RV 23-016 Raadsvoorstel kadernota evenementen 2023 in de openbare ruimte

Raadsvoorstel Datum besluit B&W Forumverg. d.d. Agendapunt nr. Portefeuillehouder(s)

14 februari 2023 7 maart 2023 9 W.J.M. van Damme - Financiën, Economische Zaken, Voorkomen ondermijning, Bedrijfsvoering en Dienstverlening

Redacteur Doorkiesnummer Domein / Team Corsanummer

L.M.A. de Steur (070) 326 15 19 Cultuur en Evenementen 23.008424

Aan de Raad, 1.

Onderwerp Kadernota 2023 voor evenementen in de openbare ruimte

2.

Voorstel De Kadernota 2023 voor evenementen in de openbare ruimte vast te stellen.

3.

Inleiding Er valt veel te beleven in Rijswijk aan evenementen en andere activiteiten: van festivals, wedstrijden en markten tot optochten en buurtfeesten. Evenementen dragen veelal bij aan leefbaarheid en leveren een positieve bijdrage aan de stabiliteit en samenhang in de samenleving (sociale cohesie). Evenementen worden gewaardeerd door de inwoners en ondernemers. De gemeente gaat hierin een actieve bijdrage leveren door stimulering, ondersteuning en facilitering. De gemeente heeft hierbij oog voor duurzaamheid, veiligheid en toegankelijkheid. Met de kaders in deze nota wil de gemeente een bijdrage leveren aan de doelstellingen uit de Stadsvisie. Rijswijk is modern én historisch, druk én rustig, grijs én groen, stad én dorp. Wij willen het groen versterken maar wel ruimte bieden aan het kleinschalige karakter van onze stad. Rijswijk groeit en de gemeente wil nieuwe inwoners graag aan de stad verbinden. Hierin kunnen evenementen een functie hebben. Het verbindt ‘nieuwe’ inwoners aan de stad en zorgt voor kennismaking en ontmoeting tussen alle inwoners.

4.

Beoogd effect Evenementen zijn er voor de bewoners en bezoekers van de stad. Wij laten het initiatief tot een evenement bij de samenleving, met een uitgestoken hand. We gaan enthousiasmeren, stimuleren, faciliteren en verbinden. Uitgaande van de doelstellingen en het huidige aanbod maakt de gemeente voor de komende jaren diverse keuzes. Ten aanzien van het evenementenaanbod wil de gemeente: • De kwaliteit van bestaande evenementen met een stadsbrede aantrekkingskracht tenminste behouden. • Kwalitatief goede nieuwe evenementen passend bij de identiteit van Rijswijk faciliteren. • Ruimte geven aan bestaande en nieuwe lokale en kleinschalige evenementen en buurtinitiatieven. Om dit te bereiken realiseren wij een structureel overleg met de organisatoren. Hierin bundelen we elkaars kracht met kennis en bijvoorbeeld gezamenlijke promotie,

Corsanr. 23.008424

Pagina 1 van 4

Raadsvoorstel (vervolg)

Bij de uitvoering van de kadernota stellen wij een locatiebeleid op, stellen we aanvullende subsidievoorwaarden vast voor stadsbrede evenementen en herzien wij de bestaande toetsingskaders uit 2006.

5.

Argumenten De stad kent momenteel diverse evenementen. De verschillende typen evenementen vragen van de gemeente een andere inzet en benadering. Wij maken daarom de volgende onderverdeling: Kleinschalige evenementen: stimuleren, faciliteren en enthousiasmeren. “Een uitgestoken hand” Onder kleinschalige evenementen vallen wijkevenementen, sportevenementen en kleine evenementen waar een buurt of specifieke doelgroep bij betrokken is Stadsbrede evenementen: stimuleren en faciliteren; Stadsbrede evenementen dragen bij aan de verbinding tussen inwoners en de stad en hebben een brede en groter publiek . Nationale evenementen: maatwerk leveren; Op dit moment heeft Rijswijk geen Nationale evenementen (zoals bevrijdingsfestivals). Wij gaan hier ook niet actief op inzetten. Mocht zich echter een initiatiefnemer aandienen die kansen ziet dan zullen met de initiatiefnemer kijken wat er mogelijk is binnen de kaders van beleid, vergunning, begroting en subsidie.

6.

Kanttekeningen De mogelijkheid om als gemeente bij te dragen aan de waarde van evenementen ligt binnen de subsidiemogelijkheden. Initiatieven zonder subsidie hoeven enkel te voldoen aan de wet- en regelgeving zoals verwoord in de Evenementennota 2006. Deze toetsing ligt in het vergunningsproces (openbare orde en veiligheid) en biedt geen mogelijkheden om op grond van meer inhoudelijk evenementenbeleid een vergunning te weigeren.

7.

Financiën De gemeenteraad heeft tijdens de begrotingsbehandeling 2023 via een unaniem aanvaard amendement € 400.000,- vrijgemaakt voor evenementen. Hieruit wordt voornamelijk het Strandwalfestival gefinancierd en is er ruimte voor subsidiering van andere stadsbrede evenementen. De kleinschalige evenementen worden gefinancierd vanuit de verschillende beleidsterreinen omdat dit direct bijdraagt aan het behalen van een specifiek beleidsdoel. De kadernota kan binnen de bestaande begroting worden uitgevoerd. Er is structureel €45.000,- (0,5FTE) ambtelijke capaciteit noodzakelijk om uitvoering te geven aan de gestelde kaders. Deze kosten worden gedekt vanuit de voor evenementen in de begroting opgenomen middelen van €400.000,-

8.

Vervolg Voor de organisatoren van evenementen werken wij vanaf heden met een duidelijke route waar de beleidsmedewerker evenementen een verbindende rol heeft. In het tweede kwartaal 2023 stellen wij aanvullende subsidievoorwaarden vast.

Corsanr. 23.008424

Pagina 2 van 4

Raadsvoorstel (vervolg)

In de tweede helft van 2023 willen wij het locatiebeleid vaststellen en worden de huidige toetsingskaders voor een vergunning voor evenementen herzien. Dit geeft helderheid aan organisatoren van evenementen. De gemeente maakt een start met meerjarenafspraken voor stadsbrede evenementen die subsidie ontvangen. In het voorjaar starten we met de structurele samenwerking met organisatoren van evenementen.

9.

Communicatie In het tweede en derde kwartaal van 2023 blijven wij in gesprek met de diverse organisatoren en belanghebbenden in Rijswijk. Wij nemen de inwoners en de organisatoren mee in het op te stellen locatiebeleid. .

10.

Bijlagen 1- Kadernota 2023 voor evenementen in de openbare ruimte.

Burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Corsanr. 23.008424

Pagina 3 van 4

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Rijswijk, Bijeen in openbare vergadering op 21 maart 2023 Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 februari 2023 nr.

BESLUIT: De kadernota 2023 voor evenementen in de openbare ruimte vast te stellen Aldus besloten door de Raad van de gemeente Rijswijk, in zijn openbare vergadering van 21 maart 2023

De gemeenteraad, de griffier,

de voorzitter,

J.A. Massaar, bpa

H. Sahin

Corsanr. 23.008424

Pagina 4 van 4