RV 25 095 Bijlage A Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk - van MVI naar MVOI (RV 25 095)

Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk Van MVI naar MVOI

1

Documentatiepagina Citeertitel rapport:

Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rijswijk

Corsanummer:

25.080937

Datum inwerkingtreding:

na vaststelling door de raad

Status:

Ter besluitvorming door de raad d.d. 16 december 2025

Auteur(s):

Erna Mangkoedidjojo, Jelmer Louwsma en Kimberly Koers

Product van:

Gemeente Rijswijk Domein: Bedrijfsvoering Team: Juridische Zaken

Beknopte inhoud:

De Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid stelt de kaders vast voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De Kadernota is door de verschuiving van MVI naar MVOI gericht op het vaststellen van MVOIdoelstellingen.

Gemeente Rijswijk Generaal Spoorlaan 2 2283 GM Rijswijk Telefoon: 070 3261000 E-mail: stadhuis@rijswijk.nl Internet: www.rijswijk.nl

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding ...............................................................................................................................................4 2. Algemene uitgangspunten ...................................................................................................................5 2.1 Juridische kaders ...........................................................................................................................5 2.2 Organisatorische kaders ................................................................................................................5 2.3 Economische kaders .....................................................................................................................5 3.

Maatschappelijke uitgangspunten .......................................................................................................6 3.1 Bewust inkopen .............................................................................................................................6 3.2 Hoe gaan we MVOI toepassen? ....................................................................................................7 3.3 Monitoring en evaluatie MVOI .......................................................................................................8 3.4 Vervolg ..........................................................................................................................................8

3

1. Inleiding Voor u ligt de Kadernota Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rijswijk (verder te noemen: gemeente). Met deze kadernota stelt de raad de kaders voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. Dit betekent dat elke inkoop (en aanbesteding) van de gemeente wordt uitgevoerd volgens dit kader. Met de vastgestelde kadernota wordt daarna het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid herzien en geactualiseerd. Naar aanleiding van het onderzoek van de Rekenkamer Rijswijk over het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een nota van bevindingen opgesteld. De hoofdconclusie van het onderzoek van de Rekenkamer was dat het proces van inkoop en aanbesteding op orde is, maar de werkelijke realisatie van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid beperkt navolgbaar is. Uit het onderzoek volgde een aantal aanbevelingen: 1. Overweeg een actualisatie of herziening van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; 2. Investeer in kwaliteitsborging en monitoring van inkoop en aanbesteding inclusief waarborging op prijsniveau; 3. Verbeter de verantwoording over het gevoerde beleid. De nota van bevindingen is aan de raad voorgelegd ter bespreking en vaststelling. Daarbij is een motie ingediend en aangenomen.

In de motie wordt het college verzocht een beknopte kadernota met uitgangspunten op te stellen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid en deze ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. In deze kadernota dienen duidelijke MVOI-doelstellingen en richtlijnen opgenomen te worden voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze doelstellingen dienen te zijn voorzien van (meetbare) indicatoren, zodat de doeltreffendheid van het beleid en de voortgang op ambities beter navolgbaar is. Aangezien uit het onderzoek van de Rekenkamer naar voren kwam dat het proces van inkoop en aanbesteding op orde is, richt de kadernota zich niet op het huidige proces en de onderdelen die we daarvan voortzetten. In de kadernota staan de uitgangspunten opgenomen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid met daarin doelstellingen ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). De verschuiving van MVI (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) naar MVOI vraagt om een brede bewustwording binnen de organisatie van de impact die we kunnen maken met onze inkopen. Door het stellen van de juiste eisen en criteria kunnen wij met onze inkoop bijdragen aan bijvoorbeeld een verbetering van de biodiversiteit, het verminderen van de CO2-uitstoot of het creëren van sociale werkgelegenheid.

Om de voortgang op het behalen van de doelstellingen te kunnen volgen, worden ook kaders vastgesteld ten aanzien van de monitoring en evaluatie. Ambitie De gemeente Rijswijk wil haar inkoopkracht gebruiken om een positieve bijdrage te leveren aan de samenleving. We kopen niet alleen in wat we nodig hebben, maar doen dit bewust: rechtmatig, doelmatig én maatschappelijk verantwoord.

4

2. Algemene uitgangspunten Als gemeente zijn wij aanbestedingsplichtig. Wij besteden publiek geld en hebben daarmee de verantwoordelijkheid om deze gelden op een rechtmatige, effectieve, efficiënte, controleerbare en integere wijze te besteden. De algemene doelstelling is werken met een meerwaarde voor de gemeente en voor de belastingbetaler: de beste kwaliteit voor ons geld. 2.1 Juridische kaders De juridische kaders blijven ongewijzigd ten aanzien van het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2.2 Organisatorische kaders Uitgangspunten voor de organisatie:  Afdelingen zijn integraal verantwoordelijk voor hun processen, dus ook voor de eigen inkoop.  De inkoopadviseurs adviseren de afdelingen bij hun inkopen en begeleiden het aanbestedingsproces. Daarnaast zorgen de inkoopadviseurs voor kwaliteitsborging van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid door middel van presentaties aan de inkopende teams en het beschikbaar stellen van informatie op intranet (Edison). Met de teams die geregeld betrokken zijn bij aanbestedingsprocedures houden de inkoopadviseurs periodieke overleggen. De inkoopadviseurs zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en evaluatie van het inkoopbeleid.  De MVOI-adviseur ondersteunt de teams en adviseert over eisen, criteria en meetindicatoren op het gebied van MVOI.

De MVOI-adviseur monitort en evalueert de gegevens en rapporteert over de resultaten.  De gemeente zoekt, waar het mogelijk is, de samenwerking op met andere gemeenten, om een effectievere inzet van middelen, toename van expertise en verlaging van inkoopkosten te beogen. 2.3 Economische kaders Net als in het huidige Inkoop- en aanbestedingsbeleid houdt de gemeente zich aan de volgende economische kaders:  aandacht voor het midden- en kleinbedrijf (MKB);  stimuleren van de regionale economie door bij meervoudige onderhandse aanbestedingen minstens één lokale ondernemer uit te nodigen. Indien er geen lokale ondernemer is, dan nodigt de gemeente minstens één regionale ondernemer uit. Monitoring en evaluatie stimuleren regionale economie Het stimuleren van de lokale/regionale economie wordt gemonitord door de inkoopadviseurs en de resultaten worden via de P&C-cyclus in de paragraaf Bedrijfsvoering aan de raad gerapporteerd. In de resultaten komt naar voren hoe vaak bij de onderhandse procedures het inkoopbeleid wordt gevolgd ten aanzien van het stimuleren van de lokale/regionale economie of dat hiervan wordt afgeweken.

5

3. Maatschappelijke uitgangspunten Van MVI naar MVOI Je maakt pas echt impact als niet alleen de afdeling inkoop maar heel de organisatie op alle niveaus betrokken is. 3.1 Bewust inkopen Door bewust in te kopen kunnen we bijdragen aan maatschappelijke doelen. Deze manier van inkopen wordt Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen genoemd, kortgezegd MVOI. Dit kan op verschillende vlakken. Over het algemeen zie je een onderverdeling in de volgende zes thema’s:

Milieu (incl. biodiversiteit) Als organisatie kunnen we bijdragen aan het verminderen van de impact van een project op de natuurlijke omgeving. Denk aan het tegengaan van milieuverontreiniging en het beschermen van de leefomgeving en biodiversiteit. We kiezen voor grondstoffen en materialen die worden geproduceerd met zo min mogelijk impact op het milieu. Klimaat Bijdragen aan de klimaatdoelen (zoals afgesproken in het Klimaatakkoord1) betekent onder andere minder uitstoot van CO2 en stikstof, minder gebruik van primaire grondstoffen en energiezuinige producten en processen. Wij vragen ondernemers om structureel CO2 uitstoot te verlagen door onder andere over te stappen op duurzame energie en door energie-efficiëntie te verbeteren in hun productieproces en/of transportbewegingen. Circulair Grondstoffen worden schaarser en raken op den duur uitgeput. Waardebehoud is het sleutelwoord. Denk aan het minimaliseren van de inzet van grondstoffen, verlengen van de levensduur en hergebruik van afvalmateriaal. Bij onze inkoopopdrachten vragen wij ondernemers om circulair te handelen, waarbij wordt gestreefd dit toe te passen in alle fases, van ontwerp tot aan gebruik. 1 Klimaatakkoord van Parijs uit 2015.

6

Ketenverantwoordelijkheid (Internationale sociale voorwaarden) We willen weten waar producten vandaan komen en onder welke omstandigheden ze zijn gemaakt. Dat vraagt om inzicht in de herkomst en ketens, aandacht voor mensenrechten en arbeidsomstandigheden en samenwerking met partners die verantwoordelijkheid nemen. Bij risicovolle markten is de gemeente extra alert en kijkt hoe mogelijke risico’s op misstanden in de keten kunnen worden gereduceerd. Diversiteit en inclusie Als organisatie kunnen wij bijdragen aan een diverse en inclusieve samenleving. In een diverse en inclusieve samenleving wordt iedereen gelijk behandeld. Ongeacht bijvoorbeeld beperkingen die iemand heeft, waar men vandaan komt of waarin men gelooft. Denk aan toegankelijke producten en diensten (voor mensen met beperkingen) en een goede afspiegeling van de diverse samenleving bij de voorbereidingen van een inkoopprocedure. Social return Social return en het inkopen bij sociale ondernemingen bevorderen arbeidsparticipatie en scheppen werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. In het uitvoeringsprotocol Social Return (SROI) gemeente Rijswijk zijn de eisen en voorwaarden ten aanzien van social return opgenomen.

3.2 Hoe gaan we MVOI toepassen? Bewustwording en inbedding van MVOI in de organisatie De MVOI-adviseur gaat de inkopende vakafdelingen langs om de teams bewust te maken van MVOI en hoe zij dit dienen toe te passen bij hun inkoopopdrachten. Ook zal hier op intranet (Edison) informatie over te vinden zijn. De MVOI-adviseur adviseert de inkopende vakafdeling bij de voorbereiding van een inkoopopdracht hoe MVOI kan worden meegenomen. Focus op drie belangrijke thema’s Om een realistische start te maken, wordt een groeimodel gehanteerd waarbij de gemeente zich focust op bepaalde thema’s. Een inkoopopdracht is te kwalificeren als een werk2, een levering3 of een dienst4. Vanwege de categorie van de opdracht zijn bepaalde thema’s meer of minder geschikt om toe te passen. Per inkoopcategorie stelt de gemeente de drie belangrijkste thema’s vast, zoals in onderstaande tabel: Werken Social return Ketenverantwoordelijkheid Circulair

Leveringen Klimaat Ketenverantwoordelijkheid Circulair

Diensten Social return Diversiteit en inclusie Klimaat

Hoe gaan we dit toepassen in de praktijk? De thema’s worden toegepast door geschiktheidseisen, minimumeisen of gunningscriteria te stellen in de aanbestedingsprocedure. Een instrument om de toepasselijke eisen en/of criteria te selecteren, is de MVI-criteriatool5 van Pianoo (Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken). In deze tool zijn voor 45 productgroepen eisen en criteria vastgesteld. Naast het gebruik van de MVI-criteriatool adviseert een MVOI-adviseur welke eisen en criteria kunnen worden vastgesteld en van welke meetbare indicatoren bij deze opdracht gebruik kan worden gemaakt. Ook worden marktconsultaties vaker ingezet om de markt te betrekken en te vragen wat zij ten aanzien van de betreffende opdracht kunnen bieden om aan de MVOI-doelstellingen te voldoen. De gemeente vindt het belangrijk om van dit instrument meer gebruik te maken.

2 Dit zijn alle bouwkundige en civieltechnische opdrachten, zoals de bouw van een brug of de aanleg van een

weg. 3 Dit betreffen de zaken die tastbaar zijn, maar die niet onder een Werk vallen. 4 Dit zijn alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen, denk aan groenonderhoud in de buitenruimte, bodemadviesdiensten en de inhuur van derden. 5 Deze tool is te vinden op de website: https://www.mvicriteria.nl/nl.

7

Ambitieniveaus De MVOI-ambitie kan op verschillende niveaus worden geformuleerd: Niveau 0: geen duurzaamheidsambities of niet relevant. Niveau 1: Basis: uitsluiten van niet-duurzame producten, diensten en werken. Niveau 2: Significant: aanmoedigen van duurzame producten, diensten en werken om significante duurzaamheidswinst te maken. Niveau 3: Ambitieus: zo laag mogelijke negatieve belasting of positieve bijdrage leveren. Waar nodig door stimuleren van nieuwe oplossingen en innovatie. Doelstelling komende fase Bij alle inkoopopdrachten voor leveringen en diensten vanaf € 50.000 en voor werken vanaf € 150.0006 wordt op de vastgestelde thema’s minimaal ambitieniveau 2 nagestreefd. 3.3 Monitoring en evaluatie MVOI Bij de inkoopopdrachten waarbij MVOI is toegepast, koppelt de inkopende vakafdeling terug aan de MVOI-adviseur op welke wijze de drie belangrijkste thema’s zijn toegepast (eisen, gunningscriteria en meetindicatoren). In het geval het niet mogelijk is om op de drie thema’s minimaal ambitieniveau 2 te halen, dient de inkopende vakafdeling dit te motiveren in een daarvoor bestemd formulier. De MVOI-adviseur monitort welke eisen, criteria en meetindicatoren worden gebruikt bij de aanbestedingsprocedures en of daarbij de gestelde ambitieniveaus worden gehaald.

Na afronding van de opdracht of beëindiging van de overeenkomst geeft de inkopende afdeling een terugkoppeling aan de MVOI-adviseur of de doelstellingen en de afspraken met de opdrachtnemer ten aanzien van MVOI zijn gehaald. De MVOI-adviseur zorgt voor de monitoring en evaluatie van deze gegevens. De resultaten hiervan worden via de P&C-cyclus in de paragraaf Bedrijfsvoering aan de raad gerapporteerd. 3.4 Vervolg Door de MVOI-adviseur wordt gemonitord en geëvalueerd van welke eisen, criteria en meetindicatoren (het meeste) gebruik wordt gemaakt. Om hiervan een goed beeld te hebben is het nodig om dit in een tijdsbestek van een jaar te doen. Op basis hiervan worden concrete MVOIdoelstellingen op de thema’s en meetbare indicatoren voor de gemeente geformuleerd. Dit wordt vervolgens aan de raad voorgelegd om te worden vastgesteld. Dit groeimodel is nodig om realistische doelstellingen en de juiste meetindicatoren te kunnen bepalen. Implementatie Na vaststelling van deze kadernota wordt een MVOI-adviseur aangesteld. Langs de lijn van een groeimodel wordt op basis van een projectmatige en planmatige aanpak de kadernota geïmplementeerd.

6

Deze bedragen zijn gekoppeld aan de drempelbedragen voor de meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure. Volgens ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid is op dit moment het drempelbedrag voor leveringen en diensten € 50.000 en voor werken € 150.000.

8