RIB 24 051 Horizontale verantwoording op het archief- en informatiebeheer
Tekst van het document
uw kenmerk uw brief van ons kenmerk
24.063035
inlichtingen bij doorkiesnummer
Bedrijfsvoering Informatie
De Raad Huis van de stad, Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424
betreft
Horizontale verantwoording op het archief- en Informatiebeheer 2023
datum bijlage(n)
9 juli 2024 1
Bijgaand treft u het KPI-verslag 2023 aan dat opgesteld is door de gemeentearchivaris. Dit verslag gebruikt het college van burgemeester en wethouders om zijn jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad en aan de provincie af te leggen over het gevoerde archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Het KPI-verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, opgesteld door de Vereniging van de Nederlandse Gemeenten. Deze KPI’s bieden inzicht in de kwaliteit van onze informatiehuishouding en de mate waarin de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen voor archiefbeheer. De algemene conclusie van het KPI-verslag 2023 is dat ons archief- en informatiebeheer, met inachtneming van de aanbevelingen van de archivaris, redelijk adequaat is. Een belangrijk verbeterpunt wat nog open staat heeft vooral te maken met het krijgen van grip op het beheer van de archiefwaardige informatie en (meta)data in de decentrale (vak)applicaties. Informatiebeheer is hiermee gestart en verwacht dit eind dit jaar af te ronden. Door de verhuizing naar het Huis van de stad moesten alle archieven worden overgebracht/uitgeplaatst aangezien er in het Huis van de stad geen archiefruimte meer is. Een deel van deze archieven wordt momenteel nog op een externe locatie bewerkt.
Wel zijn de achterstanden in de wettelijke vernietiging van archiefbescheiden uit het documentmanagementsysteem ingehaald. De aanbevelingen uit het KPI-verslag zullen worden verwerkt in een actieplan dat regelmatig wordt bijgewerkt en als een voortgangsrapportage zal dienen voor de organisatie. We blijven over de voortgang van de acties in gesprek met de gemeentearchivaris en de provinciale toezichthouder. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt een afschrift van het KPI-verslag aan de provinciale toezichthouder toegezonden.
S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden
Het Huis van de stad is te bereiken met
en richten aan: Gemeente Rijswijk, Informatie, Postbus 5305, 2280 HH
tram 17 en bus 23
Rijswijk
pagina 1 van 2
Voor de gedetailleerde resultaten en alle aanbevelingen van de toezichthouder, verwijzen wij u naar het bijgesloten verslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,
de burgemeester,
P.M. Schuit
H. Sahin
bijlage(n)
24.063035
Aanbiedingsbrief archivaris en bijlage KPI-verslag archief- en informatiebeheer 2023
29-8-2024 14:50
pagina 2 van 2