RIB 24 075 Evaluatie Algemene Subsidieverordening Rijswijk 2020 (ASV) en Beleidskader subsidies

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

24.093374 Tineke den Hartog 06-11749962 Bedrijfsvoering Financiën

De Raad Huis van de stad, Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Evaluatie Algemene Subsidieverordening Rijswijk 2020 (ASV) en Beleidskader subsidies

datum

15 oktober 2024

bijlage(n)

1. Inleiding Op 24 september 2019 heeft uw raad de ASV vastgesteld en aanvullend daarop is op 30 maart 2021 het Beleidskader subsidies vastgesteld. Het beleidskader geldt voor de subsidies vanaf 2022. In uw raad van 30 maart 2021 is toegezegd om een evaluatie uit te voeren. De resultaten van de evaluatie worden hierbij aan uw raad voorgelegd. 2. Kern informatie Aanpak evaluatie De input voor de evaluatie is zowel intern (I) als extern (II) verkregen: - I Intern is informatie bij een deel van de gemeenteambtenaren, die subsidieaanvragen behandelen, opgevraagd. Daarbij is vanuit verschillende invalshoeken (meerdere programma’s, beleidsproducten en onderdelen in de organisatie) informatie opgehaald. 10 gemeenteambtenaren hebben input geleverd; - II Extern zijn bij subsidierelaties enquêtes uitgezet bij zowel grotere organisaties als bij particuliere aanvragers. Een representatief beeld was het uitgangspunt voor de samenstelling van de groep. 10 subsidierelaties hebben de enquête ingevuld geretourneerd. Hierna volgen achtereenvolgend de resultaten van de gemeentelijke organisatie (I) en de subsidierelaties (II).

I Resultaten evaluatie gemeentelijke organisatie De kern van de resultaten uit de evaluatie vanuit de gemeentelijke organisatie: a) Geen integrale afweging van de subsidieaanvragen mogelijk door spreiding van aanvragen gedurende het jaar; b) Binnen de huidige werkwijze is het voor de meeste subsidies niet mogelijk om subsidieplafonds toe te passen; c) De ASV en het Beleidskader subsidies zijn te algemeen beschreven. Hierdoor is het moeilijk om concreet te sturen op het behalen van beleidsdoelen. Toelichting: Ad. a) Voor de behandeling van een subsidieaanvraag staat een termijn van 12 weken. Omdat de aanvragen binnenkomen op verschillende momenten (bijvoorbeeld in januari en juni), kunnen de aanvragen niet allemaal met elkaar worden vergeleken voordat de beschikkingen worden

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het Huis van de stad is te bereiken met

en richten aan: Gemeente Rijswijk, Financiën, Postbus 5305, 2280 HH

tram 17 en bus 23

Rijswijk

pagina 1 van 3

afgegeven. De aanvragen van januari moeten namelijk al zijn beschikt, voordat die van juni zijn ontvangen. Ad b) Het doel van een subsidieplafond is overschrijding van de budgetten, die door de raad beschikbaar zijn gesteld, te voorkomen. Zonder een subsidieplafond zal een aanvraag, die voldoet aan de criteria, in principe moeten worden toegekend. Omdat integrale afweging niet mogelijk is, zie punt a, kunnen ook subsidieplafonds niet op de juiste wijze worden toegepast. Later in een jaar zijn eerdere aanvragen immers al goedgekeurd. Maar de chronologie van aanvragen zegt niets over de mate waarin een subsidie aan een behoefte voldoet. Indien gebruik gemaakt wordt van subsidieplafonds en een verdeelsystematiek bij de huidige werkwijze maken aanvragen eerder in het jaar meer kans op honorering. Verder zijn de subsidiebudgetten verspreid over verschillende programma’s. Uw raad heeft, gelet op uw budgetrecht, het recht om verschuivingen van budgetten tussen programma’s goed te keuren. Zoals een budgettair neutrale verschuiving bij een tekort op subsidiebudget bij het ene programma en overschot op een subsidiebudget bij een ander programma. Het toepassen van subsidieplafonds over budgetten die meerdere programma’s beslaan, is daardoor in de praktijk lastig. Zonder uw goedkeuring kan immers niet geschoven worden tussen subsidiebudgetten uit meerdere programma’s.

Tenslotte moet een subsidieplafond tijdig worden gepubliceerd. De termijnen die gehanteerd zouden moeten worden, sluiten niet goed aan bij het huidig gemeentelijk begrotingsproces. Ad. c) In de praktijk worstelen subsidiebehandelaars met onduidelijke kaders op grond waarvan subsidie verleend kan worden. Door subsidiebehandelaars wordt bijvoorbeeld ervaren dat er sprake is van beperkte afwijzingsgronden in de ASV. Een financieel kader, zoals subsidieregelingen met een subsidieplafond, wordt daarbij bijvoorbeeld gemist. Ook het intern scoreformulier voor subsidies wordt niet als toegevoegde waarde ervaren. Zo is het lastig om objectieve scores te hangen aan een aanvraag op bijvoorbeeld het gebied van maatschappelijk welzijn. De mate van meetbaarheid en waardering verschilt bij elke aanvraag. Subsidiebehandelaars stellen voor te kijken naar mogelijkheden om deze kaders te verduidelijken, mogelijk is hiervoor aanpassing van de ASV nodig. II Resultaten evaluatie subsidierelaties Subsidierelaties konden via een schaal (1-5) aangeven hoe tevreden ze zijn met verschillende aspecten rondom het subsidiëringsproces. Niet elke subsidierelatie heeft zijn/haar cijfer toegelicht. Samengevat zijn de subsidierelaties tevreden (gemiddeld cijfer 4,2). Onderstaande resultaten kwamen terug in de toelichtingen: Vooral het contact, de afstemming en samenwerking met de gemeente worden gewaardeerd.

In het algemeen vinden de subsidierelaties het kader en proces duidelijk. Uit de antwoorden blijkt overigens dat soms inzicht in de reden van het huidige proces ontbreekt, zoals de indieningstermijn die gerelateerd is aan het begrotingsproces. De belangrijkste resultaten uit de evaluatie vanuit de subsidierelaties zijn: - a) Bij veranderingen in het kader en proces is er behoefte aan duidelijke communicatie. - b) De subsidierelaties vinden de deadline voor aanvragen erg ver voor het begrotingsjaar; - c) Enkele subsidierelaties hebben behoefte aan meerjarige subsidieafspraken. Verbeterpunten op basis van de evaluatie - Gebrekkige integrale afweging door spreiding van aanvragen gedurende het jaar; - Onvoldoende werkende subsidieplafonds en - Een te algemene ASV en Beleidskader. Een aantal ambities die ten grondslag lagen aan de ASV en het Beleidskader zijn dus nog onvoldoende bereikt. Daarnaast geven de reacties van subsidierelaties aanleiding om zowel de indieningstermijn als meerjarige subsidieafspraken te onderzoeken.

24.093374

6-11-2024 16:32

pagina 2 van 3

3. Gevolgen en/of vervolgtraject Naar aanleiding van de uitkomsten van de evaluatie zullen wij voorstellen uitwerken ter verbetering van de werking van de Algemene subsidieverordening en het Beleidskader subsidies. Het doel is om voor zowel gemeenteambtenaren als subsidieaanvragers een duidelijk kader en subsidieproces te scheppen, waarbij sprake is van een objectieve verdeling van het beschikbare subsidiebudget en budgetoverschrijdingen vermeden worden met inachtneming van de beginselen van rechtsgelijkheid en rechtszekerheid.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Bijlage(n): Geen

24.093374

6-11-2024 16:32

pagina 3 van 3