RIB 23 050 B Reactiebrief college op KPI-verslag

--uw kenmerk uw brief van ons kenmerk inlichtingen bij doorkiesnummer

5469988 30-03-2023 23.035722 P. Cherchi (070) 326 17 31

Stadsarchief Delft Gantel 21 2635 DP Den Hoorn

Stadhuis, Bogaardplein 15 Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk Telefoon 14 070 Fax (070) 326 10 10 stadhuis@rijswijk.nl www.rijswijk.nl iban BNG: NL15BNGH0285007424

betreft

Reactie op KPI-verslag archief- en informatiebeheer 2022

datum bijlage(n)

--

Geachte heer Van de Weerd, Met belangstelling hebben wij kennisgenomen van de aanbevelingen en de aandachtspunten uit uw KPIverslag over het archief- en informatiebeheer in 2022. Hoewel onze organisatie stappen heeft gezet richting kwaliteitsverbetering van dit beheer, is in het verslagjaar 2022 te weinig vooruitgang geboekt. Dit is voor een groot deel te wijten aan een hoog personeelsverloop en krapte op de arbeidsmarkt. Dit, samen met de voorbereiding van de verhuizing van de gemeentelijke organisatie, heeft voor een tekort in de personele bezetting gezorgd. Hierdoor konden niet alle wettelijke archieftaken worden uitgevoerd en kreeg de realisatie van de aanbevelingen uit het vorige KPI-verslag een lagere prioriteit. Net als u onderschrijven wij het belang van een archief- en informatiebeheer dat op orde is. Wij zijn ons bewust van de uitdagingen die vooral het beheren van de digitale informatiestroom in de decentrale (vak)applicaties met zich mee brengt en geven hier aandacht aan. Maatregelen voor verbetering van archivering, bewaring en vernietiging van digitale informatie staan echter niet op zichzelf, maar dienen in samenhang met bedrijfsprocessen te worden ontworpen en geïntegreerd in informatiesystemen.

We zien daarvan de urgentie maar hebben ook te maken met de technische grenzen van de vakapplicaties om aan de eisen van de Archiefwet ‘95 te voldoen en met de tijd die nodig is om de kennis van de wet- en regelgeving in de vernieuwde organisatie te borgen. Het is ons duidelijk dat er nog veel moet gebeuren om het informatie- en archiefbeheer op orde te krijgen. De consequentie hiervan is dat niet alle geconstateerde aandachtspunten tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd of in 2023 worden uitgevoerd. Stap voor stap willen wij de aanbevelingen realiseren op basis van een realistische planning. Het actieplan waarmee we eerder van start zijn gegaan, krijgt dit jaar een vervolg waarbij wij breder kijken hoe we aan de aanbevelingen verdere vorm gaan geven. Sinds de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht informeren wij de gemeenteraad over de uitvoering van de Archiefwet. Ook dit jaar hebben wij uw verslag aan de raad aangeboden. Vervolgens is dit verslag aan de provincie verzonden die van deze verantwoordingsinformatie gebruik maakt bij het uitoefenen van het interbestuurlijk toezicht.

S.v.p. bij correspondentie datum en kenmerk van deze brief vermelden en richten aan: Gemeente Rijswijk, BV/INF, Postbus 5305, 2280 HH Rijswijk

Het stadhuis is te bereiken met tram 17, bus 22, 23, 30 en 51 pagina 1 van 2

Over de gerealiseerde aanbevelingen zullen wij u op de hoogte houden via de reguliere overlegcyclus met de archiefinspectie. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

23.035722

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

P.M. Schuit

H. Sahin

18-5-2023 15:55

pagina 2 van 2