35301-196022 Uitvoeringsprogramma's SC MER 2023_Bijlage 2 UP Financien 2023

UitvoeringsProgramma (UP) Financiën SC-MER 2023 Initiërend op inhoud, sturend op proces

Versiedatum Versie Bestandsnaam

: 6 januari 2023 : Definitieve versie : UP Financiën 2023 (definitieve versie).docx

Uitvoerings Programma (UP) van Team Financiën 2023

1 Inhoudsopgave

1 Inhoudsopgave

2

2 Uitvoeringsprogramma Financiën 2023

3

3 Rapportage en verantwoording

4

4 Opbouw Team Financiën

4

4.1 Lean aanpak

4

4.2 Algemene ontwikkeling medewerkers – 3 teams

5

4.2.1

Team Advies

5

4.2.2

Team Service & Beheer

5

4.2.3

Team Interne Controle

5

5 Activiteiten en Projecten Financiën

6

5.1 Implementatie nieuw financieel pakket

6

5.1.1

Afronding aanbestedingstraject, start implementatie financieel pakket

7

5.1.2

Stroomlijnen P&C cyclus – inrichting, werkwijze en digitalisering

8

5.1.3

Harmonisatie Financieel beleid – opstellen meerjarenplan (o.a. afschrijvingsbeleid)

8

5.1.4

Harmoniseren en uniformeren systematiek en werkwijze voor opbouw salarisbegroting 9

5.1.5

Uniforme budgethouders regeling opstellen plus opleiding (workshop) budgethouders 9

5.2 Wet- en regelgeving

9

5.2.1

Implementatie rechtmatigheidsverantwoording

9

5.2.2

Voldoen aan archiefwet bij financiële administraties

9

5.3 Lean maken financieel beheersprocessen

10

5.3.1

E-facturering promoten / analoge facturenstroom beperken

10

5.3.2

Automatisch versturen van nota’s

10

5.3.3

Gegevensveiligheid van processen controleren en waar nodig optimaliseren

10

5.4 Voortvloeiend uit de PDC 5.4.1

11

Opbouwen expertise financiële advisering Duurzaamheid

5.5 Ondersteuning van organisatie overschrijdende en GLTA projecten 5.5.1

Positiebepaling volgens Overheids Ontwikkel Model (OOM)

Definitieve versie – 6 januari 2023

11 11 11

Pagina 2 van 11

Uitvoerings Programma (UP) van Team FinanciënFinanciën2023

2 Uitvoeringsprogramma Financiën 2023 Dit Uitvoeringsprogramma (UP) Financiën omvat de basis dienstverlening (de in de PDC opgenomen producten en diensten) en een aantal projecten.

1.

De in de PDC genoemde producten en diensten: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

2.

Administratieve Organisatie / Interne Controle (AO/IC) Opleveren Financiële bouwstenen voor de Planning & Control documenten Gevraagd en ongevraagd leveren van financieel advies Contractmanagerschap Belastingzaken Fiscaliteiten Uitvoeren Financieel Beheer voor administraties en sub-administraties Functioneel Applicatie Beheer Financiële systemen Uitvoeren Treasury- en Liquiditeitenbeheer Beheren van Invordering en heffingen

Projecten (lopend en voorgenomen). 1) Voortvloeiend c.q. gerelateerd aan aanschaf en implementatie nieuw financieel pakket voor alle organisaties en doorlopend vanuit UP 2022 Afronding aanbestedingstraject en starten met implementatie nieuw financieel pakket Stroomlijnen P&C cyclus – inrichting, werkwijze en digitalisering Harmonisatie Financieel beleid – opstellen meerjarenplan (o.a. afschrijvingsbeleid) Harmoniseren en uniformeren systematiek en werkwijze voor opbouw salarisbegroting Uniforme budgethouders regeling opstellen plus opleiding (training en workshops) budgethouders ▪ Aanpassen verordeningen (financiële, controle en onderzoek naar doelmatigheid, doeltreffendheid) ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

2) Voortvloeiend uit wet- en regelgeving ▪ Implementatie rechtmatigheidsverantwoording ▪ Voldoen aan archiefwet met financiële administraties 3) Lean maken financieel beheerprocessen, gericht op leveren hogere kwaliteit (minder fouten, EKG % hoger) en verdere optimalisatie (efficiency, minder kwetsbaarheid; grotere vervangbaarheid). Enkele voorbeelden: ▪ E-facturering promoten / analoge facturenstroom beperken ▪ Automatisch versturen van nota’s ▪ Gegevensveiligheid van o.a. facturatieproces (inclusief WKR) controleren en waar mogelijk/nodig verder optimaliseren. 4) Voortvloeiend uit PDC ▪ Expertise uitbreiden op het vlak van ‘financiële advisering’ inzake Duurzaamheid in het Ruimtelijk Domein. 5) Ondersteuning van organisatie overschrijdende en GLTA projecten ▪ Positiebepaling OOM en het vervolg n.a.v. deze positiebepaling

Pagina 3 van 11

definitieve versie – 6 januari 2023

Uitvoerings Programma (UP) van Team Financiën 2023

3 Rapportage en verantwoording Met het leveren van de producten en diensten conform PDC én het uitvoeren van de projecten in dit UP geeft het team Financiën invulling aan de taken waarvoor het team staat. Taken waarvoor benodigde budgetten beschikbaar zijn gesteld in de reguliere begroting 2023. In het uitvoeringsprogramma wordt voor de uitvoering van het project ‘nieuw financieel pakket’ aanvullend budget gevraagd. Het kan natuurlijk ook zijn dat vanuit de vier MER-organisaties al dan niet gezamenlijk de wens komt om een project toe te voegen aan het UP. In dat geval leveren we maatwerk en maken we afspraken omtrent nieuwe projecten / diensten. De directeuren van de vier organisaties hebben hierin de beslissingsbevoegdheid. In het verlengde van deze rol van het BDB is het voorstel om ook de rapportage en verantwoording over het leveren van producten en diensten en de uitvoering van het UP periodiek voor te leggen aan het BDB. Het gaat dan om: • • •

Het prioriteren van nieuwe ontwikkelingen Het rapporteren over de dienstverlening van team Financiën Het verantwoorden over projecten die niet conform verwachting verlopen

4 Opbouw Team Financiën De Producten- en Diensten Catalogus (PDC) van team Financiën bevat de “standaard” producten en diensten die door het team geleverd worden aan de drie gemeenten en aan de overige teams van Servicecentrum MER. Voorliggend uitvoeringsprogramma geeft aan welke specifieke activiteiten en projecten daarnaast uitgevoerd worden. Binnen het team Financiën bevinden zich 3 sub-teams, namelijk: • Financieel adviseurs; • Financieel beheer; • Interne controle en Lean-project management. Het team wordt geleid door de teammanager. De strategische doelstelling om focus aan te brengen op de 5 K’s, is vertaald naar het team Financiën: focus op het leveren van Kwaliteit voor onze Klanten (partnerschap). De K van Kosten is inmiddels in control. Met de toegestane formatie, richt het team Financiën zich dan ook op het harmoniseren en uniformeren van (beleid en) processen om de onderlinge vervangbaarheid te vergroten en de beschikbare capaciteit effectief en efficiënt in te kunnen zetten. Het uiteindelijke doel is om met de toegestane formatie het gevraagde en afgesproken werk (PDC en projecten) ‘in een keer goed’ (kwalitatief en gericht op de klant), uit te kunnen voeren.

4.1

Lean aanpak

Teneinde het uniformeren van processen op een verantwoorde wijze uit te voeren, is gekozen om de Leanaanpak te volgen. In 2021 zijn meerdere medewerkers van Financiën succesvol opgeleid tot Lean Green Belt en een medewerker heeft in 2022 de Black Belt certificering gehaald. De lean aanpak (optimaliseren van diverse financiële beheersprocessen) is met name ingestoken vanuit het vergroten van de kwaliteit (minder fouten, hoger EKG%), verbeteren van de dienstverlening, vergroten van de onderlinge vervangbaarheid en is naar de toekomst toe ondersteunend in de transformatie van het cluster Definitieve versie – 6 januari 2023

Pagina 4 van 11

Uitvoerings Programma (UP) van Team FinanciënFinanciën2023

Beheer (verschuiving formatie van debiteuren/crediteuren naar financieel beheer I en II) om uiteindelijk een robuuste en solide basis te kunnen leveren. Al deze expertise zal van grote waarde zijn bij het project ‘nieuw financieel pakket’ en de hieraan gerelateerde deelprojecten.

4.2

Algemene ontwikkeling medewerkers – 3 clusters

4.2.1

Advies

De ontwikkeling van Advies is met name gericht op het verstevigen en verbeteren van de adviesrol (nog meer pro-actief). De relatie met de gemeente als zijnde een partner opbouwen- en uitbouwen en meer domeingericht te werken. Dit moet leiden tot verbetering van de advisering en vermindering van de kwetsbaarheid. 4.2.2

Beheer

Voor Beheer ligt de focus op het uniformeren van beheerprocessen middels de lean methodiek. Het beoogd resultaat is om effectiever en efficiënter met de beschikbare capaciteit om te kunnen gaan en de onderlinge vervangbaarheid te vergroten (verminderen kwetsbaarheid). Daarnaast wordt aandacht gegeven aan automatisering en digitalisering van de beheerprocessen. Hierdoor wordt het mogelijk om met de beschikbare capaciteit de in het PDC opgenomen producten en diensten op het gewenste kwalitatieve niveau, te leveren. 4.2.3

Verbijzonderde Interne Controle

De ontwikkeling van Verbijzonderde Interne Controle is gericht op de omslag van interne controle van rapporteren van bevindingen, via het geven van aanbevelingen naar adviseurschap (niet alleen constaterend, maar ook aanbevelend en adviserend).

Pagina 5 van 11

definitieve versie – 6 januari 2023

Uitvoerings Programma (UP) van Team Financiën 2023

5 Activiteiten en Projecten Financiën In de volgende paragrafen zijn de projecten opgenomen die door het team Financiën worden uitgevoerd naast de uitvoering en levering van de reguliere producten en diensten, zoals beschreven in de PDC. Onderstaand een overzicht van zowel de lopende als de voorgenomen projecten. Details per project, zijn in de navolgende paragrafen opgenomen. Projectnaam

Impact

Gericht op

(Hoog/Laag)

(Intern/Extern)

Termijn (Kort / Lang)

Actuele Status

Voortvloeiend / gerelateerd aan nieuw financieel pakket 1. Implementatie nieuw financieel pakket

Hoog

Extern

Kort

Aanbesteding loopt

2. Stroomlijnen P&C cyclus

Hoog

Extern

Lang

Gekoppeld aan 1

3. Harmonisatie financieel beleid

Hoog

Extern

Lang

Gekoppeld aan 1

4. Harmoniseren en uniformeren systematiek en opbouw salarisbegroting

Hoog

Extern

Lang

Intern

Kort

Gekoppeld aan 1 en E-HRM

5. Uniforme budgethouders regeling

Hoog

Extern

Kort

Gekoppeld aan 1

1. Rechtmatigheidsverantwoording

Hoog

Extern

Lang

gestart

2. Voldoen aan archiefwet (financiële administraties)

Hoog

Extern

Lang

gestart

Wet- en regelgeving

Lean maken financieel beheerprocessen 1. E-facturering promoten, beperken analoge facturenstroom

Hoog

Extern

Kort

gestart

2. Automatiseren versturen van nota’s

Hoog

Intern

Kort

gestart

3. Gegevensveiligheid van processen controleren en waar nodig optimaliseren

Hoog

Intern

Kort

gestart

Hoog

Extern

Lang

gestart

Voorvloeiend uit PDC 1. Expertise uitbreiden op het vlak van ‘financieel advies’ inzake Duurzaamheid in het Ruimtelijk Domein.

Ondersteuning organisatie overschrijdende en GLTA projecten 1. Positiebepaling OOM en het vervolg n.a.v. deze positiebepaling

5.1

Hoog

Extern

Lang

gestart

Implementatie nieuw financieel pakket

Het nieuwe financiële pakket (ingaande 2024) biedt voor medewerkers van de gemeenten Maasgouw, EchtSusteren, Roerdalen en het servicecentrum MER een gebruikersvriendelijke toegang tot financiële processen en de gerelateerde data/gegevens. Daarnaast is het een applicatie om financiële producten (bijvoorbeeld jaarrekening, begroting IV3 enz.) op te stellen, die voldoen aan eisen, wet- c.q. regelgeving en door de organisatie bepaalde randvoorwaarden. Definitieve versie – 6 januari 2023

Pagina 6 van 11

Uitvoerings Programma (UP) van Team FinanciënFinanciën2023

Met de keuze en implementatie van het nieuwe financieel pakket, wordt gericht ingezet op het versterken en implementeren van de doelstelling van het servicecentrum MER: processen te uniformeren en te optimaliseren. Eén raamwerk voor de 4 organisaties binnen de GR MER (o.a. 1 grootboek rekeningschema) met gestroomlijnde en op elkaar afgestemde processen en uniforme werkwijzen. De leverancier van het nieuwe financiële pakket dient daadkrachtig te reageren op zowel technologische veranderingen als aan de eisen die de steeds veranderende wet- en regelgevingen, van ons vragen. De nieuwe financiële applicatie, levert een toekomstbestendige oplossing welke aansluit bij de technologische ontwikkelingen in zijn algemeenheid. 5.1.1

Afronding aanbestedingstraject, start implementatie financieel pakket

Projectnaam: Doelstelling:

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning:

Capaciteit & Kosten:

Verantwoordelijkheden:

Pagina 7 van 11

Afronding aanbestedingstraject, start implementatie financieel pakket State-of-the-Art applicatie om financiële producten (bijvoorbeeld jaarrekening, begroting IV3 enz.), te realiseren die voldoen aan eisen, wet- c.q. regelgeving. Het versterken en implementeren van de doelstelling van het servicecentrum MER: processen te harmoniseren en te optimaliseren. Eén raamwerk voor de 4 organisaties binnen de GR MER Gebruikersvriendelijke toegang tot financiële processen en de gerelateerde data/gegevens; uniforme en geharmoniseerde processen en werkwijze; tijdige, actuele en effectieve financiële informatievoorziening en rapportages Keuze van applicatie is afhankelijk van inschrijvende leveranciers. Eisen en wensen zijn door vertegenwoordigers van de 4 organisaties zodanig opgesteld, dat ze voldoen aan de doelstelling. Beoordeling van de aanbieding geschiedt tevens door vertegenwoordigers van de 4 organisaties. Uiteindelijke keuze en dus het resultaat zal een via een consensus beoordeling plaatsvinden; uitkomst is een compromis, dus niet alle eisen en wensen zullen kunnen worden ingewilligd.

Aanbestedingstraject: ▪ Indienen van aanbieding sluit op 11 november 2022 ▪ Beoordeling start 12 november met review van schriftelijke aanbiedingen ▪ Demo’s voorzien in periode 6 – 9 december ▪ Afronding beoordeling en vaststelling voorlopige gunning op 15 december 2022 ▪ Bezwaar termijn 15-12-2022 tot en met 14-01-2023 Implementatietraject ▪ Opstellen en voorbereiden implementatieplan met leverancier 15-01-2023 t/m 01-03-2023 ▪ Start implantatie 01-03-2023. ▪ Schaduwdraaien voorzien in laatste kwartaal 2023 ▪ Start gebruik nieuw systeem ingang boekjaar 2024 op 1 januari 2024 De benodigde projectmanagement capaciteit valt onder de reguliere beschikbare capaciteit. Tijdens de implementatieperiode wordt veelvuldig een beroep gedaan op de specialisten van het team financiën en de applicatiebeheerders. Hierdoor komen reguliere werkzaamheden onder druk c.q. in de knel. Vandaar dat extra capaciteit van 1.050 uur benodigd is om dit op te vangen. Daarnaast wordt er een beroep gedaan op vertegenwoordigers van de gemeenten tijdens het implementatietraject (o.a. besprekingen t.b.v. inrichting en het testen). Deze vergt uiteraard capaciteit; inschatting: 80 uur per gemeente verdeeld over meerdere personen. Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: Ton Wilders

definitieve versie – 6 januari 2023

Uitvoerings Programma (UP) van Team Financiën 2023

5.1.2

Stroomlijnen P&C cyclus – inrichting, werkwijze en digitalisering

Projectnaam: Doelstelling:

Beoogd resultaat:

Doelstellingen digitalisering P&C applicatie

Stroomlijnen P&C cyclus – inrichting, werkwijze en digitalisering Efficiëntere, slankere P&C cyclus: ▪ De P&C cyclus van de drie gemeenten is verschillend (hoge werkdruk tijdens jaarrekening – 1e berap/prorap en begroting - 2e berap/prorap); ▪ Het huidige proces totstandkoming van de P&C documenten (kadernota, begroting, berap’s en jaarrekening) is op onderdelen arbeidsintensief en foutgevoelig. Geharmoniseerde en uniforme werkwijze die leidt tot efficiëntere en effectievere rapportages en besluitvorming. Het doel is om het P&C proces: ▪ Digitaal en meer lean en smart in te richten; ▪ Minder foutgevoelig te maken. Bevorderen efficiency Het proces wordt meer lean ingeregeld. Momenteel zit er veel knip en plak werk in en handmatig aanmaken van grafieken en tabellen uit verschillende documenten. Dit is arbeidsintensief en verhoogt de kans fouten. De P&C applicaties werken met koppelingen naar de bronbestanden waarmee de samenhang tussen de verschillende documenten automatisch wordt bewaakt. Bovendien biedt deze applicatie de mogelijkheid om de P&C documenten digitaal en op een overzichtelijke wijze te rapporteren aan College, Raad én ook aan de burgers. Digitalisering Er wordt steeds meer gewerkt met computers en tablets, ook tijdens raadsvergaderingen.

De huidige P&C producten worden wel in pdf aangeboden echter dit leent zich nog niet om deze documenten ook digitaal te behandelen. Met een P&C applicatie behoort dit wel tot de mogelijkheid. Met een klik is de informatie vanuit het document zichtbaar en daarnaast is deze ten aller tijden beschikbaar. Een voordeel is dat printen (bijna) niet meer nodig is en dit bespaart ons milieu.

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

5.1.3

Minder kwetsbaarheid in het P&C proces Middels de P&C applicatie is de organisatie minder afhankelijk van bedrijfsvoering gedurende het proces. Zodra het proces in de applicatie is opgenomen doorloopt het fasegewijs de volgende stappen. Opgemerkt dient te worden dat het product wel afhankelijk is van de geleverde input van de medewerkers. De continuïteit is eveneens goed geborgd. Vastgelegd wordt wie wat wanneer heeft veranderd in teksten. Oude teksten blijven ook behouden. Daarnaast kan bijvoorbeeld voor de jaarrekening de tekst van de berap worden doorgezet zodat bij de jaarrekening alleen nog hoeft te worden gecontroleerd of dit nog correct is. Mocht er iets zijn gewijzigd kan hier ook meteen de focus op worden aangebracht. De verbinding tussen de P&C documenten wordt hiermee beter verankerd. Uitvoering is afhankelijk van keuze leverancier nieuw financieel pakket Na de keuze voor een nieuw financieel pakket zal gezamenlijk (MER en gemeenten) een plan van aanpak worden opgesteld. Nader te bepalen nadat overeenstemming over aanpak is bereikt. Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: nader te bepalen

Harmonisatie Financieel beleid – opstellen meerjarenplan (o.a. afschrijvingsbeleid)

Projectnaam:

Harmonisatie Financieel beleid – opstellen meerjarenplan

Doelstelling:

Efficiëntere uitvoering en betere kwaliteit; Onderlinge vervangbaarheid vergroten en vermindering kwetsbaarheid Grotendeels geharmoniseerd financieel beleid (o.a. financiële verordeningen, afschrijvingsbeleid, reserves & voorzieningen) voor de 3 gemeenten, waarbij de eigenheid en beleidsverantwoordelijkheid van de gemeente ‘leidend’ zal blijven. Indien niet geharmoniseerd, geen verbetering van onderlinge vervangbaarheid en kwetsbaarheid. Gezamenlijk (MER en gemeenten) zal een plan van aanpak worden opgesteld (ook afhankelijk van het beschikbaar komen van nieuwe modelverordeningen). Binnen de beschikbare formatie capaciteit Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: nader te bepalen

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

Definitieve versie – 6 januari 2023

Pagina 8 van 11

Uitvoerings Programma (UP) van Team FinanciënFinanciën2023

5.1.4

Harmoniseren en uniformeren systematiek en werkwijze voor opbouw salarisbegroting

Projectnaam:

Harmoniseren en uniformeren systematiek en werkwijze voor opbouw salarisbegroting

Doelstelling:

Harmonisatie van en komen tot uniforme wijze van het begroten van salaris voor alle 4 de organisaties (gemeenten en servicecentrum MER). ▪ Efficiëntere uitvoering: betere onderlinge vervangbaarheid, vermindering kwetsbaarheid ▪ Betrouwbare, correcte en voor financiën bruikbare rapportages inzake financiële situatie ▪ Beter inzicht in financiële positie per gemeente ▪ Vastgesteld functieboek na jaarlijkse onderhoudsronde ▪ Vastgesteld formatieplan ▪ Salarisbegroting op basis van toegestane formatie tegen max. functieschaal voor alle 4 de organisaties Consensus bij alle 4 de organisatie over de wijze / methodiek van begroten van salaris Eerst E-HRM systeem implementeren inclusief rapportages (loonkostenprognose)  vervolgens kan in Q2 gezamenlijk gestart worden. Binnen de beschikbare formatie capaciteit Opdrachtgevers: Patrick Leunissen / Laurent Panders Projectleider: nader te bepalen

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

5.1.5

Uniforme budgethoudersregeling opstellen plus opleiding (workshop) budgethouders

Projectnaam:

Uniforme budgethoudersregeling opstellen plus opleiding (workshop) budgethouders

Doelstelling: Beoogd resultaat: Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning:

Efficiëntere uitvoering en duidelijke afbakening taken en verantwoordelijkheden Vastgestelde en beschreven taken en verantwoordelijkheden voor alle budgethouders N.v.t. Gekoppeld aan implementatie nieuw financieel pakket  Vermoedelijke start 2e halfjaar 2023. Binnen de beschikbare formatie capaciteit Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: nog te bepalen

Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

5.2

Wet- en regelgeving

5.2.1 Implementatie rechtmatigheidsverantwoording Deze implementatie zal met name door de werkgroep Rechtmatigheidsverantwoording als project in 2022/2023 worden uitgevoerd. Daarnaast worden de voor de budgethouder relevante zaken meegenomen in het opstellen en uitrollen van de budgethoudersregeling (zie 5.1.5) en het actualiseren / uniformeren van de financiele verordeningen (zie 5.1.3). 5.2.2 Voldoen aan archiefwet bij financiële administraties Momenteel wordt Key2Finance gebruikt voor het verzorgen van de 4 financiële administraties. Met de huidige systemen is het niet mogelijk om aan de archiefwet te voldoen. Met name de via e-facturering ontvangen bescheiden (facturen en onderliggende prestatieverklaringen) kunnen niet worden gearchiveerd conform de geldende eisen. Nader onderzoek door Informatisering heeft tot op heden geen alternatief opgeleverd. In het aanbestedingstraject voor het nieuwe financiële systeem, is de eis om te voldoen aan de archiefwet, opgenomen. Vanaf januari 2024 zal dan ook aan de eisen van de archiefwet worden voldaan.

Pagina 9 van 11

definitieve versie – 6 januari 2023

Uitvoerings Programma (UP) van Team Financiën 2023

5.3

Lean maken financieel beheersprocessen

5.3.1

E-facturering promoten / analoge facturenstroom beperken

Projectnaam: Doelstelling:

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

5.3.2

E-facturering promoten / analoge facturenstroom beperken Het terugdringen van analoge facturen die per post worden aangeleverd. Het gebruik van E-facturering is in 2022 gestimuleerd. Echter uit de maandelijkse rapportages blijkt dat er nog veel winst te behalen valt om meer leveranciers te overtuigen om E-facturering in te zetten. ▪ Eenduidig en uniform proces voor alle 4 de entiteiten; ▪ Kortere bewerkingstijd ▪ Minder fouten (hoger EKG %) De bereidwilligheid van diegene die facturen sturen om deze via de aangewezen weg elektronisch te versturen. Maandelijkse rapportages analyseren en de ‘groot-aanbieders’ van analoge facturen benaderen en verzoeken om digitaal hun facturen aan te leveren. De benodigde capaciteit valt onder de reguliere beschikbare capaciteit. Opdrachtgever(s): Patrick Leunissen Projectleider(s): Roel Jennen / Ton Wilders

Automatisch versturen van nota’s

Projectnaam:

Automatisch versturen van nota’s

Doelstelling:

Komen tot een effectieve en efficiënte werkwijze om automatisch nota’s te versturen voor betalingen en invorderingen. ▪ Minder tijd nodig door beperking van handwerk bij printen en versturen van nota’s ▪ Eenduidig proces inrichten en beschrijven ▪ Vastleggen van verantwoordelijkheden ▪ Tijdig uitvoeren: maandelijks

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

5.3.3

In 2023 deze werkwijze mogelijk maken in Key2Finance, mits de kosten te overzien zijn (kosten lager dan baten!) Tijdens beoordeling van nieuw financieel systeem, toezien op mogelijkheden voor dit proces. Afhankelijk van mogelijkheden in financieel pakket. Nu in Key2Finance en daarna in nieuw te kiezen pakket. Onderzoek naar mogelijkheden in key2Finance start in november 2022. De mogelijkheden in het nieuw aan te schaffen financieel pakket, worden tijdens de beoordelingsperiode bekeken. De benodigde capaciteit valt onder de reguliere beschikbare capaciteit. Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: Roel Jennen / Ton Wilders

Gegevensveiligheid van processen controleren en waar nodig optimaliseren

Projectnaam:

Gegevensveiligheid van processen controleren en waar nodig optimaliseren

Doelstelling: Beoogd resultaat:

Voldoen aan de normen en regelgeving van gegevensveiligheid ▪ Eenduidig proces inrichten en beschrijven ▪ Vastleggen van verantwoordelijkheden ▪ Tijdige uitvoering en controle op gegevensveiligheid Risico: Indien de controle op correcte uitvoering conform geldende gegevensveiligheidsregeling niet plaatsvindt, kunnen boetes worden opgelegd.. Start vanaf november 2022 in samenwerking met functionarissen van gegevensveiligheid. De benodigde capaciteit valt onder de reguliere beschikbare capaciteit. Opdrachtgever: Patrick Leunissen Projectleider: Roel Jennen / Ton Wilders

Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning: Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

Definitieve versie – 6 januari 2023

Pagina 10 van 11

Uitvoerings Programma (UP) van Team FinanciënFinanciën2023

5.4

Voortvloeiend uit de PDC

5.4.1

Opbouwen expertise financiële advisering Duurzaamheid

Tal van ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, maakt het noodzakelijk dat de expertise op dit gebied in het advies-team van financiën wordt uitgebreid. In de praktijk betekent dit ervaring / expertise opbouwen, mogelijk opleidingen volgen. De benodigde kosten hiervoor zijn momenteel niet bekend, maar vallen onder het reguliere opleidingsbudget.

5.5

Ondersteuning van organisatie overschrijdende en GLTA projecten

5.5.1

Positiebepaling volgens Overheids Ontwikkel Model (OOM)

Projectnaam:

Positiebepaling volgens het Overheids Ontwikkel Model (OOM)

Doelstelling:

Tijdens de fase van strategiebepaling is door de vier directeuren geconcludeerd dat de vier MER-organisaties qua organisatieontwikkeling nog onvoldoende ver zijn om een aantal strategische programma’s verder door te kunnen ontwikkelen. Hoe ver we zijn per organisatie is de vraag. Daartoe is besloten om een ‘organisatie-selfie’ (met het Overheidsontwikkelmodel) te maken. De uitkomst van de positiebepaling wordt gebruikt om zo objectief mogelijk te bepalen wáár iedere organisatie qua ‘volwassenheidsniveau’ momenteel staat. Nadat voor elk van de vier organisaties én voor het geheel van de MER-samenwerking de stand van zaken in beeld is gebracht, kunnen we bepalen wat de – lokale én gezamenlijke – ambtelijke ambities zijn en daarvoor een ontwikkelplan opstellen voor alle vier de MER-organisaties.

Beoogd resultaat:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning:

Capaciteit & Kosten: Verantwoordelijkheden:

Pagina 11 van 11

Start vanaf november 2022 in samenwerking met extern bureau; doelstelling is om de ‘selfies’ voor het einde van dit jaar afgerond te hebben. Vervolgstappen naar aanleiding van de uitkomst zijn niet in dit project opgenomen. De benodigde capaciteit voor de ondersteuning van de uitvoering van de positiebepaling valt onder de beschikbare capaciteit. Opdrachtgever: BDB Projectleider: Ton Wilders

definitieve versie – 6 januari 2023