Raadsvoorstel Mandaat AVG verzoeken

_, gemeente roerdalen

Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Z21-021032 Mandaat AVG verzoeken 18 mei 2021 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen J.G.A.M. den Teuling 1. Mandaat te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders voor de uitvoering inclusief het nemen van besluiten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de afhandeling van en het beslissen op tegen die besluiten ingediende bezwaar- en beroepschriften. 2. Ondermandaat toe te staan aan de teamleiders, programmamanager/gelukscoördinator en concern controller. Raadsbesluit

Inleiding, aanleiding en doelstelling

Sinds de invoering van de AVG in 2018 is er een stijging geweest in het aantal zogeheten AVGverzoeken dat de gemeente ontvangt. In de wet is het zo geregeld dat bij een aan de gemeente gericht verzoek alle bestuursorganen (college, burgemeester en gemeenteraad) een beslissing op het verzoek moeten nemen. De AVG schrijft voor dat binnen één maand na ontvangst van het verzoek een beslissing op het verzoek moet worden genomen. Alleen bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd. Gelet op de beslistermijn en de vergaderfrequentie van uw raad, is het van belang dat u uw bevoegdheid om te beslissen op de AVG-verzoeken aan ons mandateert, met de mogelijkheid tot ondermandaat.

Bevoegdheid

De wettelijke bevoegdheid van het afhandelen van AVG-verzoeken ligt bij de verschillende bestuursorganen tot wie het verzoek zich richt.

Reden besluit

In de afgelopen periode hebben we twee verzoeken op grond van de AVG ontvangen waaruit niet duidelijk bleek aan welk bestuursorgaan het was gericht. Dit heeft er voor gezorgd dat er enkele problemen opdoken met de gestelde termijnen en er ook nauw contact was met andere gemeenten die met dezelfde zaken bezig waren. Om in de toekomst deze problemen met de Pagina 1 van 3

11111111111111111111111111111111

IIIIII III IIII IIIII IIIII IIII IIII

_, gemeente roerdalen

wettelijke termijn voor te zijn en de onnodige complexiteit van deze verzoeken weg te nemen, is nu het moment om tot dit besluit te komen.

Gevraagd besluit 1.

2.

Mandaat te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders voor de uitvoering inclusief het nemen van besluiten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de afhandeling van en het beslissen op tegen die besluiten ingediende bezwaar- en beroepschriften. Ondermandaat toe te staan aan de teamleiders, programmamanager/gelukscoördinator en concern controller.

Risico's

Aan dit voorstel zijn geen financiële risico's verbonden. De enige risico's die zich voor kunnen doen, zijn alleen aan de orde bij het niet mandateren van deze bevoegdheid. Hierdoor kan de procedure onnodig langer duren, waarbij de kans bestaat dat de wettelijke beslistermijn van 1 maand wordt overschreden en hier dwangsommen uit voort kunnen vloeien.

Toelichting

Verzoeken op grond van de AVG' kunnen zich in verschillende vormen voordoen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld een verzoek om tot wissing van de geregistreerde persoonsgegeven van een persoon over te gaan of de meest voorkomende een inzageverzoek. Bij een dergelijk inzageverzoek doet verzoeker een verzoek aan de gemeente om op te vragen wat er allemaal geregistreerd is van deze persoon binnen de gemeente. Hier zal vervolgens een (beknopt) overzicht van worden gemaakt en dit zal aan de verzoeker worden toegestuurd. Momenteel is het zo dat er bij deze gemeente weinig van deze verzoeken binnen komen op jaarbasis. Wel is er vast te stellen dat landelijk gezien het gros van deze verzoeken momenteel worden gedaan in de hoop een dwangsom te kunnen verkrijgen wanneer er niet tijdig wordt gereageerd en/of besloten wordt op het verzoek. Gelet op de wettelijke beslistermijn en de vergaderfrequentie van uw raad is het daarom beter om deze bevoegdheid (onder) te mandateren, zodat er binnen de wettelijke termijn gereageerd kan worden om zo de kans op een eventuele dwangsom te minimaliseren.

1

Zie hiervoor op https://eur-lex.europa.eu/homepage.html; Hoofdstuk 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en op wetten.overheid.nl de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Pagina 2 van 3

_, gemeente roerdalen

Middelen N.V.T.

Planning en uitvoering

Na de raadsvergadering van 15 juli 2021 wordt het besluit gepubliceerd en worden de AVG verzoeken die aan uw raad zijn gericht conform het verleende mandaat en eventueel ondermandaat afgehandeld.

Evaluatie

Jaarlijks zal er gekeken worden naar de binnengekomen AVG verzoeken over het jaar daarvoor en de afhandeling hiervan. Deze zullen ook worden meegenomen in de jaarlijkse terugkoppeling aan u over informatiebeveiliging & privacy.

Communicatie en participatie

Indien er verzoeken op grond van de AVG binnen komen, die specifiek aan u zijn gericht, zullen deze aan u worden medegedeeld. Daarnaast wordt u ook op de hoogte gehouden van de status en de afhandeling van deze verzoeken.

Sint Odiliënberg, 18 mei 2021

Burgemeester en wethouders van Roerdalen, De secretaris, De burgemeest

J.J.W.M. L'Ortije

Pagina 3 van 3