RV vaststelling rapport rekenkamer Rijswijk ''Inkoop en aanbesteding''

Raadsvoorstel Datum besluit B&W Forumverg. d.d.

n.v.t. 14 mei 2024

Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

W.J.M. van Damme - Financiën, Economische Zaken, Voorkomen ondermijning, Bedrijfsvoering en Dienstverlening

Redacteur Doorkiesnummer Domein / Team Corsanummer

J.C. Hoefnagel (070) 326 18 03 Griffie 24.043169

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Vaststelling rapport Rekenkamer ''Inkoop- en aanbesteding''

2.

Voorstel 1. kennis te nemen van het rapport van de rekenkamer Rijswijk ''Inkoop en aanbesteding''; 2. kennis te nemen van de in het rapport aangegeven rol en positie van de raad en van de specifieke aandachtspunten en wensen van de raad; 3. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport; 4. de aanbevelingen uit het rapport over te nemen.

3.

Inleiding De rekenkamer Rijswijk heeft onderzoek gedaan naar het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rijswijk. De rekenkamer heeft beoogd met dit onderzoek inzicht te bieden in de inzet van inkoop en aanbesteding in de gemeente Rijswijk in termen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Daarnaast wil de rekenkamer met dit onderzoek specifiek aandacht schenken aan het effect van de ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, duurzaamheid, takenpakket en verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Daarmee heeft het rekenkameronderzoek ook aandacht voor de mate waarin de ambtelijke organisatie in staat is om wendbaar en flexibel om te gaan met eventuele ontwikkelingen en daarmee met mogelijke aanpassingen in het beleid of de manier van werken. De centrale vraag luidde voor dit onderzoek: In hoeverre is het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rijswijk en de uitvoering daarvan rechtmatig, doelmatig en doeltreffend en hoe is dat geborgd in de organisatie? Op 16 april 2024 is het rapport toegelicht tijdens een Presentatieforum in aanwezigheid van het onderzoeksbureau Necker van Naem.

4.

Beoogd effect

De rekenkamer heeft beoogd met dit onderzoek inzicht te bieden in de inzet van inkoop en aanbesteding in de gemeente Rijswijk in termen van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Daarnaast wil de rekenkamer met dit onderzoek specifiek aandacht schenken aan het effect van de ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, duurzaamheid, takenpakket en verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

Corsanr. 24.043169

Pagina 1 van 6

Raadsvoorstel (vervolg)

De hoofdconclusie van de rekenkamer is dat het proces van inkoop- en aanbesteding op orde is, maar de werkelijke realisatie van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beperkt navolgbaar. Hier opvolgend wordt geconcludeerd: Dat sinds de totstandkoming van het beleidskader het proces van inkoop en aanbesteding in Rijswijk geprofessionaliseerd is: er zijn vaste inkoopadviseurs aangewezen, er is een monitoringssysteem ingericht en er zijn processtappen gedefinieerd. De inkoop- en aanbestedingstrajecten die de gemeente doorloopt, leiden in de praktijk veelal tot doelbereik. Dat wil zeggen: een bepaald project wordt uitgevoerd of een dienst wordt geleverd. Tegelijkertijd is in beperkte mate navolgbaar in hoeverre de specifiek geformuleerde doelstellingen van het beleidskader worden bereikt. Er wordt geen verantwoording afgelegd op basis van de doelstellingen van het beleidskader. Net zoals in veel andere Nederlandse gemeenten is er ook in Rijswijk sprake van een hoge in- en uitstroom van medewerkers. Mede hierdoor en door het hoge verloop in de organisatie is er beperkter ruimte om een stabiele kennisbasis voor inkoop en aanbesteding op te bouwen. De overdracht van dossiers vindt daarnaast niet altijd (goed) plaats. Ook weten de vaste inkoopadviseurs door het hoge verloop niet altijd voet aan de grond te krijgen bij nieuwe medewerkers.

Mede gegeven bovenstaande knelpunten is er vanuit de inkoopadviseurs veel aandacht voor procesborging en in mindere mate voor doelbereik. Wat betreft de rol en positie van de gemeenteraad is gesteld dat de gemeenteraad in het algemeen een kader stellende en controlerende rol heeft op het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat houdt in dat de raad op enige afstand staat van de uitvoering van dit beleid. De raad wordt op hoofdlijnen geïnformeerd over de voortgang. De verantwoording gaat echter meer over het proces en in mindere mate over het doelbereik. De raad wil graag dat de verantwoording over inkoop en aanbesteding wordt geoptimaliseerd en dat er gelegenheid komt om (inhoudelijk) kaders te stellen voor het te voeren beleid. Tegelijkertijd is het van belang dat raad, college en organisatie elk bij hun rol blijven. In hoofdstuk 4 van het rapport wordt uitgebreid ingegaan op de rol en positie van de raad. Met daarin vermeld hoe de raad door het college op hoofdlijnen wordt geïnformeerd over inkoop- en aanbesteding via de P&C-cyclus; dat kaderstellen voor de raad lastig is, omdat het college het beleid vaststelt en aangegeven wordt wat de wensen zijn vanuit de raad. De rekenkamer komt tot een drietal aanbevelingen. De eerste aanbeveling is gericht aan zowel college en raad. De tweede en derde gericht aan het college. 1.

Overweeg een actualisatie of herziening van het inkoop-en aanbestedingsbeleid; Weeg daarbij af welke doelstellingen aanscherping of herziening verdienen, bijvoorbeeld ten aanzien van duurzaamheid of social return. Maak ook expliciet welke kwalitatieve of kwantitatieve indicatoren worden gehanteerd om het doelbereik te monitoren. Bij social return is bijvoorbeeld goed te kwantificeren of opdrachten binnen een bepaalde bandbreedte inderdaad voldoen aan de SROI-vereiste. Dit maakt het voor zowel raad, college als organisatie inzichtelijker of doelen daadwerkelijk worden bereikt. Daarbij kan worden overwogen om op termijn ook in te gaan op zogeheten ESG-verantwoording.

Corsanr. 24.043169

Pagina 2 van 6

Raadsvoorstel (vervolg)

Geef de raad bij de actualisatie of herziening van het beleid gelegenheid om inhoudelijke kaders te stellen door aan te geven welke inhoudelijke ambities er zijn en hoe daarbij moet worden geprioriteerd. Maak daarbij een splitsing tussen de inhoudelijke kaders die de raad stelt en de kaders voor uitvoering – die zijn aan het college. Na kaderstelling door de raad en het vaststellen van het beleid door het college, is het aan de organisatie om dit uit te voeren. Geef als raad ook ruimte aan de organisatie om het beleid uit te voeren, en monitor vooral via de P&C-cyclus. De onderstaande 2 aanbevelingen zijn gericht aan het college: 2. Investeer in kwaliteitsborging en monitoring van inkoop- en aanbesteding inclusief waarborging op prijsvorming; Ga verder met het professionaliseren van de organisatie in lijn met de stappen die tot nu toe zijn gezet. De centrale rol van de inkoopadviseurs is een belangrijke pijler onder de huidige praktijk. Zij zijn primair verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging en scholing van (nieuwe) medewerkers. Tegelijkertijd zijn de inkoopadviseurs veel tijd kwijt aan het ondersteunen van budgethouders bij het goed doorlopen van de processtappen. Creëer daarom vaste momenten waarop budgethouders kunnen worden ondersteund. In plaats van dat dit op afroep plaatsvindt.

Op die manier kan er tussentijds meer ruimte worden gemaakt voor monitoring of de (inhoudelijke) doelen van inkoop- en aanbestedingstrajecten worden bereikt. Maak daarnaast tijd en ruimte om de gehanteerde systemen beter op elkaar aan te laten sluiten. Dit leidt tot meer eenduidigheid en navolgbaarheid voor zowel de inkoopadviseurs, de budgethouders als de (interne) controle. Heb daarbij niet alleen aandacht voor de stappen in het proces, maar ook voor het monitoren van het doelbereik- zorg dat dit in de systemen wordt ondergebracht. 3. Verbeter de verantwoording over het gevoerde beleid Zowel binnen de organisatie als ten opzichte van de gemeenteraad zijn e mogelijkheden om de verantwoording over het gevoerde beleid te verbeteren. Uitgangspunt daarbij moet zijn dat in de verantwoording niet alleen wordt stilgestaan bij het procesverloop, maar vooral de doeltreffendheid van het beleid wordt bereikt wat men wil bereiken. De raad staat op relatieve afstand van de uitvoering . Dat past ook bij de rol van de raad als kadersteller en controleur van het beleid. Tegelijkertijd moet de raad wel inzichtelijk hebben of de doelen worden bereikt. Vandaar dat wordt aanbevolen om de verantwoording aan de raad niet uit te breiden met extra rapportages, maar wel in de P&C-cyclus meer aandacht te hebben voor de vraag of de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden bereikt.

Ten aanzien van de rechtmatigheid heeft het college sinds 2023 een nieuwe verantwoordelijkheid. Dit is ook opgenomen in de financiële verordening van 2023. De onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording vanuit het college moet goed op orde zijn. Aanbevolen wordt om die rechtmatigheidsverantwoording op te zetten volgens de elementen die door de VNG en de commissie BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) worden aanbevolen (zie hiervoor ook de nota van bevindingen in het rapport). Op deze drie aanbevelingen heeft het college middels een bestuurlijke reactie gereageerd. Deze reactie is opgenomen in het rapport (pag. 11 en 12).

Corsanr. 24.043169

Pagina 3 van 6

Raadsvoorstel (vervolg)

5.

Argumenten Zie punt 4

6.

Kanttekeningen n.v.t.

7.

Financiën n.v.t.

8.

Vervolg

9.

Communicatie Op de webpagina van de rekenkamer Rijswijk, op het raadsplein van de gemeentelijke website.

10.

Bijlagen Rapport rekenkamer Inkoop en aanbesteding Presentatiesheets 16 april 2024 Huidig Inkoopbeleid

De gemeenteraad, de griffier,

de burgemeester,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 24.043169

Pagina 4 van 6

Raadsvoorstel (vervolg)

Corsanr. 24.043169

Pagina 5 van 6

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 23 mei 2024 Gelezen het voorstel van d.d. (datum), nr.

BESLUIT: 1. kennis te nemen van het rapport van de rekenkamer Rijswijk ''Inkoop en aanbesteding''; 2. kennis te nemen van de in het rapport aangegeven rol en positie van de raad en van de specifieke aandachtspunten en wensen van de raad; 3. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport; 4. de aanbevelingen uit het rapport over te nemen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 23 mei 2024

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 24.043169

Pagina 6 van 6