01 RV - Aanwijzen accountant (accountantsdiensten 2023-2026)

gemeente roerdalen Initiatief Raadsvoorstel Onderwerp: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Contactpersoon: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Aanwijzen accountant (accountantsdiensten 2023-2026) Auditcommissie Roerdalen A.C.A.G Smits Rob Notermans, griffier 1. Onder voorbehoud van definitieve gunning, het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. aan te wijzen voor de controle van de jaarrekeningen 2023, 2024, 2025 en 2026, met de optie tot verlenging van maximaal 4 jaar. 2. De overige partij in kennis stellen van deze beslissing en mededelen dat zij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt onder toepassing van een opschorttermijn van 20 kalenderdagen. 3. De gemeente Roerdalen, als penvoerder, de gunningsbeslissing, namens de 4 organisaties, te laten versturen. 4. Na afloop van de bezwaartermijn, bij geen bezwaar, opdracht te geven tot het aangaan van een overeenkomst met het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. voor de genoemde boekjaren. Programma van eisen aanbestedingsdiensten 2023-2026

Samenvatting

De gemeente Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen alsmede het Servicecentrum MER hebben een gezamenlijke aanbesteding gedaan voor de uitvoering van de accountantsdiensten 2023-2026. Overeenkomstig het vigerende inkoopbeleid heeft de beoordelingscommissie de Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Er hebben 2 accountantsbureaus ingeschreven op het (door de gemeenteraad) vastgestelde Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026. Wij stellen u voor het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. aan te wijzen als accountant voor de controle van de jaarrekeningen 2023, 2024, 2025 en 2026, met optionele verlenging van maximaal 4 jaar. Ten gevolge van de Europese aanbestedingsregels is informatie over de gunning niet openbaar tot de definitieve gunning.

Aanleiding en doorlopen proces

De overeenkomst met de huidige accountant eindigt met de controle over het boekjaar 2022. Voor de boekjaren 2023, 2024, 2025 en 2026 dient er een nieuwe aanbesteding uitgeschreven te worden. De gemeenteraad is het bevoegd orgaan om te besluiten over de aanstelling van de accountant en is dientengevolge ook belast met de aanbesteding. Op grond van Controleverordening gemeente Roerdalen en de Verordening auditcommissie gemeente Roerdalen 2018 is voor de voorbereidende werkzaamheden om te komen tot aanwijzing van een nieuwe accountant een belangrijke rol neergelegd bij de auditcommissie. In december 2022 heeft uw raad besloten: 1. De accountantswerkzaamheden samen met de gemeenten Maasgouw en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. 2. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 vast te stellen.

Pagina 1

gemeente roerdalen Daarbij is tevens gesteld dat elke organisatie een aparte overeenkomst sluit met de geselecteerde accountant voor de duur van vier jaar, met mogelijkheid van verlenging voor de duur van vier jaar. Verder is toen gemeld dat een beoordelingscommissie zou worden belast met de beoordeling van de ingediende offertes aan de hand van het vastgestelde Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026. De samenstelling van de beoordelingscommissie is: • 1 lid auditcommissie Maasgouw • 1 lid accountantscommissie Echt-Susteren • 1 lid auditcommissie Roerdalen • 1 afgevaardigde van het Servicecentrum MER (deze hebben geen audit- of accountantscommissie) • 4 financieel deskundigen (van elke organisatie 1) • 1 adviseur verbijzonderde interne controle (SC MER, maar werkzaam voor de 4 organisaties) Het aanbestedingsproces en de beoordelingscommissie is begeleid door een inkoopadviseur. Op basis van de geldende criteria is de opdracht Europees aanbesteed. Op 9 januari 2023 is de aanbesteding (Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 20232026) gepubliceerd op TenderNed, waarbij is aangegeven dat geïnteresseerde partijen tot 20 maart 2023 de tijd hebben gekregen om in te schrijven op de opdracht. Een drietal geïnteresseerde partijen hebben kennisgenomen van de stukken. Ten behoeve van de 1° Nota van inlichtingen zijn er in totaal 42 vragen gesteld.

Deze zijn allen van een antwoord voorzien waarvan een zogenaamde Nota van inlichtingen is opgemaakt. Deze Nota van inlichtingen is 17 februari 2023 gepubliceerd op Tenderned. Aansluitend is de mogelijkheid geboden om in 2° termijn aanvullende vragen te stellen tot en met 3 maart 2023. Hiervan is geen gebruik meer gemaakt. Daar de partijen van elkaar niet weten of ze vragen hebben gesteld, is per berichtenmodule van Tenderned aan de partijen op 3 maart 2023 kenbaar gemaakt dat er geen vervolgvragen meer zijn gesteld. Uiteindelijk hebben twee partijen ingeschreven op de opdracht. De beoordelingscommissie heeft in haar vergadering van 5 april 2023 de inschrijvingen beoordeeld. Allereerst heeft een formele toets plaatsgevonden op volledigheid en geldigheid van de inschrijvingen op grond van het vastgestelde programma van eisen, waarna een individuele inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden, eveneens gebaseerd op het vastgestelde programma van eisen. Vervolgens is hierover een totaalscore vastgesteld. Op 17 april 2023 hebben de ingeschreven partijen hun inschrijving, voor de beoordelingscommissie, in een presentatie nader toegelicht, op grond waarvan eveneens een beoordeling heeft plaatsgevonden. Hierna zijn de inschrijfbedragen, die tot dit moment nog onbekend waren, bekend gemaakt en is de volgorde van de inschrijvingen bekend geworden.

De beoordelingscommissie heeft de inschrijving grondig beoordeeld conform de in het programma van eisen gestelde criteria. Uit deze beoordeling is gebleken dat het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. op basis van de gehanteerde methodiek het uitverkoren accountantskantoor is voor het uitvoeren van de opdracht. Het moge duidelijk zijn dat het besluit voor het aanwijzen van de accountant (volgens artikel 213 van de Gemeentewet) direct voortvloeit uit een zorgvuldig doorlopen aanbestedingsprocedure met als resultaat de opdracht te gunnen aan accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V..

Pagina 2

gemeente roerdalen Risico's

Het college kan ingevolge artikel 147a van de Gemeentewet en op grond van artikel 37 van het Reglement van orde van de gemeenteraad 2017 wensen en bedenkingen met betrekking tot het initiatiefvoorstel ter kennis van de raad brengen. Gelet op de brede samenstelling van de beoordelingscommissie wordt daar echter niet van uitgegaan. De definitieve gunning van de opdracht komt pas tot stand na het verstrijken van de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen na de datum van verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, zoals bedoeld in artikel 2.26 sub g jo. Artikel 2.127 van de Aanbestedingswet.

Middelen

Voor 2023 is een bedrag van € 50.127,- in de programmabegroting 2023-2026 opgenomen. Op grond van de aanbestedingsprocedure zal, conform inschrijving van het accountskantoor RSM Netherlands Accountants N.V., met de accountantsdiensten over 2023 een bedrag gemoeid zijn van €65.802,- exclusief BTW. Het college wordt in overweging gegeven deze verhoging begrotingstechnisch te verwerken in de halfjaarrapportage 2023 en in de meerjarenbegroting 2024-2027.

Planning en uitvoering

Het gunningsvoorstel wordt op 30 mei 2023 behandeld in de gemeenteraad van Maasgouw en in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Servicecentrum MER. Op 1 juni 2023 in de gemeenteraad van Echt-Susteren en Roerdalen. De gemeenteraden en het algemeen bestuur/directie van het Servicecentrum MER stemmen in met het, onder voorbehoud van definitieve gunning, aanwijzen van accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. als accountant voor de controle van de jaarrekening 2023, 2024, 2025 en 2026, met de optie tot verlenging van maximaal 4 jaar. Na instemming wordt de gunningsbeslissing verzonden aan de inschrijvers, waarna deze 20 kalenderdagen de tijd hebben om eventueel bezwaar te maken tegen de gunningsbeslissing. Indien geen bezwaar tegen de beslissing wordt gemaakt zal aansluitend de overeenkomst met het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. worden opgesteld en getekend.

Communicatie

De ingeschreven partijen zullen, na besluitvorming in de participerende organen, schriftelijk worden geïnformeerd over de besluitvorming. Sint Odiliënberg, 8 mei 2023 Auditcommissie gemeente Roerdalen, griffier ~ .J .

otermans

Pagina 3

K. Hermans-Roelofs