01 Raadsvoorstel - Aanwijzing functionaris gegevensbescherming

.6

gemeente roerdalen

Raadsvoorstel Zaaknummer Onderwerp: Datum: Indiener agendapunt: Portefeuillehouder: Gevraagd besluit:

Bijlage(n):

Z23-037362 Aanwijzing functionaris gegevensbescherming 1 augustus 2023 College van Burgemeester en wethouders Roerdalen A.C.A.G. Smits De werknemer die door Gemeenschappelijke Regeling SC MER is aangesteld in de functie van functionaris gegevensbescherming aan te wijzen als functionaris voor gegevensbescherming (FG) als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( AVG) en artikel 36 van de Wet politiegegevens(Wpg). Bijlage 1: raadsbesluit

Toelichting bij het raadsvoorstel

1.

Onderwerp

Aanwijzing functionaris gegevensbescherming.

2.

Inleiding

In een aantal gevallen vereist wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens dat een organisatie een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aanwijst. De FG is de toezichthouder die namens de verwerkingsverantwoordelijke toezicht houdt op naleving door de eigen organisatie van wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester zijn verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In die hoedanigheid zijn zij verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. In 2018 stelde de directie van de MER de FG aan t.b.v. de AVG, maar formeel hadden alle verwerkingsverantwoordelijken binnen Gemeenschappelijke Regeling MER dit moeten doen. Verder is de FG is nog niet aangewezen t.b.v. de Wpg. Met dit voorstel wordt dit beide gecorrigeerd. 3.

Beslispunten

De raad besluit:

Pagina 1 van 3

1111111111111111111111111111 IIII IIIII IIIII IIIIII IIII IIIII IIII IIII

,, gemeente roerdalen

De werknemer die door Gemeenschappelijke Regeling SC MER is aangesteld in de functie van functionaris gegevensbescherming aan te wijzen als functionaris voor gegevensbescherming (FG) als bedoeld in artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 36 van de Wet politiegegevens (Wpg). 4.

Argumenten

Na raadpleging van de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens - AP) is gebleken dat ieder bestuursorgaan van Gemeenschappelijke Regeling MER en de gemeenten verwerkingsverantwoordelijke is in het kader van de AVG en daarom een FG moet aanwijzen. Dit wil zeggen dat het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en de voorzitter van Gemeenschappelijke Regeling SC MER en het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeenteraad van de 3 gemeenten ieder in zijn rol van verwerkingsverantwoordelijke een FG moeten aanwijzen. De 4 organisaties hebben in 2018 besloten samen één FG te delen. Deze is in dienst bij Gemeenschappelijke Regeling MER. De aanwijzing verwijst naar aanstelling van een medewerker door de Gemeenschappelijke Regeling MER. Het statuut voor de functionaris voor gegevensbescherming is reeds aangepast op toepasbaarheid voor alle bestuursorganen. Om te zorgen dat de FG zijn taken naar behoren kan uitvoeren en zijn toegevoegde waarde voor de organisatie verder toeneemt, is het van belang dat voor het bestuur, het management en de medewerkers helder is wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de FG zijn en hoe hij zich tot hen verhoudt. In het 'statuut voor de functionaris voor gegevensbescherming' is dit beter uitgewerkt. Het doel van dit voorstel is: • Voldoen aan de plicht om een FG aan te wijzen volgens art. 37 AVG.

• Voldoen aan de plicht om een FG aan te wijzen volgens art. 36 Wpg. • De FG in staat stellen zijn taken te vervullen volgens art. 38 en 39 AVG en art. 36 Wpg. • Aan de organisatie helder te maken hoe samen te werken met de FG.

5.

Kanttekeningen

Als niet wordt besloten een FG aan te wijzen in het kader van de AVG en de Wpg, dan voldoet de gemeente Roerdalen niet aan haar wettelijke verplichtingen. Hierover moet het dagelijks bestuur in het kader van de Wpg elke 4 jaar middels een externe audit verantwoording afleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2022 vond dit voor het eerst plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens is bevoegd om sancties op te leggen wanneer een verwerkingsverantwoordelijke niet aan zijn wettelijke verplichtingen voldoet. 6.

Financiën

Pagina 2 van 3

.6

gemeente roerdalen

Aan dit voorstel kleven geen financiële consequenties.

7.

Communicatie

Het aanwijzingsbesluit wordt gepubliceerd via het electronisch gemeenteblad. Daarnaast licht de functionaris voor gegevensbescherming de consequenties van de aanwijzing in het kader van de Wpg toe in de BOA-teams van Gemeenschappelijke Regeling SC MER. Tot slot zullen de voorliggende stukken op intranet van de 4 MER-organisaties worden opgenomen onder het thema gegevensveiligheid.

8.

Planning en uitvoering

Voor elk van deze bestuursorganen zal een aanwijzingsbesluit worden opgesteld. Met het doel de administratieve lasten te beperken, vindt de aanwijzing niet op persoon plaats, maar is de aanwijzing gekoppeld aan aanstelling in de gelijknamige functie.

9.

Privacy

Niet van toepassing.

10. (Wettelijk en/of beleidsmatig) kader Op grond van artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en artikel 36 van de Wet politiegegevens (Wpg) is de raad genoodzaakt een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te wijzen.

11. Bijlagen Bijlage 1: Raadsbesluit

Sint Odiliënberg, 1 augustus 2023 Burgemeester en wethouders van Roerdalen, De burgemeester,

. L'Ortije

Pagina 3 van 3