RIB 23 050 Raadsinformatiebrief KPI's 2022

uw kenmerk uw brief van ons kenmerk

23.035699

inlichtingen bij doorkiesnummer

Bedrijfsvoering Informatie

De Raad Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Horizontale verantwoording op het archief- en informatiebeheer 2022

datum bijlage(n)

Aanbiedingsbrief archivaris en bijlage KPIverslag archief- en informatiebeheer 2022

Bijgaand treft u het KPI-verslag 2022 aan dat opgesteld is door de gemeentearchivaris. Dit verslag gebruikt het college van burgemeester en wethouders om zijn jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad en aan de provincie af te leggen over het gevoerde archief- en informatiebeheer binnen de gemeentelijke organisatie. Het KPI-verslag is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) voor de gemeentelijke archiefketen die opgesteld zijn door de Vereniging van de Nederlandse Gemeenten. Deze prestatie indicatoren geven een beeld van de kwaliteit van onze informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De algemene conclusie uit het KPI-verslag 2022 is dat ons archief- en informatiebeheer, met inachtneming van de aanbevelingen van de archivaris, redelijk adequaat is. De verbeterpunten uit dit verslag waren al opgenomen in eerdere verbeterplannen. Een van de redenen waarom deze plannen niet gerealiseerd zijn, was de personele bezetting bij het Informatiebeheer. De personeelsuitbreiding heeft inmiddels plaatsgevonden. Er zijn echter ook andere oorzaken aan te wijzen voor deze stilstand. De opschoning en vernietiging van de archieven, ter voorbereiding op de verhuizing van de gemeentelijke organisatie naar het Huis van de Stad, is één ervan.

De verbeterpunten van de afgelopen jaren die nog open staan, hebben vooral te maken met het krijgen van grip op de archiefwaardige informatie in decentrale applicaties en overige opslagmedia. Daarnaast meldt de archivaris achterstanden in de wettelijke vernietiging en in de overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats. Deze achterstanden zijn dit jaar weggewerkt. Vooruitgang is ook geboekt in het project zaakgericht werken en bij de implementatie van kwaliteitsmanagement. De aanbevelingen uit het KPI-verslag zijn verwerkt in een actieplan dat steeds wordt geactualiseerd en zo een voortgangsrapportage vormt. Er dient nog veel te gebeuren om het informatie- en archiefbeheer op orde te krijgen en niet alle geconstateerde aandachtspunten kunnen dit jaar worden gerealiseerd. Over de voortgang van de acties blijven we in gesprek met de gemeentearchivaris en de provinciale toezichthouder. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt een afschrift van het KPI-verslag aan de provinciale toezichthouder toegezonden.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, BV/INF, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30 en 51 pagina 1 van 2

Voor de gedetailleerde resultaten een alle aanbevelingen van de toezichthouder, verwijzen wij u naar het bijgesloten verslag. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

Bijlage(n):

KPI-verslag archief- en informatiebeheer – Corsanr. Bijl148940 bij brief archivaris - Corsanummer 23.028051

23.035699

18-5-2023 15:55

pagina 2 van 2