RIB 24 051 Bijlage A Uitgaande brief aan de archivaris

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

5895434 19-06-2024 24.063511 E. Spiering (070) 326 17 38 Bedrijfsvoering Informatie

Stadsarchief Delft T.a.v. A. van der Weerd Gantel 21 2635 DP Den Hoorn

Huis van de stad, Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Reactie op KPI-verslag archief- en informatiebeheer

datum bijlage(n)

Geachte heer Van der Weerd, Met belangstelling hebben wij het KPI-verslag en de daarin opgenomen aanbevelingen gelezen. De door u genoemde aandachtspunten zijn ons bekend. Het afgelopen jaar stond echter in het teken van de opschoning en overbrenging van onze archieven vanwege de verhuizing van de gemeentelijke organisatie naar onze nieuwe locatie. Hierdoor hebben deze punten niet de nodige aandacht gekregen. Om het informatiebeheer van archiefwaardige informatie en metadata in de decentrale (vak)applicaties op orde te krijgen, zijn we gestart met een actieplan. Dit plan richt zich op het identificeren van applicaties met archiefwaardige informatie. Deze applicaties zullen gecontroleerd worden op wettelijke bewaartermijnen en het correcte beheer van archiefwaardige informatie en metadata. We verwachten het plan dit jaar te realiseren. Daarnaast staat ook de toepassing van het kwaliteitssysteem, bedoeld om de uitvoering van het informatiebeheerbeleid te controleren en te verbeteren, op de planning voor dit jaar. Ondanks de verbeterpunten zijn wij tevreden met de kwalificering “redelijk adequaat”. We doen ons best om dit niveau verder te verbeteren. Wij danken u voor uw waardevolle input en kijken uit naar een verdere samenwerking om ons archief- en informatiebeheer te optimaliseren.

Sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht informeren wij de gemeenteraad over de uitvoering van de Archiefwet. Ook dit jaar hebben wij uw verslag aan de raad aangeboden. Vervolgens is dit verslag aan de provincie Zuid-Holland verzonden die van deze verantwoordingsinformatie gebruik maakt bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht. Over de gerealiseerde aanbevelingen zullen wij u op de hoogte houden via de reguliere overlegcyclus met de archiefinspectie. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden

Het Huis van de stad is te bereiken met

en richten aan: Gemeente Rijswijk, Informatie, Postbus 5305, 2280 HH

tram 17 en bus 23

Rijswijk

pagina 1 van 1