RIB 24 051 Bijlage B KPI-verslag archief- en informatiebeheer 2023

Stadsarchief Delft

Erfgoed Delft

Stadsarchief

Gantel 21 2635 DP Den Hoarn Bankrekening: IBAN NL59 BNGH 0285 1531 02 t.n.v. gemeente Delft/Stadsarchief Delft Behandeld door Jacqueline Jansen Telefoon +316 53 98 60 85

Retouradres

Stadsarchief Delft Postbus 78, 2600 ME Delft

College van burgemeester en wethouders gemeente Rijswijk Generaal Spoorlaan 2 2283 GM Rijswijk

jjansen@delft.nl Centraal nummer: Telefoon 015 2602341 Internet www .stadsarchiefdelft.nl E-mail stadsarchief@delft.nl

Datum

Onderwerp

20-06-2024

KPI verslag 2023 archief- en informatiebeheer

Ons kenmerk

5895434 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage

4

Geacht college,

Hierbij doe ik u het verslag toekomen van de Kritische Prestatie lndicatoren (KPI's) op het aspect archief- en informatiebeheer voor de gemeente Rijswijk over het jaar 2023. Sinds 2021 is de gemeente Rijswijk oranje (redelijk adequaat) bevonden op haar archief- en informatiebeheer. In 2023 heeft de gemeente Rijswijk verdere stappen gezet richting de kwaliteitsverbetering op dit gebied. Belangrijk om te noemen is dat de gemeente Rijswijk de achterstanden in de wettelijke vernietiging van archiefbescheiden afkomstig uit het documentmanagementsysteem in 2023 heeft ingehaald. Het jaar 2023 stand daarnaast met name in het teken van de verhuizing van de gemeentelijke organisatie naar het Huis van de Stad. Deze verhuizing heeft in november 2023 plaatsgevonden. De gemeente heeft hard gewerkt om alle archieven gereed te maken voor overbrenging dan wel uitplaatsing, aangezien in het Huis van de Stad geen archiefruimte meer aanwezig is. Gezien de omvang van deze archieven is het niet gelukt om dit voorafgaand aan de verhuizing rond te krijgen en de achterstand in overbrenging van de fysieke archieven in te halen. Dit betreft het secretariearchief 1990-1999 en de Bouwvergunningen en -tekeningen uit de periode voor 2000. De bewerking van deze archieven vindt verder plaats op een externe locatie.

In elk KPl-verslag staat een aantal aanbevelingen ter verbetering van het archief- en informatiebeheer. Binnen de gemeente zijn er nog een aantal aandachtspunten die geadresseerd dienen te worden.

Datum

20-06-2024 Ons kenmerk

5895434

Een belangrijk punt betreft het verkrijgen van grip op het beheer van de archiefwaardige informatie en (meta)data in de decentrale (vak)applicaties. Dit is nodig om volledig inzichtelijk te krijgen voor welke informatie in deze applicaties de bewaartermijnen niet nageleefd worden. Het niet naleven van de wettelijke bewaartermijnen vormt een risica op het gebied van privacywetgeving. Verder dient het kwaliteitssysteem consequent toegepast te worden. Er is veel beleid over archief- en informatiebeheer aanwezig binnen de gemeentelijke organisatie, maar de uitvoering van dit beleid blijft achter. Hierdoor zijn medewerkers zieh niet (of in mindere mate) bewust van informatiebeheervoorschriften, terwijl deze wel aanwezig en beschikbaar zijn. Met inachtneming van bovenstaande is de beoordeling over 2023 dat de gemeente Rijswijk redelijk adequaat, ofwel oranje, is op het gebied van archief- en informatiebeheer. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciaal toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten.

Gemeentearchivaris

2/2