01 Raadsvoorstel - Verordeningen ex art. 212 213 en 213a van de Gemeentewet

' gemeente roerdalen

Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit:

Z23-035844 Verordeningen ex art. 212, 213 en 213a van de Gemeentewet 5 september2023 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen A.C.A.G. Smits 1. De Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2018 in te trekken; 2. De Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 1; 3. De Controleverordening ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2007 in te trekken; 4. De Verordening controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 2; 5. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2007 in te trekken; 6. De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 3; 7. Te opteren voor het basisniveau van (financiële) rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage(n):

Bijlage 1: Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen Bijlage 2: Controleverordening ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen Bijlage 3: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a van de gemeente Roerdalen Bijlage 4: was-wordt overzicht verordening ex. Art. 212 GW Bijlage 5: was-wordt overzicht verordening ex. Art. 213 GW Bijlage 6: was-wordt overzicht verordening ex. Art. 213a GW

Toelichting bij het raadsvoorstel

Pagina 1 van 6

111111111111 lllll lllll 11111111111111111111111111111111111

IIII 1111

<' 1.

gemeente roerdalen

Onderwerp

Verordeningen ex art. 212,213 en 213a van de Gemeentewet. 2.

Inleiding

In artikel 212 van de Gemeentewet is voorgeschreven dat de gemeenteraad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie voor de gemeente vaststelt. Het overgrote deel van de regels voor financieel beheer is geregeld in de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Omdat dit algemeen geformuleerde regelingen zijn, is aanvullend lokaal maatwerk nodig. Dit maatwerk wordt vastgelegd in de financiële verordening. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet dient de raad regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze regels, vastgelegd in de controleverordening, waarborgen dat de genoemde controle plaatsvindt door een accountant. De Gemeentewet schrijft in artikel 213a voor dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hiervoor vast. De huidige verordeningen zijn op onderdelen niet meer actueel. Dit houdt verband met het feit dat In 2022 (na enkele keren uitstel) het wetsvoorstel 'Versterking decentrale rekenkamers' is aangenomen. Hierin is onder andere bepaald dat het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid.

Tot en met de jaarrekening 2022 gaf de accountant een controleverklaring af voor getrouwheid en rechtmatigheid. Vanaf de jaarrekening 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Daarbij dient het ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording door de raad te worden bepaald. Er zijn 3 (volwassenheids)niveaus van rechtmatigheidsverantwoording te onderkennen. In dit voorstel wordt een en ander toegelicht.

3.

Beslispunten

De raad besluit:

► De Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2018 in te trekken; ► De Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 1;

Pagina 2 van 6

j gemeente roerdalen ► De Controleverordening ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2007 in te trekken; ► De Verordening controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 2;

► De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a GW van de gemeente Roerdalen zoals vastgesteld in de raad van 1 november 2007 in te trekken; ► De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a GW van de gemeente Roerdalen 2023 vast te stellen conform bijlage 3;

► te opteren voor het basisniveau van (financiële) rechtmatigheidsverantwoording 4.

Argumenten

Zoals reeds gesteld is vanaf de jaarrekening 2023 het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de processen van de gemeente dienen te beschikken over een controlemechanisme op de naleving van lokale en externe regelgeving voor wat betreft de financiële geldstromen. Toetsing op opzet, bestaan en werking van (financiële) processen door de verbijzonderde interne controlefunctie en de rapportage daarover zorgt ervoor dat het college verantwoording over de rechtmatigheid kan afleggen aan de raad.

NU

STRAKS • Normenkader wordt vastgesteld • Accountant toetst aan normenkader

Stap 1

Stap 2

Stap 3

Pagina 3 van 6

• Accountant rapporteert over getrouwe beeld en rechtmatigheid • Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring

• Raad spreekt met accountant over bevindingen rechtmatigheid

• Normenkader wordt vastgesteld • College van B&Wtoetst aan normenkader

• College van B&W rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over getrouwheid

• Raad spreekt met College van B&W over bevindingen rechtmatigheid

' gemeente roerdalen

Het ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording dient door de raad te worden bepaald. Er zijn 3 (volwassenheids-)niveaus van rechtmatigheidsverantwoording te onderkennen, die in afbeelding op de volgende pagina zijn weergegeven.

I 1. Verantwoording gericht op financiéle rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen

2. Verantwoording gericht op financièéle rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema's benoemen die aandacht krijgen

3. Verantwoording gericht op bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement

(wettelijke norm)

Wij stellen voor om bij de rechtmatigheidsverklaring voor het basisniveau te opteren. Dit basisniveau is conform de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant. De focus lag en ligt op de financiële rechtmatigheid en hiermee wordt voldaan aan de wettelijke vereisten. Voor zover bekend hanteren alle gemeenten het basisniveau als aanvankelijke ambitieniveau. Het basisniveau en de inrichting van de verantwoording hierover is al ambitieus voor de organisatie. Een hoger niveau wordt voor de ambtelijke organisatie op dit moment nog niet haalbaar geacht. Nadat is 'geoefend' met het basisniveau, kan op termijn doorgroeien naar een hoger volwassenheidsniveau worden overwogen. In MER-verband wordt overigens een gelijk ambitieniveau nagestreefd vanwege de intensieve samenwerking voor wat betreft financiële processen.

Naast afstemming over het ambitieniveau van rechtmatigheidsverantwoording door het college dienen dus ook de financiële verordeningen hierop te worden aangepast. De financiële verordening is voor het laatst in 2017 geactualiseerd. De verordening controle financiële beheer en organisatie en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid dateren uit het jaar 2007. De VNG heeft eind 2022 nieuwe modelverordening gepubliceerd. Deze verordeningen zijn gebruikt bij het actualiseren van de verordeningen. De belangrijkste wijzigingen zijn voor u samengevat in was-wordt lijsten.

Pagina 4 van 6

' gemeente roerdalen

Daar waar in de financiële verordening verwijzingen plaatsvinden naar de verslaggevingsvoorschriften (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is ervoor gekozen om de bepalingen zo beknopt mogelijk te houden. Dit om te voorkomen dat herhaald wordt wat al in externe wet- en regelgeving is vastgelegd. De meest actuele versie van de verslaggevingsvoorschriften is te raadplegen via: www.commissiebbv.nl. In de voorbereiding van dit voorstel is er op ingestoken om de verordeningen zoveel als mogelijk te harmoniseren tussen de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. Harmonisatie is geen doel op zich, maar vloeit voort uit het feit dat we onze administratieve processen, de samenstelling van de jaarrekening en de verbijzonderde interne controle functie in MER verband hebben ondergebracht (inclusief de daaropvolgende accountantscontrole). De verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 en verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 zijn identiek voor de 3 gemeenten. Volledige harmonisatie van de financiële verordening is niet haalbaar/wenselijk omdat de 3 gemeenten zelfstandig zijn en het financieel beleid is afgestemd op de 'colour locale'.

5.

Kanttekeningen

Mocht uw raad deze gewijzigde verordeningen niet vaststellen dan kunnen wij niet aan de gewijzigde wetgeving omtrent de rechtmatigheid voldoen. 6.

Financiën

Er zijn geen directe financiële consequenties verbonden aan het vastleggen van het ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording en de actualisatie van de verordeningen.

7.

Communicatie

Na besluitvorming door de raad worden de verordeningen op de gebruikelijke wijze gepubliceerd.

8.

Planning en uitvoering

De verordeningen treden met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 in werking.

9.

Privacy

Niet van toepassing. 10. (Wettelijk en/of beleidsmatig) kader De nieuwe wet "Versterking decentrale rekenkamers" is de aanleiding van dit voorstel.

Pagina 5 van 6

i

gemeente roerdalen

11. Bijlagen Bijlage 1: Financiële verordening ex art. 212 GW van de gemeente Roerdalen Bijlage 2: Controleverordening ex art. 213 GW van de gemeente Roerdalen Bijlage 3: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid ex art. 213a van de gemeente Roerdalen Bijlage 4: Was-wordt overzicht verordening ex. Art. 212 GW Bijlage 5: Was-wordt overzicht verordening ex. Art. 213 GW Bijlage 6: Was-wordt overzicht verordening ex. Art. 213a GW Sint Odiliënberg, 5 september 2023

Burgemeester en wethouders van Roerdalen, De secretaris,

J.J.W.M. L'Ortije

Pagina 6 van 6

De burgemeester,