Raadsvoorstel - Verhoging krediet voor het audio-visueel systeem voor de raadszaal

Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit: Bijlage(n):

Z19-009956 Verhoging krediet voor het audio-/visueel systeem voor de raadszaal 8 december 2020 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen J.G.A.M. den Teuling Instemmen met de verhoging van het investeringskrediet van € 80.000,-- naar € 120.000,-1. raadsbesluit; 2. begrotingswijziging nr. 5 van 2021

Inleiding, aanleiding en doelstelling Het nieuwe audiosysteem in onze raadszaal is inmiddels vernieuwd. Ons systeem is dusdanig gedateerd dat nieuwe mediatechnieken niet gekoppeld kunnen worden. Hierdoor ontstaat vervorming van het beeld bij de kijker en valt het geluid vaak weg of wordt er een piep waargenomen. Hierover bent u reeds in 2019 geïnformeerd. Afgelopen periode heeft u zelf ervaren hoe belangrijk een goede installatie is tijdens de raadsvergadering, raadsadviescommissie of andere vergaderingen/bijeenkomsten. Ook de mobiele camera’s van OR6 zijn aan vernieuwing toe. Vandaar dat ons college besloten heeft een nieuw audio-/visueel systeem aan te schaffen voor de raadszaal. In eerste instantie is door de projectgroep een Technisch Pakket van Eisen opgesteld. Dit is samen met een externe deskundige opgesteld. Belangrijk is nog om te vermelden dat het hier gaat om 2 technisch losstaande aanbestedingen (‘audiosysteem’ en ‘camerasysteem’) die dus ook los van elkaar onderhands in de markt kunnen worden gezet afhankelijk van het moment dat het college daartoe bevoegd is door het beschikbaar zijn van voldoende krediet. Gezien de aangehaalde problemen met de microfoons is het logisch om de aanbesteding van de audio als eerste te doen wat uiteindelijk begin december is gerealiseerd. Zodra er voldoende krediet beschikbaar is voor het camerasysteem zal dit aangeschaft worden.

Bevoegdheid De wettelijke bevoegdheid voor het verhogen van een investeringskrediet ligt primair bij de gemeenteraad.

Pagina 1 van 3

*Z0044BF4632*

Reden besluit Gezien de kwaliteit en storingen van de huidige installatie is duidelijk aangegeven waarom er nieuwe apparatuur nodig is. Ook het meervoudig gebruik van de raadszaal moet een reden zijn om een nieuwe goede audio-installatie en camera’s aan te schaffen. Zeker in de coronatijd is regulier digitaal werken en uitzenden steeds belangrijker. In het hele voortraject is OR6 betrokken bij de projectgroep om dit proces goed neer te kunnen zetten. Omdat er is gekozen voor een draadloos discussiesysteem vallen de kosten duurder uit dan een ‘bedraad’ systeem. Met dit draadloze discussiesysteem zijn we extra flexibel als het gaat om b.v. beeldvormende avonden, grotere overleggen in het vergadercentrum e.d. Bij de aanschaf van het discussiesysteem is al rekening gehouden met extra randapparatuur die ook noodzakelijk is voor het camera-systeem. Daarnaast is het met dit discussiesysteem niet nodig om vloerstopcontacten aan te leggen met als gevolg dat er ook nieuwe vloerbedekking in de raadszaal gelegd moet worden.

Gevraagd besluit In te stemmen met de verhoging van het investeringskrediet van € 80.000,-- naar € 120.000,--.

Risico’s Wij zien geen risico’s m.b.t. levering en installatie van alle apparatuur. Middelen In de begroting 2021 is niet voldoende budget opgenomen voor deze investering en wordt nu een aanvullend krediet van € 40.000,-- gevraagd. De kapitaallasten zijn grotendeels gedekt binnen de begroting. De extra kapitaallasten kunnen we naar verwachting opvangen binnen de facilitaire budgetten. Zodra het nieuwe camerasysteem in werking is getreden vervallen de kosten (€ 3.000,--) die de gemeente maakt voor de nabewerking van de verslagen van de vergaderingen. Deze werkzaamheden worden nu uitgevoerd na elke vergadering door Company Webcast. Omdat straks met een pasjessysteem gewerkt wordt is deze nabewerking niet meer nodig. Planning en uitvoering Zodra het krediet beschikbaar is zal de gunning en uitvoering van de werkzaamheden plaatsvinden. Dit zal in het eerste kwartaal 2021 gerealiseerd kunnen worden. Er zal tijdig een instructie worden gegeven voor alle gebruikers van dit nieuwe systeem.

Pagina 2 van 3

Evaluatie Samen met OR6 zullen we na een half jaar evalueren of het systeem voldoet aan de gestelde eisen voor het uitzenden van o.a. raadsvergaderingen.

Communicatie en participatie Er is overleg met OR6 vanuit de vertegenwoordiging in de projectgroep. Het presidium is geregeld op de hoogte gesteld door eveneens een vertegenwoordiging in de projectgroep.

Sint Odiliënberg, 15 december 2020.

Burgemeester en wethouders van Roerdalen, De secretaris, De burgemeester,

J.J.W.M. L’Ortije

Pagina 3 van 3

mr. M.D. de Boer-Beerta