RIB 23 052 Digitaliseringsagenda

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

23.037052

inlichtingen bij doorkiesnummer

Bedrijfsvoering Informatie

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Raadsinformatiebrief Digitaliseringsagenda

datum bijlage(n)

1. Inleiding In de begroting 2023 zijn de speerpunten voor de komende jaren rond de digitalisering van de gemeente Rijswijk benoemd. Dit betreft continuïteit van de informatievoorziening, efficiëntie van de bedrijfsprocessen, voldoen aan wettelijke verplichtingen en de robuustheid van de informatiehuishouding. In de afgelopen periode is verder uitgewerkt hoe deze speerpunten inhoud kunnen (en soms moeten) krijgen. Deze uitwerking resulteert in dit eerste beeld van de digitaliseringsagenda voor de komende jaren. Deze digitaliseringsagenda zal periodiek geactualiseerd worden, want de dynamiek is groot en de ontwikkelingen gaan snel. Onderdelen van de Digitaliseringsagenda komen in de raadvergadering van 27 juni en 4 juli 2023 aan bod. Ook in de begroting 2024 krijgt de Digitaliseringsagenda een plek. In deze raadsinformatiebrief wordt een totaalbeeld van de Digitaliseringsagenda geschetst qua inhoud, financiën en besluitvormingsmomenten. Op 20 juni 2023 staat een raadsinformatiesessie gepland over de Voorjaarsnota 2023, hierin wordt ook de Digitaliseringsagenda verder toegelicht. In deze informatiesessie kunnen ook technische vragen gesteld worden. 2. Context Trends en (interne) ontwikkelingen Anno 2023 gaan de trends en ontwikkelingen sneller dan ooit.

Ook wij als gemeente blijven om ons heen kijken en wegen continu af welke trends en ontwikkelingen we op in moeten spelen of in mee moeten gaan. Afgelopen jaar hebben wij een roadmap Informatievoorziening opgesteld met daarin alle trends per domein. De trends en ontwikkelingen die de laatste en komende jaren een grote rol gaan spelen zijn: • Het nieuwe werken. Om in te spelen op de ontwikkelingen op organisatorisch vlak (locatie en tijdsonafhankelijk hybride werken) en op applicatievlak (applicaties die via internet te benaderen zijn), dient de 'werkplek' van de medewerker (laptop, tablet, telefoon) mee te blijven evolueren. • VerSaaSing (applicaties die naar de cloud overgaan). Leveranciers zijn massaal bezig met een transitie van hun huidige businessmodel naar een ‘SaaS-model’ en dwingen gemeenten om tijdig de overstap te maken. SAAS staat voor Software as a Service. Dit houdt in dat het beheer van een applicatie niet meer door de afnemende partij (de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering en/of gemeente Rijswijk) wordt gedaan maar door de ICTleverancier zelf. Bij een dergelijke overgang komen verschillende veranderingen kijken: processen die anders worden, financiële impact, technische veranderingen, afspraken over continuïteit, beschikbaarheid en privacy en er zijn andere samenwerkingsrelaties nodig. S.v.p.

bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, BV/INF, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30 en 51 pagina 1 van 6

•

•

•

Belang van (informatie)beveiliging. Er wordt steeds meer tijd-, plaats-, en apparaatonafhankelijk gewerkt. Daardoor ben je flexibeler en vrijer, ook op kantoor. Het is daarom wel van belang om in een goed afgeschermde (online) omgeving te werken. Nieuwe vormen van beveiliging en beheer zijn daarom benodigd. Denk hierbij aan de optie om apparaten op afstand te kunnen opschonen, beveiligen en beheren. Rijswijkers mogen erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met hun gegevens omgaan. Datagedreven werken bij een gemeente houdt in dat feiten uit de samenleving en procesinformatie die we al in huis hebben verzameld worden en in data omgezet worden. Deze data wordt geanalyseerd naar informatie. Samen met domeinkennis kunnen hier bruikbare inzichten uit gehaald worden. Op basis van deze inzichten kan een goed geïnformeerd besluit genomen worden. Project Portfolio Management (PPM). In 2022 zijn we naar aanleiding van een rekenkamer onderzoek gestart met de uitvoering van PPM. Het doel van PPM is op een objectieve manier keuzes te kunnen maken over welke projecten met raakvlakken met informatie, op welk moment uitgevoerd moeten worden. Dit om de beperkte tijd, capaciteit en geld zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen besteden en in te zetten voor de projecten die het meest bijdragen aan de organisatiedoelen of wettelijke verplichtingen.

Feiten en cijfers Aantal applicaties per domein Binnen Rijswijk werken we momenteel met de termen gouden, zilveren en bronzen applicaties. Dit impliceert hoe belangrijk de applicatie is voor het domein (bedrijfskritiek) en hoe lang deze in uiterst geval uit de lucht mag zijn bij een storing. Domein

Domein Bedrijfsvoering Maatschappelijke Ontwikkeling Ruimtelijke Ontwikkelingen Sociaal Domein Bestuurlijke Ontwikkeling Griffie Rijswijk Buiten Totaal

Aantal gouden applicaties 29 28

Aantal zilveren applicaties 13 4

Aantal bronzen applicaties 28 8

Totaal

3 5 2 0 0 67

3 2 0 1 0 23

19 2 2 0 1 60

25 9 4 1 1 150

70 40

3. De digitaliseringsopgave bestaat uit vijf onderdelen De Nieuwe Werkplek Aanleiding Vanaf elke plek werken (any time, any place) en op een hybride manier is tegenwoordig niet meer weg te denken. Deze ontwikkelingen stellen andere eisen aan de devices waarmee wij werken. Denk hierbij aan de optie om het device op afstand te kunnen beheren en wissen bij bijvoorbeeld diefstal en extra privacy en beveiligingsmaatregelen voor het geval mensen buiten kantoor werken. Daarnaast houdt dit ook in dat de werkplekken op kantoor over de juiste audiovisuele middelen beschikken om te kunnen video vergaderen. September 2023 is uitgekozen als moment om over te gaan, tegelijkertijd met de verhuizing naar het Huis van de Stad. Nut en noodzaak De huidige werkplekken (vaste computers) die nu in gebruik zijn zullen vervangen worden door een nieuwe laptop voor iedere medewerker. Voor externe medewerkers hanteren we nu nog een ‘bring your own device’ beleid waardoor gevoelige informatie van de gemeente op ‘vreemde’ devices werd opgeslagen. Om de volledige controle te behouden, ook op afstand, is het noodzakelijk om ook externe medewerkers te voorzien van devices (laptops en telefoons) van de gemeente. Hiermee voldoen we aan de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid: we verkleinen de risico’s op datalekken en borgen we de veiligheid van onze informatie.

23.037052

30-5-2023 19:41

pagina 2 van 6

De Cloudstrategie Aanleiding Gemeente Rijswijk ziet een grote en snelle verandering op zich afkomen als het gaat om de manier die leveranciers gebruiken om hun applicaties aan te bieden: steeds minder applicaties die 'in huis' (bij de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering) beschikbaar worden gesteld en steeds meer software die vanuit de cloud wordt aangeboden, al dan niet met een ander afrekenmodel. Om deze ontwikkelingen het hoofd te bieden zijn er het afgelopen jaar een aantal noodzakelijke voorbereidingen getroffen: • Adviesbureau Verdonck, Kloosters & Associates (VKA) heeft in opdracht van de gemeente Rijswijk een Cloudstrategie opgesteld, zodat vooraf de organisatorische en financiële gevolgen inzichtelijk zijn, om de transitie naar de cloud op een zo beheersbaar mogelijke manier te laten verlopen. • Er is een projectorganisatie ingericht om de transitie naar de cloud op een gestandaardiseerde manier te laten verlopen. • Er zijn pilots uitgevoerd om ervaringen op te doen met de hiervoor ingerichte projectorganisatie. Op basis van deze ervaringen is de projectorganisatie bijgesteld. Zo kan de organisatie nog beter bediend worden bij de transitie naar de cloud. Nut en noodzaak De cloud is geen doel op zich maar een belangrijk middel om met de digitale mogelijkheden ‘up to date’ te blijven.

Een voordeel van bijvoorbeeld SaaS/cloud oplossingen is dat de nieuwste versies van applicaties direct beschikbaar zijn zodra ze uitkomen en dat de gemeente Rijswijk minder beheerdruk meer heeft om de voorzieningen actueel te houden (zowel op het vlak van software als hardware). De cloud zorgt voor een vergroting van de kwaliteit van ICT-diensten, variërend van privacy tot en met bedrijfscontinuïteit. ICT wordt bijvoorbeeld ‘sneller’, ‘slimmer’, ‘flexibeler’ en draagt daardoor constructief bij aan de realisatie van de (strategische) doelstellingen van de organisatie. Na het treffen van de noodzakelijke voorbereidingen is het nu van belang om zo snel mogelijk de overstap te maken naar cloudoplossingen. Als dit niet tijdig gebeurt dan lopen we het risico dat de ondersteuning van de leverancier eindigt. Dit houdt in dat de noodzakelijke updates van de applicaties niet meer beschikbaar zijn, waarmee de continuïteit van de primaire processen in het geding komt en de informatieveiligheid gevaar loopt. Uitvoeringsagenda Project Portfolio Management (PPM) Het hele jaar door vinden er gesprekken plaats met de verschillende domeinen voor zowel het ophalen als het aandragen van behoeften met een informatie raakvlak. Over deze behoeften vindt uiteindelijk besluitvorming plaatst door het GMT. Dit vindt twee keer paar jaar plaats.

Deze uiteenlopende behoeften dragen allen bij aan het realiseren van de doelen en wettelijke verplichtingen van de gemeente en hebben impact op de informatievoorziening. Het niet uitvoeren van (een van) deze projecten brengt verschillende implicaties met zich mee. In sommige gevallen resulteert dit tot niet tijdig voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals bijv. de Wet Open Overheid en de Archiefwet. In andere gevallen kan dit leiden tot problemen binnen de primaire processen of met de rechtmatigheid. Data Ondersteund Werken Aanleiding Binnen de gemeente worden er vele beslissingen genomen en beleid geschreven. Dit wordt gedaan op basis van ervaringen en opgedane kennis. Wanneer je deze beslissingen en beleid ook kan onderbouwen met cijfers en feiten, zal de kwaliteit ervan verder toenemen, kunnen trends gesignaleerd worden, kan er gemonitord worden en kan er tijdig worden bijgestuurd. Nut en noodzaak Een gemeente beschikt over heel veel data. Wanneer deze data samengevoegd wordt, gecombineerd wordt met andere beschikbare data en inzichtelijk gemaakt wordt, kan deze gebruikt worden om er nieuwe inzichten uit te halen en op den duur zelfs helpen om vooruit te kijken. Dit kan grote waarde opleveren voor de samenleving en de kwaliteit van de besluitvorming.

Gemeente Rijswijk heeft de ambitie om dit jaar aan de slag gaan met data ondersteunend werken (DOW) en heeft daarbij de volgende doelstellingen opgesteld: • Verhogen kwaliteit uitvoering, • Verhogen kwaliteit van het beleid, 23.037052

30-5-2023 19:41

pagina 3 van 6

• • •

Verhogen effectiviteit beleid, Verhogen wendbaarheid organisatie, Doelgericht en doelmatig.

Tenslotte worden de vraagstukken van de gemeente steeds complexer. Data is daarbij van essentieel belang om dergelijke complexe vragen te kunnen beantwoorden. De organisatie van de informatievoorziening Aanleiding Om in te kunnen spelen op de eerdergenoemde ontwikkelingen is het van belang om de organisatie van de informatievoorziening daar op in te richten. Bovenstaande ontwikkelingen vragen om een herinrichting en/of uitbreiding van verschillende functies in de subteams van team Informatie. Nut en noodzaak Voorbeelden hiervan zijn: • Door de transitie naar de cloud, zal de manier van samenwerken met IT leveranciers veranderen. Afspraken over continuïteit en beschikbaarheid van de systemen in de cloud dienen gemaakt en bewaakt te worden. IT contractmanagement zal hierdoor een grotere rol gaan spelen binnen de organisatie. • Toename van ketenautomatisering. We werken steeds meer samen met andere (semi-) overheden en instanties. Voor de samenwerking is het benodigd om informatie uit te wisselen. De systemen moeten vanuit de cloud gekoppeld worden met die van gemeente Rijswijk zodat het mogelijk is om de informatie uit te wisselen met de ketenpartners. Het realiseren van een veilige manier van informatieuitwisseling brengt nieuwe rollen en verantwoordelijkheden met zich mee.

• Ook is het van belang dat de transitie naar de cloud op een voorspelbare en gestandaardiseerde wijze worden uitgevoerd, zodat projecten binnen de beschikbare tijd, geld en uren voltooid worden. Om dit te borgen is er een tijdelijke projectorganisatie opgezet, waarmee we de organisatie kunnen faciliteren tijdens de transitie naar de cloud. 4. Financieel perspectief: investeringen nodig Financieel overzichten: Bouwstenen (bedragen x € 1.000) Nieuwe werkplek (via bijdrage GRB Delft-Rijswijk) Uitvoering Cloudstrategie Uitvoeringsagenda Project Portfolio Management (PPM) Data Ondersteunend Werken Inrichting IV organisatie structureel Inrichting IV organisatie incidenteel Afbouw GRB Delft-Rijswijk

2023 700 820 250 200 256 418

2024 1800 1725

2025 1800

2026 1800

437

437 pm 2237

150 400 437 836

2644

5348

pm 2237

2023 700 820

2024 1800 1350

2025 1800 375

2026 1800

250 200 256 382

150 400 437 764

437 238 pm 2850

437

Tabel 1. Financiële consequenties bij gewenst ambitieniveau

Bouwsteen (bedragen x € 1.000) Nieuwe werkplek (via bijdrage GRB Delft-Rijswijk) Uitvoering Cloudstrategie Uitvoeringsagenda Project Portfolio Management (PPM) Data Ondersteunend Werken Inrichting IV organisatie structureel Inrichting IV organisatie incidenteel Afbouw GRB Delft-Rijswijk

2608

4901

pm 2237

Tabel 2. Financiële consequenties bij minimaal ambitieniveau

23.037052

30-5-2023 19:41

pagina 4 van 6

In tabel 1 zijn de financiële consequenties in kaart gebracht bij het gewenste ambitieniveau. In tabel 2 zijn de financiële consequenties in kaart gebracht bij het scenario waarbij wordt gewerkt met het minimale ambitieniveau, waarbij wordt aangesloten bij de uiterlijke planning van de ICT leveranciers om te verSaaSen. In dit scenario worden de lasten uitgesmeerd over meerdere jaren. Als gevolg van de fasering zullen de totale lasten ongeveer € 150.000 hoger zijn, omdat de Inrichting van de IV organisatie incidenteel langer moet blijven bestaan. 5. Vervolgprocessen Planning & control cyclus In totaal zullen we de komende jaren bij benadering € 12,5 mln. investeren in de digitaliseringsagenda. De geplande besluitvorming in de P&C cyclus is bij het gewenste ambitieniveau (tabel 1) als volgt: • De groen gearceerde bedragen ad. € 6,1 mln. in de tabel worden via de zienswijze op de begrotingswijziging 2023 en de begroting 2024 van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Delft-Rijswijk op 27 juni 2023 in de raad behandeld. • De blauw gearceerde bedragen ad. € 1,95 mln. worden aan de raad voorgesteld in de 1e halfjaarrapportage 2023. • De roze gearceerde bedragen ad. € 4,4 mln. worden opgenomen in de kadernota 2024. De uiteindelijke besluitvorming wordt in de begroting 2024 aan de raad voorgesteld.

Nieuw informatiebeleidsplan Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen en om onze ambities uit het coalitieakkoord en andere visies waar te maken, is een goede informatievoorziening een absolute vereiste. Om richting te geven aan die informatievoorziening heb je strategisch informatiebeleid nodig. Strategisch informatiebeleid geeft niet alleen richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening, maar óók aan bedrijfsvoering en dienstverlening. Andersom geven de bedrijfsvoering en dienstverlening richting aan de informatievoorziening. Het is van belang dat de informatievoorziening naadloos aansluit op de organisatie zodat beiden profiteren van de synergie die ontstaat. Om dit vast te leggen wordt er een informatiebeleidsplan (IBP) opgesteld. Hierin worden de visie en de kaders voor de informatievoorziening beschreven. Momenteel wordt het nieuwe Informatiebeleidsplan geschreven voor de periode van 2023-2027. Impact op GRB Wanneer Rijswijk naar de cloud overgaat, is er minder infrastructuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB) nodig. Op basis van bestaande afspraken, dalen de kosten van Rijswijk aan de GR niet (per direct en evenredig). Dit komt doordat GRB de investeringen al heeft gedaan en de kosten hiervan worden verrekend aan Rijswijk. Ook wordt er formatie toegerekend die niet meteen kan worden afgeschaald.

23.037052

30-5-2023 19:41

pagina 5 van 6

Bij de transitie naar de cloud is er sprake van dubbele kosten gedurende de opbouwperiode. De reden is dat clouddiensten snel geleverd kunnen worden en dat de infrastructuur en (beheer-) applicaties aan de kant van de GRB langzaam worden afgebouwd (en financieel worden afgeschreven over de resterende jaren). De afbeelding hieronder illustreert wat dit voor de totale kosten betekent. Deze nemen toe van een index van 100 naar 150 om vervolgens langzaam te dalen naar een lager kostenniveau van 80 (ervaringscijfers VKA). En dat terwijl de verwachting vaak is dat de kosten snel afnemen. Vaak is de organisatie zelf verantwoordelijk voor de bestaande infrastructuur en kan pas worden begonnen met afbouw als de clouddiensten volledig beschikbaar zijn.

23.037052

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

30-5-2023 19:41

pagina 6 van 6