RIB 25 001 Bijlage A Managementletter gemeente Rijswijk
Tekst van het document
Managementletter Gemeente Rijswijk Boekjaar 2024
Aanbiedingsbrief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Rijswijk Generaal Spoorlaan 2 2283 GM Rijswijk Onderwerp: Managementletter 2024 Kenmerk: Concept d.d. 19 december 2024 Geacht college, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole van boekjaar 2024 van de gemeente Rijswijk rapporteren wij u onze bevindingen uit de interim-controle. In deze management letter rapporteren wij de bevindingen naar aanleiding van onze controle, de belangrijkste risico’s, ons beeld van de interne beheersing, relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en indien van toepassing andere veranderingen die voor u relevant kunnen zijn. In de bijlage hebben wij een gedetailleerd overzicht opgenomen van onze bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen komen voort uit onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en zijn opgenomen voor zover wij het van belang achten om deze met u te communiceren. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van een continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de organisatie. Deze management letter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld.
Wij danken u en uw medewerkers voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
Ondertekening alleen in definitieve versie
drs. Stefan Turenhout RA
pagina | 2
Inhoud 1. Bestuurlijke Samenvatting 2. Kwaliteit interne beheersing 3. IT-omgeving 4. Voorbereiding jaarrekeningcontrole 5. Actualiteiten 6. Bijlagen
pagina | 3
1
Bestuurlijke samenvatting
1. Bestuurlijke samenvatting In dit overzicht is een samenvatting van de belangrijkste punten naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Onderwerp
Toelichting
Timing van de werkzaamheden
Deze management letter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2024. Gedurende de interim-controle zijn de opzet en het bestaan van de interne beheersingsmaatregelen door Baker Tilly beoordeeld.
Algemene conclusie interne beheersing
In 2024 zijn binnen Gemeente Rijswijk verdere stappen gezet om de interne beheersing te verbeteren, met name in de eerste en tweede lijn. Dit hebben wij voor gezien bij de processen rondom personele lasten, subsidies en facilitaire projecten. Doordat een aantal verbeteringen gedurende 2024 is opgepakt, en een aantal verbeteringen nog onderhanden zijn, is de verbeterslag nog niet goed zichtbaar in deze management letter. Ook zien we dat er veel inspassing wordt geleverd om de implementatie van de nieuwe financiële applicatie (ERPx) voor te bereiden. Waar van toepassing geven wij een update over de verbeteringen die zijn ingezet in 2024. Maar onze verwachting is dat we pas in 2025 de échte resultaten zullen zien. Daar zullen wij al deels over rapporteren in het accountantsverslag over boekjaar 2024 en deels in de management letter 2025. Wij hebben geen significante tekortkomingen in uw interne beheersing (AO/IB) geconstateerd, die niet door onze gegevensgerichte controle kunnen worden opgevangen. Wel zien wij dat uw interne beheersingsomgeving nog voor verbetering vatbaar is. In deze management letter geven wij een aantal aanbevelingen mee om te verbeteren. Gelijk aan voorgaand jaar signaleren wij dat bepaalde controles tussen ‘wal en schip’ vallen waardoor er een risico ontstaat op een onvolledige en onnauwkeurige verantwoording.
De belangrijkste oorzaken zijn terug te brengen naar de samenwerking tussen afdelingen, kennis van de interne beheersing, eigenaarschap en de vastlegging van processen. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld onze steekproef op het inkoopproces. Doordat in de basis de vastlegging in het dossier onvoldoende is, kost het veel tijd en inzet van uw organisatie en onze organisatie om de juiste stukken te ontvangen. Ten slotte merken wij dat voor nagenoeg alle aanbevelingen uit voorgaande jaren verbeteringen zijn doorgevoerd en dat de Gemeente serieus aan het werk is met onze aanbevelingen en ons ook meeneemt in de gerealiseerde verbeteringen.
pagina | 5
1. Bestuurlijke samenvatting Onderwerp
Toelichting
IT omgeving
In het kader van onze jaarrekeningcontrole hebben we de interne beheersing rondom uw IT omgeving onderzocht. Wij hebben in dat kader het netwerk en de volgende applicaties bekeken: Key2Financiën, Suites voor sociaal domein en Zorgned. Uit deze ITaudit blijkt dat de applicaties over het algemeen toereikend zijn ingericht. Er zijn enkele aanbevelingen geformuleerd ten aanzien van de zichtbare controle op maatregelen in de IT-omgeving. Ons algemene oordeel is dat de applicaties toereikend zijn ingericht voor ons om gedurende de controlewerkzaamheden op het lijstwerk te kunnen steunen.
Speerpunten audit commissie
Vanuit de bespreking van het controleplan heeft de audit commissie een tweetal speerpunten geformuleerd: 1. Mate van begrotingsdiscipline 2. Controleren van anterieure overeenkomst die ten grondslag ligt aan de wijkontwikkeling Te Werve controleren op doelmatigheid en rechtmatigheid. Voor beide speerpunten voeren wij de werkzaamheden uit tijdens de jaarrekeningcontrole in het voorjaar van 2025. Wij zullen hierover rapporteren in het accountantsverslag.
Voorbereidingen jaarrekeningcontrole 2024
We maken met uw gemeente afspraken over de planning van de jaarrekeningcontrole 2024. Op voorhand identificeren we een aantal onderwerpen met verhoogde aandacht in onze controle. De kwetsbare financiële positie van de gemeente is hierbij belangrijk. Daarnaast betreffen dit de waardering van de grondexploitatie RijswijkBuiten, de nauwkeurigheid van de rechtmatigheidsverantwoording en een getrouwe weergave hiervan, onderbouwing van de prestatielevering van de kosten, de waardering van facilitaire projecten en eventuele voorzieningen en de SiSa-verantwoording. Wij vragen u het controleproces voor de jaarrekening 2024 goed voor te bereiden.
Onderlinge samenwerking
We hebben met de gemeente Rijswijk duidelijke afspraken gemaakt met betrekking tot de controle van de processen / interne beheersing en de jaarrekeningcontrole. Tot heden hebben wij inefficiënties op de aanlevering van de onderbouwing voor de steekproef op de inkopen. De overige afspraken zijn door de gemeente nagekomen.
Actuele ontwikkelingen
Vanuit het oogpunt van onze natuurlijke adviesfunctie in deze management letter hebben we een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Wij vragen u hiervan kennis te nemen en hier indien noodzakelijk rekening mee te houden bij het opstellen van de pagina | 6 jaarrekening 2024.
2
Kwaliteit interne beheersing
2. Kwaliteit interne beheersing Inleiding
•
Onrechtmatige onttrekkingen van middelen;
Deze managementletter bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing
•
Doorbreken AO/B door het management en directie, met name gericht op
(inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op de onze werkzaamheden in het kader
schattingen ten aanzien van grondexploitaties en voorzieningen;
van de jaarrekeningcontrole 2024. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het
•
Waardering van facilitaire projecten;
geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel.
•
Waardering van grondexploitatie RijswijkBuiten;
•
Prestatielevering inkopen;
Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de organisatie beter
•
Rechtmatigheidsverantwoording;
beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole effectiever en efficiënter kan plaatsvinden.
•
Prestatielevering inkopen;
Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen wij bijdragen aan verbetering van uw
•
Verantwoording lasten in het sociaal domein;
bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de
•
SiSa-verantwoording;
bedrijfsprocessen. Voorgaande jaren hebben wij onze bevindingen eveneens met u
•
Mogelijke impact lopende juridische procedure;
gedeeld. In deze managementletter geven wij u een update van onze bevindingen.
•
Toekomstige financiële situatie.
Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit
In ons accountantsverslag rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole
betekent dat wij niet alle risico’s die voor u als gemeente relevant zijn in onze controle
over bovenstaande punten.
meenemen. De risicoanalyse is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste bij uw gemeente onderkende risico’s en aandachtsgebieden in de controle zijn:
pagina | 8
2. Kwaliteit interne beheersing Ons beeld van uw interne beheersing
Wij hebben geen significante tekortkomingen in uw interne beheersing (AO/IB)
Afgelopen periode hebben wij de interimcontrole uitgevoerd, waarbij wij voor
geconstateerd, die niet door onze gegevensgerichte controle kunnen worden
verschillende processen gesprekken hebben gevoerd met onder andere de
opgevangen. Gelijk aan voorgaand jaar signaleren wij dat bepaalde controles tussen ‘wal
proceseigenaren. Uit onze werkzaamheden is gebleken dat in 2024 verder stappen zijn
en schip’ vallen waardoor er een risico ontstaat op een onvolledige en onnauwkeurige
gezet voor het verbeteren van de interne beheersing binnen Gemeente Rijswijk. Dit zien
verantwoording. De belangrijkste oorzaken zijn terug te brengen naar de samenwerking
wij vooral terug in de tweede lijn, waar veel is geïnvesteerd in het in positie brengen van
tussen afdelingen, kennis van de interne beheersing, eigenaarschap en de vastlegging
de business controllers. Maar ook de eerste lijn wordt steeds meer versterkt. Deze
van processen. Ook zien wij dat niet binnen elk proces de eerste en tweede lijn goed op
verbeteringen zien wij vooral terugkomen bij de personele lasten, subsidies en facilitaire
elkaar zijn afgestemd. In sommige processen zien wij dat de derde lijn niet of minimaal
projecten.
betrokken is. Voor een overzicht van onze bevindingen bij de three lines verwijzen wij naar pagina‘s 17 en 18.
Over 2023 hebben wij 18 bevindingen gerapporteerd. Wij hebben geconstateerd dat één bevinding is opgelost in 2024. Wij zien dat de gemeente met de overige 17 bevindingen
Ten slotte merken wij op dat wellicht niet veel bevindingen status “opgelost” hebben
aan de slag is gegaan, waarbij sommige bevindingen onderdeel zijn van een groter
gekregen, maar de ambtelijke organisatie is serieus aan het werk gegaan met onze
project, zoals de implementatie van het nieuwe financieel pakket. Waar van toepassing
aanbevelingen in 2024 en neemt ons ook goed mee in de plannen en de gerealiseerde
geven wij een update over de verbeteringen die zijn ingezet in 2024 op de volgende
verbeteringen. Dit heeft er onder andere toe geleid dat wij geen nieuwe bevindingen
pagina’s. Onze verwachting is dat we in 2025 grotere verbeterslagen gaan zien. Daar
hebben over 2024.
zullen wij al deels over rapporteren in het accountantsverslag en deels in de management letter 2025.
pagina | 9
2. Kwaliteit interne beheersing Financieel beheer
We hebben geen nieuwe bevindingen geconstateerd in het huidige boekjaar. Alle drie de openstaande bevindingen van voorgaand jaar zijn onderhanden, één en ander ook in samenhang met de implementatie van het nieuwe financiële pakket.
Inkopen en betalingen
We hebben geen nieuwe bevindingen geconstateerd in het huidige boekjaar. Van de drie openstaande bevindingen uit voorgaand jaar zijn alle bevindingen onderhanden. Dit komt doordat de bevindingen gelijktijdig met implementatie van het nieuwe financiële pakket worden opgepakt.
Sociaal Domein
Subsidiebaten en -lasten
We hebben geen nieuwe bevindingen geconstateerd in het huidige boekjaar. De bevinding uit voorgaand jaar is onderhanden, maar nog niet afgerond. Wel is gestart met de opschoonactie op de Wmo middelen en is deze naar verwachting op korte termijn afgerond.
Zowel de bevinding voor de subsidiebaten als subsidielasten is onderhanden. Vooral met betrekking tot de bevinding op de subsidiebate is de gemeente aan de slag gegaan, onder andere door het opzetten van een projectgroep.
Voorzieningen
Facilitair grondbeleid
Wij hebben geen nieuwe bevindingen ten opzichte van voorgaand jaar. Onze bevinding op de voorziening riolering uit voorgaand jaar is afgerond. De bevinding over de voorziening voor onderhoud is naar onze mening nog steeds van toepassing.
Prioriteit procesbevindingen Hoog: 4 2023: 5
Gemiddeld: 10 2023: 10
Laag: 3 2023: 3
Wij hebben geen nieuwe bevindingen geconstateerd. De twee bevindingen uit voorgaand jaar zijn nog onderhanden, maar is wel verbetering op zichtbaar. Wij merken dat dit onderwerp binnen de gemeente leeft en veel aandacht naar de verbetering toegaat.
Verhuur
We hebben geen nieuwe bevindingen geconstateerd in het huidige boekjaar. Van de twee openstaande bevindingen uit voorgaand jaar zijn alle bevindingen onderhanden. Ten opzichte van voorgaand jaar hebben hierin geen ontwikkelingen plaatsgevonden.
pagina | 10
2. Kwaliteit interne beheersing Belangrijkste aanbevelingen In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving opgenomen. Een gedetailleerde beschrijving van de detailbevindingen is opgenomen in bijlage (onderdeel 6 van deze managementletter). De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.
Status
opgelost actie ondernomen, maar nog niet afgerond geen actie ondernomen nieuwe bevinding
#
Proces
Bevinding
Prioriteit 2024
Prioriteit 2023
1
Facilitair grondbeleid
Onvolledig inzicht in activiteiten en bijbehorende bestedingen die ten behoeve van de facilitaire projecten worden uitgevoerd.
Hoog
Hoog
2
Facilitair grondbeleid
Geen inzicht in te verwachten resultaten op projecten door onvoldoende inzicht in toekomstige kosten.
Hoog
Hoog
3
Subsidiebaten
Geen geformaliseerd proces ingericht op de volledige en nauwkeurige verantwoording van subsidiebaten
Gemiddeld
Gemiddeld
4
Voorziening Riolering
Geen geformaliseerd proces ingericht rondom scheiding van de baten en lasten die samenhangen met de verschillende uitgaven met betrekking tot Riolering
-
Gemiddeld
5
Onderhoudsvoorzieningen
Periodieke analyse op uitputting van budgetten in beheerplannen Onderhoud niet geformaliseerd ingericht.
Gemiddeld
Gemiddeld
6
Financieel beheer
Beperkte mogelijkheid tot monitoring vanuit de financiële administratie
Gemiddeld
Gemiddeld
7
Inkopen
Ontbrekende verplichtingenadministratie
Laag
Laag
8
Inkopen
Geen eenduidige registratie inkoopdossiers
Laag
Laag
9
Inkopen
Onderbouwing prestatielevering
Hoog
Hoog
pagina | 11
2. Kwaliteit interne beheersing Vervolg: Belangrijkste aanbevelingen In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving opgenomen. Een gedetailleerde beschrijving van de detailbevindingen is opgenomen in bijlage (onderdeel 6 van deze managementletter). De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.
#
Proces
Bevinding
10
Financieel beheer
11
Status
opgelost actie ondernomen, maar nog niet afgerond geen actie ondernomen nieuwe bevinding
Prioriteit 2024
Prioriteit 2023
Beperkte inrichting verbijzonderde interne controle
Gemiddeld
Gemiddeld
Financieel beheer
Geen zichtbare controle op memoriaalboekingen
Gemiddeld
Gemiddeld
12
Subsidielasten
Controle op subsidieverstrekkingen vindt plaats zonder checklist
Laag
Laag
13
Wmo (ZIN)
Wmo hulpmiddelen in eigendom zitten niet in de administratie
Hoog
Hoog
14
Omgevingsvergunningen
Geen tweede toetsing op de gehanteerde bouwkosten in de vergunningsaanvraag
Gemiddeld
Gemiddeld
15
Grondexploitatie
Onvolledige onderbouwing van uitgangspunten in de grondexploitatie
Gemiddeld
Hoog
16
Parkeerbelasting
Monitoring volledigheid parkeeropbrengsten
Gemiddeld
Gemiddeld
17
Verhuur
Geen zichtbare controle op de volledigheid van het contractenregister
Gemiddeld
Gemiddeld
18
Verhuur
Geen eenduidige werkwijze binnen het verhuurproces
Gemiddeld
Gemiddeld
pagina | 12
2. Kwaliteit interne beheersing Waarnemingen controleomgeving De controleomgeving vormt de basis voor de opzet en effectieve werking van de processen binnen uw organisatie. Onderstaand hebben wij onze waarnemingen ten aanzien van de verschillende elementen van de controleomgeving weergegeven. Naar ons oordeel biedt de controleomgeving een goede basis voor de interne beheersing als geheel. Elementen controleomgeving
Waarnemingen
1
Monitoring
• De raad houdt actief toezicht.
2
Informatie & communicatie
• Tussentijdse rapportages zijn tijdig beschikbaar en worden gedeeld met het college en de raad.
3
Controleactiviteiten
• Ons algemene beeld is dat de belangrijkste processen voldoende zijn ingericht. Middels de tussentijdse rapportages worden afwijkingen onderkend en waar nodig vindt bijsturing plaats.
4
Risicobeoordeling
• Er is een frauderisicoanalyse opgesteld in 2023. Hierin worden de belangrijkste frauderisico’s per proces genoemd aan de hand van de fraudedriehoek. In 2024 is deze niet ge-update.
• Per proces is een risico-inschatting gemaakt in het kader van de interne controlewerkzaamheden. • De directie is op de hoogte van de belangrijkste risico’s en streeft ernaar deze te ondervangen door passende interne beheersingsmaatregelen in te stellen. 5
Controleomgeving
• • • •
Er is sprake van oogtoezicht door het management en de directie Primaire functiescheiding is ingericht. Interne gedragscode wordt nageleefd. Positieve cultuur en sfeer op de werkvloer.
pagina | 13
2. Kwaliteit interne beheersing Beheersing fraude- en corruptierisico’s Als onderdeel van de interim-controle hebben wij beoordeeld of ten aanzien van de belangrijkste fraude- en corruptierisico’s beheersingsmaatregelen zijn getroffen en in hoeverre wij kunnen steunen op deze maatregelen. #
Fraude-/corruptierisico
Beheersingsmaatregel
1
Het risico op een afwijking van materieel belang als gevolg van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management.
Er is een vier-ogen principe op memoriaalboekingen, maar niet voldoende zichtbaar op basis waarvan een memoriaalboeking wordt goedgekeurd. Ook wordt het vier-ogen principe niet toegepast in de financiële administratie, maar in de aanlevering van de stukken. Daardoor is er geen controle op het invoeren van de memoriaalboeking in de financiële administratie.
2
Het risico op onrechtmatige onttrekkingen van middelen.
Via de procuratieregeling in het betaalpakket is functiescheiding bij betaling afgedwongen. Hierbij is geen zichtbare controle op bankrekeningnummer. Er wordt wel gewerkt met hash totalen, deze controleren wij als onderdeel van onze gegevensgerichte werkzaamheden. Crediteurstamgegevens: Mutaties van crediteurstamgegevens dienen altijd door 2 autorisaties te worden goedgekeurd. Echter is er niet in het systeem zichtbaar waar de controle op is uitgevoerd. Zodoende zullen wij dit ook nader gegevensgericht controleren.
Voor beide risico’s zijn beheersingsmaatregelen ingericht, echter deze dekken ofwel het risico niet volledig af, ofwel hebben wij van geconstateerd dat deze onvoldoende specifiek zijn om op te kunnen steunen. Voor beide risico’s hebben wij daarom het restrisico op hoog gezet en zullen wij aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden op verrichten. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij geen aanwijzingen voor mogelijke fraude of corruptie.
pagina | 14
2. Kwaliteit interne beheersing Samenwerking en inrichting van de Verbijzonderde Interne Controle Onderwerp
Omschrijving
Samenwerking
Als voorbereiding op de interim-controle hebben wij een evaluatie gedaan van het controleproces van voorgaand jaar en zijn er tussen ons en de gemeentelijke organisatie heldere afspraken gemaakt over de verwachtingen voor het controleproces van 2024 (bijvoorbeeld ten aanzien van inkopen en aanbestedingen). Tijdens de interim-controle hebben wij in een prettige en op constructieve wijze samengewerkt met de gemeente. Vanuit de gemeente hebben wij één centraal aanspreekpunt en dat werkt erg prettig. Ook de samenwerking met Financiën en Concerncontrol verloopt op een fijne wijze. Belangrijke elementen in de samenwerking hierbij zien onder andere toe op: • proactieve afstemming van belangrijke aandachtsgebieden, bijvoorbeeld ten aanzien van de detailcontroles op de inkopen; • tijdig wordt initiatief genomen vanuit de gemeente over bijzonderheden, bijvoorbeeld over de wens om urenschrijven te gaan implementeren en de gevolgen voor de jaarrekeningcontrole; • inspanning om te zorgen dat alle gewenste informatie op een adequate wijze en voor aanvang van de controle aanwezig is • bereidheid en beschikbaarheid van medewerkers om onze vragen op een adequate wijze en tijdig te beantwoorden.
Inrichting en kwaliteit VIC
Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing is de (verbijzonderde) interne controlefunctie. Binnen gemeente Rijswijk is afgelopen tijd veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van de eerste en tweede lijn. Zo zijn afgelopen jaar veel nieuwe business controllers gestart om de tweede lijn in positie te krijgen. Wij zien dat de VICfunctie binnen bepaalde processen geen of zeer geringe rol heeft. Ook zien wij dat binnen bepaalde processen de derde lijn is verschoven naar Financiën. In de gevallen dat deze functie naar Financiën is verschoven, zien wij dat de derde lijn onvoldoende wordt opgepakt. Wij adviseren u om te herevalueren per proces welke team het beste de derdelijns controle kan uitvoeren zodat de kwaliteit van voldoende niveau wordt. Wat betreft interne controle is er per proces een werkprogramma beschikbaar waarin risico’s, toetspunten en werkzaamheden worden uitgewerkt. Er wordt momenteel gewerkt aan een overkoepelend interne controleplan, ook in het kader van de Rechtmatigheidsverantwoording. In onze opties bevat een kwalitatief goed intern controleplan een opbouw die gebaseerd is op de financiële omvang van posten en stromen, waarin deze posten en stromen vervolgens worden gekoppeld aan relevante wet- en regelgeving en waarin de daaruit voortkomende relevante risico’s zijn gedefinieerd. Wij adviseren u dit mee te nemen in de uitwerking van uw interne controleplan.
pagina | 15
2. Kwaliteit interne beheersing Samenwerking en inrichting van de Verbijzonderde Interne Controle (vervolg) Onderwerp
Omschrijving
Inrichting en kwaliteit VIC
Uitvoerend zien wij verdere verbetermogelijkheden voor de VIC functie in het nauwkeurig vastleggen van gegevens in de rapportage van bevindingen. Zo merkten wij op dat de rapportage voor het Sociaal Domein verouderde gegevens bevatte. Het is belangrijk dat de gegevens in de rapportage aansluiten bij de onderliggende dossiers.
Three lines Model
Op de volgende pagina hebben wij de three lines uitgewerkt voor relevante processen. Dat wil zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: • 1e lijn: in het primaire proces, onder de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. • 2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waarbij de checks en balances zijn ingericht om fouten te signaleren. • 3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf. Op de volgende pagina is zichtbaar dat de 3de lijn bij een aantal processen nog niet betrokken is. Afgelopen periode is hard gewerkt aan de verbetering van de 1e en 2e lijn. De 3e lijn had hierbij een stimulerende rol, waarbij zij vanuit hun expertise hebben geadviseerd over het inrichten van de interne controles in de 1e en 2e lijn. We zien dat, nu de 1e en 2e lijn meer robuust zijn ingericht, er meer aandacht komt voor het inrichten van de 3e lijn om te laten aansluiten met de 1e en 2e lijn. Hierbij worden afgewogen keuzes gemaakt om niet bij elk proces intensief betrokken te zijn vanuit de 3e lijn. Dit is natuurlijk een mogelijkheid, maar wij adviseren om dit wel te laten terugkomen in het overkoepelende interne controleplan om zo ook College en Raad hierover te informeren.
pagina | 16
2. Kwaliteit interne beheersing 1e lijn
2e lijn
3e lijn
Nr.
Proces
Toelichting
1
Inkopen en betalingen
De beheersing rondom vastlegging van de prijs en prestatielevering is nog onvoldoende om hierop te kunnen steunen binnen de eerste en tweede lijn. Wij signaleren dat de kennis van de prestatieleveringen nog beperkt binnen de organisatie aanwezig is. De derde lijn wordt momenteel ingevuld door Financiën. Maar vanuit Financiën is de kennis en ervaring onvoldoende, ondanks dat hier hard aan is gewerkt in 2024 door de gemeente. Dit heeft ook deels te maken met het feit dat er aan andere onderwerpen meer prioriteit is gegeven, zoals de implementatie van het nieuwe financiële pakket.
2
Aanbestedingen
De spendanalyse die door de organisatie wordt opgezet is in basis toereikend. Met de implementatie van het nieuwe financiële pakket per 1-1-2025 zal verdere opvolging worden gegeven aan de bevinding over de verplichtingenadministratie. We hebben nog aantal aanbevelingen voor de spendanalyse, hiervoor verwijzen wij naar sectie 4 van deze management letter.
3
Lonen en salarissen
Het reguliere personeelsproces (indienst, uitdienst, mutaties) verloopt goed. Echter de koppeling tussen financiële administratie en salarisadministratie is onvoldoende, dit kwam naar voren in de jaarrekeningcontrole 2023 door een groot aansluitingsverschil. Voor jaarafsluiting 2024 zijn stappen gezet, hier zullen wij naar kijken in het voorjaar 2025. De VIC heeft geen actieve rol in de interne controle op het personeelsproces.
4
Subsidieverstrekkingen
Op dit moment wordt de checklist voor volledigheid en vergelijkbaarheid bij het verstrekken van subsidies binnen de gemeente Rijswijk nauwelijks gebruikt. Dit heeft meerdere oorzaken. Het streven is om dit op te lossen met het aanpassen van de subsidieverordening. De uitdaging is dat het over verschillende afdelingen heengaat en er is geen procescoördinator. Daarom wordt nu een verbeterplan opgesteld, die bij de Raad wordt ingebracht. De derde lijn wordt ingevuld door team Financiën. Ook hierbij zien wij dat Financiën voornamelijk fungeert als “doorgeefluik” in plaats van zelf een interne controle uit te voeren op de aanlevering.
5
Grondexploitaties
Gezien de beperkte omvang van de projectorganisatie is functiescheiding niet altijd mogelijk binnen de 1e of 2e lijn. Wij signaleren wel een gedegen 2e lijn controle op de grondverkopen, echter ontbreekt een ‘onafhankelijke’ interne toetsing op de juiste uitgangspunten in de waardering. Dit is een bewuste keuze vanuit de Gemeente Rijswijk doordat vanuit VIC geen expertise in huis is om het op zijn waarde te beoordelingen vanwege gebrek aan marktkennis. Daarom besloten om de interne controle uit te besteden aan ons als accountant.
6
Belastingen
Vanuit de eerste lijn worden aantal controles uitgevoerd bij de jaarrekening, zoals gegevensgerichte cijferanalyses. Tweede lijn is met name rood doordat geen toetsing plaatsvindt op de informatie aangeleverd door de externe partijen op de parkeeropbrengsten. Derde lijn heeft een minimale rol in de belastingen.
7
Participatiewet
Wij constateren dat de tweedelijnscontrole in het boekjaar 2024 zijn uitgevoerd in overeenstemming met de afspraken die hierover gemaakt zijn. De tweede lijn zoals deze binnen de gemeente Rijswijk wordt uitgevoerd is echter primair gericht op kwaliteit en niet specifiek op interne beheersing. Om ook een oordeel over de rechtmatigheid bij de jaarrekening te kunnen geven zijn daarnaast dossiercontroles uitgevoerd. Momenteel richt Gemeente Rijswijk zich op doorontwikkeling van de interne controle binnen het Sociaal Domein. Dit betekent minder focus op detailcontroles, maar meer focus op bijvoorbeeld uitvallijsten.
Geen bevinding met kans op materiële fouten,
Eén of enkele bevindingen met geringe
Meerdere bevindingen en aanbevelingen met
enkel aanbeveling ter verdere optimalisatie
impact resterend
mogelijke grote impact
Niet betrokken bij het proces
pagina | 17
2. Kwaliteit interne beheersing 1e lijn
2e lijn
3e lijn
Nr.
Proces
Toelichting
8
Jeugdwet ZIN
Wij constateren dat de tweedelijnscontrole in het boekjaar 2024 zijn uitgevoerd in overeenstemming met de afspraken die hierover gemaakt zijn. De tweede lijn zoals deze binnen de gemeente Rijswijk wordt uitgevoerd is echter primair gericht op kwaliteit en niet specifiek op interne beheersing. Om ook een oordeel over de rechtmatigheid bij de jaarrekening te kunnen geven zijn daarnaast dossiercontroles uitgevoerd.
9
Wmo ZIN
Wij constateren dat de tweedelijnscontrole in het boekjaar 2024 zijn uitgevoerd in overeenstemming met de afspraken die hierover gemaakt zijn. De tweede lijn zoals deze binnen de gemeente Rijswijk wordt uitgevoerd is echter primair gericht op kwaliteit en niet specifiek op interne beheersing. Om ook een oordeel over de rechtmatigheid bij de jaarrekening te kunnen geven zijn daarnaast dossiercontroles uitgevoerd.
10
Omgevingsvergunningen
Wij constateren dat de functiescheiding in dit proces niet duidelijk is ingericht, waardoor de financiële administratie zelf een deel van de uitvoering van dit proces heeft opgepakt. Wij adviseren de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in dit proces te beoordelen en toe te wijzen. In 2024 zijn stappen gezet binnen het primaire proces gericht op de betrouwbaarheid van de bouwsommen. Tweede lijn toetst per jaareinde de bouwsommen. Vanuit de VIC kunnen vervolgens aantal dossiers worden getrokken. Dat wordt op dit moment niet gedaan.
11
Huren en pachten
Momenteel lopen er een aantal trajecten met als doel om de vastgoedorganisatie van Rijswijk naar een kwalitatief hoger plan te tillen, waaronder het specifiëren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen dit proces. Bij de jaarrekeningcontrole in het voorjaar 2024 wordt dit hopelijk meer duidelijk, maar tot heden is dat onvoldoende zichtbaar voor ons. Derde lijn heeft momenteel geen rol in huren en pachten.
12
Facilitaire projecten
De spelregels voor het verantwoorden van facilitaire projecten zijn gedurende 2024 aangepast. In de spelregels is onder andere duidelijk vastgelegd wat de verschillende verantwoordelijkheden zijn van de functionarissen binnen het proces van facilitaire projecten. Wij merken hierbij een grote vooruitgang in dit proces, maar constateren hierbij dat de implementatie nog niet is afgerond. VIC is nog niet betrokken bij facilitaire projecten. De wens is om hierbij wel betrokken te raken als VIC.
13
Voorzieningen
Wij constateren dat de monitoring op de uitputting van de onderhoudsvoorzieningen nog niet toereikend is gewaarborgd in de interne beheersing van de gemeente. Hierdoor bestaat het risico dat niet tijdig worden bijgestuurd, doordat niet zichtbaar is dat de werkelijke onderhoudskosten mogelijk hoger zijn dan begroot is op basis van de beheerplannen. Vanuit de gemeente is wel aangegeven dat jaarlijks een onderhoudsplan wordt opgesteld en dat hierbij verschillen met het lange termijn plan duidelijk worden. Hierop wordt echter het lange termijnplan niet aangepast. De VIC heeft geen rol in dit proces. Bij de overige voorzieningen hebben wij geen opmerkingen.
14
Subsidiebaten
De gemeente Rijswijk heeft in januari 2024 een projectgroep gestart met de inrichting van een proces voor verwerving en verantwoording van externe subsidies en het hierbij benodigde instrumentarium. Onder begeleiding van een externe expert, IgniteGroup, is gewerkt aan een handboek dat de rollen, taken en verantwoordelijkheden beschrijft voor het te implementeren proces. De VIC functie is hierbij niet verder betrokken.
Uit bovenstaande beeld komt naar voren dat wij nog niet optimaal op de processen kunnen steunen maar in samenwerking met de VIC grotendeels een gegevensgerichte aanpak hanteren. Wij bespreken uiteraard graag met u de mate van beheersing en het gewenste ambitieniveau.
pagina | 18
2. Kwaliteit interne beheersing Rechtmatigheidsverantwoording In onderstaand model hebben wij voor de belangrijke onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording de huidige status opgenomen met eventueel een aanbeveling. Nr.
Onderdeel
Status
Toelichting
1
Vaststellen normenkader 2024
Het normenkader 2024 wordt vastgesteld door de raad in december 2024. Wij hebben het concept ingezien en hebben hier geen verdere opmerkingen bij. Na vaststelling akkoord.
2
Vaststellen controleprotocol 2024
Het controleprotocol is vastgesteld in 2023 voor onbepaalde periode
Vaststellen geactualiseerde financiële verordening, controleverordening (inclusief verantwoordingsgrens en nadere duiding begrotingsrechtmatigheid
De financiële verordening is vastgesteld in 2023 voor onbepaalde periode.
3
Er wordt geen controleverordening gehanteerd binnen Gemeente Rijswijk.
4
Actueel intern controleplan
Voor 2024 hebben wij de individuele controle plannen per geïdentificeerd proces ontvangen, waarbij een overkoepelend plan ontbreekt. Momenteel wordt gewerkt aan overkoepelend plan en deze komt in 2025 beschikbaar.
5
Bepalen posten en stromen in scope (t.o.v. verantwoordingsgrens)
Momenteel op basis van omvang en risico-inschatting. Dit kan verder uitgebreid worden met complexiteit, subjectiviteit en overige overwegingen.
6
Actuele risicoanalyse per proces in scope
Voor 2024 hebben wij de individuele controle plannen per geïdentificeerd proces ontvangen. Hierin staan ook de risicoanalyses per proces opgenomen.
7
Actuele procesbeschrijving met beheersingsmaatregelen
Hiervoor hebben wij tijdens de interim gesprekken gevoerd. Hiermee bespreken wij de mogelijke wijzigingen. Per proces heeft de gemeente ook procesbeschrijvingen uitgewerkt, hier maken wij geen gebruik van in onze controle.
8
Uitgewerkt toetsingskader
Het toetsingskader welke van belang is voor het specifieke proces wordt genoemd in de verschillende controle plannen.
9
Actuele controlewerkprogramms’s
Voor 2024 hebben wij de individuele controle plannen per geïdentificeerd proces ontvangen. Hierin staan ook de controlewerkprogramma’s opgenomen.
pagina | 19
3
IT omgeving
3. IT omgeving Algemeen
Continuïteit en beveiliging
Wij hebben de beheersing van de IT-omgeving van de gemeente Rijswijk onderzocht. Hierbij hebben wij gekeken naar het algemene netwerk, Key2Financiën, ZorgNed en Suites Sociaal Domein. Bij onze werkzaamheden hebben wij aandacht besteed aan toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer, continuïteit en beveiliging en overige onderwerpen.
Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in de beheersing van risico’s gericht op continuïteit van de bedrijfsvoering en de IT systemen. Voor continuïteit is het met name belangrijk om zo snel mogelijk weer “up and running” te zijn. Aangezien het netwerk bij de gemeente Delft is belegd hebben wij een deelwaarneming op locatie bij hen uitgevoerd. Hier zijn geen verhoogde risico’s naar voren gekomen. Wij concluderen daarom dat Gemeente Rijswijk voldoende in staat is om bij discontinuïteit de IT systemen en de bedrijfsvoering te herstellen binnen korte tijd.
In 2025 wordt een nieuw financieel pakket geïmplementeerd (ERPx). Het implementatietraject heeft ook van ons als accountant specifieke aandacht. In het kader van de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole op pagina 25 gaan we hier nader op in.
Toegangsbeveiliging Logische toegangsbeveiliging gaat om authenticatie en autorisatie. Authenticatie verifieert de identiteit van de gebruiker, autorisatie stelt de toegangsrechten voor de gebruikers vast. Voor alle applicaties hebben wij vastgesteld dat toegangsbeveiliging voldoende is ingericht, waarbij wij voor Key2Financiën nog aanbevelingen zien. Deze zullen echter vervallen bij de implementatie van het nieuwe financiële pakket per 1 januari 2025.
Wijzigingsbeheer Bij het toetsen van wijzigingsbeheer wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor alle applicaties hebben wij vastgesteld dat hiervoor een procedure is ingericht en dat deze ook wordt gevolgd in de praktijk.
Overige onderwerpen Het is voor ons van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT-omgeving. In het geval van de gemeente Rijswijk wordt in hoge mate gesteund op de leverancier van het netwerk en leverancier van de relevante applicaties. Hierbij vinden wij het belangrijk dat afspraken voldoende duidelijk zijn beschreven in de Service Level Agreements en overige beleidsstukken. Wij concluderen dat dit binnen Gemeente Rijswijk voldoende is geformaliseerd en dat met leveranciers een wederzijdse verstandhouding is over de rechten en verantwoordelijkheden van elk van de partijen.
Detailbevindingen Voor de detailbevindingen bij de verschillende IT applicaties verwijzen wij naar de bijlage.
pagina | 21
4
Voorbereiding jaarrekeningcontrole
4. Voorbereiding jaarrekeningcontrole Inleiding Om aan uw behoeften te kunnen voldoen en om het proces voor de jaareinde controle efficiënt te laten verlopen vinden wij het belangrijk om vooraf afspraken te maken, het proces regelmatig te evalueren en onze bevindingen met u te delen. Planning Wij starten met de jaarrekeningcontrole op 21 april 2025. Om de jaarrekeningcontrole efficiënt te laten verlopen is het belangrijk dat vóór deze datum een concept jaarverslag en jaarrekening inclusief sluitende controledocumentatie aanwezig is. Voor de benodigde controledocumentatie (het balansdossier) zullen wij een aparte PBC lijst aanleveren, inclusief deadlines voor de aanlevering van de documentatie. Steekproeven Gedurende het jaar hebben wij al steekproeven uitgevoerd voor inkopen en sociaal domein. Voor aanvang van de jaareinde controle zullen wij de steekproeven voor inkopen en sociaal domein uitzetten voor de resterende periode. Hiervoor is het noodzakelijk dat u tijdig de administratie afsluit en de auditfile aan het controleteam verstrekt. Voor de overige processen zullen wij gedurende de jaarrekeningcontrole de steekproeven trekken. Kwaliteit van cruciaal belang Voor een efficiënte controle en korte doorlooptijd is van cruciaal belang om een interne kwaliteitscheck uit te voeren op de door uw medewerkers aangeleverde stukken.
Dit voorkomt onnodige vragen en uitzoekwerk gedurende de jaarrekeningcontrole. Onze verwachtingen Om een kwalitatief goede en efficiënte controle uit te voeren verwachten wij van u: • Complexe vraagstukken worden vooraf met ons afgestemd op basis van uw eigen standpunt; • Tijdige aanlevering van de (volledige) jaarrekening aansluitend met uw administratie en het concept jaarverslag; • Maximaal twee versies van het jaarverslag en de jaarrekening (concept en definitief);
pagina | 23 pagina | 23
4. Voorbereiding jaarrekeningcontrole Onze verwachtingen (vervolg) • Tijdige en volledige aanlevering van het balansdossier volgens de PBC lijst; • Uw medewerkers zijn voldoende beschikbaar om vragen (tijdig) te beantwoorden; • Na het opmaken van de jaarrekening wordt niet meer geboekt in de administratie van het te controleren boekjaar. Aandachtspunten vanuit accountantsverslag 2023 voor jaarrekening 2024 In ons accountantsverslag over boekjaar 2023 hebben wij aandacht gevraagd voor een aantal onderwerpen. Wij verzoeken hier kennis van te nemen in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole over boekjaar 2024. De onderwerpen waren: • Rechtmatigheidsverantwoording; wij hebben meerdere aanbevelingen gedaan voor het voorwaarden- en begrotingscriterium. Bij het voorwaardencriterium ging dit met name over het opknippen van opdrachten en het volgen van de spoedprocedure. Bij het begrotingscriterium waren onze aanbevelingen gericht op invulling geven aan tijdigheid en acceptabel. Wij vragen hier uw aandacht voor. • Specifieke uitkeringen; tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij veel extra tijd besteed aan de SiSa-verantwoording. Inmiddels zijn wij reeds meegenomen in de verantwoording over 2024. Maar wij willen u vragen ons actief te blijven informeren over de verantwoording van de SiSaregelingen en ons te betrekken bij knelpunten.
• Inzicht in parkeeropbrengsten; binnen gemeente Rijswijk wordt gebruik gemaakt van meerdere externe partijen om de opbrengsten voor parkeren te incasseren. Wij merkten op dat de beheersing hierop onvoldoende is. Inmiddels hebben wij begrepen dat hier verbeteracties op zijn gezet in 2024. Wij zullen deze beoordelen tijdens de jaarrekeningcontrole. • Onderbouwing financiële situatie facilitaire projecten; in 2023 heeft de gemeente verbeterstappen gezet voor onderbouwing van de financiële situatie per balansdatum. In 2024 hebben wij gesprekken gevoerd om dit verder aan te scherpen en begrepen dat verdere verbeteringen worden doorgevoerd de komende maanden. Wij zullen de financiële situatie en de gezette verbeterstappen bespreken tijdens de jaarrekeningcontrole. • Financiële positie vanaf “ravijnjaar 2026”; wij zijn in het voorjaar 2024 meegenomen in de bezuinigingsmaatregelen om het tekort vanaf het “ravijnjaar 2026” terug te dringen. Ook zijn wij geïnformeerd over de communicatie met Provincie Zuid-Holland over hun toezichthoudende functie op de gemeente. Tijdens de jaarrekeningcontrole gaan wij hier nogmaals over in gesprek met de gemeente.
pagina | 24
4. Voorbereiding jaarrekeningcontrole Aandachtspunten vanuit accountantsverslag 2023 (vervolg) Onderbouwing prijs en prestatie inkoopfacturen; in 2023 hebben wij aanbevelingen gedaan om de prijs en prestatie op inkoopfacturen goed te kunnen onderbouwen. In 2024 zijn stappen gezet maar tijdens de interimcontrole merken wij dat dit proces nog niet op orde is. Graag uw aandacht hiervoor richting de jaarrekeningcontrole. Gebruik van data-analyse Om te komen tot een efficiënte en effectieve controle maken wij gebruik van data-analyse. Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de geplande dataanalyses. Afhankelijk van de bevindingen naar aanleiding van de data-analyses, voeren wij waar nodig aanvullende (gegevensgerichte) werkzaamheden uit.
Analyse
Effect op de controle
Journal entry testing op basis van auditfile
Door het inlezen van de auditfile in onze data factory, krijgen wij snel en diepgaand inzicht in de financiële transacties binnen uw organisatie.
Bankanalyse uitgaande betalingen
Door het inlezen van de CAMT.053 en SEPA bestanden in onze data factory, krijgen wij snel en diepgaand inzicht in alle uitgaande betalingen die zijn verricht vanuit de betaalomgeving van de BNG.
Implementatie nieuwe financiële pakket (Unit4/ERPx) Momenteel is de Gemeente Rijswijk druk bezig met de implementatie van het nieuwe financiële pakket, te weten Unit4. Dit pakket zal in gebruik genomen worden per 1 januari 2025. Vanuit IT advisory zijn wij als adviespartner betrokken bij de implementatie. Hierdoor hebben wij vroegtijdig kunnen adviseren omtrent keuzes die gemaakt moesten worden. Vanwege onze onafhankelijkheid zijn wij vanuit het audit team hier niet bij betrokken geweest maar wij hebben vernomen dat de implementatie goed verloopt. De impact van de implementatie op de jaarrekeningcontrole 2024 is nog beperkt. De jaarrekening over boekjaar 2024 wordt nog opgesteld vanuit het oude financiële pakket. Wel zullen wij voor onze werkzaamheden op de overlopende posten het nieuwe pakket nodig hebben. Daarom kijken wij ook vanuit IT audit alvast mee met het nieuwe financiële pakket om betrouwbaarheid lijstwerk vast te stellen. Door de implementatie van het nieuwe pakket zullen meerdere bevindingen opvolging krijgen. Waar dit van toepassing is, staat dit per bevinding opgenomen in de bijlage. Ten slotte merken wij op dat de implementatie voor verhoogde werkdruk bij de ambtelijke organisatie zorgt om de verschillende P&C producten (jaarrekening, kadernota, begroting) tijdig af te ronden.
Wij verzoeken de ambtelijke organisatie ons hier goed in te blijven meenemen en aan te geven als iets niet haalbaar is.
pagina | 25
5
Actualiteiten
5. Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van verslagjaar 2023 hebben gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Met de aangepaste wetgeving streefde de overheid naar meer transparantie en controle op de uitgaven. Inmiddels zijn, zo goed als, alle jaarrekeningen 2023 afgetekend en zijn de eerste ervaringen met de rechtmatigheidsverantwoording duidelijk geworden. Uit de eerste evaluatie blijkt dat de rechtmatigheidsverantwoording nog niet zoveel toegevoegde waarde heeft gecreëerd voor de Raad als van tevoren was gehoopt. Het échte gesprek tussen het college en de Raad is in veel gevallen uitgebleven. Daarnaast blijkt dat de afweging van tijdigheid van begrotingsafweging op verschillende manieren is toegepast. Om hier voor 2024 meer duidelijkheid over te geven is de Kadernota Rechtmatigheid aangepast. De belangrijkste wijzigingen hierin zijn: de voorbeeldtabel die op 20 november 2023 op de website van de Commissie BBV is opgenomen als voorbeeld voor het inzichtelijk maken van (begrotings-) onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording is gewijzigd en nu dus opgenomen in de Kadernota zelf (pag.
34 en 35); een verduidelijking van wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd en wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd: dus wel onrechtmatig, maar acceptabel (pag. 33); een tekstuele aanpassing in de modelverantwoording ten aanzien van de geconstateerde bevindingen, specifiek in relatie tot de omvang van niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en welk deel acceptabel is op basis van de vastgestelde afspraken (zie pag. 42). Wij vragen u deze hanteren in de jaarstukken 2024; een aangepast hoofdstuk 2 om het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor raadsleden te verduidelijken; het niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording opnemen van geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn teniet gedaan. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Voor de volledigheid merken wij op dat tot op heden het BBV en BADO nog niet zijn aangepast.
pagina | 27
5. Actualiteiten Impact van duurzaamheidsverslaggeving steeds beter zichtbaar Met de invoering van de verplichte verantwoording over duurzaamheid / ESG in de jaarrekening van grote ondernemingen per 1 januari 2025 zien wij de aandacht hiervoor bij gemeenten ook sterk toenemen. Beleidsmatig zien we dit concreet terug in initiatieven zoals bijvoorbeeld ‘Global Goals’ (Global Goals voor Gemeenten | VNG). Op het gebied van verantwoording, financiën en verslaggeving constateren wij dat steeds meer wordt gevraagd van gemeenten. Enkele voorbeelden uit de praktijk: • Invoering Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024 voor de Co2-uitstoot van auto’s van werknemers bij organisaties van meer dan 100 werknemers; • Vanaf 2025 zal het hebben van een klimaatactieplan, op bedrijfs- of activaniveau, voor de meeste klanten een voorwaarde zijn om in aanmerking te komen voor BNG-financiering. De impact hiervan is hieronder nader toegelicht; • Stakeholders in het gemeentelijk domein (BNG, Ministerie en enkele (grote) gemeenten) werken in een groep met de naam ‘coalition of the willing’ vanaf 2023 samen om uniforme verslaggeving voor duurzaamheid te ontwikkelen. Onder andere als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen heeft de commissie BBV duurzaamheidsverslag-geving ook op haar agenda gezet.
Een eerste belangrijke stap voor het ontwikkelen van verslaggevingseisen voor gemeenten op het gebied van duurzaamheid. Als Baker Tilly dragen we op landelijk niveau bij door mee te denken over een goede, maar ook praktisch uitvoerbare, route naar duurzaamheidsverslaggeving voor gemeenten. Uit onze ervaring bij de invoering van ESG bij grote ondernemingen weten wij dat analyses van de belangrijkste te rapporteren waarden (door middel van een materialiteitsanalyse) en het betrouwbaar registreren van deze waarden essentieel zijn om tot een goede verantwoording te komen. Op tijd starten is daarom belangrijk. Wij helpen u als gemeente graag om de ontwikkelingen scherp te volgen en hierin de eerste stappen te zetten.
pagina | 28
5. Actualiteiten Impact van Sustainability op kredietverlening BNG Bank De BNG Bank verduurzaamt haar eigen activiteiten en streeft naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering. Sustainability heeft een centrale plek in de strategie van de BNG Bank. De BNG Bank wil gezamenlijk optrekken met de grootste sectoren waarin de bank actief is, om de uitstoot van de eigen organisatie én de emissies verbonden aan de kredietportefeuille terug te dringen. De BNG Bank heeft in haar Klimaatplan (Klimaatplan – Going Green (bngbank.nl) belangrijke doelen gesteld voor het behalen van klimaatdoelstellingen. Onderdeel hiervan is het niet meer financieren van organisaties die onvoldoende bijdragen aan deze klimaatdoelstellingen. Investeerders hechten ook grote waarde aan ESG voor wat betreft de klantacceptatie en kredietverleningen door de BNG Bank. Gemeenten hebben er baat bij om duurzaamheid in beeld te brengen om daarmee het investerend vermogen bij de BNG Bank te borgen. Als investeerders zich terugtrekken heeft dit namelijk gevolgen voor de financieringskosten voor de BNG Bank en drijft het de rente van kredietverlening omhoog. In het Sustainability beleidsdocument beschrijft de BNG Bank dat bij hun klanten voortgang op maatschappelijke doelstellingen wordt verwacht. Hiervoor gebruikt de BNG Bank strategische klantgesprekken en een ESG-rating model.
Daarbij wordt informatie gebruikt rondom Co2-intensiteit en omgang met klimaatrisico’s. Daarbij is het noodzaak voor gemeenten om te beschikken over een eigen klimaatdoelstelling.
Notities BBV Per 1 januari 2024 zijn verschillende notities ingrijpend gewijzigd. Over de ontwikkeling van de notitie rente en overhead hebben we u reeds in ons accountantsverslag 2023 geïnformeerd. De ingangsdatum is 1 januari 2025, maar eerdere toepassing is toegestaan. De gewijzigde notities zijn:
• • •
Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken Notitie rente Notitie overhead
Wij vragen aandacht voor deze notities en we verzoeken het college om te bepalen welke aanpassingen binnen uw gemeente gedaan moeten worden naar aanleiding van de notities. Gezien de relevantie van de notitie grondbeleid voor de gemeente Rijswijk gaan we hier in de volgende pagina nader op in.
pagina | 29
5. Actualiteiten Notitie grondbeleid Wijziging kostenverhaal bij facilitair grondbeleid - De bijdrage aan het kostenverhaal wordt niet meer in rekening gebracht via de omgevingsvergunning, maar via een aparte kostenverhaalsbeschikking. - Er zijn meer keuzemogelijkheden om kosten te verhalen. De kostensoortenlijst is uitgebreid, waardoor ook kosten kunnen worden verhaald van maatregelen in verband met de klimaatproblematiek (wateroverlast, hittestress) of de energietransitie (warmtenetwerken). - Er is in de Omgevingswet een regeling opgenomen voor verplichte financiële bijdragen aan ontwikkelingen. Dit zijn fysieke maatregelen die een functionele samenhang hebben met bouwactiviteiten in gebieden waar kostenverhaal plaatsvindt, maar die niet voldoen aan de criteria van profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid. Het gaat onder andere om maatregelen om het landschap te verbeteren, bijvoorbeeld door het slopen van varkensstallen en kassen. Aanpassingen op basis van voortschrijdend inzicht sinds de notitie Grondbeleid uit 2019 - De voorwaarden voor warme gronden zijn aangepast naar aanleiding van de praktijksituaties met ingang van boekjaar 2022. De aanpassing van de voorwaarden heeft betrekking op de volgende punten: • De gebiedsontwikkeling hoeft niet langer uitsluitend betrekking te hebben op woningbouw, maar kan ook betrekking hebben op bijvoorbeeld bedrijfsterreinen.
• De voorwaarde dat er betrokkenheid is bij de gebiedsontwikkeling van provincie of rijksoverheid vervalt. • De (toekomstige) bestemming(en), functie(s) en/of ontwikkeling betreffende het plangebied dien(en)t goed onderbouwd te worden. - Voorbereidingskosten bij zowel actieve als facilitaire grondexploitaties mogen na 5 jaar ook worden voorzien in plaats van te worden afgeboekt. Daarmee wordt gehandeld in lijn met de afschrijvingstermijn van 5 jaar voor immateriële activa, worden risico’s voor de gemeente beperkt, maar blijft de mogelijkheid bestaan om deze kosten alsnog te betrekken in een nog voorziene bouwgrondexploitatie of kostenverhaal. - De rentetoerekening aan actieve grondexploitaties wordt vereenvoudigd door toe te staan dat de in een gemeente reeds gehanteerde omslagrente ook wordt toegepast bij actieve grondexploitaties. - ‘Winstneming via de POC-methode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen èn kosten, vindt pas plaats als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is. - Binnen een gemengde exploitatie met bouwgrondexploitatie- en faciliterende projecten mag het resultaat gesaldeerd worden indien de deelgebieden onlosmakelijk in de ontwikkeling met elkaar verbonden zijn.
pagina | 30
5. Actualiteiten Wethouderspensioen De nieuwe pensioenwet is op 1 juli 2023 ingegaan. Uiterlijk 1 januari 2027 moeten alle werknemers en gepensioneerden duidelijkheid hebben over de gevolgen daarvan voor hun pensioen, alvorens 1 januari 2028 alle pensioenen worden overgezet. De nieuwe wet heeft ook gevolgen voor de pensioenen van politieke ambtsdragers, waaronder de pensioenen van wethouders. Zij vallen onder de pensioenregeling die is opgenomen in de Algemene pensioen- en uitkeringswet politieke ambtsdragers (Appa). Er is volgens BZK geen aanleiding om de bijzondere positie van politieke ambtsdragers in de pensioenregeling Appa tot uitdrukking te laten komen. Na de aanvaarding van de Wet aanpassing Appa zijn per 1 juli 2022 de inhoudelijke verschillen tussen het ABP reglement en de Appa opgelost waardoor de Appa en het ABP reglement gelijk zijn getrokken. Voor een groot deel van de politieke ambtsdragers geldt dus dat zij nu materieel al dezelfde pensioenregeling hebben als andere overheidswerknemers (die bij ABP zitten). Nu geldt voor politieke ambtsdragers nog dat de pensioenuitkeringen niet uit een pensioenfonds betaald worden, maar uit de begroting van de gemeenten. De gemeente heeft ter dekking van de toekomstige pensioenlasten in lijn met BBV een voorziening op de balans opgenomen, ter grootte van EUR 3,6 miljoen.
Het ligt voor de hand de pensioenen van politieke ambtsdragers, die immers ook werkzaam zijn in het overheidsdomein, op te nemen in de nieuwe premieregeling voor overheidswerknemers binnen de wettelijke kaders van de Wtp. Na het onderbrengen van de Appa-pensioenen bij het ABP door middel van een collectieve waardeoverdracht worden pensioenen niet meer direct betaald vanuit de gemeente. Daarnaast zal hiermee de pensioenvoorziening voor (voormalig) wethouders verdwijnen. Tot de uiteindelijk vastgestelde overgangsdatum geldt de huidige Appa. Op de overgangsdatum zullen bestaande Appa-aanspraken worden omgezet naar het nieuwe contract van het ABP. Dit betekent dat de regels van dat nieuwe contract ook van toepassing worden op de vóór de overgangsdatum al bestaande Appa-rechten. Dat kan door de voor de overgangsdatum opgebouwde pensioenaanspraken om te zetten in nieuwe individuele pensioenvermogens. Voor de overdracht van de Appapensioenen geldt dat de benodigde individuele pensioenvermogens eerst moeten worden berekend door het ABP. Vervolgens moeten deze door de betrokken overheidsinstellingen bij het ABP worden af-gefinancierd. Dit houdt een collectieve waardeoverdracht door alle betrokken overheden aan het ABP in.
Na een dergelijke affinanciering is er met ingang van de definitieve overgangsdatum geen sprake meer van het uit de begroting bekostigen van pensioenuitkeringen, maar is er sprake van fondsfinanciering. Een nog uit te voeren onderzoek door BZK zal zich nader richten op de omvang van de voorziening, de invloed van de rekenrente en de benodigde overdrachtswaarde. Daarbij moet worden aangetekend dat de verschillen tussen afzonderlijke gemeenten groot kunnen zijn. In aanloop naar de overgang moet per gemeente inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre een toereikende voorziening is getroffen. Wij achten het van belang de beschreven ontwikkelingen mee te nemen in uw risicoanalyse en wanneer er meer duidelijkheid is, de gevolgen te verwerken in de meerjarenbegroting.
pagina | 31
6
Bijlagen • 6a Opvolging detailbevindingen voorgaande jaren • 6b Bevindingen IT omgeving
6a. Bijlage - Opvolging detailbevindingen voorgaande jaren Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Bevinding
Onvolledig inzicht in activiteiten en bestedingen facilitaire projecten
Kans:
Middel
Jaar van constateren
2023
Impact:
Hoog
Constatering
Wij hebben in boekjaar 2022 geconstateerd dat het inzicht in de realisatie en de nog te verwachten kosten die betrekking hebben op de anterieure overeenkomsten uit facilitaire projecten beperkt was. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat er voor grote delen van de projecten reeds is gestart, maar nog wel dekking gezocht moet worden. Dit kan in de toekomst tot grote uitgaven leiden die momenteel nog niet zijn voorzien.
Risico
Het risico bestaat dat de verantwoorde baten en lasten in het boekjaar niet toegerekend worden aan de (juiste) projecten, waardoor geen toereikend inzicht bestaat in de projectresultaten van de verschillende facilitaire projecten.
Aanbeveling
Wij adviseren om voor de kwaliteit van de onderbouwing per balansdatum een betere financiële uiteenzetting te maken. De baten worden hierop afgestemd en dit vormt ook de basis voor het mogelijk opnemen van een voorziening verlieslatend project.
Opvolging 2024 en gevolgen voor de jaarrekeningcontrole
De gemeente Rijswijk is druk bezig met verschillende acties voor deze aanbeveling gedurende 2024. Zo wordt er gewerkt aan het actualiseren en verder uitwerken van projectbegrotingen en consolidatie, onderbouwing bij de projectbegrotingen, planningen voor alle gebieden, inzicht verkrijgen in de subsidies en balansposten voor de IOK/AOK ontkoppelen van de algemene posten. Wij merken hierbij een grote vooruitgang in dit proces, maar constateren hierbij dat de implementatie nog niet is afgerond.
Status bevinding: Actie ondernomen
Wij zullen bij de jaarrekening de aanwezige onderbouwing beoordelen voor de controle van de facilitaire projecten.
pagina | 33
6a. Bijlage - Opvolging detailbevindingen voorgaande jaren Detailbevindingen interne beheersing – Bevindingen per proces Bevinding
Geen inzicht in de te verwachten resultaten op facilitaire projecten
Kans:
Middel
Jaar van constateren
2023
Impact:
Hoog
Constatering
Wij constateren dat de gemeente in de afgelopen jaren een aantal omvangrijke facilitaire projecten heeft opgestart. Deze projecten bevinden zich in belangrijke mate nog in de beginfase. Met ontwikkelaars zijn afspraken gemaakt over de bijdragen die de ontwikkelaars doen in de kosten van de gemeente. In hoeverre hierin alle financiële risico’s voor de gemeente worden meegenomen en afgewogen wordt niet specifiek vastgelegd.
Status bevinding: Actie ondernomen
Wij constateren daarnaast dat de gemeente op dit moment geen prognoses heeft opgesteld van de toekomstige kosten om te komen tot een toereikend inzicht in hoe de totale gemeentelijke kosten, gerealiseerde kosten en toekomstige kosten, zich verhouden tot de totale vergoeding die met de ontwikkelaars is afgesproken. Dit inzicht is noodzakelijk om te bepalen of al dan niet sprake is van toekomstige verliezen en de voldoen aan de Nota Kostenverhaal.
Risico
Het risico bestaat dat niet alle financiële risico’s voor de gemeente in beeld zijn bij het aangaan van contracten en dat toekomstige verliezen niet tijdig worden gesignaleerd. Dit kan tot gevolg hebben dat toekomstige verliezen niet tijdig worden verantwoord. Daarnaast bestaat het risico dat toekomstige verliezen niet volledig zijn doordat niet alle toekomstige kosten in beeld zijn.