Raadsvoorstel - Addendum controleprotocol 2023

.,. gemeente roerdalen

Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Z23-040879 Addendum controleprotocol 2023 7 mei 2024 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen A.C.A.G. Smits l. De verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheid op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) vast te stellen; 2. Dit besluit met terugwerkende kracht in werking te laten treden per 1 januari 2023. Bijlage 1: raadsbesluit

Toelichting bij het raadsvoorstel

1.

Onderwerp

Addendum controleprotocol 2023 2.

Inleiding

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In de vergadering van 2 november 2023 heeft u een nieuwe controleverordening vastgesteld. Hierin is onder andere bepaald dat het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid. Vanaf de jaarrekening 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld en vastgesteld door u in de vergadering van 29 februari jl.. In dit protocol zijn een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole en het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Recent is gebleken dat een wezenlijke component niet in dit vastgestelde controleprotocol is opgenomen. Vandaar dat dit addendum ter vaststelling wordt voorgelegd.

3.

Beslispunten

De raad besluit: 1.

2.

De verantwoordingsgrens financiële rechtmatigheid op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) vast te stellen; Dit besluit met terugwerkende kracht in werking te laten treden per 1 januari 2023.

Pagina 1 van 3 111111111111 lllll 111111111111111 l lll lllll llllll 11111111111111111

<,. 4.

gemeente roerdalen

Argumenten

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant aangaande de bij de controle van de jaarrekening 2023 te hanteren goedkeuring- en rapporteringstoleranties en het daarbij te hanteren normenkader. Ook geldt dit als basis voor de af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het College van B&W. Naast de reeds vermelde tolerantiegrenzen in het controleprotocol als goedkeurings- en rapporteringstolerantie, bestaat ook de verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens bedraagt 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). In de financiële verordening ex. Artikel 212 Gemeentewet wordt verwezen naar het controleprotocol. Abusievelijk is dit percentage niet expliciet vermeld in het reeds vastgestelde controleprotocol 2023. Afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording kennen een rapporteringsgrens van € 50.000. Wij zullen derhalve alle bevindingen rapporteren omtrent de financiële rechtmatigheid boven deze rapporteringsgrens in de paragraaf rechtmatigheid.

De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, wordt nu aan uw raad voorgelegd. Voorgesteld wordt deze grens 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) te laten bedragen. Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. 5.

Kanttekeningen

Mocht uw raad dit addendum niet vaststellen dan kan onze accountant haar controlerende taak niet naar behoren uitvoeren. 6.

Financiën

Aan dit voorstel kleven geen directe financiële consequenties. 7.

Communicatie

Na besluitvorming door uw raad zal onze accountant hierover worden geïnformeerd. 8.

Planning en uitvoering

Pagina 2 van 3

.,. gemeente roerdalen

Dit addendum treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 in werking en zal worden toegepast bij de controle van de jaarrekening 2023. De inwerkingsdatum van het addendum loopt daarmee gelijk met de inwerkingsdatum van de controleverordening.

9.

Privacy

Niet van toepassing. 10. (Wettelijk en/of beleidsmatig) kader Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. 11. Bijlagen Bijlage 1: raadsbesluit

Sint Odiliënberg, 7 mei 2024

Burgemeester en wethouders van Roerdalen,

J.J.W.M. L'Ortije

Pagina 3 van 3