RIB 24 045 Reactie accountantsrapport en advies auditcommissie

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

24.065245

inlichtingen bij doorkiesnummer

Concerncontrol

De Raad Huis van de stad. Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Collegereactie accountantsrapport jaarstukken 2023 en aanbevelingen auditcommissie

datum

2 juli 2024

bijlage(n)

1. Inleiding De jaarstukken 2023 zijn op 6 juni 2024 vastgesteld door het college en aangeboden aan uw raad. Op 20 juni 2020 is het accountantsrapport van Baker Tilly ontvangen. Op 24 juni heeft de Auditcommissie vergaderd en haar bevindingen en adviezen met uw raad gedeeld. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden is de accountant voornemens om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken bij de jaarrekening van de gemeente Rijswijk. De totstandkoming van de jaarrekening 2023 en de accountscontrole daarop zijn goed verlopen en tijdig afgerond. Intern evalueren we het proces, zorgen we voor een goede borging van de goede punten en geven de verbeterpunten een plek in de P&C cyclus. Ook met Baker Tilly zal een evaluatie uitgevoerd worden, zodat de interim- en eindejaarscontrole 2024 nog soepeler kan verlopen. 2. Kern informatie In deze raadsinformatiebrief geeft het college een reactie op zowel het accountantsrapport, als op de aanbevelingen van de auditcommissie. Hieronder wordt ingegaan op de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Rechtmatigheidsverantwoording Het jaar 2023 is het eerste jaar waarover de accountant geen rechtmatigheidsverklaring meer afgeeft (met uitzondering van die over de SISA regelingen). Conform de nieuwe bepalingen heeft het college een verantwoording over rechtmatigheid opgesteld in de jaarrekening.

De accountant controleert niet meer zelf de rechtmatigheid, maar wel of deze verklaring op een goede manier tot stand is gekomen. Het oordeel van de account hierover is positief. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringskredieten zijn op basis van de gemeentewet onrechtmatig. In de situatie waarin de accountant een oordeel moest geven over de rechtmatigheid nam de accountant niet alle begrotingsonrechtmatigheden mee in zijn oordeelsvorming, maar die waren daarmee nog niet rechtmatig. In de rechtmatigheidsverantwoording van het college worden deze onrechtmatigheden wel opgenomen. Daarbij is aangegeven welk gedeelte hiervan op basis van vooraf vastgesteld beleid (zoals opgenomen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet) als acceptabel worden aangemerkt.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, Concerncontrol, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het Huis van de stad is te bereiken met tram 17 en bus 23 pagina 1 van 2

Andere begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. In de financiële verordening is daar niet nader op ingegaan. De accountant en de auditcommissie adviseren om hier aanvullende duiding over op te nemen in de verordening. Wij zijn voornemens om eind dit jaar hiertoe een voorstel, via de auditcommissie, aan de raad te doen. Bevindingen Beheersing ontvangen specifieke uitkeringen Het aantal specifieke uitkeringen is wederom fors toegenomen. Afgelopen jaar is vroegtijdig gestart met de dossieropbouw van de diverse regelingen zodat de Sisa-verantwoording1 de juiste informatie geeft. De accountant signaleert dat er maatregelen zijn genomen om het proces op orde te krijgen, maar geeft aan dat dit nog voor verbetering vatbaar is. Geconstateerd is dat hierop een extra kwaliteitsborging nodig is, zodat vragen van de accountant meer ‘first time right’ beantwoord worden. Parkeeropbrengsten De accountant heeft gesignaleerd dat er bij de naheffingen geen zichtbare aansluiting is tussen de gerapporteerde bedragen de werkelijke ontvangsten.

Inmiddels zijn er gesprekken gaande om meer duidelijkheid te krijgen over de verschillen in bedragen die uit het systeem komen en de maandelijks overgemaakte bedragen. Wij gaan in overleg over het verkrijgen van een accountantsverklaring ten aanzien van de naheffingen parkeren. Anterieure overeenkomsten Het thema facilitaire projecten leidde vorig jaar nog tot een onzekerheid in de controle. In 2023 zijn er op dit proces forse verbeteringen doorgevoerd in de interne beheersing. Wel dient de verantwoording over de gebiedsontwikkelingen beter verankerd te worden in de P&C cyclus. Onderbouwing prijs en prestatie van inkoopfacturen Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole verricht de accountant een controle op de inkopen. Er wordt een groot aantal facturen geselecteerd waarvoor een onderbouwing op de prijs en de levering moet worden geleverd. In het financiële systeem worden facturen door verschillende medewerkers geaccordeerd (toezichthouder, projectleider, budgethouder, etc.), maar kunnen geen bewijsstukken worden bijgevoegd. In de nieuwe financiële applicatie die per 1 januari 2025 in gebruik wordt genomen, is hier wel in voorzien. Voor 2024 zullen er afspraken worden gemaakt om al eerder te starten met een deel van de controles, zodat bij de jaarrekening nog maar een beperkt aantal dossiercontroles hoeft plaats te vinden. 3.

Gevolgen en/of vervolgtraject Het accountantsrapport, de aanbevelingen van de Auditcommissie en de collegereactie daarop worden besproken in de raadsvergadering van 9 juli 2024. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Bijlage(n): Geen

1 Gemeenten en provincies moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de

methodiek SiSa: single information, single audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken. 24.065245

29-8-2024 14:21

pagina 2 van 2