04 Bijlage 3: juridisch memo
Tekst van het document
MEMO Aan:
Adviesraad sociaal Domein
Van:
Paula Claessens, Paul Arns en Gerrie Maes
CC: 27 januari 2025
Datum: Zaaknummer Onderwerp:
1.
Verzoek adviesraad sociaal domein tot wijziging juridische structuur
Aanleiding/verzoek
De Adviesraad geeft aan dat zij in 2025 graag als vereniging -met beperkte bevoegdheden- door te willen gaan (12 nov 2024). De adviesraad geeft aan: ‘De voornaamste reden is dat we daardoor onze onafhankelijke positie t.o.v. de gemeenteraad van Roerdalen nog beter kunnen vormgeven en we ook onze financiën zelf kunnen regelen en daarvoor niet steeds afhankelijk zijn van de administratie van de gemeente.’ De adviesraad heeft nog een aantal (juridische) vragen. • kan de gemeente hiermee akkoord gaan en wat moeten we daarvoor regelen? • Volgens onze info zijn we als bestuursleden van de vereniging niet persoonlijk aansprakelijk als we de vereniging ook laten inschrijven in het handelsregister. • is het dan mogelijk dat we huidige vergoeding van 12. 000 per jaar die de gemeente voor de adviesraad reserveert kunnen behouden en dit bedrag in zijn geheel kan worden overgemaakt op een eigen nog te openen bankrekening voor de vereniging? • Blijft de verordening die nu van toepassing is dan ook nog in de huidige vorm van toepassing en zo ja dan moet die misschien wel worden aangepast en hoe pakken we dit aan? • We hebben wel al een nieuw eigen huishoudelijk reglement samengesteld wat grotendeels overeenkomt met de huidige verordening.
Is dat voldoende om zelf de verenigingspapieren te gaan invullen en klaar te maken? ( zie andere bijlage) • Wij zouden ook graag een oplossing of advies krijgen hoe we de leden van de adviesraad naast de maandelijkse vrijwilligersvergoeding wel ook een kleine reiskostenvergoeding kunnen geven voor ook de km die zij nu ook binnen de gemeente moeten maken om bij allerlei andere bijeenkomsten aanwezig te zijn omdat we ook leden hebben met een heel laag inkomen die we graag willen behouden als lid van de adviesraad omdat zij juist bekend zijn met de doelgroepen van het sociaal domein.
Pagina 1
•
Zijn er ook nog eventuele belastingtechnische gevolgen waar we rekening mee moeten houden als we als vereniging verder willen gaan?
Op 2 december 2024 is het verzoek nog toegelicht en is aangegeven dat dit de enige juridische identiteit is om bij een bank een aparte zakelijke rekening te openen zodat van daaruit als de gemeente de jaarlijks subsidie op deze rekening zou willen storten de raad zelf de betalingen kan doen.
2.
Wettelijk kader
In diverse wetten (Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning en Participatiewet) is opgenomen dat burgers en belangenorganisaties van burgers betrokken moeten worden bij het vormgeven, uitvoeren en evalueren van het beleid. Daarom werden adviesraden geïnstalleerd. In de Gemeentewet is daarvoor een regeling opgenomen in artikel 84. Daarin staat dat de raad, het college of de burgemeester andere commissies (adviescommissies) kan instellen. Dit is vervolgens in Roerdalen uitgewerkt in de Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Roerdalen 2021. Op een commissie in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet is het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers van toepassing. Zie de bijlage voor de uitgebreide versie van het wettelijk kader.
3.
Knelpunten huidige regeling
4.
Uitkomsten onderzoek/navraag
Bij de uitvoering van de huidige verordening worden knelpunten ervaren. • De (achteraf) betaling van de vacatievergoeding levert knelpunten op bij de leden van de adviesraad, maar ook bij de gemeente zelf. • Daarnaast moet de Adviesraad op grond van de verordening een jaarlijkse begroting voor 1 oktober indienen. In die begroting zit ook de vergoeding voor de inzet. Maar omdat de hoogte van de jaarlijkse vergoedingen volgens het Rechtspositiebesluit pas in januari bekend worden gemaakt, kan de begroting dan niet voor 31 december worden vastgesteld. • Het moeten indienen van declaraties achteraf wordt als onnodig werk en als bureaucratisch gezien. Leden moeten bedragen zelf voorschieten, wat niet wenselijk is. Deze knelpunten zijn al eerder in 2023 aangekaart.
Uit de monitor sociale adviesraden 2020 blijkt dat de meeste adviesraden financiering ontvangen in de vorm van een door de gemeente vastgestelde subsidie. Er is een verschuiving te zien van het toekennen van bedragen aan adviesraden op basis van een begroting naar een vastgesteld subsidiebedrag.
Pagina 2
In de meeste adviesraden (57%) ontvangen de leden een vaste vrijwilligersvergoeding. Vacatiegeld wordt door ruim 28% van de raden genoemd als vergoeding aan leden. En soms gaat het om een combinatie van een vaste vergoeding in combinatie met onkostenvergoeding. Uit telefonisch contact met de koepel blijkt dat de leden van de koepel aangeven dat er met de uitbetaling heel veel mis gaat. Adviesraden willen daarom graag een eigen bankrekening. Dat kan alleen als er een juridische rechtsvorm is. Soms gebruikt iemand dan een eigen bankrekening, maar dat is niet wenselijk. Een aantal raden is daarom stichting geworden en ontvangt subsidie. Aan een stichting kleven echter ook nadelen. Er zijn nu ook enkele raden die een informele vereniging worden. Daarvoor hoef je niet naar de notaris en dan kun je bij sommige banken een bankrekening openen. Volgens de koepel werkt zo’n 10% van de gemeenten nog met vacatievergoeding, 60% met vrijwilligersvergoeding. Formeel (bij navraag bij de VNG) is een adviesraad een commissie in de zin van artikel 84 van de gemeentewet. Daarbij is het Rechtspositiebesluit automatisch van toepassing. Daarbij hoort een vergoeding per vergadering. We zien bij andere gemeenten dat er veel verschil zit in de wijze waarop de inrichting van de Adviesraad sociaal domein geregeld is.
5.
Voorstel
A.
Uitbetalen vaste maandelijkse vrijwilligersvergoeding met daarin een reiskostenvergoeding
Wij begrijpen de vraag van de adviesraad en herkennen de bewerkelijkheid van de huidige werkwijze als het gaat om de (achteraf) declaraties.
De gemeente erkent de problemen met het betalen van een vergoeding per vergadering. Verreweg de meeste gemeenten hanteren bij de adviesraden sociaal domein inmiddels een vrijwilligersvergoeding. Hoewel dit strikt genomen niet klopt met de bepalingen uit het Rechtspositiebesluit wil de gemeente in dit geval wel overgaan tot het betalen van een maandelijkse vrijwilligersvergoeding. De huidige wettelijke regeling voor de vergoeding sluit niet goed aan bij de leden van deze specifieke adviescommissie. Het gaat immers om vertegenwoordigers van de doelgroepen. Deze samenstelling brengt met zich mee dat er andere wensen zijn voor uitbetaling en vergoeding dan bij de klassieke commissies (zoals bijvoorbeeld de commissie bezwaarschriften). Ook onze buurgemeenten Echt-Susteren en Maasgouw hebben gekozen voor een dergelijke vergoeding. Om dit te realiseren is een aanpassing moeten we de verordening aanpassen. De reiskostenvergoeding is in dit voorstel onderdeel van de vaste maandelijkse vrijwilligersvergoeding
B.
Resterend budget via subsidie overmaken aan de Adviesraad
De gemeente erkent dat de regeling zoals nu opgenomen belastend is voor de adviesraad. Het vooraf indienen van een begroting die moet worden goedgekeurd past ook niet bij de rol van de
Pagina 3
Adviesraad zoals wij die voor ons zien. De Adviesraad moet de vrijheid hebben om het bedrag zelf uit te kunnen geven en daar achteraf verantwoording over af te leggen. Dit kan zoals gewenst in de vorm van subsidie. Die subsidie kan worden overgemaakt op een (aparte) rekening van een van de leden. Om dit te realiseren is een aanpassing van de verordening noodzakelijk. In het huishoudelijk reglement kun je regelen dat er bijvoorbeeld 2 handtekeningen nodig zijn voor het opnemen/uitgeven van de subsidie.
C.
Afraden oprichten vereniging of stichting
De gemeente raadt de adviesraad af om een vereniging of stichting te worden. In de Gemeentewet (publiekrecht) is in artikel 84 een bepaling opgenomen op grond waarvan een adviesraad kan worden opgericht. Vervolgens kan via een verordening de werkwijze verder geregeld worden. We erkennen dat dit betekent dat er geen aparte zakelijke rekening kan worden geopend, maar we denken dat dit niet nodig is om de ervaren knelpunten op te heffen. Als de adviesraad een vereniging wordt, worden zaken uit het privaatrecht vermengd met het publiekrecht. Volgens de statuten benoemt een vereniging bijvoorbeeld zelf zijn bestuur, maar bij de adviesraad is het gebruikelijk en wenselijk dat het college dat doet. Dat kan wel weer worden opgelost door convenanten of aangepaste statuten, maar het wordt er daardoor juridisch niet duidelijker op. De voorbeelden uit andere gemeenten geven een ratjetoe aan regelingen/bepalingen weer. De gemeente kan ook niet beoordelen of er, zoals de Adviesraad vraagt, eventuele belastingtechnische gevolgen zijn als de adviesraad een vereniging wordt. Daarnaast kan de Adviesraad, ook als zij geen vereniging wordt, een huishoudelijk regelement opstellen. Dit kan evt. ook in de verordening worden opgenomen.
6.
Conclusie
Wij denken dat de ervaren knelpunten van de huidige verordening ook op te lossen zijn door de gedane voorstellen en adviseert de Adviesraad samen met de gemeente deze wijzigingen door te voeren.
Pagina 4
Bijlage 1: Wettelijk kader Gemeentewet Artikel 84 1. 2. 3.
4.
De raad, het college of de burgemeester kan andere commissies dan bedoeld in de artikelen 82, eerste lid, en 83, eerste lid, instellen. Artikel 83, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. De raad, het college onderscheidenlijk de burgemeester regelt ten aanzien van een door hem ingestelde andere commissie de openbaarheid van de vergaderingen. Artikel 23, vierde en vijfde lid, is van overeenkomstige toepassing op vergaderingen met gesloten deuren van een door de raad ingestelde andere commissie. Artikel 19 van de Bekendmakingswet is van overeenkomstige toepassing op een besluit tot instelling van een andere commissie.
Artikel 82 gaat over commissies ter voorbereiding van de besluitvorming (klassieke raadsadviescommissies) en artikel 83 over bestuurscommissies. Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Afdeling 3.4. Commissieleden Artikel 3.4.1. Vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen 1. Aan een commissielid wordt per bijgewoonde vergadering van de commissie ten laste van de gemeente een vergoeding toegekend die afhankelijk is van het aantal inwoners van de gemeente, en wordt vastgesteld aan de hand van de volgende tabel: Aantal inwoners Vergoeding per vergadering 10.001 – 20.000 € 86,05 2. Voor de toepassing van het eerste lid wordt onder het aantal inwoners verstaan het aantal inwoners volgens de door het centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfer per 1 januari. 3. De bedragen, genoemd in het eerste lid, worden per 1 januari van elk jaar bij ministeriële regeling gewijzigd overeenkomstig de procentuele wijziging van het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde indexcijfer CAO-lonen overheid, inclusief bijzondere beloningen, geldend voor de maand september van het tweede kalenderjaar voorafgaand aan die datum ten opzichte van hetzelfde indexcijfer geldend voor de maand september van het daaraan voorafgaande kalenderjaar. Artikel 3.4.2.
Hogere vergoeding De gemeenteraad kan bij verordening bepalen dat de vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie naar boven afwijkt van de vergoeding, bedoeld in artikel 3.4.1, eerste lid, ten aanzien van: a. een commissielid dat op grond van zijn bijzondere beroepsmatige deskundigheid op het taakgebied van de commissie voor deelneming aan haar werkzaamheden is aangetrokken, en b. een commissielid ten aanzien waarvan de vergoeding niet geacht kan worden in een redelijke verhouding te staan tot de zwaarte van zijn taak en de omvang van de door hem te verrichten arbeid.
Pagina 5
Artikel 3.4.3. Reiskostenvergoeding 1. Een commissielid heeft ten laste van de gemeente aanspraak op vergoeding van: a. reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie, en b. reis- en verblijfkosten voor reizen zowel binnen de gemeente als daarbuiten gemaakt voor de uitoefening van de functie. 2. Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over de hoogte van de vergoedingen en de voorwaarden voor de aanspraken op grond van dit artikel. Artikel 3.4.4. Overige vergoedingen en voorzieningen Ten aanzien van een commissielid zijn de artikelen 3.1.11, 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, 3.3.4, 3.3.6, 3.3.7 en 3.3.8 van overeenkomstige toepassing.
Verordening Adviesraad Sociaal Domein gemeente Roerdalen 2021 Artikel 10. Faciliteiten
1.Jaarlijks wordt ten behoeve van de Adviesraad in de begroting een budget opgenomen. 2.Ten laste hiervan kunnen onder meer de volgende kosten worden gebracht: a. jaarlijkse vergoeding voor de inzet; b. kosten deskundigheidsbevordering; c. reiskosten voor onder meer cursussen en bezoek vergaderingen buiten de gemeente; d. kosten voor vergaderaccommodaties en –faciliteiten; evenals ruimten en faciliteiten voor de overige werkzaamheden; e. websitekosten; f. kosten van voorlichting en public-relations. g. kosten binnen het door het College geaccordeerde budget moeten minimaal geaccordeerd worden door de voorzitter en de penningmeester. 3. Het college kan nadere regels stellen met betrekking tot het voorgaande lid. 4. De leden van de Adviesraad ontvangen een jaarlijkse vergoeding voor hun inzet. Het college zal de hoogte van de vergoeding jaarlijks vaststellen. 5. De vergoeding wordt in twee termijnen uitbetaald. 6. Op aanvraag van individuele leden kan afgezien worden van het uitbetalen van vergoedingen. Artikel 11. Begroting en verslaglegging 1.De Adviesraad dient een begroting in bij het college voor de geplande activiteiten voor het volgend jaar. Indiening gebeurt jaarlijks voor 1 oktober. In de begroting dient rekening te worden gehouden met het toegekende budget.
2.De Adviesraad brengt aan het college inhoudelijk verslag uit van de activiteiten en bevindingen over het voorgaande jaar. Dit gebeurt jaarlijks voor 1 april. Daarbij wordt in een financieel verslag tevens verantwoording afgelegd over de besteding van het beschikbaar gestelde budget.
Pagina 6