RV 23-016 Kadernota evenementen in de openbare ruimte

Gemeente Rijswijk

Kadernota 2023 voor evenementen in de openbare ruimte

1

Inhoudsopgave Inleiding

3

1. Doelstellingen

4

2. Huidige situatie

5

2.1. Kalender 2.2. Locaties 2.3. Categorieën 3. Toekomstige situatie

7

3.1. Ruimte kleinschalige evenementen 3.2. Behouden stadsbrede evenementen 3.3. Aanvullende subsidievoorwaarden 3.4. Vergunningsvoorwaarden 3.5. Aanvullend locatiebeleid 3.6. Samenwerking organisatoren 3.7. Heldere route voor organisatoren 4. Planning vervolgstappen

11

4.1. In 2023 4.2. Vanaf 2024

2

Inleiding Rijswijk heeft stadsbrede ambities geformuleerd voor de toekomstige ontwikkeling van de gemeente. Rijswijk maken we samen. Dat betekent dat wij initiatieven van onze inwoners en organisatoren omarmen. Vertaald naar evenementenbeleid zien we kansen voor de ontwikkeling van onze gemeente. Rijswijk in de toekomst Rijswijk is modern én historisch, druk én rustig, grijs én groen, stad én dorp. Uitgangspunt in onze stadsvisie is eigen verantwoordelijkheid, eigen regie en inzet van eigen kracht, Tegelijkertijd willen we de stabiliteit en samenhang van onze inwoners bevorderen. Wij willen het groen versterken, en zijn trots op het kleinschalige karakter van de stad Ontwikkeling van identiteit In de Rijswijkse stadsvisie “Samen maken wij de stad” hebben zijn pijlers voor de stad benoemd, te weten: betrokken inwoners pakken kansen, groene buitenplaats in een stedelijke omgeving en innovatieve katalysator voor de regionale economie. De verbinding die ontstaat via evenementen draagt bij aan de ontwikkeling van de Rijswijkse identiteit. Versterken gebiedsprofielen Naast het versterken van de identiteit en het stimuleren van een aantrekkelijke woonomgeving willen we dat via evenementen de parels in de stad over het voetlicht worden gebracht zoals bij het huidige Strandwalfestival gebeurt.

Onze stadsparken, de Schouwburg, maar ook ons verenigingsleven zijn voorbeelden van parels waar iedere rijswijker een verbinding mee voelt. Aantrekkelijk voor inwoners én ondernemers. Aantrekkelijke woonomgeving Rijswijk groeit en de gemeente wil graag alle inwoners aan de stad verbinden. Evenementen leveren een positieve bijdrage aan een aantrekkelijke woonomgeving; ze zorgen voor levendigheid en sociale betrokkenheid. Het zorgt voor kennismaking en ontmoeting tussen de verschillende inwoners. Daarmee draagt het bij aan een leefbare stad.

3

1 – Doelstellingen Om evenementen in onze gemeente goed te stimuleren is het van belang de stadsbrede ambities van de gemeente, bijvoorbeeld de pijlers uit de Stadsvisie en Cultuurvisie, te vertalen naar kaders om tot concrete verbeteringen te komen. Dat heeft geleid tot concrete doelstellingen. Hoewel de gemeente niet zelf in de rol van opdrachtgever of organisator stapt, toetst ze de initiatieven wel op maatschappelijke impact, uitstraling voor de stad en relevantie voor de omgeving. Daarvoor is meer nodig dan alleen juridische toetsing van evenementen. Het vraagt van de gemeente een dienstverlenende, uitnodigende en stimulerende rol. Het evenementenbeleid vertaalt zich naar een zorgvuldig samengesteld evenementenprogramma dat bijdraagt aan de ontwikkeling van de stad. Het scherpt de bestaande kaders aan en breidt de mogelijkheden voor nieuwe of bestaande initiatieven uit. We definiëren hiermee de rol de die gemeente heeft en welke ambities samen met organisatoren van evenementen kunnen worden bepaald. Richtingwijzers 1) Ruimte geven aan bestaande en nieuwe lokale en kleinschalige evenementen en buurtinitiatieven. 2) De kwaliteit van bestaande evenementen met een stadsbrede aantrekkingskracht tenminste behouden. 3) Kwalitatief goede nieuwe evenementen passend bij de ontwikkelende identiteit van Rijswijk faciliteren.

Voorwaarden 4) Subsidie- en vergunningsvoorwaarden door ontwikkelen om evenementen in Rijswijk zo goed mogelijk te faciliteren, stimuleren en ontwikkelen. 5) De maatschappelijke waardes zoals duurzaamheid, veiligheid, gezond ondernemerschap en toegankelijkheid blijven van belang bij aanvragen voor subsidies en vergunningen. 6) Waar mogelijk meerjarige afspraken maken met organisatoren om stadsbrede evenementen continuïteit en zekerheid te bieden. Samenwerking 7) De evenementenorganisatoren betrekken bij de ontwikkeling van de stadsbrede evenementen. 8) Overzicht en samenhang brengen in de evenementenkalender. 9) Externe partners inzetten voor promotie, netwerkvorming en kennisontwikkeling.

4

2 – Huidige situatie Rijswijk kent al veel kleinere en stadsbrede evenementen waarvan een aantal succesvol jaarlijks terugkeert. Naast enkele grote evenementen die jaarlijks voor veel aandacht en bezoekers zorgen, zijn er ook veel kleinschaligere projecten die op wijk- of buurtniveau plaatsvinden. Al deze evenementen zorgen voor leefbaarheid, geven een impuls aan de saamhorigheid onder de inwoners en genereren een economische impuls aan de stad. We zien een initiatief als evenement wanneer het voldoet aan de volgende criteria: • • • •

Een evenement is een gebeurtenis die verplaatsbaar is en waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, religie, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat. De gebeurtenis is van beperkte duur en/of heeft een incidenteel karakter (eenmalig of terugkerend). Het is voor iedereen openbaar toegankelijk (gratis of tegen betaling). Het wordt gehouden in de openbare ruimte.

2.1- Kalender De huidige evenementenkalender wordt gebruikt als sturingsinstrument voor de capaciteit van de hulpdiensten. De gemeente Rijswijk heeft baat bij een actueel en volledig overzicht van de evenementen en activiteiten die in onze gemeente plaatsvinden.

2.2- Locaties Als gevolg van ruimtelijke ontwikkeling beschikt de gemeente Rijswijk op dit moment niet over vastgestelde evenementenlocaties. De locatiekeus van een evenement is van belang om de functie en identiteit van een gebied of thema te ondersteunen. De gekozen locaties kunnen onze kenmerkende locaties en maatschappelijke instellingen versterken. Een hardloopevenement zal meer effect bereiken in bijvoorbeeld het Wilhelminapark dan in de Plaspoelpolder. Daarentegen zal een Tech evenement beter op zijn plek zijn in de Plaspoelpolder. Zo kun je ook denken aan het Teddy Scholtenpark voor een cultureel festival waar je een verbinding kunt leggen van de Schouwburg naar het Huis van de Stad.

5

2.3 - Categorieën Voor een goede ordening onderscheiden we drie categorieën evenementen. Elke categorie heeft zijn eigen kenmerken op het gebied van uitstraling, maatschappelijke waarde, bezoekersaantal, subsidierelatie of vergunningvereisten. 1. Kleinschalige evenementen Onder kleinschalige evenementen vallen wijkevenementen, sportevenementen en kleine evenementen waar een buurt bij betrokken is. De doelgroep is vaak specifiek voor het betreffende evenement. Voor deze activiteiten is het reeds mogelijk om via het initiatievenloket of de betrokken teams subsidie aan te vragen. Deze evenementen bereiken vaak een specifieke doelgroep en zijn beperkt van omvang. Deze worden door de gemeente getoetst en waar nodig begeleid. 2. Stadsbrede evenementen Deze evenementen zijn een stuk groter en professioneler georganiseerd. Ze zijn verplicht een evenementenvergunning aan te vragen en maken in veel gevallen gebruik van subsidie. Stadsbrede evenementen zijn er in de basis voor de Rijswijkse inwoner, maar evenementen kunnen ook bijdragen aan de profilering van de stad. Denk hierbij aan het Strandwalfestival en het Dickensfestival. 3. Nationale evenementen Op dit moment heeft Rijswijk geen nationale evenementen (zoals bevrijdingsfestivals). Gelet op de ligging tussen Den Haag en Rotterdam en rekening houdend met de omvang van Rijswijk is het niet logisch om hierop in te zetten.

Deze evenementen hebben een grote impact op de omgeving. Mocht zich echter een initiatiefnemer aandienen die kansen ziet dan zal met de initiatiefnemer worden gekeken wat er mogelijk is binnen de geldende kaders.

6

3 - Toekomstige situatie In het collegewerkprogramma is aangegeven de toegevoegde waarde van evenementen te onderkennen. Evenementen versterken de identiteit van Rijswijk. Het evenementenbeleid richt zich op evenementen die passen bij de ‘parels van Rijswijk’ en bij de identiteit van Rijswijk. De gemeente gaat een faciliterende en stimulerende rol spelen. Dat betekent dat de gemeente een uitnodigende en stimulerende rol speelt richting initiatiefnemers waarin samenwerking centraal staat. Natuurlijk behoudt de gemeente daarbij de verantwoordelijkheden op het gebied van vergunningen, handhaving en veiligheid.

Enerzijds wordt de dienstverlening van de gemeente tegen het licht gehouden, anderzijds wordt deze gecombineerd en aangevuld met de kennis en kunde die bij de organisatoren aanwezig is.

3.1 - Ruimte voor kleinschalige evenementen De kleinschalige evenementen zijn reeds geborgd in de uitvoering. Kleinschalige sportevenementen, wijk- en buurtinitiatieven en tijdelijke economische activiteiten (braderieën) vallen onder bestaande, of in ontwikkeling zijnde beleidsdoelstellingen op het gebied van sport, participatie en/of winkelcentra. Er is ook ruimte voor nieuwe kleinschalige evenementen. Deze initiatieven zijn het sterkst als ze vanuit de samenleving zelf komen. De bestaande gebiedsgerichte werkwijze kan hierin een verbindende rol spelen. Het moet voor organisatoren zo helder en eenvoudig mogelijk zijn om een evenement te organiseren. Daar wordt bij de gemeente capaciteit voor vrijgemaakt.

3.2 - Behouden stadsbrede evenementen Vanwege hun bijdrage aan de stad blijft de gemeente deze evenementen faciliteren en stimuleren. Om bestaande stadsbrede evenementen te behouden en door te ontwikkelen is het van belang om organisatoren de mogelijkheid te bieden meerjarige afspraken te maken. Op deze wijze kan een organisator meerjarige contracten met derden afsluiten. Deze meerjarige afspraken bieden ook een mogelijkheid om samenwerking met de betreffende organisator te verdiepen en verder vorm te geven.

7

3.3 - Aanvullende subsidievoorwaarden In de huidige begroting is voor evenementen een bedrag opgenomen van €400.000,-. Hieruit wordt voornamelijk het Strandwalfestival gefinancierd en is er ruimte voor nieuwe subsidies voor stadsbrede evenementen. Voor deze specifieke subsidies worden aanvullende subsidievoorwaarden vastgesteld. De kleinschalige evenementen worden gefinancierd vanuit de verschillende beleidsterreinen passend binnen hun eigen begroting. Het uitgangspunt is dat de gemeente alleen subsidies verstrekt voor activiteiten die een bijdrage leveren aan de uitvoering van activiteiten die anders niet of beperkt tot stand komen. Om in aanmerking te komen voor een gemeentelijke subsidie dient een evenement te voldoen aan de criteria zoals benoemd in de Algemene subsidieverordening 2020, het subsidiebeleidskader en de aanvullende subsidievoorwaarden. De gemeente hanteert de volgende doelstellingen rond ondersteuning, stimulering en facilitering van een evenement. • •

het bijdragen aan een leefbare en aantrekkelijke woonomgeving; het stimuleren van de lokale economie.

Elke subsidieaanvraag wordt getoetst op de aandacht in de aanvraag voor toegankelijkheid en inclusie. Er moet ook oog zijn voor de gezondheid van de bezoekers. Dit is in lijn met ons preventieakkoord gezondheid. Aanvullend aan de bestaande subsidieverordening 2020 en subsidiebeleidskaders wordt als kader meegegeven aan het college dat een subsidie voor een stadsbreed evenement in beginsel alleen verleend wordt als het tenminste een van de uitgangspunten van de stadsvisie versterkt en zorgt voor sociale betrokkenheid en verbinding tussen inwoners.

3.4 - Aanvullende vergunningsvoorwaarden Wij realiseren ons dat er bij de organisatie van evenementen sprake kan zijn van overlast voor direct omwonenden en ondernemers. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om geluidsoverlast, parkeeroverlast, of bijvoorbeeld slechte bereikbaarheid. Hierom stelt de gemeente randvoorwaarden aan het houden van een evenement. Voor de toetsing van een vergunning wordt gebruikt gemaakt van de Evenementennota 2006. In deze nota staan de kaders waarbinnen een evenement georganiseerd mogen worden en betreffen de veiligheid, openbare orde, inname openbare ruimte en gezondheid. In deze regelgeving wordt nader ingegaan op de voorwaarden waaronder een evenement mag worden gehouden. Hierin staan normen met betrekking tot veiligheid – bijvoorbeeld afzettingen van wegen, geluid, maar ook eisen vanuit de drank- en horecawet. In dit proces tot het al dan niet verlenen van een vergunning vindt ook overleg plaats met de politie. De 8

vergunning kan niet worden getoetst op beleid van de gemeente waar het bijvoorbeeld gaat om inclusie, dierenwelzijn, of duurzaamheid. De regelgeving in deze nota uit 2006 wordt herzien en vervangen door (toetsings)kader vergunningen voor evenementen.

3.5 - Aanvullend locatiebeleid In de tweede helft van 2023 volgt er een locatiebeleid waarbij voor de diverse type evenementen een locatie kan worden voorgesteld. In dit locatiebeleid wordt rekening gehouden met de belasting op de omgeving. Denk hierbij bijvoorbeeld aan geluid en verkeer, en de toegevoegde waarde die een evenement op een bepaalde locatie heeft. Hierin worden locaties die geschikt zijn voor evenementen geïnventariseerd. Voor de evenementenlocaties worden locatieprofielen opgesteld die inzicht geven in de mogelijkheden van de locaties. Doel hierbij is de juiste match te kunnen maken tussen locatie en evenement. Met het evenementenbeleid als uitgangpunt gaat de gemeente , samen met onze inwoners en organisatoren van evenementen, op zoek naar geschikte locaties voor stadsbrede evenementen. Kleinschalige evenementen worden niet beperkt met dit locatiebeleid. Dit omdat de impact op de omgeving gering is en het effect van het evenement, op een kleinere groep inwoners, groot is. Het locatiebeleid moet echter wel de mogelijkheid bieden om voorwaarden te creëren voor een evenement op een specifieke locatie.

3.6 - Samenwerking organisatoren Voor de invulling van de rol en ambitie voor stadsbrede evenementen wil de gemeente samenwerkingen aangaan met de bestaande organisatoren die in de stad actief zijn. Met hen kan aanvullende dienstverlening worden gerealiseerd. Denk hierbij aan netwerkvorming, kennisontwikkeling, samenwerking met het bedrijfsleven, gezamenlijke promotie en afstemming van de evenementenkalender. Er wordt een structuur gerealiseerd waarbinnen organisatoren periodiek met elkaar in contact komen.

Aan de hand van de locatie-inventarisatie kan samen met de organisatoren een bredere evenementenkalender worden opgesteld, waarmee aandacht kan worden gegeven aan welke evenementen er zijn, hoe deze op elkaar zijn afgestemd en waar kansen voor samenwerking liggen. Dit overzicht vormt ook de basis voor marketing en communicatie over het programma dat in de stad plaatsvindt, zodat op wijk- en stadsniveau de aandacht kan worden getrokken.

9

3.7 - Heldere route voor organisatoren De organisator wordt geholpen door de gemeente bij het mogelijk maken van zijn evenement. Dat gebeurt in een aantal stappen, waarin wordt gekeken wat er nodig is om het project mogelijk te maken. In welke categorie valt het evenement? Als een organisator van een evenement zich meldt zullen wij allereerst kijken of het hier om een stadsbreed of een kleinschalig evenement gaat. Daarnaast wordt besproken wat de beoogde locatie, datum en doelgroep is. Ook bespreken we de haalbaarheid met de organisator. Welke afdelingen zijn betrokken? Op basis van de eerste toets kijken we naar de inhoud van het evenement. Het is de beleidsmedewerker evenementen die de organisator in verbinding brengt met de juiste teams. Dit om te bekijken op welke manier de gemeente kan helpen om het mogelijk te maken en te toetsen hoe het project bijdraagt aan de doelstellingen van de gemeentelijke doelstellingen van de verschillende beleidsterreinen. Welke subsidies zijn mogelijk? Sommige projecten kunnen alleen doorgaan met financiële ondersteuning. Door de beleidsmedewerker evenementen én door de eventueel relevante afdelingen wordt bekeken of er een subsidie kan worden verstrekt en onder welke voorwaarden. Welke vergunning is nodig? De aanvraag wordt door vergunningverlening getoetst op de vergunningsvoorwaarden.

Ook in dit proces wordt de aanvrager begeleid en gefaciliteerd. Als er geen aanvraag voor een subsidie wordt gedaan dan wordt het evenement alleen getoetst aan de vergunningsvereisten.

10

4 - Planning vervolgstappen 4.1 – in 2023 Voor de organisatoren van evenementen werkt de gemeente vanaf heden met een duidelijke route waar de beleidsmedewerker evenementen een verbindende rol heeft. In het tweede kwartaal stelt het college van burgemeester en wethouders de aanvullende subsidievoorwaarden vast. In de tweede helft van 2023 wordt het locatiebeleid vastgesteld en worden de huidige toetsingskaders herzien voor een vergunning voor evenementen. Er wordt gestart met meerjarenafspraken voor stadsbrede festivals waarin ook de aanvullende subsidievoorwaarden hun beslag vinden. Met de partners van de gemeente wordt invulling gegeven aan de kennisdeling in de vorm van bijvoorbeeld netwerkbijeenkomsten.

4.2 - vanaf 2024 De meerjarige afspraken die in 2023 zijn gemaakt vinden vanaf dit jaar hun uitwerking rondom de evenementen. De aanvullende subsidievoorwaarden zijn vertaald in de subsidietoekenningen. Er wordt gewerkt met een evenementenkalender die breder wordt ingezet voor onder meer communicatiedoeleinden

11