35301-196022 Uitvoeringsprogramma's SC MER 2023_Bijlage 1 HRM SC-MER 2023

UitvoeringsProgramma (UP) HRM SC-MER 2023 Initiërend op inhoud, sturend op proces

Versiedatum Versie Bestandsnaam

: 29 december 2022 : 0.5 : UP HRM SC-MER 2023 versie 0.5

INHOUD UP HRM 2023

INHOUD

2

Programma

3

Rapportage en verantwoording

4

Team HRM Projecten en bijzondere activiteiten HRM

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7

2

Uitvoeringsprogramma HRM 2023 I.

De inhoud van het programma

De producten en diensten die HRM levert aan haar afnemers bestaan uit twee categorieën. In de eerste categorie (PDC) worden in dit UP geen wijzigingen aangebracht ten opzichte van het voorgaande (oefen-)up. De tweede categorie (projecten) bevat de stand van de uit 2022 overlopende projecten en de specifiek voor 2022 benoemde projecten. 1.

De standaard producten- en dienstencatalogus (PDC) van HRM bestaat uit het verstrekken van advies, het ondersteunen en het verzorgen van de uitvoering en administratie met betrekking tot: a.

Organisatieontwikkeling

b.

Arbeidsvoorwaarden & toepassing HR-instrumentarium

c.

Arbeidsongeschiktheid begeleiding & arbozorg

d.

Werving & selectie, duurzame inzetbaarheid & uitstroom

e.

Analyseren en interpreteren van management informatie

f.

Advies over medezeggenschapstrajecten

g.

Voeren van salarisadministratie

h.

Advisering over en uitvoering geven aan rechtspositie

i.

Administreren HR-cyclus: Instroom – doorstroom – uitstroom

j.

Voeren van de verzuimadministratie

k.

Voeren van de personeelsadministratie

l.

Functioneel beheer van applicaties & systemen

m. Preventiemedewerker SC MER (nieuw v.a. 2023 ter voldoening aan wettelijke plicht voor SC MER) 2.

In deze UP zijn voorts de volgende projecten/activiteiten opgenomen voor 2023 a.

Project E-HRM: Implementatiefase 2

b.

Project: kwaliteitsverbetering/optimalisering

c.

Uitvoering arbobeleidsplan 2022-2026

d.

Arbeidsmarktbeleid: ontwikkeling strategische visie en vertaling naar projectaanpak

e.

Leren en ontwikkelen: onderzoek naar structurele opzet opleidingsbeleid en opstart duurzame digivaardigheid

f.

Strategische personeelsplanning sec voor doorontwikkeling van het Servicecentrum MER

g.

Medewerkersonderzoek sec voor doorontwikkeling van het Servicecentrum MER

3

II.

Rapportage en verantwoording

Met het leveren van de producten en diensten conform PDC én het uitvoeren van de projecten in dit UP geeft het team HRM invulling aan de taken waarvoor het team staat. Taken waarvoor benodigde budgetten beschikbaar zijn gesteld in de reguliere begroting 2023. Het uitvoeringsprogramma bevat verschillende projecten waarvoor aanvullende budgetten benodigd zijn. Het is natuurlijk ook mogelijk dat vanuit de vier MER-organisaties al dan niet gezamenlijk de wens komt om een project toe te voegen aan het UP. In dat geval leveren we maatwerk en maken we afspraken omtrent nieuwe projecten / diensten. De directeuren van de vier organisaties hebben hierin de beslissingsbevoegdheid. In het verlengde van deze rol van het BDB is het voorstel om ook de rapportage en verantwoording over het leveren van producten en diensten en de uitvoering van het UP ieder kwartaal voor te leggen aan het BDB. Het gaat dan om: • • •

Het prioriteren van nieuwe ontwikkelingen; Het rapporteren over de dienstverlening van team HRM; Het verantwoorden over projecten die niet conform verwachting verlopen.

III.

Stand van zaken activiteiten en projecten UP 2022

Projectnaam

1. Invoering E-HRM fase 1

Impact

Gericht op

Termijn

(Hoog/Laag)

(Intern/Extern)

(Kort / Lang)

Hoog

Intern

Lang

Actuele Status

De aanbesteding en implementatiefase I zijn per 1-1-2023 afgerond. Implementatiefase II is onderdeel UP23

2. harmonisatie arbeidsvoorwaarden

Hoog

Intern

Lang

Q2: is afgerond

3. herschrijven Sociaal Statuut

Hoog

Intern

Lang

Gezamenlijke statuuttekst HRM/BLO in ontwikkeling, start besluitvorming Q1-2023

4. herschrijven geschillenregeling

Hoog

Intern

Lang

Is afgerond

5. nieuwe regeling aanwijsbesluiten

Laag

Intern

Lang

Voorstel gereed in Q12023

6. Taken voortkomend uit thuiswerkregeling / nieuwe werken & ontmoeten

Hoog

Intern

Lang

Afgerond via thuiswerkovereenkomst

Q3: besluitvorming voorbereid, gereed in Q1 2023

Evaluatie obv “rode draad” in Q1 2023

4

IV.

Opbouw team HRM

Binnen het team HRM bevinden zich vier subteams op basis van functie: • • • •

HR-adviseurs; HR ondersteuning; Salarisadministratie; Functioneel beheer.

Het team wordt geleid door de teammanager.

V.

Ontwikkelingsrichting team HRM

De ontwikkelingsrichting die in het UP 2022 is beschreven wordt bestendigd en is gebaseerd op de wensen en opvattingen over de dienstverlening van HRM vanuit klantperspectief in samenhang met de visie van het team incl. teammanager. Aldus volgt het team de volgende ontwikkelingsrichting:

1. Regeren is vooruitzien: juist op het gebied van HRM is het van belang om toekomstgericht te werken. Anticiperen op de toekomst is noodzakelijk om onze 4 organisaties in staat te stellen hun ambities waar te maken. Daarin zijn ze immers onder andere afhankelijk van de mate waarin het menselijk kapitaal in onze organisaties daarop is toegerust. Om hierin adequaat te kunnen voorzien is versterking gewenst van de ondersteunende rol voor de 4 organisaties op het gebied van advies en beleid. Eind 2022 zijn daartoe 2 nieuwe adviseurs aangetrokken. In 2023 worden functieprofielen herijkt en waar nodig ontwikkeltrajecten opgestart met het oog op een versterking van de gewenste expertise. 2.

Verbetering efficiency en effectiviteit: de processen op het gebied van administratie en beheer zijn in 2022 geredesigned o.b.v. de uitgangspunten: harmonisatie, standaardisatie en LEAN. De aldus herontworpen processen zijn vervolgens geprogrammeerd in het nieuwe E-HRM systeem en in gebruik genomen per 1-12023. Naast een verbetering van efficiency en effectiviteit leidt dit tot een betere technische ondersteuning van het werk door het systeem, alsmede een versterking van de kwaliteit en continuïteit in de dienstverlening (transparantie, onderlinge vervangbaarheid, e.d.). Na een aanloopfase zal dit in de loop van de eerste helft van 2023 merkbaar worden.

3.

Met doelstelling 2 creëren we ruimte voor doelstelling 1 door een “capaciteitsschuif van beheer naar beleid”. Daartoe heeft het team zich in de loop van 2022 georiënteerd op een herverdeling van taken, zodanig dat het werk dat te maken heeft met regels en procedures zoveel mogelijk wordt verzorgd door HR ondersteuning en de salarisadministrateurs. Verder is het doel om de uitvoering van het werk door deze functionarissen deels op de klantlocaties te laten plaatsvinden. Dat verbetert de zichtbaarheid en toegankelijkheid, versterkt de relatie en verbetert de mogelijkheden tot ontzorging van leidinggevenden. Voor het andere deel wordt de backoffice rol voor deze functies versterkt door de ontwikkeling van specialismen. Voor de adviseursfuncties is het doel om aldus meer gelegenheid te krijgen voor hun rol op het terrein van advies en beleid en zich daarin verder te ontwikkelen.

4.

Met de invoering van het nieuwe E-HRM systeem wordt ook de rol van functioneel beheer binnen het team versterkt. Deze rol ontwikkelt zich verder op het kruispunt van HR beleid, HR processen, medewerkers en informatievoorziening. Belangrijke opdracht voor deze functie is de doorontwikkeling van ons E-HRM systeem. Vanuit het genoemde kruispunt zal ook de HR communicatie in toenemende mate via het E-HRM systeem gaan plaatsvinden. In de organisatie creëren we daarvoor zo optimaal mogelijke omstandigheden

5

via een intensieve samenwerking met de verschillende vakgebieden binnen het team. Aldus ontwikkelt functioneel beheer zich tot het kloppend hart van de HR-backoffice. 5.

Versterking van relaties en samenwerking: dit is van grote invloed op het bereiken van gezamenlijke doelen en successen. In de relatie met onze klanten gaat het dan vooral om het weten wat er speelt, daarop adequaat kunnen inspelen, de juiste verbindingen leggen als het nodig is, samen optrekken, en dergelijke. Flexibiliteit en samenwerking over de grenzen van de organieke eenheid vormen de sleutel om op een effectieve manier gezamenlijke doelen te bereiken. De “scheidslijnen” tussen organisaties, teams en functies zijn daaraan idealiter ondergeschikt. Op basis van die filosofie zal vanuit HRM actief de samenwerking worden gezocht waar dat gewenst is in het belang van het te bereiken doel.

6.

Ontwikkeling van intern ondernemerschap, eigenaarschap en gedeeld leiderschap: het “opdrachtgeverschap” is van invloed geweest op de wijze waarop rollen en functies in de afgelopen jaren zijn ingevuld. Nu het “opdrachtgeverschap” is opgevolgd door “partnerschap” kiezen we voor het stimuleren van initiatief (intern ondernemerschap) en het nemen van de verantwoordelijkheid voor de eigen rol en ambitie daarin (professionaliteit, eigenaarschap en gedeeld leiderschap). Uiteindelijk heeft een dergelijke rolinvulling een positieve invloed op de prestatie en motivatie van het team in het belang van de vier organisaties.

Al die ontwikkelingen zijn niet op een achternamiddag te realiseren. In 2022 is de basis gelegd. In 2023 begint de uitrol en zal het team zich gaandeweg verder ontwikkelen in de geschetste richting.

6

VI.

Projecten en bijzondere activiteiten HRM

Onderstaande projecten worden door het team HRM uitgevoerd naast het vervolg op de nog niet afgeronde projecten uit het UP 2022 en de reguliere producten en diensten. Onderdeel van de projecten is het onderzoek naar de wensen en mogelijkheden tot meer (strategische) samenwerking. Daarom zijn projecten die zich daarvoor lenen gefaseerd opgebouwd, te beginnen met de vorming van een gezamenlijke (strategische) visie. Naast deze projecten en activiteiten hebben we bijzondere aandacht voor de ontwikkelingen rond hybride werken en onze gezamenlijke aanpak daarvan. 3.1

Project E-HRM: Implementatiefase 2

Omschrijving:

Het project is tot nog toe verlopen zoals beschreven in het UP 2022, dus tot en met de voorbereiding van de ingebruikname van de basisprocessen met ingang van 1 januari 2023. Vanaf dat moment start de volgende fase. De personeelsbegroting Het formatiebeheer Uitfaseren FAF en PAF Uitbouw van ESS/MSS processen de implementatie van de module “gesprekkencyclus” de implementatie van de module “opleidingen” storage uit MijnHR van data met een bewaartermijn langer dan 1 jaar per 1-1-2023 i.v.m. afsluiting inkijklicentie Centric per 1-1-2024. Voor 2023 is een inkijklicentie met Centric afgesloten i.v.m. de noodzaak om de gegevens direct toegankelijk te houden voor –onder meer- interne controles en accountantscontrole. Effectievere, efficiëntere en gebruikersvriendelijker verwerking van HR processen alsmede real time digitale toegang tot alle relevante HR- en managementinformatie voor leidinggevenden en medewerkers. Papierstromen zijn afgeschaft en leidinggevenden zoveel als mogelijk en gewenst ontzorgd. Voor een kwalitatief adequate werking, dito inrichting en de juiste doorontwikkeling van het systeem is een correct gebruik en geïntegreerd beheer noodzakelijk. Eind 2023 moet e.e.a. zijn geïmplementeerd. De precieze planning wordt opgesteld na een geslaagde livegang van de basisprocessen in januari 2023.

Bijwonen informatiebijeenkomsten van ± 1 uur voor alle medewerkers, waarin instructie wordt gegeven over het gebruik van de nieuwe software. Aanvullend voor leidinggevenden nog een specifieke bijeenkomst van een half uur. Individueel aanvullende begeleiding indien nodig. Gaandeweg wordt deze tijdsinvestering terugverdiend door efficiëntere werkwijzen. Ten opzichte van de aanbesteding is sprake van onderstaande additionele kosten die noodzakelijk zijn om het uitgangspunt: eenmalige invoer van HR-data aan de bron volledig te kunnen verankeren in het applicatielandschap van de MER-organisaties. Inkijklicentie Centric: € 12.000 eenmalig Koppeling TopDesk: € 850 eenmalig tbv vervallen FAF’s, TopDesk Koppeling Topdesk: € 7.560 idem, Enable-U Koppeling Arbodienst: € 200 per jaar tbv verzuimmeldingen Koppeling Arbodienst: € 895 eenmalig Koppeling datawarehouse € 7.560 eenmalig

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Tijdsinvestering klant

Financiën

Totaal: 28.965 eenmalig en beperkte jaarlijkse kosten. De eenmalige en jaarlijkse kosten worden binnen de reguliere begroting gedekt.

3.2

Project: kwaliteitsverbetering/optimalisering

Omschrijving:

Het gaat om een brede verbetering van de kwaliteit van de informatievoorziening aan de organisaties, waarbij de samenhang en dienstverlening in relatie met financiële processen de hoogste prioriteit heeft (denk aan de begroting resp. rolling forecast van loonkosten en de optimalisering van het formatiebeheer). Verder is het noodzakelijk om de administratieve HR processen m.b.t. gegevensveiligheid, databeheer, interne controle, procesmanagement (proceseigenaarschap 1e en 2e lijn), de HR communicatie en managementinformatie naar een

7

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning

Tijdsinvestering klant Financiën

hoger niveau te tillen. Onderdeel hiervan is ook de verdere automatisering van datastromen via koppelingen vanuit HR met andere software binnen het applicatielandschap. Dit project wordt uitgesmeerd over 2 jaar. Hiervoor dient aanvullend kennis en kunde te worden aangetrokken. Na het ontwerp worden de verbeterde processen en producten en producten ingericht in AFAS. De kwaliteit en toegankelijkheid van HR informatievoorziening en administratieve HR processen is geoptimaliseerd en kan de toets van externe audits doorstaan Beschikbaarheid externe deskundigen Processen in relatie tot financiële informatievoorziening: Q1/Q2 2023 Correspondentie en archivering: Q2/Q3 2023 Analyse informatie behoefte en inrichting gestandaardiseerde rapportages: Q3/Q4 2023 Kwaliteit beheer gegevens en processen geoptimaliseerd: 2024 HR communicatie geoptimaliseerd: 2024 Verdere automatisering datastromen: 2024 Deelname interviews ter inventarisatie klantbehoefte, deelname testpanels Inhuur/additionele kosten € 60.200 eenmalig tbv versterkte ontwikkeling gedurende 2023 Inhuur/additionele kosten € 60.200 eenmalig tbv versterkte ontwikkeling gedurende 2024 NB: gaandeweg dit project wordt duidelijk of we erin slagen om de structureel hierop in te zetten menskracht d.m.v. efficiencyverbetering kunnen opvangen binnen de bestaande formatie

3.3

Project: Uitvoering arbobeleidsplan

Omschrijving:

Uitvoering Arbobeleidsplan 2022-2026

Resultaat project:

De in het arbobeleidsplan opgenomen actiepunten zijn voor de 4 organisaties uitgevoerd. Voor 2023 zijn dat: Agressieprotocol en trainingen Protocol prikaccidenten en vaccinatiebeleid Regeling ongewenst gedrag Vaccinatiebeleid Uniformering opleiding BHV Aanwijzing preventiemedewerkers Tijdsinzet van preventiemedewerkers en andere betrokkenen. Besluitvorming: Q1 2023 Actiepunten afgerond: Q3 2023 nieuwe acties voor 2024: Q4 2023 Zes tot 8 bijeenkomsten van de preventiemedewerkers De rol van de arbocoördinator vergt uitbreiding met 2 uur per week. Daarnaast ontbreekt de preventiemedewerker voor het servicecentrum. Die wettelijk voorgeschreven zal moeten worden gerealiseerd. Daarvoor is 4 uur per week noodzakelijk. In totaal gaat het structureel om € 15.000 voor beide taken.

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning

Tijdsinvestering klant Financiën

3.4

Project: Arbeidsmarktbeleid

Omschrijving:

Bekend is dat het aanbod op de arbeidsmarkt beperkt is. Dat leidt tot continuïteitsrisico’s. Daarom zijn we o.b.v. het UP 2022 gestart met dit project dat is opgedeeld in 3 fasen. 1. op de korte termijn: verbetering arbeidsmarktcommunicatie en wervingsprocessen 2. op korte termijn: de opzet en implementatie van een onboardingprogramma incl. ICT facilitering 3. ontwikkeling van gezamenlijke visie op strategisch arbeidsmarktbeleid waarin we onderscheid maken naar wat we per organisatie resp. gezamenlijk doen 4. uitrol van die gezamenlijke visie op basis van een projectaanpak. 5. Integratie van het project in de PDC Gedurende de looptijd van het project onderzoeken we welke resultaten/onderdelen moeten worden toegevoegd aan de PDC. Ad 1: verbetering van de effectiviteit van de werving Ad 2: verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van de introductie van nieuwe medewerkers en hun beleving daarbij Ad 3: visie op een structurele versterking van onze positie en wervingskracht op de arbeidsmarkt

Resultaat project:

8

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning

Tijdsinvestering klant Financiën

Ad 4: realisatie structurele versterking van onze positie en wervingskracht op de arbeidsmarkt op projectbasis Ad 5: gaandeweg het project bepalen we de wijze waarop en vorm waarin uiterlijk in 2025 inbedding in de PDC dient plaats te vinden. Ad 2: coproductie team informatisering Ad 4: financiële ruimte voor inhuur extra expertise/menskracht Ad 1: is afgerond en in gebruik genomen binnen de PDC Ad 2: implementatie uiterlijk Q2-2023 Ad 3: wordt in Q1-2023 opgestart met overloop besluitvorming naar Q2-2023, inclusief de invulling van de financiële randvoorwaarden Ad 4: opstart Q3-2023 indien de financiële randvoorwaarden zijn geborgd Niet meer dan de tijd die nu wordt besteed aan dit thema Bij het schrijven van dit UP hebben we de “ophaalfase” via dialoogsessies per MT achter de rug. Als rode draad wordt de noodzaak om een effectief eigen beleid op te zetten en uit te voeren onderschreven. Doel is om in 2023, 2024 en evt. 2025 op projectbasis vorm te geven aan dit project en gaande weg de inbedding in de PDC vorm te geven. Voor de uitrol ad 4 is aanvullende expertise en menskracht noodzakelijk. D

3.5

Bijzondere activiteit: Leren&ontwikkelen, een gezamenlijke verkenning

Omschrijving thema:

De wereld verandert en organisaties veranderen mee. Dat werkt ook door naar medewerkers die daarop idealiter moeten kunnen anticiperen zodat ze op een gezonde manier dienstbaar kunnen blijven aan hun werkgever. Dat vraagt om toekomstgericht werkgeverschap, een van de uitgangspunten in ons sociaal statuut en belangrijk onderdeel van onze HR visie. We organiseren een gezamenlijke verkenning van het thema, onder het motto: verrijken van ons inzicht en leren van- en met elkaar. In 2022 is de opstart door uitval niet gerealiseerd. Het urgentie besef op dit thema is echter toegenomen. Om die reden wordt dit project doorgezet naar 2023 gericht op een structurele inrichting en inbedding van opleidingsbeleid in de MER organisaties. In de loop van 2023 organiseren we een of meer bijeenkomsten voor leidinggevenden van de 4 organisaties rond het onderwerp “leren en ontwikkelen” van de eigen medewerkers. Doel van de ontmoeting(en) is een gezamenlijke verkenning van dit thema. Invalshoeken daarbij zijn onder meer: aantrekkelijk werkgeverschap, de aansluiting van de competenties van onze medewerkers op ontwikkelingen (denk ook aan digivaardigheid en duurzame inzetbaarheid) en het binden en boeien van medewerkers. Op basis van de opbrengsten en evt. aanvullend onderzoek maken we keuzes over een structureel opleidingsbeleid.

Deelname leidinggevenden aan 1 of meer bijeenkomsten Voor de organisatie en vormgeving van bijeenkomsten is aanvullende expertise en menskracht noodzakelijk. Dat lukt in elk geval in 2023 niet binnen de reguliere PDC. Om de opstart van deze ontwikkeling voor 2023 te borgen nemen we voor dit project een stelpost op van € 15.000.

Bijzondere activiteiten

Tijdsinvestering klant Financiën

3.6

Project: Strategische personeelsplanning (SPP) specifiek voor SC MER

Omschrijving:

Het Servicecentrum staat voor de uitdaging om zich verder te ontwikkelen. De beste dienstverlening tegen aanvaardbare kosten, zo luidt de ambitie van het DB. Om dat te kunnen realiseren zijn de juiste skills onontbeerlijk. SPP is een belangrijk middel om dat te bereiken. Het stelt ons in staat om in onze dynamische en veranderende omgeving het benodigde personeelsvermogen in de toekomst te identificeren en deze te combineren met het verwachte aanbod. Het verschil is de door ons te verwachten vraag naar (de kwaliteit van) personeel. Die wetenschap stelt ons vervolgens in staat om daarop te anticiperen (regeren is vooruitzien!) We delen dit project op in fasen: 1. 2.

Het vaststellen van een gezamenlijke MT visie op de aanpak van SPP; Het uitwerken van een strategie/projectplan waarmee we de gezamenlijke visie willen realiseren; 3. De uitrol Door uitval is dit project niet gerealiseerd in 2022. De urgentie is echter toegenomen. Om die reden wordt het project doorgezet naar 2023.

9

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning

Financiën

Een helder beeld van de kwantitatieve en kwalitatieve vraag naar personeel in de toekomst als vertrekpunt voor het formatiebeleid, opleidingsbeleid en de personeelsvoorziening Voldoende Inzicht in de toekomstige wensen en behoeften vanuit de organisatie Ad 1. Gereed in Q2 Ad 2. Gereed in Q3 Ad 3. Startpunt in Q4 2023 Voor de organisatie en vormgeving hiervan is aanvullende expertise en menskracht noodzakelijk. Dat lukt in elk in 2023 niet binnen de reguliere PDC. De kosten, geraamd op € 25.000, worden gedekt binnen de reguliere begroting van het Servicecentrum.

3.7

Project: medewerkersonderzoek (voorheen medewerkerstevredenheid) specifiek voor SC MER

Omschrijving:

In het verlengde van project 3.4 en om reden van dezelfde ambitie is het van groot belang om als servicecentrum een aantrekkelijk werkgeverschap te zijn. Zowel intern, in de ogen van de eigen medewerkers als extern, op de arbeidsmarkt. Essentieel daarbij is dat tevreden medewerkers onze ambassadeur zijn en we “hun verhaal in de etalage kunnen zetten”. Dit is een mes dat aan twee kanten snijdt: het binden, boeien en gezond houden van onze medewerkers onze aantrekkingskracht bij de werving van nieuwe medewerkers. Beide zijn essentieel voor de toekomstige kwaliteit, continuïteit en doorontwikkeling van onze dienstverlening. Een helder beeld van onze kwaliteit of het gebrek daaraan als aantrekkelijk werkgever, waarmee we een vertrekpunt hebben voor de (verdere) ontwikkeling van het werkgeverschap van SC MER. Geen Voorbereiding i.s.m. OR gereed in Q1 Onderzoek afgerond in Q2 Onderzoeksresultaten i.s.m. OR geanalyseerd in Q3 Onderzoeksresultaten vertaald naar plan van aanpak in Q4 Voor de organisatie en vormgeving hiervan is aanvullende expertise en menskracht noodzakelijk. Dat lukt in elk in 2023 niet binnen de reguliere PDC. Om de realisatie van dit project voor 2023 te borgen nemen we een stelpost op van € 25.000

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning

Financiën

10