RIB 26 005 Managementletter accountant 2025

ons kenmerk Portefeuillehouder

25.095963 W.J.M. van Damme

Beleidsthema [Bestuur] De Raad Doel raadsinformatiebrief Informeren door college

Betreft

managementletter accountant 2025

Datum

1. Inleiding Accountant Baker Tilly heeft van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2025 te controleren. De accountant splitst zijn controlewerkzaamheden in twee delen. Te weten, interimcontrole en jaarrekeningcontrole. In de bijgevoegde managementletter 2025 rapporteert hij over de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole. Bij de interimcontrole richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. De managementletter is bedoeld voor het management en het college. Het college hecht eraan de managementletter met de raad en dan in het bijzonder met de Auditcommissie te delen. 2. Kern informatie De accountant merkt op dat de organisatie een grote ambitie heeft om te verbeteren en op veel punten voortgang heeft geboekt. Er zijn geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd, wel wordt er zoals gebruikelijk een aantal aanbevelingen meegegeven. Deze aanbevelingen hebben voornamelijk betrekking op de processen die een raakvlak hebben met de implementatie van het nieuwe financiële systeem (ERPx) en de inrichting van de interne controle. Implementatie ERPx De overgang naar het nieuwe financiële systeem ERPx brengt veranderingen met zich mee die de hele organisatie raken.

Het systeem is ontworpen om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, maar bij de overgang komen veel aanpassingen kijken. 2025 heeft in het teken gestaan van deze implementatie. Ook in het kader van het proces van de jaarrekening 2025 worden nog verbeteringen doorgevoerd in het systeem om de afsluiting en de controle soepel te laten verlopen. Interne beheersing In paragraaf 2 wordt ingegaan op de kwaliteit van de interne beheersing. De accountant gaat in op de verschillende rollen en het zogenaamde three lines model. De verschillende lijnen zijn in onderstaand overzicht opgenomen. 1e lijn management domeinen/ teams

2e lijn ondersteuning Bedrijfsvoering, business en financial controllers

3e lijn Verbijzonderde Interne Controle (VIC)

Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen.

Ondersteunt de domeinen en teams bij de optimalisering van de primaire processen. Voert een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

Stelt het VIC plan op. Adviseert over verbeteringen in de 1e en 2e lijn. Voert verbijzonderde interne controles uit en rapporteert over de bevindingen.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, Concerncontrol, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het Huis van de stad is te bereiken met tram 17 en bus 23 pagina 1 van 2

De accountant constateert dat er afgelopen jaar veel is geïnvesteerd in de verbetering van met name de eerste en tweede lijn. Bij de processen van het sociaal domein zijn alle drie de lijnen ingevuld, Voor de overige processen is op dit moment nog geen volledige derde lijnscontrole ingebouwd. Zonder een goed ingerichte beheersing in de eerste tweede lijn heeft het niet veel zin om te investeren in de derde lijn. Nu het raamwerk van de 1e en 2e lijn bij veel processen is versterkt, kan ook de 3e lijn bij deze processen worden ingericht. Inmiddels is de formatie hiervoor op sterkte gebracht. IT-landschap De accountant heeft een IT-audit uitgevoerd op het netwerk en de belangrijkste applicaties, Uit deze IT-audit blijkt dat de applicaties over het algemeen toereikend zijn ingericht. Er zijn enkele aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot de zichtbare controle op maatregelen in de ITomgeving. Informatiebeveiliging wordt steeds belangrijker door toenemende digitalisering, complexere cyberdreigingen (zoals ransomware, phishing, AI-gedreven aanvallen) en strengere wetgeving. Gemeenten zijn verplicht hun digitale veiligheid op orde te hebben om maatschappelijke continuïteit te garanderen. De aankomende Cyberbeveiligingswet leidt tot verhoogde normen voor informatiebeveiliging en de introductie van toezicht en boetes. De organisatie wordt voorbereid op de komst van deze wetgeving.

3. Gevolgen en/of vervolgtraject Wij hechten grote waarde aan de aanbevelingen van de accountant en zien deze als kans om onze organisatie verder te versterken. De managementletter wordt op 26 januari met de auditcommissie besproken.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Bijlage(n):

•

25.095963

Managementletter accountant – Corsanr. 25.001770

2-2-2026 16:03

pagina 2 van 2