhands Nationale aanbestedingen Europese aanbestedingen Open House Inbesteding TOTAAL

Werken

Leveringen

Diensten

6 6 2

14 3

37 16 1 10

Sociale en specifieke diensten 2

2 14

17

5 69

4

In 2020 zijn in totaal 112 aanbestedingstrajecten gestart waarvan 104 trajecten nagenoeg geheel zijn afgerond. Deze rapportage richt zich op de afgeronde trajecten.

Analyse doelstellingen uit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid: De gemeente Roermond heeft in haar gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid staan dat het beleid zoveel mogelijk aansluit op het algemene beleid van de gemeente, zoals o.a.: Lokale economie & MKB, Ethische en ideële uitgangspunten zoals Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (zoals beleid Social Return en duurzaamheid), Innovatie en Integriteit. INTEGRITEIT De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers en als borging hiervan gebruiken we binnen de gemeente Roermond het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument. Dit is een eigen verklaring, op basis van uitsluiting, waarin ondernemers, door ondertekening van dit document, aangeven dat ze zich, conform artikel 57, lid 1, van Richtlijn 2014/24/EU, niet met ongewenste activiteiten bezig houden (bijvoorbeeld deelneming aan een criminele organisatie, corruptie, fraude, witwassen van geld of financiering van terrorisme. Ook verklaren ze aan het volgende te voldoen: Betaling van belastingen of sociale premies Een zeer uitzonderlijke gevallen kunnen we nog een stap verder gaan en ook nog vragen om een Gedragsverklaring Aanbesteden. Praktijk gemeente Roermond: Bij alle Europese en Nationale aanbestedingen is het gebruik van het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument verplicht.

Daarnaast wordt het ook bij de meeste meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures gebruikt. Bij de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsprocedures wordt het vrijwel bijna nooit toegepast tenzij het een nieuwe, onbekende leverancier betreft. INNOVATIE Die aanbestedingsprojecten die zich daarvoor lenen worden zo veel als mogelijk op een innovatieve wijze in de markt gezet. Ook in 2020 zijn een aantal infrastructurele projecten op een meer innovatieve wijze aanbesteed namelijk door middel van een bouwteam. Voorbeeld: Bouwteam Renovatie overkluisde Maasnielderbeek Maasniel Er wordt ook bij steeds meer aanbestedingsprojecten vooraf een marktconsultatie, marktoriëntatie of een marktverkenning toegepast om zodoende de reeds aanwezige kennis van de markt te gebruiken. LOKALE ECONOMIE & MKB: De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers.

Van de aanbestedingen die in het jaar 2020 zijn uitgevoerd en afgerond vindt u onderstaand een verdeling naar besteding per gemeente / regio: bij bedrijven en instellingen uit de eigen gemeente 25 opdrachten bij bedrijven en instellingen uit regio Midden-Limburg (excl. eigen gemeente) 13 opdrachten bij bedrijven en instellingen in Limburg (excl. eigen gemeente en regio) 18 opdrachten buiten Limburg 48 opdrachten Dit betekent dat van de afgeronde trajecten 24% (25 aanbestedingen) is besteed bij leveranciers binnen de eigen gemeente voor een bedrag van € 7.061.831 en 13% (13 aanbestedingen) bij leveranciers binnen de eigen regio (Midden-Limburg).

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN Social Return De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarom streeft de gemeente er naar om duurzaam in te kopen. Het gaat bij duurzaamheidscriteria, waaronder sociale voorwaarden, om een complexe materie die nog aan de nodige discussie onderhevig is. Bij het stellen van duurzaamheidscriteria is het proportioneel de omvang van de opdracht mee te laten wegen bij de keuze om eisen op dit terrein te stellen. Daarom is in de regionale arbeidsmarktregio Midden-Limburg afgesproken om Social Return toe te passen bij opdrachten vanaf € 100.000,Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is het meenemen van sociale aspecten in het Inkoopproces. Nadere eisen zijn opgenomen in het ‘Inkoop/aanbestedingsreglement gemeente Roermond 2017”. In de bestekvoorwaarden wordt als verplichting opgenomen dat 5% van de totale aanneemsom of 7% van de loonsom bij kapitaalintensieve opdrachten ingezet moet worden om werkplekken te realiseren voor mensen een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Als Social Return niet kan worden opgenomen bij een aanbesteding dient dit te worden gemotiveerd in het directie-, portefeuillehouders- of collegevoorstel. In 2020 is bij 28 van de 104 afgeronde aanbestedingen Social Return toegepast.

Bij de meeste enkelvoudig onderhandse aanbestedingen is Social Return niet van toepassing gezien de grootte van het aanbestede bedrag en de aard van de aanbestedingsprocedure. Ter vergelijking: in 2019 is bij 9 van de 93 afgeronde aanbestedingen het criterium Social Return toegepast. Passage uit concept evaluatierapport regio-functionaris Social Return Midden-Limburg Het aantal aanbestedingen fluctueert jaarlijks waardoor het beschikbare Social Return volume ook sterk wisselend is. In 2020 zagen we bij een aantal gemeenten in Midden-Limburg een toename van het aantal aanbestedingen, doordat het MKB-Nederland en VNO-NCW de gemeenten nadrukkelijk opriepen om opdrachten te blijven verstrekken en zoveel mogelijk aan te besteden aan het lokale bedrijfsleven om zo de economische schade voor het MKB en de inwoners zoveel mogelijk te beperken. Daarnaast was de vraag om opdrachten naar voren te halen. Dit heeft geleid tot een groter aantal aanbestedingen in 2020. De uitvoering van de aanbestedingen vindt grotendeels pas plaats in 2021 waardoor de effecten van deze impuls in 2020 nog weinig merkbaar waren. Aantal aanbestedingen Het aantal aanbestedingen wisselt sterk per regiogemeente. Voorbeeld in 2020: De gemeente Roermond had 23 aanbestedingen boven € 100.000 in voorbereiding. Hiervan zijn er 4 niet op de markt gezet.

Van de 19 gedane aanbestedingen is in 4 aanbestedingen geen Social Return on Investment (SRO)I opgenomen vanwege het specialistische karakter van het werk. Bij de resterende 15 aanbestedingen is een SROI verplichting opgenomen. Hiervan zijn 5 opdrachten in 2020 gestart. De overige 10 opdrachten starten in 2021. Duurzaamheid De gemeente streeft er naar om duurzaam in te kopen. Duurzaam inkopen is o.a. het meenemen van milieuaspecten in het Inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking doordat de gemeente in de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst duurzaamheidscriteria opneemt. De gemeente Roermond probeert steeds een goede afweging te maken tussen duurzaamheid en kosten. Echter het opnemen van technische specificaties en eisen in het kader van duurzaamheid, waaraan slechts een zeer beperkt deel van de markt voldoet en daardoor daadwerkelijke mededinging niet langer gewaarborgd is, is niet alleen disproportioneel maar ook onverstandig.

De gemeente realiseert zich dat ze een voorbeeldfunctie heeft en past daarom, daar waar mogelijk, bij aanbestedingen duurzaamheidscriteria toe. Dit zijn minimale criteria en bij de aanbestedingen die zich daarvoor lenen wordt er meer gevraagd dan het minimale. Enkele voorbeelden in 2020 (die opgestart, in voorbereiding of uitgevoerd zijn): • Busstation met duurzame wateropvang + innovatief waterbesproeiingssysteem voor de nieuw aangeplante bomen • Inzameling huishoudelijk afval • Dak gemeentewerf vervangen inclusief plaatsen zonnepanelen • Aanleg snelfietspad Slachthuisstraat • Groot Onderhoud in de Groenekruisbuurt Swalmen Duurzaamheidsvisie Het uitvoeringsprogramma duurzaamheid naar aanleiding van de duurzaamheidsvisie gemeente Roermond is medio 2020 door de gemeente raad geaccordeerd Duurzaamheid is een integraal beleidsthema: alle thema’s hangen met elkaar samen en er zijn veel koppelkansen. Een aantal ambities uit de duurzaamheidsvisie zijn al geborgd in andere uitvoeringsprogramma’s zoals op het gebied van mobiliteit, groen, economie en het Sociaal Domein. In 2020 is bij 38 aanbestedingen het aspect duurzaamheid toegepast. Bij de overige aanbestedingen is duurzaamheid niet toegepast omdat dit enkelvoudig onderhandse aanbestedingen betrof of omdat daar door de landelijke overheid geen productgroepen met duurzaamheidscriteria voor zijn geformuleerd en voorgeschreven.

Als er sprake is van opdrachten voor dienstverlening (adviesbureau) of aanbestedingen die enkelvoudig onderhands in de (lokale) markt worden gezet is het aspect duurzaamheid meestal niet toe te passen. Ook hier geldt dat de grootte van het aanbestede bedrag en de aard van de opdracht mede bepalen of het proportioneel is om duurzaamheidscriteria op te nemen in de aanbestedingsprocedure. Ter vergelijking: in 2019 is bij 19 van de afgeronde aanbestedingen het criterium Duurzaamheid toegepast. SAMENWERKINGSVERBANDEN De Gemeente werkt samen met andere (Midden-Limburgse) gemeenten. Daar waar mogelijk, zonder ‘coleur local’ te verliezen worden aanbestedingen gezamenlijk opgepakt (bijvoorbeeld: Sociaal Domein, ICT-NML, EC-Geo, Waterpanel Noord-Limburg, inzameling oud-papier, kantoorartikelen, BHV-opleidingen, leerlingenvervoer, volwasseneducatie, rioolopdrachten). AFWIJKING VAN HET INKOOP- en AANBESTEDINGSBELEID In het jaar 2020 is aan het college van Burgemeester en Wethouders 9 maal een verzoek voorgelegd ter accordering, om binnen de toegestane wettelijke mogelijkheden en bevoegdheden van het college, om af te wijken van het gemeentelijke Inkoop- en aanbestedingsbeleid.