01 Raadsvoorstel - Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

gemeente roerdalen Raadsvoorstel Onderwerp: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Contactpersoon: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 Raadspresidium A.C.A.G Smits Rob Notermans, griffier 1. De accountantswerkzaamheden samen met de gemeenten Maasgouw en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. 2. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 20232026 vast te stellen. 1. Raadsbesluit 2. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 20232026

Inleiding, toelichting en argumentatie

De overeenkomst met de accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening loopt tot en met de controle van de jaarrekening 2022. Het aanwijzen van de accountant is volgens het tweede lid van artikel 213 van de gemeentewet een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om op tijd een nieuwe accountant aan te kunnen wijzen en dus een nieuwe overeenkomst met een accountant te kunnen sluiten, moet binnenkort worden gestart met een Europese aanbestedingsprocedure. De accountantsdiensten worden Europees aanbesteed. Dat zou overigens ook het geval zijn als de gemeente Roerdalen apart zou aanbesteden. Het drempelbedrag voor Europese aanbesteding wordt dan ook bereikt. De vorige aanbesteding voor accountantsdiensten gebeurde samen met de gemeente Maasgouw en het Servicecentrum MER. Nu sluit de gemeente Echt-Susteren ook aan. Het gaat dus om drie gemeenten met ieder een eigen jaarrekening en de jaarrekening van het SC MER. Elke organisatie sluit apart de overeenkomst met die ene accountant voor de duur van vier jaar, met mogelijke verlenging voor de duur van vier jaar. De raad stelt het programma van eisen vast, daarna begint het aanbestedingsproces.

De beoordeling van de offertes vindt plaats door een beoordelingscommissie bestaande uit: • 1 lid auditcommissie Maasgouw • 1 lid accountantscommissie Echt-Susteren • 1 lid auditcommissie Roerdalen • 1 afgevaardigde van het Servicecentrum MER (dat heeft geen audit- of accountantscommissie) • 4 financieel deskundigen (van elke organisatie 1) • 1 adviseur verbijzonderde interne controle (SC MER, maar werkzaam voor de 4 organisaties) Het aanbestedingsproces en de beoordelingscommissie worden begeleid door een inkoopadviseur. De uitkomst van de beoordeling is meteen de uitkomst van het aanbestedingsproces. Er mag namelijk alleen worden beoordeeld volgens de criteria en wegingen zoals opgenomen in het programma van eisen. Dat leidt automatisch tot een uitkomst.

Pagina 1

Let op: als de raad in juli 2023 besluit over het aanwijzen van de accountant (volgens artikel 213) kan dat dus geen andere accountant zijn dan de winnaar van deze aanbesteding. Het hebben van dezelfde accountant voor deze vier organisaties zorgt er o.a. voor dat het Servicecentrum MER van maar één accountant de werkwijze en aanpak hoeft te weten. Bij vier aparte aanbestedingen zouden dat vier andere accountants, met vier andere werkwijzen en aanpakken kunnen zijn. Servicecentrum MER speelt een grote rol in de informatie die een accountant nodig heeft voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontroles van de drie gemeenten. Kortom: overwegingen van doelmatigheid en doeltreffendheid leiden tot het advies tot gezamenlijke aanbesteding. Het programma van eisen is besproken met de auditcommissie Roerdalen in een gezamenlijke bijeenkomst met de andere audit- en accountantscommissie en de opstellers. Het advies van de auditcommissie is in te stemmen met de gezamenlijke aanbesteding en het programma van eisen vast te stellen.

Bevoegdheid

Controleverordening gemeente Roerdalen, artikel 2. opdrachtverlening accountantscontrole, waarin onder meer is vermeld: 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De advisering van de auditcommissie wordt hierbij betrokken. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Verordening auditcommissie gemeente Roerdalen 2018, artikel 3 Taken, eerste lid, De commissie is na afloop van het contract met de accountant, belast met het mede voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant.

Gevraagd besluit

1. De accountantswerkzaamheden samen met de gemeenten Maasgouw en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. 2. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 vast te stellen.

Risico's

Bij geen inschrijvingen of alleen ongeldige inschrijvingen doet zich het probleem voor dat de raad in juli nog geen accountant aan kan wijzen. In dat geval wordt de raad zo snel mogelijk geïnformeerd.

Middelen

Op dit moment nog niet van toepassing.

Planning en uitvoering

De procedure start in januari 2023 en de raad kan in juli de accountant aanwijzen.

Pagina 2

Communicatie

AIie communicatie over de aanbesteding gebeurt via TenderNed.

Sint Odiliënberg, 28 november 2022 Raadspresidium gemeente Roerdalen, griffie

R.J.J. Notermans

Pagina 3

mr. M.D. de Boer-Beerta