RIB 25 001 Managementletter accountant 2024

ons kenmerk Portefeuillehouder

25.001222 W.J.M. van Damme

Beleidsthema [Bestuur] De Raad Doel raadsinformatiebrief Informeren college

Betreft

Managementletter accountant 2024

Datum

1. Inleiding Accountant Baker Tilly heeft van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2024 te controleren. In de bijgevoegde managementletter 2024 rapporteert hij over de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole. Bij de interimcontrole richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. De managementletter is bedoeld voor het management en het college. Het college hecht eraan de managementletter met de raad en dan in het bijzonder met de Auditcommissie te delen. 2. Kern informatie De accountant geeft aan dat hij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing heeft geconstateerd en geeft in de managementletter een aantal aanbevelingen mee. In de afgelopen jaren heeft de accountant vanwege geconstateerde afwijkingen de controle met verhoogde diepgang uitgevoerd. Dit heeft voorgaande jaren geleid tot een aanzienlijk aantal detailbevindingen. De accountant constateert dat de organisatie hiermee serieus aan de slag is gegaan en op veel punten voortgang heeft geboekt. De managementletter gaat in de bijlagen in op de status van de bevindingen. Bij alle aanbevelingen zijn acties ondernomen. De werking hiervan zal voor een deel bij de jaarrekeningcontrole tot uitdrukking komen.

Veel zaken worden opgelost bij de implementatie van het nieuwe financiële systeem. De werking van deze maatregelen zal in 2025 tot uitdrukking komen. Onderaan deze brief is een overzicht van de bevindingen en de opvolging opgenomen. In paragraaf 2 wordt ingegaan op de kwaliteit van de interne beheersing. De accountant gaat in op de verschillende rollen en het zogenaamde three lines model. Hij constateert dat er afgelopen jaar veel is geïnvesteerd in de verbetering van met name de eerste en tweede lijn. De verschillende lijnen zijn in onderstaand overzicht opgenomen. Wie

1e lijn management Domeinen/ teams

2e lijn ondersteuning Bedrijfsvoering, business en financial controllers

3e lijn Verbijzonderde Interne Controle (VIC)

Gemeente

Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen.

Ondersteunt de domeinen en teams bij de optimalisering van de primaire processen. Voert een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

Stelt het VIC plan op. Adviseert over verbeteringen in de 1e en 2e lijn. Voert verbijzonderde interne controles uit. Rapporteert over de bevindingen.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, Concerncontrol, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het Huis van de stad is te bereiken met tram 17 en bus 23 pagina 1 van 4

Tot en met het boekjaar 2022 heeft de externe accountant een verklaring gegeven over de rechtmatigheid. Met ingang van het boekjaar 2023 dient het college een verantwoording af te geven over de rechtmatigheid. Het komt er feitelijk op neer dat gemeentelijke organisaties zelf in staat moeten zijn om hun rechtmatigheid te borgen en niet te wachten op bevindingen van de accountant tijdens de jaarrekeningcontrole. Vast staat dat na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sprake is van een groeiproces. Een groeiproces gericht op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Er is een continu proces van risicomanagement, interne controles, verbeterinitiatieven en monitoring nodig om het college in staat te stellen om zonder al te veel voorbehouden een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven. Nu het raamwerk van de 1e en 2e lijn bij veel processen is versterkt, kan ook de 3e lijn bij deze processen worden ingericht. In het controleplan 2025-2026 wordt dit nader uitgewerkt. De accountant heeft een IT-audit uitgevoerd op de applicaties: Key2Financiën, Suites voor het sociaal domein en Zorgned. Uit deze IT-audit blijkt dat de applicaties over het algemeen toereikend zijn ingericht. Er zijn enkele aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot de zichtbare controle op maatregelen in de IT-omgeving.

De gemeentebrede inrichting van het logisch toegangsbeheer is als actie opgenomen in het informatiebeveiligingsplan. Er is inmiddels een concept logisch toegangsbeleid opgesteld waarin de autorisatiematrix en periodieke gebruikerscontroles expliciet zijn opgenomen. De uitvoerbaarheid van het conceptbeleid wordt momenteel getest door de functioneel beheerders van het team Informatie. Daarna zal de definitieve versie van het beleid worden vastgesteld. 3. Gevolgen en/of vervolgtraject De nieuwe detailbevindingen en adviezen uit de managementletter 2024 zijn uitgezet in de organisatie en opgenomen in de verbijzonderde interne controle (VIC) en worden daarmee onderdeel van het interne beheersingsinstrumentarium. In de jaarstukken 2024 zal, naast de rechtmatigheidsverklaring (jaarrekening), in de paragraaf bedrijfsvoering (jaarverslag) worden ingegaan op de afwijkingen (fouten of onduidelijkheden). Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Bijlage(n):

•

25.001222

Managementletter gemeente Rijswijk – Corsanr. 25.001770

29-1-2025 12:51

pagina 2 van 4

Opvolging bevindingen van de accountant Nummer 1

Risico Onvolledig inzicht in activiteiten en bestedingen facilitaire projecten.

2

Geen inzicht in de te verwachten resultaten op facilitaire projecten. Geen geformaliseerd proces ingericht op de verantwoording van subsidiebaten.

3

4

5

25.001222

Geen geformaliseerd proces rondom verantwoording van baten en bestedingen riolering. Periodieke analyse uitputting beheerplannen niet geformaliseerd.

6

Beperkte mogelijkheid tot monitoring vanuit de financiële administratie.

7

Ontbrekende verplichtingenadministratie.

8

Geen eenduidige registratie inkoopdossier.

9

Geen toereikende onderbouwing prestatielevering.

10

Beperkte inrichting verbijzonderde interne controle.

29-1-2025 12:51

Reactie college over opvolging. Vóór de controle van de jaarrekening 2024 wordt de meerjarenprognose gebiedsontwikkelingen (MPG) opgesteld. De MPG is de consolidatie van de verschillende gebiedsontwikkelingen en zal ook aan de raad worden aangeboden. De MPG geeft inzicht in de resultaten van de verschillende deelgebieden. Door een extern bureau is onderzoek gedaan naar de wijze waarop het huidige proces van externe subsidieverwerving is geregeld in de organisatie. Het hierover opgestelde rapport bevat een inventarisatie van de subsidiemogelijkheden en een organisatieadvies over de inrichting van het subsidieverwervingsproces. Vervolgens is invulling gegeven aan het vervolgtraject waarin de governance (verantwoordelijkheden, rollen, taken en besluitvormingsproces); de procesbeschrijving van het subsidieverwerving- monitoring en verantwoordingsproces; ingebruikname van het subsidievolgsysteem en bewustwording zijn opgepakt. Er wordt een subsidiecoördinator geworven. Afgerond

Bij de jaarrekening zal de aansluiting worden gemaakt tussen het vastgestelde meerjarenplan en het uitgevoerde jaarplan. Dit wordt opgelost door de implementatie van de nieuwe financiële administratie die per 2025 in gebruik is genomen. Dit wordt opgelost door de implementatie van de nieuwe financiële administratie die per 2025 in gebruik is genomen. Dit wordt opgelost door de implementatie van de nieuwe financiële administratie die per 2025 in gebruik is genomen. Dit wordt opgelost door de implementatie van de nieuwe financiële administratie die per 2025 in gebruik is genomen. In het afgelopen jaar is door de organisatie geïnvesteerd in het versterken van de 1e en 2e lijn. Voor de processen waarbij dit is ingericht kan de 3e lijnscontrole worden ingeregeld.

pagina 3 van 4

11

Geen zichtbare controle op memoriaalboekingen.

12

Controle op subsidieverstrekkingen vindt plaats zonder checklist. Geen proces rondom voorraadbeheer Wmo-hulpmiddelen. Geen tweede toetsing op de gehanteerde bouwkosten in vergunningsaanvraag. Onvolledige onderbouwing uitgangspunten grondexploitatie. Monitoring volledigheid parkeeropbrengsten.

13 14

15 16

17 18

25.001222

Geen zichtbare controle op de volledigheid van het verhuurregister. Geen eenduidige werkwijze verhuurproces.

29-1-2025 12:51

Voor het jaar 2024 is er een aantal verbeteringen doorgevoerd in de boekhouding. Dit wordt opgelost door de implementatie van de nieuwe financiële administratie die per 2025 in gebruik is genomen. Dit wordt in 2025 meegenomen in de acties n.a.v. de evaluatie van het subsidieproces. Dit punt is in 2024 opgepakt en wordt afgerond vóór de controle van de jaarrekening 2024. In opzet opgelost. Bij de controle van de jaarrekening 2024 wordt de werking getoetst. In opzet opgelost. Bij de controle van de jaarrekening 2024 wordt de werking getoetst. De inkomsten uit betaald parkeren en bewonersvergunningen sluiten volledig aan. V.w.b. het onderdeel naheffingen is dit nog niet voor 100% het geval. Afspraken hierover lopen nog. De verwachting is dat bij de jaarrekening 2024 ook deze aansluiting kan worden gemaakt. Bij de jaarrekening 2024 zal de aansluiting worden gemaakt. De vastgoedorganisatie is aangepast en zijn er duidelijke afspraken gemaakt tussen de verschillende teams. Daarbij zijn ook de werkprocessen aangepast.

pagina 4 van 4