35301-196022 Uitvoeringsprogramma's SC _Bijlage 3 UP Informatisering SC-MER 2023

UitvoeringsProgramma Informatisering SC-MER 2023 Initiërend op inhoud, sturend op proces

Versiedatum Versie Bestandsnaam

: 2 januari 2023 : 0.5 : 2023 UP Informatisering SC-MER 2023 versie 0.5

INHOUD

INHOUD

2

1 Uitvoeringsprogramma Informatisering 2023 1.1 De inhoud van het programma 1.2 Rapportage en verantwoording 1.3 Opbouw team Informatisering 1.4 Projecten en bijzondere activiteiten Informatisering

3 3 5 5 6

2

Uitvoeringsprogramma Informatisering 2023

1

1.1

De inhoud van het programma

De producten en diensten die Informatisering levert bestaan uit 2 categorieën, namelijk: -

PDC (Producten en Diensten Catalogus). Deze diensten worden door dit UP niet gewijzigd/aangepast. Projecten. Dit zijn alle projecten die worden uitgevoerd ten behoeve van het Servicecentrum en aangesloten gemeentes en geen onderdeel uitmaken van de standaard producten en diensten. Deze ontwikkelopgaves zullen in dit UP verder worden uitgewerkt.

1.

De standaard producten- en dienstencatalogus (PDC) van Informatisering bestaat uit onderstaande producten en diensten: Producten Informatisering ▪ Server- en opslagcapaciteit ▪ Netwerk ▪ Applicaties ▪ Devices Diensten informatisering ▪ Autoriseren van toegang en gebruik ▪ Technisch beveiligen van MER-infrastructuur ▪ Verwerken en oplossen van incidenten (incidentmanagement) ▪ Verwerken van wijzigingen van producten (change-management) ▪ Verwerven van producten ▪ Inkopen van producten ▪ Adviseren over vraagstukken op gebied van informatisering ▪ Informeren over ontwikkelingen op gebied van informatisering ▪ Beveiligen van gegevens ▪ Toezicht en handhaving gegevensveiligheidsbeleid ▪ Managen van projecten op gebied van informatisering ▪ Opstellen van beleid op gebied van informatisering ▪ Analyseren van privacy impact van producten (PIA) ▪ Analyseren van data en vertalen naar (stuur)informatie ▪ Functioneel beheren van generieke applicaties ▪ Ondersteunen bij calamiteiten (uitwijk en continuïteit) ▪ Administreren van producten (configuratiebeheer) ▪ Administreren van contracten ▪ Begroten en beheren van budgetten informatisering ▪ Inkomende en uitgaande post ▪ Archiefbeheer ▪ Informatieverstrekking ▪ Beheer van de archiefruimte en archiefbewaarplaats ▪ Archieftoezicht op archiefbeheer ▪ Beleid, advies en kwaliteit(sborging)

3

2.

In deze UP zijn voorts de volgende projecten/activiteiten opgenomen voor 2023 1. Verbeterplan Informatiebeheer; 2. Aanbesteding telefonie; 3. Verbetering kwaliteit data; 4. Doorontwikkeling Enterprise Service Bus; 5. Vervanging sjabloongenerator; 6. Doorontwikkeling Microsoft 365; 7. Uniformeren StUF-servers; 8. Onderzoek Key2Datadistributie componenten; 9. Onderzoek anonimiseren documenten; 10. Uniformeren van de kantoorwerkplekken 11. Opschalen WiFi gemeente Roerdalen 12. Automatiseren ICT-werkprocessen 13. Realisatie gezamenlijke internetverbinding 14. Realisatie Aanbesteding Diginetwerkaansluiting 15. Implementatie IPv6 16. Uitfaseren Windows Server 2012 17. Onderzoek SIEM/SOC 18. Mobile Device Management 19. Project Cyberweerbaarheid (ransomware) 20. VMWare Horizon 8 21. Inzet gegevensmanagement bij Omgevingsdienst; 22. Teamgerichte regie aanpak jaarplan gegevensveiligheid; 23. Doorontwikkeling beleid gegevensveiligheid; 24. Doorontwikkeling TPM SC MER; 25. Inzet Informatisering bij Omgevingsdienst.

4

1.2

Rapportage en verantwoording

Met het leveren van de producten en diensten conform PDC én het uitvoeren van de projecten in dit UP geeft het team Informatisering invulling aan de taken waarvoor het team staat. Taken waarvoor benodigde budgetten beschikbaar zijn gesteld in de reguliere begroting 2023 Het uitvoeringsprogramma bevat verschillende projecten waarvoor aanvullende budgetten benodigd zijn. Het is natuurlijk ook mogelijk dat vanuit de vier MER-organisaties al dan niet gezamenlijk de wens komt om een project toe te voegen aan het UP. In dat geval leveren we maatwerk en maken we afspraken omtrent nieuwe projecten / diensten. De directeuren van de vier organisaties hebben hierin de beslissingsbevoegdheid. In het verlengde van deze rol van het BDB is het voorstel om ook de rapportage en verantwoording over het leveren van producten en diensten en de uitvoering van het UP ieder kwartaal voor te leggen aan het BDB. Het gaat dan om: • Het prioriteren van nieuwe ontwikkelingen; • Het rapporteren over de dienstverlening van team Informatisering; • Het verantwoorden over projecten die niet conform verwachting verlopen.

1.3

Opbouw team Informatisering

Binnen het team Informatisering bevinden zich 4 clusters, namelijk: • Informatiebeheer; • Informatiemanagement; • ICT; • Informatiebeveiliging & privacy. Het team wordt geleid door de manager Informatisering.

5

1.4

Projecten en bijzondere activiteiten Informatisering

Onderstaande projecten zullen in 2023 door Team Informatisering worden uitgevoerd: 1

Project: Verbeterplan Informatiebeheer

Omschrijving:

Goed informatiebeheer is belangrijk om de dienstverlening in alle domeinen te kunnen garanderen en om het ambtelijk en bestuurlijk handelen en de besluitvorming (rechtmatigheid) vast te leggen. Met de toenemende digitalisering en de roep om meer transparantie van overheidshandelen neemt het belang van een adequate (m.n. digitale) informatiehuishouding alleen maar toe. Het verbeterplan omvat 18 verbeteracties, verdeeld over twee sporen: 1. ‘kraan dicht draaien’ (ter voorkoming van fouten en achterstanden) en 2. ‘puin ruimen’ (fouten en achterstanden oplossen en/of accepteren). Spoor 1. kent 17 acties en spoor 2 ‘maar’ 1. Het is belangrijk om een aantal zaken te verbeteren (de kraan dichtdraaien), omdat we anders steeds blijven ‘dweilen met de kraan open’. De situatie die we nastreven is dat informatiebeheer de dienstverlening aan inwoners en ondernemers optimaal faciliteert en dat de interne bedrijfsvoering goed wordt geserviced.

Daarvoor willen we het volgende bereiken: ▪ Dagelijks werk postverwerking, archivering en archiefopvragingen (PDC) vanaf 2023 op orde; ▪ Vanaf 2024 achterstanden in verwerking, vernietiging en overdracht ‘stabiel en acceptabel’; ▪ Beoordeling KPI-audits 20241 en 2026 ‘voldoende’; ▪ Een adequate bezetting (kwantitatief én kwalitatief) van het cluster Informatiebeheer; ▪ Medewerkers in de vier MER-organisaties die zijn toegerust als het gaat om procesgericht werken, zgw/zgr en informatiebeheer; ▪ Vanaf 2025 geen analoge stukken meer in roulatie en niet in bureaus en kasten en een tot een minimum beperkt gebruik van mailarchieven en netwerkschijven voor het opslaan van te archiveren documenten/dossiers; Risico’s:

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden:

▪

▪ ▪ ▪

Gekwalificeerde derden (senior archiefmedewerkers, adviseurs informatiebeheer en programmamanager) niet of onvoldoende te vinden, waardoor projecten niet (tijdig) uitgevoerd kunnen worden. Onderschatting van de noodzaak om iedereen (niet eenmalig maar periodiek) mee te nemen in procesgericht werken, zgw/zgr, JOIN en informatiebeheeraspecten; Medewerking uit de vier organisatie(s), bijvoorbeeld inzet van behandelaren en key-users bij de uniformering en digitalisering van processen; Structureel investeren in procesuniformering en -digitalisering en de digitale fitheid van iedereen binnen de vier MER-organisaties;

Afhankelijkheden: n.v.t. Tijdsplanning Uren Financiën

Eind 2024 Zie verbeterplan Informatiebeheer 2023: € 605.000,- (reeds in begroting opgenomen) 2024: € 206.220,- (reeds in begroting opgenomen)

Omdat het uitvoeren van dit verbeterplan de nodige (doorloop)tijd in beslag neemt wordt geadviseerd om de toezichthouder te verzoeken om de volgende KPI-audits niet eind 2023, maar eind 2024 uit te voeren. 1

6

2

Project: Aanbesteding Telefonie

Omschrijving:

Sinds enige jaren maken de MER organisaties voor telefonie gebruik van de dienstverlening van KPN. Deze dienstverlening is in 2019 verworven na het doorlopen een Europese aanbesteding. Binnen deze dienstverlening vallen ca. 1.000 mobiele telefonieaansluitingen, een beperkt aantal vaste telefonieaansluitingen, een oplossing voor vast/mobiel-integratie (op basis van een app) én een contactcenter-oplossing voor de KCC’s van de verschillende organisaties.

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren Financiën

Het huidige contract voor deze telecommunicatievoorzieningen belandt binnenkort in de laatste verlengingsoptie en expireert per 31 december 2023. Vanaf 31 december 2023 dient er dan ook een nieuwe telefonieoplossing geïmplementeerd te zijn. Alvorens de realisatie van de nieuwe telefonievoorziening kan plaatsvinden zal er een businesscase worden opgesteld waarin mogelijke telefonieconcepten worden uitgewerkt. Een vernieuwde totaaloplossing voor telefonie als vervanging van de huidige telefonievoorziening. Afhankelijk van het nog te bepalen telefonieconcept kan er een aanbesteding moeten worden opgesteld, hierin moet rekening gehouden worden met de planning. Er dient rekening gehouden te worden met de deelname van de MER organisaties aan de collectieve gemeentelijke aanbesteding GT Mobiel 3, zoals georganiseerd door de VNG, en in hoeverre deze kan bijdragen aan de mogelijke oplossing. Januari - oktober 2023 Kosten voor de implementatie zullen pas bekend zijn nadat de business case is opgesteld. Voor externe ondersteuning van het onderzoek worden eenmalige kosten opgenomen. / Kosten worden uit de reguliere inhuur /budgetten Benodigde investeringen Extern advies Implementatie

Eenmalig € 16.000,00 n.t.b.

Jaarlijks n.t.b.

3

Project: Plan Verbetering kwaliteit data

Omschrijving:

Binnen en tussen de verschillende organisaties worden veel gegevens verwerkt, opgeslagen en uitgewisseld. Het berichtenverkeer wordt o.a. verzorgd door het DataDistributieSysteem (DDS) en de Enterprise ServiceBus (ESB). Volledige, juiste en actuele gegevens zijn van onschatbare waarde. Om de kwaliteit van al deze gegevens te kunnen bewaken en verbeteren kunnen diverse methoden en applicaties gebruikt worden. Het optimaliseren en op peil te houden van de datakwaliteiten vereist een goed plan. Om dit verder uit te werken zal een onderzoek uitgevoerd worden, hoe we de kwaliteit van de (basis)gegevens tussen de MER organisaties kunnen monitoren, optimaliseren en bewaken. Onderzoeksrapport met een advies, hoe we de datakwaliteit kunnen monitoren, optimaliseren en bewaken. Alvorens er onderzoek gestart kan worden dienen onderstaande werkzaamheden te zijn afgerond: Uniformeren StUF-servers. Doorontwikkeling Enterprise Service Bus Onderzoek Key2Datadistributie componenten Oktober – december 2023 Gegevensmanagement: 144 uren I-architect: 36 uren Informatieanalist: 72 uren N.v.t

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

Financiën

7

4

Project: Doorontwikkeling Enterprise Service Bus

Omschrijving:

Een Enterprise Servicebus (ESB) is een essentieel onderdeel van een informatiearchitectuur voor gemeenten en zorgt er voor dat gegevens tussen verschillende applicaties op een standaard, veilige en betrouwbare manier worden uitgewisseld. In 2022 is een project gestart, met als resultaat één geïmplementeerde centrale multi-tenant ESB, die ingezet wordt als centraal integratieplatform. Hierdoor kunnen gegevens tussen de verschillende MER organisaties en externe partijen op een veilige en uniforme manier worden gedeeld.

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

Financiën

Nu fase 1 is afgerond en een centrale ESB in de GR-MER omgeving is geïmplementeerd, is het zaak alle bestaande koppelingen gefaseerd over te zetten naar de centrale ESB. Één centrale ESB, voor alle koppelingen van, naar en tussen de MER organisaties. Dit resulteert in duidelijkheid en efficiënter beheer van alle koppelingen. Het niet uitvoeren van dit project betekend dat de huidige situatie gehandhaafd blijft. De huidige inrichting is complex en bestaat uit een “spaghetti” aan koppelingen. Ontsluiten van informatie tussen de 4 organisaties is op deze manier minder efficiënt. Daarnaast zullen er meer één-op-één koppelingen, waarbij systemen afzonderlijk aan elkaar worden gekoppeld, onderhouden moeten worden. Dit heeft een negatief effect op beheer, onderhoud en flexibiliteit. Op deze manier is het veel lastiger om fouten op te sporen in al die verschillende koppelingen. Er zijn momenteel meer dan 100 koppelingen in gebruik die tijdens het project moeten worden gemigreerd. Voor het herinrichten van de koppelingen zijn ook de functioneel beheerders van de desbetreffende taak specifieke applicaties benodigd. Inzet van de diverse functioneel beheerders is dan ook een vereiste, de inzet zal met name gericht zijn op het testen van de koppelingen.

Januari – september 2023 ICT: 160 uur Gegevensmanagement: 360 uur Functioneel beheerders: 160 uur Voor het migreren van de koppelingen is ondersteuning van diverse leveranciers vereist. Benodigde investeringen Eenmalig Ondersteuning leveranciers € 25.000,00

Jaarlijks n.v.t.

5

Project: Vervanging sjabloongenerator

Omschrijving:

Per 01-01-2023 wordt de sjabloongenerator I-Writer niet meer actief ondersteund. De leverancier heeft aangegeven om I-Writer te vervangen door de documentcreatietool Templafy. In 2022 heeft een onderzoek naar de mogelijkheden voor de vervanging van I-Writer plaatsgevonden. N.a.v. dit onderzoek is gekozen voor de implementatie van de nieuwe documentcreatietool Templafy. Het doel van deze implementatie is een werkende sjabloongenerator (Templafy) voor alle organisaties als vervanging van de huidige oplossing. Daarnaast zal een nieuwe versie van Office geïmplementeerd worden. Er zijn een aantal randvoorwaarden m.b.t. de implementatie van Templafy. Een van de technische vereisten voor installatie, is Office 2019. Dit is nog niet uitgerold binnen de vier organisaties. Voor SC MER is inmiddels wel al een testomgeving gerealiseerd. Een voorwaarde voor de installatie van Office 2019, is Windows 10. Bij SC MER, binnen Roerdalen en Maasgouw wordt hier al gebruik van gemaakt, de implementatie binnen Echt-Susteren is reeds gepland.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

Doordat Office 2019 een technische vereiste is en binnen een nieuwe werkomgeving wordt getest en uitgerold, moeten ook de Office plug-ins zoals Zivver, Klinkende taal en Join opnieuw worden geïnstalleerd en getest. Januari – september 2023 Systeembeheer: ntb Functioneel beheer Join: 240 uur Functioneel beheer plug-ins: 24 uur Gegevensmanagement: 60 uur I-adviseur: 100 uur Templafy: 400 uur (fixed price)

8

-

Financiën

Enable-U: 48 uur Decos: 120 uur Communicatie-medewerkers: 10 uur Ondersteuning medewerkers tbv Office: Uren nog te bepalen, afhankelijk van gewenste ondersteuning organisaties.

Kosten voor de sjabloongenerator (à € 20.400,-) zijn reeds opgenomen in de begroting. Onderstaande extra kosten zijn benodigd voor de implementatie. Benodigde investeringen Templafy Decos Enable-U Totaal

Eenmalig € 24.000,00 € 21.170,00 € 6.480,00 ========== € 51.650,00

Jaarlijks € 2.760,00 € 12.600,00 ========== € 15.360,00

6

Project: Doorontwikkeling Microsoft 365

Omschrijving:

Tijdens de Corona-pandemie werden veel medewerkers gedwongen om thuis te werken, zo ook binnen de MER organisaties. Om het thuiswerken, met name het digitaal vergaderen, te ondersteunen is versneld en pragmatisch Microsoft Teams als onderdeel van Microsoft 365 uitgerold. De implementatie was gericht op het zo snel mogelijk implementeren en beschikbaar stellen van Microsoft Teams, met enkele basisfunctionaliteiten. Hierdoor kunnen momenteel slecht enkele functionaliteiten gebruikt worden en kan bovendien de huidige inrichting niet doorontwikkeld worden. Vanuit de MER-organisaties is een groeiende behoefte aan Microsoft 365 diensten en functionaliteiten ter ondersteuning op het samenwerken.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

Financiën

Doel van het project is de implementatie van een technische en functionele basisinrichting waarbij we Microsoft 365 positioneren als gezamenlijk samenwerkingsplatform voor de 4 MERorganisaties. Als basis kunnen de gebruikers gaan inloggen met hun primaire e-mailadressen en zal er gebruik gemaakt worden van Multifactor-authenticatie. Daarnaast zullen de Exchange omgevingen koppelt worden, waardoor de agenda’s beschikbaar worden gemaakt binnen MS Teams. De scope van dit project richt zich daarbij op een basisinrichting van MS 365 die verdere doorontwikkelingen mogelijk maakt. Daarnaast zullen verdere doorontwikkelingen plaatsvinden in samenwerking met de verschillende organisaties. De doorontwikkeling is een continu proces en is o.a. afhankelijk van de behoeftes van de verschillend organisaties. Voor verdere doorontwikkeling is de inrichting van functioneel beheer voor MS365 een randvoorwaarde. Januari – december 2023 Voor de basisinrichting zijn onderstaande uren noodzakelijke, uren voor verdere doorontwikkeling is afhankelijk van de wensen vanuit de organisaties. Adviseur Automatisering: 36 uur Projectbegeleiding/ I-advies: 100 uur Systeembeheer: 72 uur Er is ondersteuning nodig vanuit de leverancier voor de implementatie van de basisinrichting. Benodigde investeringen Ondersteuning leverancier

Eenmalig € 17.000,00

Jaarlijks n.v.t.

9

7

Project: Uniformeren StUF-servers

Omschrijving:

Vanwege diverse vervangingstrajecten is er een verschil ontstaan tussen de diverse omgevingen voor wat betreft de Key2DataDistributie componenten. Deze componenten zijn benodigd voor het berichtenverkeer binnen en tussen de verschillende MER organisaties. Daarnaast worden er nog gebruikt gemaakt van oudere server versies.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren Financiën

Doel is dan ook de diverse componenten, waar nodig, te migreren naar nieuwe servers en deze op een uniforme manier in te richten voor alle omgevingen. Alle Key2DataDistributie componenten gecentraliseerd en geüniformeerd, waarbij de productie en test van elkaar worden gescheiden. Deze uniforme inrichting resulteert in een beter beheer van de gegevensuitwisseling. Indien deze werkzaamheden niet uitgevoerd worden zal er bij eerstvolgende updates of uitbreidingen een afwijkende situatie blijven ontstaan. Daarnaast vereisen toekomstige updates nieuwere Windows versies. Januari – Maart 2023 ICT: 32uur Gegevensmanagement: 64uur Er is ondersteuning nodig van de leverancier (Centric) voor de inrichting. Benodigde investeringen Ondersteuning leverancier

Eenmalig € 7.000,00

Jaarlijks n.v.t.

8

Project: Onderzoek Key2Datadistributie componenten

Omschrijving:

In de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen verzorgen verschillende Key2Datadistributie componenten de uitwisseling van basisgegevens tussen de basisregistraties en procesapplicaties. De applicaties in het servicecentrum MER, die gebruik maken van de basisregistraties, communiceren via een Enterprise Servicebus (ESB) met deze Key2Datadistributie componenten.

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

Financiën

De huidige Key2Datadistributie ondergaat een fundamentele verandering en gaat op een andere manier gegevens uitwisselen. Er onderzoek nodig of deze verandering past binnen onze architectuur en hoe deze aansluit bij het gebruik van onze ESB. Onderzoeksrapport met een advies voor een juiste inrichting van alle Key2Datadistributie componenten die past binnen de architectuurprincipes van de MER en toekomstbestendig is. We lopen het risico niet tijdig te kunnen inspringen op de toekomstige veranderingen en ontwikkelingen rondom de Key2Datadistributie componenten en maak ons afhankelijk van de leverancier. De huidige ESB kan wellicht de rol overnemen van de Key2Datadistributie componenten, waardoor dit een kostenbesparing kan opleveren en minder beheerlast. Juli – oktober 2023 Gegevensmanagement: 92 uur I-architect: 36 uur I-adviseur: 36 uur N.v.t

10

9

Project: Onderzoek anonimiseren documenten

Omschrijving:

Bij meerdere organisaties/afdelingen spelen vragen (behoeftes) m.b.t. anonimiseren van informatie en documenten. T.b.v. anonimisering kan nu gebruik worden gemaakt van de standaard applicatie Kofax Power PDF. Om meerdere redenen is er behoefte om dit nader te onderzoeken: -

In het oorspronkelijke voorstel voor project Wep/Woo is (vanuit Maasgouw) geopperd om evt. te anonimiseren via JOIN. O.a. zodat er geen aparte tool nodig is. Griffies anonimiseren ook steeds meer, vooral i.h.k.v. de Woo. Zij wilden ook het onderzoek i.h.k.v. Wep/Woo project afwachten. De OD wil naast anonimiseren, Kofax ook gebruiken voor bv. digitaal stempels te plaatsen. Dat werkt met Kofax niet helemaal naar behoren. En de vraag is om zo min mogelijk tools/programma’s te gebruiken. Ook een aandachtspunt: momenteel is er geen beheer/aanspreekpunt voor Kofax belegd binnen onze organisaties. Kofax is binnengehaald toen Adobe technisch te ingewikkeld en te duur werd. Kofax is vervolgens langzaamaan voor steeds meer ingezet, zonder dat beheer belegd is. Voor vragen moeten we dus naar de leverancier.

Financiën

Dit onderzoek richt zich op het inventariseren van de belangrijkste van deze behoeftes en het uitwerken van diverse mogelijke oplossingen ter ondersteuning van het anonimiseren. Onderzoeksrapport met een advies, waarin mogelijke oplossingen worden uitgewerkt ter ondersteuning van het anonimiseren van informatie en documenten. Afhankelijkheid: per organisatie(onderdeel) zal een aanspreekpunt beschikbaar moeten zijn, die bevraagd kan worden m.b.t. anonimisering. Het ophalen van de behoeftes kost veel tijd. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat er (in eerste instantie) alleen geïnventariseerd wordt. Er zal zeer waarschijnlijk geen tool bestaan die alles kan waaraan de verschillende afdelingen behoeftes hebben. We zullen tot bepaalde hoogte met meerdere tools en programma’s blijven werken. Te bepalen I-advies: 108 uren informatiebeheer: uren N.v.t.

10

Project: Uniformeren van de kantoorwerkplekken

Omschrijving:

Afgelopen jaar heeft het SC-MER het project uit het UP 2022 Vervanging van de kantoorwerkplekken succesvol afgerond. De kantoorwerkplekken van de gemeente EchtSusteren, de gemeente Roerdalen, het Sociaal Domein en Bedrijfsvoering zijn binnen de scope van dat project vervangen door toekomstbestendige hybride kantoorwerkplekken .

Resultaat project: Risico’s en afhankelijkheden:

Tijdsplanning Uren

De kantoorwerkplekken van de gemeente Maasgouw en de Omgevingsdienst zijn halverwege 2023 economisch afgeschreven.

Resultaat project:

Door in 2023 óók de kantoorwerkplekken van de gemeente Maasgouw en de Omgevingsdienst te vervangen, uniformeren we binnen de vier MER-organisaties onze kantoorwerkplekken. Zo zorgen we ervoor dat we optimaal kunnen profiteren van efficiencyvoordelen (in euro’s en tijd). De kantoorwerkplekken van de gemeente Maasgouw en de Omgevingsdienst zijn vervangen. De oude werkplekken zijn afgevoerd en administratief verwijderd uit onze leasecontracten. Iedere medewerker van de vier MER-organisaties maakt op dezelfde manier gebruik van de nieuwe functionaliteiten die de hybride kantoorwerkplek biedt. De verschillende ICTbeheeroplossingen zijn gestandaardiseerd en gecentraliseerd. Onderhouds- en licentieovereenkomsten van de afgeschreven kantoorwerkplekken en beheeroplossingen (Igel en PCoIP) zijn beëindigd.

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Servicedesk: 36 uur Systeembeheer 244 uur Jan-Dec 2023 Structurele kosten:

11

-

De aanschaf van de werkplekken (á € 98.000) wordt ondergebracht in het leasecontract van Servicecentrum MER. De kosten die ophoging van dit leasecontract met zich meebrengen zijn reeds begroot binnen het Servicecentrum MER

Eenmalige kosten: € 13.500 (niet begroot) Betreft Handelingskoten á € 5.000 en plaatsingskosten á € 8.500 . Deze zijn niet begroot.

11

Project: Opschalen wifi gemeente Roerdalen

Omschrijving:

De huidige wifi-oplossing van de gemeente Roerdalen, aangeschaft in 2019, is niet geschaald op het in de afgelopen jaren sterk toegenomen aantal apparaten en behoefte om op afstand digitaal met elkaar te vergaderen c.q. samen te werken. De gemeente Roerdalen kan daardoor niet in het gehele pand gebruik maken van een snelle, betrouwbaar en goed werkende wifi-oplossing.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

De wifi-oplossing is schaalbaar, waardoor het mogelijk is om extra wifipunten bij te plaatsen. Daarmee kunnen we ervoor zorgen dat de wifi-oplossing weer aansluit op de huidige wensen en eisen. Het aantal wifi-punten is opgeschaald, zodat we het toegenomen aantal wifi-apparaten kunnen voorzien van een snelle, betrouwbare draadloze verbinding. Daarmee zorgen we ervoor dat de wifi-dekking voldoet aan het met de gemeente Roerdalen vooraf overeengekomen wifidekkingsplan. 196 uren Jan-Aug 2023 Structurele kosten De aanschaf van extra accespoints (geraamd op uitbreiding met 75 stuks, totaal: € 75.000) wordt ondergebracht in het leasecontract van de gemeente Roerdalen. Ophoging van dit lease contract (indien aan de orde) moet ondergebracht worden in de begroting van de gemeente Roerdalen. Eenmalige kosten € 22.750 ten laste van de gemeente Roerdalen. Kosten bestaande uit; inmeting, ontwerp, installatie, montage, nameting en projectkosten (allen leverancier). Ook zijn er eenmalige kosten voor het realiseren van de extra patchpunten. Deze kosten zijn nog niet inzichtelijk maar de uitbreiding van netwerkpunten zal ook ten laste van de gemeente Roerdalen komen.

12

Project: Automatiseren ICT-werkprocessen

Omschrijving:

Het Servicecentrum MER streeft er naar om de 4-MER organisaties snel, zorgvuldig, accuraat en conform wet- en regelgeving te faciliteren. In de afgelopen jaren zijn de ICT-omgevingen van onze vier MER-organisaties geüniformeerd. Nu de gezamenlijke ICT-basis op orde is, kunnen we vaak voorkomende werkprocessen automatiseren. Daarmee zorgen we ervoor dat deze werkprocessen efficiënter worden ingericht, minder arbeidsintensief zijn en mogelijke risico’s worden verminderd. Zo kunnen we onze ICT-dienstverlening verder professionaliseren en verbeteren.

Resultaat project:

Door daarnaast deze geautomatiseerde werkprocessen aan onze medewerkers aan te bieden in een self-service portaal kunnen medewerkers ook zélf ICT-diensten aanvragen. ICT-diensten die we kunnen leveren zonder tussenkomst van onze ICT-medewerkers zijn niet afhankelijk van openingstijden en eventuele wacht- en doorlooptijden. De implementatie van een ICT-werkproces automatiseringsplatform (ITPA) en self-service portaal. Er is een platform waarin de werkprocessen die zich lenen voor automatisering, geautomatiseerd kunnen worden. De reeks gautomatiseerde werkprocessen zijn aangeboden in een self-service portaal die beschikbaar is gesteld aan de medewerkers van de vier MER-organisaties. Medewerkers kunnen snel ICT-diensten aanvragen, wanneer ze dat nodig hebben – waar mogelijk zonder tussenkomst van ICT.

12

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

400 uren n.t.b. Structurele kosten Eenmalige kosten: € 18.750 (niet begroot) Inhuur consultant (leverancier) € 18.750. Kosten komen ten laste van Servicecentrum MER en zijn niet begroot.

13

Project: Realisatie gezamenlijke internetverbinding

Omschrijving:

In het afgelopen jaar zijn de ICT-omgevingen van onze vier MER-organisaties geüniformeerd. Nu de gezamenlijke ICT-basis op orde is, kunnen we in 2023 óók de verschillende internetverbindingen van de gemeenten en het Servicecentrum MER samenvoegen.

Resultaat project:

Door de verschillende internetverbindingen samen te voegen, behalen we schaal- en inkoopvoordeel. Het gezamenlijk internetkoppelvlak is daarnaast redundant uitgevoerd, waardoor de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van onze en de gemeentelijke externe ICTdiensten wordt verhoogd. De vier MER-organisaties maken gezamenlijk gebruik van een redundant uitgevoerde internetverbinding. Deze internetverbinding is aanbesteed door het SC-MER. De externe ICT-diensten van de gemeenten (IP-adressen) zijn verhuisd naar het gezamenlijk koppelvlak. De internetverbindingen en bijbehorende contracten, in het verleden gesloten door de gemeenten, zijn beëindigd. Daarmee realiseren we een financiële besparing, welke voor aanvang van het project inzichtelijk is gemaakt.

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

224 uur Jan-Nov 2023 Structurele kosten Diensten á € 11.700 per jaar ten laste van het Servicecentrum MER. Momenteel niet in de begroting, worden meegenomen in de begrotingswijziging 1-2023 door instemming met het UP. Eenmalige kosten Inzet NAWAS á € 225,00 (in de begroting)

14

Project: Realisatie Aanbesteding Diginetwerkaansluiting

Omschrijving:

In 2019 hebben de gemeenten en het servicecentrum MER een 3-jarige overeenkomst gesloten met KPN ten behoeve van de levering van een gezamenlijke gebundelde Diginetwerkaansluiting (KPN Gemnet ). Deze overeenkomst verloopt in het eerste kwartaal van 2023.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Het Servicecentrum MER start zal eind 2022 deze overeenkomst met één jaar verlengen en start in 2023 met de aanbesteding van een nieuwe gebundelde Diginetwerkaansluiting voor de 4 MER-organisaties. Het Servicecentrum MER heeft in 2023 de gezamenlijke gebundelde Diginetwerkaansluiting opnieuw aanbesteed. Als de opdracht wordt gegund aan een nieuwe leverancier start het SCMER in 2023 met het opstellen van een migratieplan. 200 uur Jul-nov 2023 Structurele kosten Verlenging van de huidige Diginetwerk aansluiting van het Servicecentrum MER is opgenomen in de huidige begroting van het Servicecentrum MER. Eenmalige kosten -

13

15

Project: Implementatie IPv6

Omschrijving:

Om een verbinding te maken met het internet is een IP-adres nodig. In het huidige systeem Internet Protocol versie 4 (IPv4) is de voorraad IP-adressen op. Dat komt omdat we steeds meer adressen nodig hebben. Bijvoorbeeld voor slimme apparaten met internet toegang. Om het tekort op te lossen, is Internet Protocol versie 6 (IPv6) ontwikkeld. Daardoor komt er een groot aantal IP-adressen bij. Om de bereikbaarheid van Nederlandse overheden op het internet te garanderen is het vanaf 31 december 2021 verplicht om gebruik te maken van IPv6 adressen. Die verplichting is echter niet van toepassing op ICT diensten die de MER-organisaties via het internet aanbieden aan medewerkers (bijv. de thuiswerkoplossing).

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Om de bereikbaarheid in de toekomst te garanderen is het noodzakelijk dat we overal gebruik maken van het internet Protocol IPv6. Bij de technische implementatie is het mogelijke om gebruik te maken van het leveranciersonafhankelijke overheidsbreed IPv6-nummerplankader (beschikbaar gesteld door Logius). Dit leveranciers (provider) onafhankelijke nummerplan zorgt ervoor dat een overstap naar een ander provider mogelijk is zonder extra werk en kosten. Onze via het internet bereikbare ICT diensten (gemeenten en het servicecentrum MER) zijn bereikbaar op IPv6. We maken gebruik van het leveranciersonafhankelijke overheidsbreed IPv6-nummerplankader. 112 uur Jan-Dec 2023 Structurele kosten Logius IP Blok geraamd op € 1.500 per jaar. Reeds in de bestaande begroting van het Servicecentrum MER opgenomen. Eenmalige kosten: € 7.500 (niet begroot) Inzet leverancier. Ten laste van het Servicecentrum MER, niet begroot.

16

Project: Uitfaseren Windows Server 2012

Omschrijving:

Microsoft stopt met ingang van 10 oktober 2023 met reguliere ondersteuning van het Windows besturingssysteem Server 2012. Na 10 oktober 2023 is het tegen betaling mogelijk additionele ondersteuning af te nemen. Daarmee is het technisch mogelijk het besturingssysteem te voorzien van de wettelijk noodzakelijke Microsoft beveiligingsupdates. Binnen onze gezamenlijke ICT omgeving maken we gebruik van een 50-tal Windows 2012 servers, waarop diverse ICT diensten en applicaties zijn geïnstalleerd.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Door deze servers voor 10 oktober 2023 uit te faseren zorgen we ervoor dat alle Microsoft Windows Servers weer up-to-date zijn en we geen additioneel support hoeven aan te schaffen bij Microsoft. Het verouderde Windows Server 2012 besturingssysteem is vóór 10 oktober 2023 uitgefaseerd. Applicaties en ICT diensten die geïnstalleerd waren op dit besturingssysteem zijn overgezet (gemigreerd) naar het meest recente Windows Server besturingssysteem en voor applicaties waarbij dit niet mogelijk is te zorgen voor het afnemen van additionele ondersteuning van Microsoft voor het langer gebruiken van Windows Server 2012. 1140 uur Jan-Dec 2023 Structurele kosten Eenmalige kosten Het overzetten van ICT diensten brengt geen kosten met zich mee. -

Het laten overzetten van applicaties (gebruikelijk is dan een nieuwe installatie) zal hoogstwaarschijnlijk kosten met zich meebrengen. Deze kosten voor het overzetten van een applicatie komen voor rekening van de betreffende organisatie waar de applicatie in gebruik is.

14

17

Project: Onderzoek SIEM/SOC

Omschrijving:

Het IBD dreigingsbeeld Nederlandse gemeenten 2023-2024 laat zien dat de dreiging van ransomware-aanvallen nog steeds toeneemt. Ook de impact neemt toe, waarbij uitval van dienstverlening en bedrijfsvoering en het in verkeerde handen vallen van vertrouwelijke informatie het meest voor komen. Het is niet langer de vraag of wij ook doelwit kunnen worden van dit soort aanvallen; dat gebeurt al. Onlangs nog hebben we een cyberaanval gedetecteerd en kunnen stoppen. Vroegtijdige detectie is essentieel om cyberaanvallen te kunnen stoppen en is een van de maatregelen die onze digitale weerbaarheid verhogen. Het maakt onderdeel uit van de basis op orde brengen. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) verplicht met ingang van 1 januari 2022 om gebruik te maken van een Security Information & Event Management (SIEM) en Security Operations Center (SOC) oplossing. In begrijpelijk Nederlands betekent SIEM het monitoren van de IT-omgeving om in een vroeg stadium cybercrime te detecteren en hierop te kunnen acteren (SOC) om erger te voorkomen. SIEM/SOC wordt tegenwoordig ook vaak Monitoring & Response genoemd. Het Servicecentrum MER maakt momenteel gebruik van verschillende gedecentraliseerde ITsecurity monitoring systemen. Daarbij wordt log-informatie decentraal bewaard en gecontroleerd op de systemen waarop deze gegenereerd wordt.

Deze manier van monitoring kost veel tijd en kennis en geeft geen betrouwbaar zicht op geavanceerde aanvalstechnieken, waarbij de aanvaller stilletjes en geduldig door het netwerk en systemen beweegt.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden:

Uren Tijdsplanning Financiën

Om onze digitale weerbaarheid te verhogen is het noodzakelijk een gecentraliseerde SIEM oplossing te implementeren. Zodat het mogelijk is log-informatie uit verschillende systemen samen te brengen. Moderne SIEM/SOC oplossingen gebruiken slimme analysetechnieken om schadelijk gedrag te detecteren. Hierdoor wordt het ook mogelijk om zicht te krijgen op geavanceerde aanvallen. We krijgen daardoor beter inzicht in wat er gebeurt in onze gezamenlijke ICT omgeving. Dat zorgt ervoor dat we in een vroeg(er) stadium misbruik van systemen detecteren, er op acteren en daarover rapporteren. De marktverkenning is afgerond en het Servicecentrum MER heeft een nieuwe gecentraliseerde SIEM-oplossing geselecteerd en de aanbesteding is gestart. Daar de inrichting van gecentraliseerd SIEM oplossing voor de 4 MER-organisaties complex, continue- en tijdrovend proces is heeft het Servicecentrum MER een gefaseerd implementatieplan opgesteld. In 2023 is het marktonderzoek afgerond en de eerste aanzet gemaakt voor de aanbesteding. In de loop van 2024 kunnen we dan starten met de basisinrichting van deze SIEM/SOC oplossing. Het verwerven van een SIEM/SOC oplossing is ingewikkeld en kan intimiderend zijn. Het risico bestaat dat de organisatie daardoor vastloopt en implementatie uitstelt.

Informatiebeveiligingsadviezen wijzen er daarom op om snel, maar compact (met een beperkt aantal kritieke logbronnen) te beginnen met Monitoring & Response. Het uitstellen of afstellen van het implementeren van een SIEM/SOC oplossing betekent dat we geen betrouwbare en effectieve maatregelen hebben tegen geavanceerde cyberaanvallen, waaronder ransomware. 320 uur Jun-Dec 2023 Structurele kosten Eenmalige kosten € 75.000 (niet begroot) Ondersteuning opstellen uitvraag

18

Project: Mobile Device Management

Omschrijving:

Het beheren van apparaten is een noodzakelijke beveiligingsmaatregel. Met name smartphones en laptops zijn apparaten die gestolen of verloren kunnen worden. Dat betekent dan dat eventueel lokaal opgeslagen gegevens voor onbevoegden beschikbaar komen (datalek).

15

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Met Mobile Device Management (MDM) kunnen alle apparaten op afstand worden beheerd en beveiligd. Er is een MDM oplossing geïmplementeerd waarmee alle, door SC-MER ICT ondersteunde, mobiele apparaten beveiligd kunnen worden, ook biedt de nieuwe oplossing bescherming tegen dataverlies, toegang voor onbevoegden, misbruik en cyberaanvallen.

Structurele kosten Eenmalige kosten: € 58.500 (niet begroot) Inrichting Intune en migratie MobileIron

19

Project: Project Cyberweerbaarheid (Ransomware)

Omschrijving:

Om ons te beschermen tegen cyberaanvallen en gijzelsoftware (ransomware) is een gedegen back-upstrategie van zeer groot belang. Conform regel- en wetgeving is onze back-upstrategie gebaseerd op de 3-2-1 regel. Dat betekent dat er minimaal drie kopieën zijn, op minimaal twee verschillende media/apparaten waarvan één offline wordt opgeslagen op een andere locatie. Daarmee zorgen we ervoor dat dataherstel mogelijk is en het verlies kan worden beperkt tot een minimum. Echter kan het herstel van onze offline back-up bij een aanval met gijzelsoftware mogelijk maanden/jaren voortduren (Hof van Twente). Dat wordt bijvoorbeeld veroorzaakt doordat de gijzelsoftware steeds opnieuw geactiveerd wordt nadat bestanden zijn hersteld of de bestanden niet op één moment maar gedurende een langere periode zijn geïnfecteerd waardoor er per bestand moet worden bekeken welke versie nog legitiem is. Gedurende dit herstel is de IT omgeving niet, of maar beperkt beschikbaar met als gevolg een onderbreking van bedrijfscontinuïteit. Ook brengt een cyberaanval en gijzelsoftware (ransomware) extra gevolgen met zich mee zoals mogelijke reputatieschade, losgeld, boetes en (hoge) kosten voor het oplossen van eventuele incidenten.

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Diverse ICT-fabrikanten hebben nieuwe technologische oplossingen op de markt gebracht om deze hersteltijden te reduceren tot enkele dagen/weken. Middels deze oplossingen is het mogelijk de gijzelsoftware in de offline en online back-ups te detecteren -vaak al in een vroeg stadium- waardoor deze eerder wordt opgemerkt en waarmee gericht herstel van data mogelijk wordt en de gijzelsoftware niet opnieuw geactiveerd kan worden. Het Servicecentrum MER heeft een technische oplossing geïmplementeerd waarmee het mogelijk is binnen de on- en offline back-up ransomware te detecteren. Dat maakt het mogelijk om in een gijzelsituatie te zien welke bestanden op welk moment in de tijd zijn versleuteld en waar de schadelijke software zich binnen de back-up bevindt. Hersteltijden van maanden/jaren worden daarmee voorkomen en gereduceerd tot dagen/weken. 392 uur Structurele kosten De kosten voor aanschaf (geraamd op: € 575.000,- ) worden ondergebracht in het leasecontract van Servicecentrum MER en leiden tot een verhoging van (geraamd) € 105.000 per jaar aan leasekosten. Deze worden in de begrotingswijziging 1-2023 meegenomen door instemming met dit UP. Eenmalige kosten -

20

Project: VMWare Horizon 8

Omschrijving:

VMWare stopt met ingang van 30 april 2023 met reguliere ondersteuning van het VMWare Horizon besturingssysteem 7. Na 30 april 2023 is het daardoor niet meer mogelijk het besturingssysteem te voorzien van de wettelijk noodzakelijke beveiligingsupdates.

16

Resultaat project:

Risico’s en afhankelijkheden: Uren Tijdsplanning Financiën

Door vóór 30 april 2023 onze VMWare Horizon 7 systemen uit te faseren en te voorzien van de nieuwste versie (Horizon 8), zorgen we ervoor dat de systemen weer up-to-date zijn en voorzien van de laatste noodzakelijke beveiligingsupdates. Het verouderde VMWare Horizon 7 besturingssysteem is vóór 30 april 2023 uitgefaseerd. Applicaties en ICT diensten die geïnstalleerd waren op dit besturingssysteem zijn overgezet (gemigreerd) naar het meest recente besturingssysteem VMWare Horizon 8. 104 uur Jan-Maart 2023 Structurele kosten Eenmalige kosten -

21

Project: Inzet gegevensmanagement Omgevingsdienst

Omschrijving:

Inzet van uren gegevensmanagement t.b.v. managementrapportages Omgevingsdienst

Resultaat project:

-

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Financiën

250 uren (uit reguliere formatie)

22

Project: Teamgerichte regie aanpak jaarplan gegevensveiligheid

Omschrijving:

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Uren Financiën

De primaire gegevensveiligheid administratie binnen de teams is nog niet op orde. Hierdoor is het uitvoeren van risicoanalyses en het bepalen van passende maatregelen nog niet goed mogelijk. De teams hebben behoefte aan een pragmatische aanpak waarbij cluster gegevensveiligheid adviseert op de processen van de teams. In het jaarplan gegevensveiligheid is hiervoor een teamgerichte regie aanpak voorgesteld die we vanuit SC MER uitvoeren in SC MER, Roerdalen en Echt-Susteren en met Gemeente Maasgouw. Voor de teams wordt duidelijk waar zij staan met betrekking tot gegevensveiligheid en welke acties zij nog moeten uitvoeren. Cluster gegevensveiligheid helpt deze acties te prioriteren en helpt de teams om in te schatten welke kosten en uren de teams daarvoor nodig hebben. De regie voerende aanpak concentreert zich op hoog risico processen, gegeven de beperkte capaciteit van cluster gegevensveiligheid. Gemeenteteams worden ondersteund in het verbeteren en uitvoeren van de benodigde acties m.b.t. gegevensveiligheid. n.v.t. Doorlopende aanpak 2700 uren (in reguliere formatie) € 25.000 (in reguliere begroting)

23

Project: Doorontwikkeling beleid gegevensveiligheid

Omschrijving:

Er ontstaan voortdurend nieuwe beleidsbehoeften door nieuwe ambities of wijzigende wet- en regelgeving. Daarnaast is de BIO nog niet volledig omgezet in beleid en is er bestaand beleid dat nog niet geharmoniseerd is tussen de MER organisaties. We zetten de ontwikkeling van beleid op het gebied van gegevensveiligheid voort. We kiezen hierbij voor een uniforme aanpak in de MER organisaties, samen met de beleidsadviseurs in de teams. De beleidsstukken nemen we op in de PDCA cyclus en worden periodiek herzien en verbeterd. We brengen de beleidsstukken gebundeld in besluitvorming. De beleidsstukken gegevensveiligheid zijn noodzakelijk om aantoonbaar aan onze verantwoordingsverplichtingen te kunnen voldoen. Verdere completering van de benodigde gegevensveiligheid beleidstukken

Resultaat project:

Resultaat project:

17

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Uren Financiën

n.v.t. Beleidsstukken worden in Q2 en Q4 2023 in besluitvorming gebracht 300 uren (in reguliere formatie) € 18.000 (in reguliere begroting)

24

Project: Doorontwikkeling TPM SC MER

Omschrijving:

Resultaat project:

In 2022 levert SC MER voor het eerst een TPM aan de gemeenten over het voldoen aan het gegevensveiligheid normenkader bij het gebruik van Suwinet. De MER gemeenten gebruiken deze TPM in hun eigen ENSIA verantwoording over het gebruik van Suwinet. De verantwoording wordt hiermee eenvoudiger en professioneler. We onderzoeken hoe we de TPM breder kunnen inzetten door het toevoegen van de general IT controls en HRM processen aan de TPM. De TPM SC MER stelt de verantwoordelijke in staat om aantoonbaar verantwoording af te leggen op het gebied van gegevensveiligheid. Opgeleverde TPM over verantwoordingsjaar 2023

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Uren Financiën

n.v.t. Oplevering TPM in november 2023 150 uren (in reguliere formatie) € 15.000,- (in reguliere begroting)

25

Inzet Informatisering bij Omgevingsdienst

Omschrijving:

Resultaat project:

Op basis van een inventarisatie van de bij de Omgevingsdienst lopende en nog te verwachten projecten voor 2023 is door Team Informatisering een raming gedaan van de benodigde uren. Het gaat om 1900 uur. Inzet geleverd bij Omgevingsdienst voor lopende en te verwachten projecten 2023

Risico’s en afhankelijkheden: Tijdsplanning Uren Financiën

n.v.t. Jan - dec 1900 € 163.400,-

18