RV 23-023 Raadsvoorstel verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording

Raadsvoorstel Datum besluit B&W Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

21 februari 2023 4 april 2023 (nummer) W.J.M. van Damme - Financiën, Economische Zaken, Voorkomen ondermijning, Bedrijfsvoering en Dienstverlening

Redacteur Doorkiesnummer

A.L.J. Tilli (070) 326 18 60

Domein / Team Corsanummer

23.008570

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording

2.

Voorstel De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).

3.

Inleiding Op 27 september 2022 is de Eerste Kamer akkoord gegaan met het Wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waarvan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Om de nodige vervolgstappen zorgvuldig te kunnen zetten, is besloten om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in te laten gaan met ingang van het verslagjaar 2023. Het college van B&W is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen binnen de organisatie. In de huidige situatie vormt de accountant hierover een oordeel en brengt hij er verslag over uit. Vanaf verslagjaar 2023, voor het eerst in 2024, dient het college van B&W zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee wordt expliciet verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De accountant zal dan geen oordeel meer uitbrengen over de rechtmatigheid binnen de organisatie, maar enkel over de getrouwheid van de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert het college van B&W dus over geconstateerde afwijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid. De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald.

De gemeenteraad is vrij om binnen een bandbreedte tussen de 0% en 3% van de totale lasten, het percentage voor de verantwoordingsgrens vast te stellen. De accountant zal nog steeds toetsen of de jaarrekening getrouw is. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant controleert dus straks ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. De rechtmatigheidsverantwoording dient gebaseerd te worden op een duidelijke grondslag c.q. onderbouwing, hetgeen gepaard gaat met het uitvoeren van diverse werkzaamheden. Hoe lager de verantwoordingsgrens, hoe meer werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden om tot een onderbouwing te komen. Het is dus van belang dat er een gezonde balans gevonden wordt tussen enerzijds het voorzien in de informatiebehoefte van de raad en anderzijds de belasting voor de organisatie.

4.

Beoogd effect

Corsanr. 23.008570

Pagina 1 van 5

Raadsvoorstel (vervolg)

Deze wetswijziging markeert de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid. Het is vervolgens aan de raad om de rechtmatigheidsverantwoording van het college te bediscussiëren en te beoordelen. Het is de verwachting van de wetgever dat van het (zelf) geven van een rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing. Het college moet namelijk kunnen steunen op een adequaat functionerend systeem van interne beheersing en -controle, om (primair) te waarborgen dat de gemeente bij alle (financiële) beheershandelingen en transacties de wet- en regelgeving naleeft. Tevens is de verwachting dat er meer vooruit gekeken zal worden naar het oplossen van onrechtmatigheden omdat het college ook beheersmaatregelen moet formuleren. 5.

Argumenten 1. De omvang van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de verantwoordingsgrens die is overeengekomen met de gemeenteraad. Deze ligt tussen de 0% en 3% van de lasten. Als een gemeente kiest voor 0%, moet de gemeente elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole 1%. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat de raad minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeente dan in de huidige situatie. 2. Aangezien de controle voor de getrouwheid door de accountant op dit moment op 1% van de lasten ligt, is het aan te bevelen om de interne controle hierop af te stemmen en om de rechtmatigheidsverantwoording ook met 1% van de lasten te controleren. De accountant adviseert om de grens van 1% aan te houden. 3. Andere gemeenten kiezen doorgaans ook voor een verantwoordingsgrens van 1%.

6.

Kanttekeningen De vraag kan rijzen of niet het gevaar bestaat dat de accountant al het verbijzonderde interne controle werk van de gemeente weer gaat overdoen. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling van de wetgever. Echter zegt de wetgever wel, dat het ook weer niet zo kan zijn dat een accountant volstaat met het slechts kennis nemen van de bevindingen van de gemeente. De mate waarin de accountant gebruik kan maken van hetgeen door de gemeente aangeleverd wordt, hangt onder meer af van de kwaliteit van de (verbijzonderde) interne controle en de onderbouwing van de bevindingen door de gemeente.

7.

Financiën Hel uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de grondslag voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt binnen de huidige formatie uitgevoerd.

8.

Vervolg Er worden afspraken gemaakt met de accountant over de activiteiten die gedurende het controlejaar uitgevoerd gaan worden in het kader van de (verbijzonderde) interne controle. Hierbij kan de controlerend accountant vroegtijdig aangeven op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van de uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controle. De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) stelt een handreiking op over hoe de accountant de rechtmatigheidsverantwoording zal controleren. Deze handreiking moet zorgen voor uniformiteit en eenduidigheid en voldoende diepgang bij de controle van de rechtmatigheidsverantwoording door de accountant. In het kader van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal de financiële verordening (ex art 212 GW) en de controleverordening (ex art 213) worden aangepast.

Corsanr. 23.008570

Pagina 2 van 5

Raadsvoorstel (vervolg)

In de jaarrekening 2023 zal voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen.

9.

Communicatie Geen

10.

Bijlagen

Burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Corsanr. 23.008570

Pagina 3 van 5

Raadsvoorstel (vervolg)

Corsanr. 23.008570

Pagina 4 van 5

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 18 april 2023 Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 februari 2023, nr. 23.008570

BESLUIT: De verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 18 april 2023

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 23.008570

Pagina 5 van 5