RV 23-027 Raadsvoorstel Aanvraag aanvullend investeringskrediet vervanging audiovisuele middelen.docx

Raadsvoorstel Datum besluit B&W

14 maart 2023

Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

W.J.M. van Damme - Financiën, Economische Zaken, Voorkomen ondermijning, Bedrijfsvoering en Dienstverlening

Redacteur Doorkiesnummer

M. Lodin (070) 326 10 68

Domein / Team Corsanummer

23.018183

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Aanvraag aanvullend investeringskrediet vervanging audiovisuele middelen

2.

Voorstel Aanvullend krediet van €200.000 beschikbaar stellen voor de vervanging van de audiovisuele middelen.

3.

Inleiding Om het hybride werken voldoende en gebruikersvriendelijk te kunnen faciliteren is het noodzakelijk dat er voldoende vergaderruimtes binnen de huisvesting van de gemeente komen, welke voorzien zijn van audiovisuele middelen (tv’s en camera’s) om video vergaderen mogelijk maken. De gebruikersvriendelijkheid brengt met zich mee dat alle audiovisuele middelen in elke ruimte universeel zijn qua gebruik. Om dit te realiseren is het nodig dat de audiovisuele middelen nieuw aangeschaft worden.

4.

Beoogd effect Vervanging van de huidige audiovisuele middelen, waaronder beamers, om het hybride werken van de organisatie goed te kunnen faciliteren. Met deze investering worden alle vergaderruimtes van meerdere werklocaties van de gemeente gefaseerd voorzien van universele audiovisuele middelen (tv’s en camera’s) om het (video) vergaderen mogelijk te maken. Met als resultaat goed functionerende vergaderruimtes op alle werklocaties met eigentijdse faciliteiten voor hybride werken.

5.

Argumenten Door de audiovisuele middelen van de vergaderruimtes te vervangen, faciliteren wij de organisatie beter in het hybride werken. Hybride werken is het nieuwe manier van samenwerken in Rijswijk. Waar we met onze organisatie naar een mooie balans streven waarin we de voordelen van het thuiswerken én op kantoor werken combineren. Door prijsontwikkelingen, verdiepend onderzoek naar de wensen en eisen bij hybride werken en daarmee de omvang van de apparatuur die vervangen moeten worden, blijkt het eerder vastgesteld budget niet meer toereikend te zijn.

6.

Kanttekeningen n.v.t.

7.

Financiën In de begroting van 2023 is een krediet van €100.000 vastgesteld.

Corsanr. 23.018183

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel (vervolg)

Omdat dit budget niet toereikend is zal er een extra investeringskrediet nodig zijn van €200.000. Dit wordt verwerkt in de exploitatie met €40.000 per jaar. Vanuit de huidige eigen exploitatie budgetten wordt €19.500 vrij gemaakt voor dekking van rente en afschrijving. De financiële verwerking van dit raadsvoorstel zal worden opgenomen in de reguliere P&C cyclus.

8.

Vervolg Nadat het extra krediet is vastgesteld kan de Europese aanbesteding voor de vervanging van de audiovisuele middelen op de markt gezet worden. Dit heeft een doorlooptijd van 12 weken tot definitieve gunning.

9.

Communicatie De aanbesteding wordt op tendernet geplaatst.

10.

Bijlagen n.v.t.

Burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Corsanr. 23.018183

Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel (vervolg)

Corsanr. 23.018183

Pagina 3 van 4

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 18 april 2023 Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 14 maart 2023 nr.

BESLUIT: Aanvullend krediet van €200K beschikbaar stellen voor de vervanging van de audiovisuele middelen. Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 18 april 2023

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 23.018183

Pagina 4 van 4