RIB 24 006 Managementletter accountant 2023
Tekst van het document
uw kenmerk uw brief van ons kenmerk
24.008019
inlichtingen bij doorkiesnummer
Concerncontrol
De Raad Huis van de stad. Generaal Spoorlaan 2 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424
betreft
managementletter accountant 2023
datum bijlage(n)
30 januari 2024 1
1. Inleiding Onze accountant Baker Tilly heeft van de raad de opdracht gekregen om de jaarrekening 2023 te controleren. In de bijgevoegde managementletter 2023 rapporteert hij over de bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole. Bij de interimcontrole richt de accountant zich voornamelijk op de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de werking van beheersmaatregelen rondom belangrijke processen in het kader van de controle van de jaarrekening. De managementletter is bedoeld voor het management en het college. Het college hecht eraan de managementletter met de raad en dan in het bijzonder met de Auditcommissie te delen. 2. Kern informatie De accountant geeft aan dat hij geen significante tekortkomingen in de interne beheersing (AO/IB) heeft geconstateerd, maar geeft in de managementletter wel een aantal aanbevelingen mee. In de afgelopen jaren heeft de accountant vanwege geconstateerde afwijkingen de controle met verhoogde diepgang uitgevoerd. Dit heeft voorgaande jaren geleid tot een aanzienlijk aantal detailbevindingen. De accountant constateert dat de organisatie hiermee aan de slag is gegaan. Voor verschillende aanbevelingen zijn verbeteringen doorgevoerd, maar dat nog niet alle aanbevelingen zijn (volledig) opgevolgd. De managementletter gaat in de bijlagen in op de status van de bevindingen. Er zijn 5 nieuwe bevindingen opgenomen.
Van de 16 aanbevelingen uit de vorige managementletter zijn er 7 opgelost. Bij 6 aanbevelingen zijn acties ondernomen, maar zijn deze nog niet afgerond en 3 acties zijn nog niet opgepakt. Onderaan deze brief is een overzicht van de nog openstaande bevindingen en de opvolging opgenomen. Op voorhand heeft de accountant een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd met verhoogde aandacht in de jaarrekeningcontrole. Dit betreffen de processen: facilitaire projecten, subsidiebaten en voorzieningen. Tijdens de interimcontrole zijn er afspraken gemaakt over de stappen die nodig zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. De accountant heeft een IT-audit uitgevoerd op de applicaties: Key2Financiën, Suites voor het sociaal domein en Zorgned. Uit deze IT-audit blijkt dat de applicaties over het algemeen toereikend zijn ingericht. Er zijn enkele aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot de zichtbare controle op maatregelen in de IT-omgeving.
S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, Concerncontrol, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk
Het Huis van de stad is te bereiken met tram 17 en bus 23 pagina 1 van 5
Tot en met het boekjaar 2022 heeft de externe accountant een verklaring gegeven over de rechtmatigheid1. Met ingang van het boekjaar 2023 dient het college een verantwoording af te geven over de rechtmatigheid. Het komt er feitelijk op neer dat gemeentelijke organisaties zelf in staat moeten zijn om hun rechtmatigheid te borgen en niet te wachten op bevindingen van de accountant tijdens de jaarrekeningcontrole. Vast staat dat na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sprake is van een groeiproces. Een groeiproces gericht op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Er is een continu proces van risicomanagement, interne controles, verbeterinitiatieven en monitoring nodig om het college in staat te stellen om zonder al te veel voorbehouden een rechtmatigheids– verantwoording te kunnen afgeven. 3. Gevolgen en/of vervolgtraject De nieuwe detailbevindingen en adviezen uit de managementletter 2023 zijn uitgezet in de organisatie en opgenomen in de verbijzonderde interne controle (VIC) en worden daarmee onderdeel van het interne beheersingsinstrumentarium. In de jaarstukken 2023 zal, naast de rechtmatigheidsverklaring (jaarrekening), in de paragraaf bedrijfsvoering (jaarverslag) worden ingegaan op de afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000. 4.
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,
de burgemeester,
P.M. Schuit
H. Sahin
Bijlage(n):
•
Managementletter 2023 Baker Tilly – Corsanr. 24.008234
Rechtmatigheid: of de financiële beheershandelingen in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. 1
24.008019
30-1-2024 14:29
pagina 2 van 5
Opvolging bevindingen van de accountant Nummer 1
Risico Onvolledig inzicht in activiteiten en bestedingen facilitaire projecten
2
Geen inzicht in de te verwachten resultaten op facilitaire projecten
3
Geen geformaliseerd proces ingericht op de verantwoording van subsidiebaten
4
5 6
7
8 9
10
24.008019
Geen geformaliseerd proces rondom verantwoording van baten en bestedingen riolering. Periodieke analyse uitputting beheerplannen niet geformaliseerd Beperkte mogelijkheid tot monitoring vanuit de financiële administratie
Geen tussentijds inzicht in betalingen Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Gedurende een deel van het boekjaar geen tweedelijns control Ontbrekende verplichtingenadministratie
Geen eenduidige registratie inkoopdossier
30-1-2024 14:29
Reactie college over opvolging. Er is een inrichting in het financiële systeem opgesteld voor de gebiedsontwikkelingen. Deze codering zorgt ook voor aansluiting tussen de projectbegrotingen en de gemeentelijke boekhouding. Afgesproken is dat per kwartaal een actualisatie van projectbegrotingen en daarmee ook de consolidatie plaatsvindt. Grote afwijkingen moeten conform BBV en gemeentelijke afspraken rond de P&C worden verantwoord. Door een extern bureau is onderzoek gedaan naar de wijze waarop het huidige proces van externe subsidieverwerving is geregeld in de organisatie. Het hierover opgestelde rapport bevat een inventarisatie van de subsidiemogelijkheden en een organisatieadvies over de inrichting van het subsidieverwervingsproces. In het vervolgtraject worden de governance (verantwoordelijkheden, rollen, taken en besluitvormingsproces); de procesbeschrijving van het subsidieverwerving- monitoring en verantwoordingsproces; ingebruikname van het subsidievolgsysteem en bewustwording opgepakt. Bij de jaarrekening zal de aansluiting worden gemaakt. Bij de jaarrekening zal de aansluiting worden gemaakt Dit wordt verder opgepakt met de implementatie van de nieuwe financiële administratie. Ingebruikname van de nieuwe applicatie staat gepland voor 1 januari 2025. Opgelost
Opgelost In opzet opgelost, werking nog niet getoetst. Dit wordt meegenomen bij de implementatie van de nieuwe financiële administratie. Ingebruikname van de nieuwe applicatie staat gepland voor 1 januari 2025. In opzet opgelost, werking nog niet getoetst.
pagina 3 van 5
11
Geen toereikende onderbouwing prestatielevering
12
Tussentijdse managementinformatie niet volledig Beperkte inrichting verbijzonderde interne controle
13
14
Geen zichtbare controle op memoriaalboekingen
15
Controle op subsidieverstrekkingen vindt plaats zonder checklist Geen proces rondom voorraadbeheer Wmo-hulpmiddelen Geen tweede toetsing op de gehanteerde bouwkosten in vergunningsaanvraag
16 17
18
24.008019
Onvolledige onderbouwing uitgangspunten grondexploitatie
30-1-2024 14:29
Dit wordt meegenomen bij de implementatie van de nieuwe financiële administratie. Ingebruikname van de nieuwe applicatie staat gepland voor 1 januari 2025. In opzet opgelost, werking nog niet getoetst. Dit wordt meegenomen bij de implementatie van de nieuwe financiële administratie. Ingebruikname van de nieuwe applicatie staat gepland voor 1 januari 2025. Opgelost Er is een aantal acties in gang gezet om in 2023 de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven. De VIC is kwalitatief en kwantitatief uitgebreid. Aan het begin van het jaar is voor verschillende processen een controleplan opgesteld, zodat het voor iedereen duidelijk is wie wat controleert. Van elk proces wordt bij de start van de jaarrekeningcontrole een rapport van bevindingen opgesteld dat de basis vormt voor de rechtmatigheidsverantwoording In opzet opgelost, werking nog niet getoetst. De memoriaalboekingen worden voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole gecontroleerd. Dit wordt meegenomen in de doorontwikkeling van het subsidieproces Dit punt wordt in 2024 opgepakt. Er wordt op dit moment een onderzoek uitgevoerd door Baker Tilly Advisory om tot een verbetering te komen van het totale proces Omgevingsvergunning en de deelproducten (zoals de vergunning, legesnota etc.). De aanbevelingen uit de managementletter 2022 worden hierin ook meegenomen. Het onderzoek bevindt zich in de afrondende fase.
Uiterlijk in februari 2024 wordt een controle uitgevoerd op de bouwleges op minimaal 5 dossiers die in 2023 zijn aangevraagd (en vergund). Er is een bouwkostencalculator/tool aangeschaft en wordt voor de leges het handboek gehanteerd conform de legesverordening. In het kader van de implementatie Omgevingswet wordt het proces ingericht, inclusief een 4 ogenprincipe op de kwaliteit van de inhoud van het besluit én de leges. In opzet opgelost, werking nog niet getoetst. Dit wordt meegenomen bij de herziening van de grondexploitatie. pagina 4 van 5
19
Monitoring volledigheid parkeeropbrengsten
20
Geen zichtbare controle op de volledigheid van het verhuurregister Geen eenduidige werkwijze verhuurproces
21
24.008019
30-1-2024 14:29
De gemeente heeft een extern bureau ingeschakeld om de processen met betrekking tot parkeerbelastingen te evalueren en deze officieel op papier vast te leggen, inclusief aanbevelingen voor een verbeterde garantie van hun nauwkeurigheid. Vanwege de complexiteit ervan wordt er een onderscheid gemaakt tussen verschillende aspecten, zoals vergunningsverlening en de naheffingsaanslagen parkeerbelasting. Om ervoor te zorgen dat alle inkomsten van het parkeerbeleid volledig worden gecontroleerd, wordt er maandelijks een financieel overzicht gemaakt van alle inkomende geldstromen. Aangezien dit afhankelijk is van de praktijk, is het niet mogelijk dit op basis van een vast bedrag te controleren. Echter, als er onverklaarbare afwijkingen optreden, wordt er een onderzoek ingesteld naar de oorzaak ervan. Bovendien worden er jaarlijks nieuwe tarieven vastgesteld door de raad, waarvan de doorvoering vervolgens uitvoerig wordt getest wanneer het nieuwe kalenderjaar begint. In aanvulling hierop, in het eerste kwartaal van 2024 wordt de gemeente lid van de Coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten U.A. Dit houdt in dat het aantal geldstromen verminderd, gezien de verschillende belparkeeraanbieders samenkomen onder deze overeenkomst.
Bij de jaarrekening zal de aansluiting worden gemaakt Er is een aantal trajecten in gang gezet met als doel om de vastgoedorganisatie naar een kwalitatief hoger plan te tillen. Als onderdeel daarvan worden er ook werkprocessen onder de loep genomen. Afronding wordt voorzien medio 2024.
pagina 5 van 5