RV 24 011 Initiatiefvoorstel werkgeverscommissie uitbreiding griffie def
Tekst van het document
Initiatiefvoorstel
Datum besluit B&W Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s) Redacteur
9 april 2024 9 Werkgevercommissie Werkgeverscommissie
Doorkiesnummer Domein / Team
Griffie
Corsanummer
Aan de Raad, 1.
Onderwerp Een sterke raad, een sterke griffie
2.
Voorstel 1. In te stemmen met de uitbreiding van de formatie van de griffie met 2 nieuwe functies, te weten: een Raadsadviseur voor regionale samenwerking en een Informatiebeheerder. Bij beide functies gaat het om een fulltime dienstverband van 36 uur per week. 2. De formatieve wijzigingen en extra lasten van € 193.000 (inclusief werkgeverslasten) structureel op jaarbasis met ingang van 1 maart 2024 op te nemen in de begroting bij de eerste tussenrapportage 2024.
3.
Inleiding Toename complexiteit taken gemeenteraad De taken van gemeenten (en dat is ook van toepassing voor Rijswijk) zijn in de afgelopen jaren toegenomen (zowel in het sociale- als fysieke domen) en complexer geworden. De complexiteit van de taken komt onder meer door de regionale samenwerkingsverbanden, de toegenomen taken mede na de decentralisaties in het sociaal domein, de invoering van de Omgevingswet, de financiële situatie van gemeenten, de wens om inwoners actief te betrekken bij het besluitvormingsproces en het aantal fracties. Daarnaast zorgen de maatschappelijke onrust/veiligheid en de bredere rol van de raad als het gaat om het zorgen voor vertrouwen in de democratie aandacht van de gemeenteraad én de griffie. Hierin wijkt Rijswijk niet af van andere gemeenten. Wel is het voor Rijswijk kenmerkend dat het één van de snelst groeiende gemeenten in Nederland is en grenst aan onder meer Den Haag. De problemen zijn daardoor grootstedelijk van karakter, terwijl de capaciteit en middelen niet grootstedelijk zijn. De groei van Rijswijk zorgt er ook voor dat het gemeentebestuur (inclusief de gemeenteraad) op strategisch niveau besluiten moet nemen. Rijswijk groeit in 2024 naar een inwonersaantal van meer dan 60.000. Dit houdt concreet in dat in 2026 het aantal raadsleden groeit van 31 naar 33.
Aanbevelingen van de werkgroep Samen naar Beter Het eerdere BMC rapport, het overdracht document “van Raad naar Raad”, het recente rapport van de rekenkamer over het proces Toezeggingen en de eerste aanbevelingen van de werkgroep Samen naar Beter bieden goede handvatten om met deze ontwikkelingen om te gaan.
Pagina 1 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
Denk bijvoorbeeld aan: - Het organiseren van meer beeldvormende sessies met de stad, voor het verstevigen van de positie en informatievoorziening van de raad. - Het inzetten van externe expertise om de raad of raadsleden inhoudelijkheid te ondersteunen. Hiermee wordt de positie van de raad versterkt. - Het verbeteren van de samenwerking tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Bijvoorbeeld door het optimaliseren van bestuurlijke besluitvormingsprocessen. - Verbeteren van de grip en controle op de gemeenschappelijke regelingen aan de hand van de Handreiking van de Vereniging van Raadsleden. Het ontbreekt de griffie aan voldoende formatie om hier volledig uitvoering aan te geven. Een sterke democratie vereist een sterke griffie Het op een goede wijze uitvoeren van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen is van groot belang voor de kwaliteit van de democratische besluitvorming. Het is nodig dat de raadsleden op een goede ondersteuning en advisering van de griffie kunnen vertrouwen. Maar de griffie is in formatie en kennis niet meegegroeid met de verzwaring en complexiteit van het takenpakket van de gemeenteraad. De toegenomen werkdruk en complexiteit vragen meer dan de griffie met de huidige formatie kan leveren. Deze situatie geldt overigens niet alleen voor de griffie van de gemeenteraad van Rijswijk.
In de afgelopen jaren zijn meerdere onderzoeksrapporten verschenen waarin geconcludeerd wordt dat het om een landelijk beeld gaat. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken, de Vereniging van Raadsleden en de Vereniging van Griffiers roepen gemeenteraden derhalve op om te investeren in de eigen raadsgriffie. Verzoek om uitbreiding van de formatie van de griffie De gemeenteraad bepaalt het ambitieniveau voor de griffie. Gegeven de toegenomen en complexere vragen aan de griffie, en tegelijkertijd de groei van Rijswijk en ook de druk op de raad in het huidige tijdsgewricht vragen we om een formatie-uitbreiding. Hiermee borgen we dat de informatievoorziening en advisering aan de raad op niveau komt. Het gaat concreet om: • •
Een Raadsadviseur regionale samenwerking Een Informatiebeheerder
Raadsadviseur regionale samenwerking Steeds meer gemeentelijke taken worden uitgevoerd in regionale samenwerking met een of meer buurgemeenten. Hoewel de raad het hoogste bestuursorgaan in de gemeente is, ervaren raadsleden in de praktijk vaak niet dat zij het meest invloedrijk zijn. Binnen de griffie van Rijswijk zijn twee raadsadviseurs aanwezig om de raad te ondersteunen. Zij zijn tevens forumgriffier en voor de advisering op het gebied van regionale samenwerkingen is weinig tot geen tijd aanwezig. Een raadsadviseur specifiek voor de regionale samenwerkingen is van grote toegevoegde waarde. Het doel van een dergelijke adviseur is het in positie brengen van de gemeenteraad van Rijswijk in regionale samenwerkingen. Een raadsadviseur voor de regionale samenwerkingen kan raadsleden ondersteunen bij het gezamenlijk optrekken met andere gemeenteraden, bijvoorbeeld als het gaat om zienswijzen, moties en amendementen. De leidraad “Grip op regionale Samenwerking” van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden zal als leidraad worden toegepast. Het betreft een fulltime functie van 36 uur per week. Pagina 2 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
Informatiebeheerder - Informatie is zuurstof voor de democratie De gemeenteraad neemt op basis van veel soorten informatie belangrijke besluiten voor de toekomst van de stad. Een informatiebeheerder zorgt er voor dat al die informatie goed vindbaar is, relevant en toegankelijk is voor iedereen: de gemeenteraad én de inwoners. Daarbij wordt gebruik gemaakt van goede voorbeelden van andere gemeenten. De informatiebeheerder zorgt voor de vertaling van de informatiebehoefte vanuit de gemeenteraad en de inwoners naar een toekomstbestendige bestuurlijke informatievoorziening. De informatiebeheerder is daarnaast ook het aanspreekpunt voor privacy- en informatieveiligheidsvraagstukken en relevante wetgeving inzake de digitale overheid (Wet Open Overheid, Wet Digitale Toegankelijkheid, Wet AVG, etc.). Deze wetgeving heeft namelijk niet alleen betrekking op de gemeentelijke organisatie, maar ook op de griffie. Voor de werkzaamheden op het gebied van Informatiebeheer is binnen de griffie nu geen formatie beschikbaar. Het wordt er nu “zo goed als mogelijk” bij gedaan door de griffier en raadsadviseurs, waardoor zij zelf minder tijd over hebben voor hun eigen (adviserings-) werkzaamheden. Het betreft een fulltime functie van 36 uur per week. Beide functies zijn gewaardeerd conform het HR21 functieboek van de gemeente Rijswijk.
Als u instemt met de formatie-uitbreiding dan komt de samenstelling van de griffie er als volgt uit te zien: Functie Griffier Raadsadviseur en plv. griffier (forumgriffier forum Stad) Raadsadviseur (forumgriffier forum Samenleving) Raadsadviseur Gemeenschappelijke Regelingen (nieuw) Adviseur Communicatie en Participatie Informatiebeheerder (nieuw) Office Manager Algemeen administratief medewerker
4.
Aantal uren p.w. 36 36 36 36 36 36 36 18
Beoogd effect Het beoogde effect is dat de ‘tegenmacht’ van de raad ten opzichte van het college wordt versterkt en de verschillende actoren binnen het gemeentebestuur in goed evenwicht en rolvast met elkaar samenwerken. Van burgemeester, secretaris en griffier is de ‘samen-cultuur’ een voortdurend aandachtspunt. Een onafhankelijke, snelle en inhoudelijk gedegen ondersteuning door de griffie. Met voor elke fractie evenredige en vergelijkbare toegang en kwaliteit. Er komt een verbetering van de informatievoorziening en informatiepositie van de raad als geheel en naar individuen toe. Als gevolg hiervan ontstaat er een betere ‘tegenmacht’.
Pagina 3 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
5.
Argumenten Aantal quick Wins zijn reeds toegepast Naar aanleiding van het onderzoek “de Griffiemonitor” 1 door Necker begin 2023 heeft er in mei 2023 een consultatie gesprek met uw griffier plaatsgevonden. In het gesprek is de samenstelling van het toenmalige griffiehuis doorgenomen en vergeleken met de nieuwe generieke beschrijvingen functieboek Griffie-organisatie van de Vereniging van Griffiers. Tevens is de beslisboom2 besproken om te komen tot de ideale omvang van de griffie. Verder zijn tevens de nieuwe wensen vanuit de raad na de gemeenteraadsverkiezingen doorgenomen waaronder bevindingen van de werkgroep samen naar beter, het overdracht document raad naar raad en het BMC rapport. Op grond hiervan zijn qua inrichting van de griffie door de griffier intern budgettair neutrale wijzigingen doorgevoerd3, zodat werkzaamheden op een betere wijze kunnen worden uitgevoerd. Deze Quick wins richtten zich met name op werkzaamheden op het gebied van administratie, organiseren, communicatie en participatie. De werkgeverscommissie is over de inhoud hiervan begin juni 2023 op de hoogte gesteld. Office Manager De functie van griffiemedewerker is omgevormd tot Office Manager omdat de complexere werkzaamheden die een hoger werk- en denkniveau vragen en een hogere mate van zelfstandigheid.
De Office Manager zorgt voor de administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden binnen de griffie. Adviseur Communicatie en Participatie Er is een werving gaande voor de functie Adviseur Communicatie en Participatie. Deze wordt aangetrokken, zodat de betrokkenheid en participatie van de inwoners van Rijswijk vergroot kan worden. Dit is een wens die voortgekomen is uit het traject van de werkgroep “Samen naar beter”. Hiervoor is een vacante functie van Raadsadviseur omgebouwd naar die van Adviseur Communicatie en Participatie. Naast deze Quick wins is er op grond van de hiervoor genoemde rapporten en wensen gekeken naar de verdere invulling van uw ideale griffie met een “Raadsadviseur Regionale Samenwerkingen” en een “Informatiebeheerder”. De raad dient hier middels besluitvorming nog wel mee in te stemmen. Formatie-uitbreiding om advisering en informatievoorziening op orde te brengen Het uitbreiden van de formatie met een “Raadsadviseur Regionale Samenwerkingen” en een “Informatiebeheerder” zorgt ervoor dat de griffie op sterkte komt. De griffier en raadsadviseurs krijgen hierdoor de benodigde ruimte om hun eigen reguliere werk goed uit te voeren.
Op dit moment is er bijvoorbeeld weinig tot geen ruimte om onderstaande taken op te pakken: • Ondersteuning bij zaken omtrent integriteit en veiligheid; • Het verder stroomlijnen en digitaliseren van bestuurlijke besluitvorming processen; • Juridische check bij het opstellen van raadsbesluiten en raadsvoorstellen;
1 https://www.necker.nl/wp-content/uploads/2023/08/Necker-Griffiemonitor-2023-web.pdf 2 https://files.vng.events/files/07ab92ac-83fc-45e3-92dc-9f27537c4b78.pdf 3 Op grond van de instructie griffier artikel 2.3 t/m 2.5 en artikel 3 delegatiebesluit
Pagina 4 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
• • •
Ondersteuning raadsleden met opleidingen; Uitvoering geven aan de aanbevelingen van de werkgroep Samen naar Beter; Activiteiten die bijdragen aan de versterking van de relatie van de gemeenteraad met de inwoners, zoals ‘Gast van de Raad’, cursussen Politiek Actief en werkbezoeken in de stad.
Daarnaast zorgt de formatie-uitbreiding specifiek voor: • Goede invulling van de kaderstellende, controlerende en volk vertegenwoordigende rol met behulp met een betere (strategische) advisering. De agenderende rol van de gemeenteraad wordt versterkt; • Betere borging en bewaking van uitvoering moties, amendementen en toezeggingen; • Ondersteuning bij de regionale samenwerkingsverbanden zoals de MRDH en andere gemeenschappelijke regelingen en/of verbonden partijen, door te zorgen voor een goede voorbereiding en terugkoppeling; • Ondersteuning bij het inzetten van de gereedschapskist van de raad (de formele instrumenten); • Beter voorbereiden op de implementatie van wetgeving, zoals het opstellen en actualiseren van verordeningen; • Informatie van de raad wordt goed vindbaar, relevant en toegankelijk voor iedereen: de gemeenteraad én de inwoners; • Kennis op het gebied van privacy- en informatieveiligheidsvraagstukken en relevante wetgeving inzake de digitale overheid (Wet Open Overheid, Wet Digitale Toegankelijkheid, etc.). 6.
Alternatieve scenario Er kan worden afgezien van uitbreiding. Wij verwijzen kortheidshalve naar de argumentatie in paragraaf 4 en het advies van de werkgroep.
7.
Financiën De lasten van de formatieve uitbreiding bedragen 193.000 euro (inclusief werkgeverslasten). Deze berekening is gebaseerd op het maximum van de bij de functies behorende salarisschalen. Voorgesteld wordt deze uitbreiding in de begroting te verwerken bij de eerste tussenrapportage 2024 en ten laste van het budget Groei van de stad te laten vallen.
8.
Vervolg Zodra de raad met dit voorstel heeft ingestemd, gaat de griffier aan de slag met de invulling van de verschillende functies en het versterkingstraject van de griffie. In het jaarlijkse werk en jaarplan van de griffie wordt opgenomen hoe de voortgang van dit versterkingstraject van de griffie verloopt. Het werkplan wordt besproken in het overleg van de Werkgeverscommissie en de griffier. Conform artikel 9 van de verordening Werkgeverscommissie Gemeente Rijswijk brengt de Werkgeverscommissie vervolgens jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad van haar werkzaamheden en haar bevindingen. Er zal een communicatieplan worden opgesteld zodat ook voor de ambtelijke organisatie en het college duidelijk wordt wat de uitbreiding van de griffie zal inhouden.
9.
Risico’s Niet van toepassing. Pagina 5 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
10.
Bijlagen Het BMC rapport, het overdracht document “van Raad naar Raad”, het recente rapport van de rekenkamer en de eerste aanbevelingen van de werkgroep Samen naar Beter.
De Werkgeverscommissie
Maaike Harmsen Wemke van der Weij Maarten van ‘t Eind
Pagina 6 van 7
Initiatiefvoorstel (vervolg)
De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 23 april 2024 Gelezen het voorstel van de Werkgeverscommissie d.d. 19 maart 2024, nr. RV 24 011
BESLUIT: Het volgende te besluiten: 1. In te stemmen met de uitbreiding van de formatie van de griffie met 2 nieuwe functies, te weten: een Raadsadviseur voor gemeenschappelijke regelingen en een Informatiebeheerder. Bij beide functies gaat het om een fulltime dienstverband van 36 uur per week. 2. De formatieve wijzigingen en extra lasten van €193.000 (inclusief werkgeverslasten) structureel op jaarbasis met ingang van 1 maart 2024 op te nemen in de begroting bij de eerste tussenrapportage 2024 en ten laste van het budget Groei van de stad te laten vallen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 23 april 2024.
De gemeenteraad, de griffier,
de voorzitter,
J.A. Massaar, bpa
H. Sahin
Pagina 7 van 7