01 Raadsvoorstel werkbudget OLS 2026

JI'. gemeente roerdalen Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Z25-059924 Budget OLS 2026 4 november 2025 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen R.H.G. Slangen 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een eerste werkbudget ter hoogte van€ 275.000,- voor het OLS 2026 in Melick; 2. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een eerste subsidie aan Stichting OLS Melick 2026 ter hoogte van € 25.000,-. 3. Ter dekking van bovengenoemde kosten de Algemene reserve in te zetten voor een bedrag van€ 300.000,-; 4. In te stemmen met begrotingswijziging nummer 11 van 2025. 1. Raadsbesluit 2. Begrotingswijziging

Toelichting bij het raadsvoorstel

1.

Onderwerp

Budget OLS 2026

2.

Inleiding

Op 12 juli 2025 heeft Schutterij Broederschap St. Andreas Melick (hierna: schutterij) het Oud Limburgs Schuttersfeest (hierna: OLS) gewonnen. Traditioneel staat de winnaar van het OLS aan de lat voor het organiseren van het OLS in het daaropvolgende jaar. Dit betekent dat de schutterij uit Melick het OLS in 2026 mag organiseren en dat dit evenement dus gaat plaatsvinden in de gemeente Roerdalen. Het OLS vindt jaarlijks plaats op de eerste zondag van juli. Met 10.000 schutters, 140 schutterijen en 40.000 bezoekers verspreid over alle evenementdagen is het OLS niet alleen het oudste, maar ook het grootste cultuur historische evenement van Nederland en België. Bezoekers kunnen kijken naar optochten en (schiet)wedstrijden en in de avond een van de feesten bezoeken die worden georganiseerd op het evenemententerrein.

Pagina 1 van 6

11111111111111111 IIIII IIIIII IIIII IIII IIIII IIIII IIIII IIIIII III IIII

1

gemeente roerdalen

In de slotfase van de schietwedstrijden op het OLS vraagt de OLS federatie aan de laatste tien schutterijen die nog meedingen naar de winst, en hun burgemeesters, of de winnende schutterij het volgende jaar het OLS wil en kan organiseren. Tijdens het OLS in 2025, heeft burgemeester Van Agtmaal bevestigd dat dit het geval is. De schutterij uit Melick staat nu, in samenwerking met de gemeente Roerdalen, voor de opgave om het OLS in 2026 te organiseren. De OLS federatie legt de organisatorische taak daarbij uitdrukkelijk niet alleen bij de winnende schutterij neer, maar benadrukt de cruciale rol die de gemeente speelt bij het organiseren van het volgende OLS. Met het organiseren van dit evenement is (financieel) geen rekening gehouden in de begrotingen van 2025 en 2026. Dit betekent dat er geen middelen beschikbaar zijn voor het ondersteunen van dit evenement en er geen rekening is gehouden met de inzet van ambtelijke capaciteit voor dit evenement. Om die reden wordt door middel van dit raadsvoorstel een eerste werkbudget gevraagd voor het kunnen organiseren c.q. ondersteunen van het OLS 2026 en het verlenen van een eerste subsidie.

3.

Beslispunten

De raad besluit: 1.

2.

3. 4.

4.

In te stemmen met het beschikbaar stellen van een eerste werkbudget ter hoogte van € 275.000,- voor het OLS 2026 in Melick; In te stemmen met het beschikbaar stellen van een eerste subsidie aan Stichting OLS Melick 2026 ter hoogte van € 25.000,-. Ter dekking van bovengenoemde kosten de Algemene reserve in te zetten voor een bedrag van€ 300.000,-; In te stemmen met begrotingswijziging nummer 11 van 2025.

Argumenten 2.1 In de begrotingen van 2025 en 2026 is geen rekening gehouden met het organiseren van het OLS 2026 in Melick. In de begrotingen van 2025 en 2026 is (financieel) geen rekening gehouden met het organiseren van het OLS 2026 in Melick. In de begroting van 2026 is aangekondigd dat er een separaat voorstel wordt voorbereid. Een eerste voorstel daartoe ligt nu voor. Zoals in de inleiding al aangegeven wordt het organiseren van een OLS door de OLS federatie gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente en de schutterij. Dit maakt dat er middelen nodig zijn en een projectorganisatie vereist is. Hiervoor zijn geen middelen beschikbaar. Daarnaast is er geen rekening gehouden met de benodigde ambtelijke capaciteit voor het bieden van ondersteuning aan de stichting.

Pagina 2 van 6

,, gemeente roerdalen

2.2 Aan het organiseren van een OLS zijn grote kosten en risico's verbonden die de schutterij/ stichting niet alleen kan dragen. Voor de organisatie van het OLS worden vele kosten gemaakt. Denk aan het uitvoeren van onderzoeken ten behoeve van de benodigde vergunningen, organisatiekosten (oprichten stichting), promotie van het evenement, de bestuurlijke ontvangst tijdens het evenement zelf en kosten voor het kunnen garanderen van de veiligheid voor en na het evenement. Daarnaast loopt de stichting risico's. Bijvoorbeeld als gevolg van het weer of tegenvallende inkomsten tijdens het evenement zelf. Gelet op de aard van deze kosten is het gebruikelijk dat de gemeente een financiële bijdrage levert aan dit evenement. De recent opgerichte stichting heeft een eerste voorschot aan subsidie gevraagd ter hoogte van€ 25.000,-. Dit bedrag heeft ons college toegezegd onder de voorwaarde dat uw raad instemt met dit voorstel. De stichting is op dit moment aan de slag met het uitwerken van de begroting voor het organiseren van het evenement. Op basis daarvan zal er een tweede, onderbouwd, subsidieverzoek worden ingediend bij ons. Zodra wij dit verzoek hebben ontvangen leggen wij dit via een separaat voorstel voor aan uw raad. 2.3 Het organiseren/ ondersteunen van het OLS brengt interne kosten met zich mee.

De gemeente vervult, naast de stichting, een cruciale rol in het organiseren van het OLS. De organisatie van het OLS wordt gezien als een gezamenlijke verantwoordelijkheid waarbij partijen hun krachten bundelen. Dit maakt dat dit project via de methode van projectmatig werken in Roerdalen wordt opgepakt. Daartoe is een bestuurlijk Stuurteam ingesteld met zowel bestuurlijke vertegenwoordigers van de gemeente als de stichting. Daarnaast is er een externe projectleider aangesteld en is er een projectteam in oprichting. In dit projectteam nemen ambtenaren deel uit diverse vakdisciplines (veiligheid, ruimtelijke ordening, openbare ruimte, subsidies, onderwijs, dorpscontact, financiën, communicatie, recreatie en toerisme etc.). Daarnaast neemt een afvaardiging van de MER-OD deel aan het projectteam omdat zij de vergunningen gaan verlenen op grond van de Algemene plaatselijke verordening en verantwoordelijk zijn voor toezicht voor, tijdens en na het evenement. Al deze werkzaamheden brengen kosten met zich mee die financieel niet zijn meegenomen in de begrotingen van 2025 en 2026 en vragen om de inzet van ambtelijke capaciteit waar geen rekening mee is gehouden. Waar mogelijk worden de benodigde werkzaamheden binnen de reguliere taken uitgevoerd of wordt geprioriteerd. Dit lukt echter niet voor alle functies. Soms moeten er keuzes worden gemaakt, zoals het uitstellen van andere taken.

En waar dit geen optie is, vragen we budget aan voor tijdelijke inhuur of externe advisering. In het werkbudget is eveneens een bedrag opgenomen voor mogelijke uitgaven in de openbare ruimte. Om die reden wordt een eerste werkbudget gevraagd ter hoogte van€ 275.000,-. 2.4 Het OLS is een uniek evenement dat past bij de uitgangspunten van Samen Doen en onze ambities op het gebied van promotie van Roerdalen als recreatieve/ toeristische gemeente. Het OLS is een uniek evenement. Het heeft de status van immaterieel cultuur erfgoed. Het is een eer om dit evenement te mogen organiseren in onze gemeente. Het

Pagina 3 van 6

gemeente roerdalen

evenement wordt gezien als het grootste volksfeest van Limburg dat georganiseerd wordt door vrijwilligers. Burgerkracht is een belangrijke randvoorwaarde om dit evenement georganiseerd te krijgen dat tienduizenden bezoekers trekt over meerdere evenementdagen. Om het evenement te kunnen organiseren zijn (naar verwachting) ruim 1000 vrijwilligers nodig. Dit zorgt voor verbinding en stimuleert de gemeenschap tot samenwerking. Daarnaast is er aandacht voor kinderen en jongeren. Bijvoorbeeld bij het organiseren van het Kinjer-OLS waar onze basisscholen aan kunnen deelnemen. Kortom, een evenement waarbij 'Samen Doen' vanuit de kracht van inwoners, verenigingen en lokale ondernemers centraal staat. Zoals gezegd trekt dit evenement vele bezoekers uit (met name) Nederlands- en Belgisch Limburg. Daarnaast krijgt dit evenement veel aandacht in lokale, regionale maar soms ook nationale media. Daarmee krijgen Melick en Roerdalen meer bekendheid. Dit evenement maakt dat we bezoekers op een bijzondere manier kennis kunnen laten maken met Roerdalen en ons daarbij ook op de kaart kunnen zetten met ons toeristisch-recreatief profiel 'Klein geluk'. Een uitgelezen kans om Roerdalen te promoten zodat duidelijk is dat het bezoeken van Roerdalen ook de moeite waard is na het OLS.

Op 28 oktober 2025 heeft ons college besloten om een eerste subsidie beschikbaar te stellen aan Stichting OLS Melick 2026 ter hoogte van€ 25.000,-. Dit naar aanleiding van een verzoek van de stichting om een voorschot beschikbaar te stellen zodat ze opdrachten kunnen verstrekken voor bijvoorbeeld de benodigde onderzoeken. 5.

Kanttekeningen 1.1 De exacte kosten zijn niet bekend en op voorhand lastig in te schatten. Stichting OLS Melick 2025 heeft aangegeven nog met een concreet en onderbouwd subsidieverzoek te komen. Dit verzoek zal via een separaat voorstel onderbouwd worden voorgelegd aan uw raad. Daarnaast moeten de definitieve kosten die gemaakt moeten worden voor het organiseren van het evenement voor een groot deel nog blijken uit de nadere onderzoeken die nog uitgevoerd moeten worden (door de stichting) en uit de te maken afspraken over de besteding van de nog aan te vragen subsidiegelden. Denk bijvoorbeeld aan de noodzakelijke groen/grijs werkzaamheden (in de openbare ruimte), maatregelen in het kader van de veiligheid, de inzet van BOA's en een eventuele nacalculatie van de MER-OD. Deze werkzaamheden zijn om die reden op dit moment nog niet (volledig) meegenomen in dit voorstel. Op basis van de uitkomsten uit te nog uit te voeren onderzoeken c.q. uit te werken vergunningsaanvraag zal blijken of er nu voldoende middelen beschikbaar gesteld zijn. Om de financiële voortgang te monitoren zal uw raad, via de reguliere P&C cyclus, geïnformeerd worden over de voortgang.

Pagina 4 van 6

,,..,

-®· gemeente roerdalen 6.

Financiën

In de begroting voor 2025 en 2026 zijn geen middelen opgenomen voor het organiseren c.q. ondersteunen van het OLS. Via bijgevoegde begrotingswijziging wordt aan de gemeenteraad gevraagd om onderstaande bedragen beschikbaar te stellen uit de Algemene reserve. Capaciteit Openbare Ruimte Subsidievoorschot Overige werkbudget / onvoorzien

€ 190.000,€ 50.000,€ 25.000,€ 35.000,-

Totaal:

€ 300.000,-

Voor het organiseren c.q. ondersteunen van het OLS is, zoals vermeld onder argument 2.3, de inzet van diverse vakdisciplines nodig. De middelen die nu opgenomen zijn onder de post capaciteit zijn bedoeld voor de inhuur van de externe projectleider en vervangingscapaciteit op het gebied van veiligheid, openbare ruimte en projectondersteuning. De inzet van de overige vakdisciplines (ruimtelijke ordening, juridisch, financieel, bedrijvencontact, recreatie en toerisme, onderwijs, dorpscontact en communicatie) vindt plaats binnen de reguliere formatie. Daar waar nodig zal er binnen deze vakdisciplines geprioriteerd worden. In totaal gaat het in deze fase om een bedrag van€ 190.000,-. Door de stichting wordt een aanvraag evenementenvergunning voorbereid. Onderdeel van deze aanvraag is een veiligheidsplan. De verwachting is dat er op basis van de uitkomsten uit dit veiligheidsplan aanpassingen nodig zijn aan de openbare ruimte. Daarvoor wordt een budget gevraagd van€ 50.000,-. Deze middelen zijn bedoeld voor eventuele noodzakelijke aanpassingen aan de openbare ruimte en zijn niet bedoeld voor de inrichting van het evenemententerrein. Door de stichting is een financieel voorschot gevraagd van€ 25.000,-. Door ons college is op 28 oktober besloten om dit voorschot beschikbaar te stellen in de vorm van een eerste subsidie.

Dit onder de voorwaarde dat uw raad deze middelen beschikbaar stelt. Uitgangspunt voor het organiseren van het OLS is dat alle kosten die gemaakt worden in verband met het organiseren van het evenement voor rekening van de stichting/ schutterij zijn. De verwachting is echter wel dat een werkbudget nodig is voor bijvoorbeeld communicatie (het uitbesteden van werkzaamheden die vaak intern opgepakt worden) en representatie. Daarnaast zijn er in een dergelijk groot project onvoorziene kosten. Deze kosten zijn verwerkt in het werkbudget van€ 35.000,-. In de begroting 2026 is daarnaast opgenomen dat we bij het organiseren van het OLS inzetten op het promoten van onze gemeente en ons toeristisch recreatief profiel/ Klein Geluk. Voor deze promotieactiviteiten maken we gebruik van de reguliere budgetten op het gebied van recreatie en toerisme. Hiervoor worden in dit voorstel geen (extra) middelen gevraagd.

Pagina 5 van 6

.r. .,

·t1 11i 'Ï ,,~

.. ,'

t

gemeente roerdalen

. , ..

De organisatie heeft voor het organiseren van het evenement diverse vergunningen nodig. De legesopbrengsten worden vooralsnog geschat op€ 2.500,-. Deze inkomsten zijn niet verwerkt in de nu voorliggende begrotingswijziging, omdat deze begrotingswijziging betrekking heeft op het begrotingsjaar 2025 en de legesopbrengst hoogstwaarschijnlijk gerealiseerd wordt in 2026.

7. Eerdere besluitvorming Er heeft geen eerdere besluitvorming plaatsgevonden over het OLS.

8.

Communicatie

Na besluitvorming door uw gemeenteraad zal de Stichting OLS Melick 2026 geïnformeerd worden over het definitief worden van het eerste deel van de subsidie ter hoogte van€ 25.000,-. 9.

Planning en uitvoering

Tussen de gemeente, de schutterij en de recent opgerichte stichting hebben al diverse afstemmingen plaatsgevonden. Dit zal, via de in oprichting zijnde projectorganisatie, verder worden voortgezet. 10. Privacy N.v.t. 11. (Wettelijk en/of beleidsmatig) kader Dit voorstel is het vervolg op de hetgeen in de begroting van 2026 is opgenomen over het organiseren van het OLS in 2026. Het samen organiseren van het OLS past binnen de uitgangspunten van 'Samen Doen'.

12. Bijlagen 1.

2.

Raasbesluit Begrotingswijziging

Sint Odiliënberg, 6 november 2025

ing. L.H.C. Bijl

Pagina 6 van 6